5. Kết cấu của luận văn
4.2.4. Xây dựng tiêu chí đánh giá ứng viên dự tuyển
Việc tuyển chọn ứng viên tham gia dự tuyển của Công ty hiện nay còn hết sức sơ sài, một mặt là do các ứng viên đến dự tuyển cho những vị trí tuyển dụng ít. Một mặt do chƣa xây dựng quy trình tuyển dụng một cách có bài bản, khoa học. Để hoạt động tuyển dụng của Công ty đƣợc hiệu quả và hoàn thiện trong thời gian tới Công ty cần xây dựng quy trình tuyển chọn một cách khoa học, cần thiết kế mẫu điền thông tin cá nhân để các ứng viên điền trƣớc khi tiến hành làm các bài kiểm tra trắc nghiệm cũng nhƣ phỏng vấn điều này sẽ giúp cho hội đồng tuyển dụng hiểu đƣợc một phần các đặc điểm của ứng viên giúp tiết kiệm thời gian phỏng vấn và loại bỏ đƣợc ngay những ứng viên không phù hợp với các tiêu chuẩn của vị trí tuyển dụng.
Cần xây dựng hệ thống các bài kiểm tra trắc nghiệm cơ bản nhƣ: Trắc nghiệm trí thông minh, trắc nghiệm về tâm lý sở thích, trắc nghiệm về chuyên môn nghiệp vụ. Sử dụng linh hoạt các bài trắc nghiệm này để biết đƣợc năng lực trình độ của ứng viên. Đó chính là cơ sở cho việc đánh giá, chọn lọc ứng viên một cách có khoa học.
Công ty nên thực hiện hình thức tuyển dụng theo mẫu đối với một số vị trí tuyển dụng của Công ty. Do đó bộ phận Tổ chức nhân sự của Công ty cần thiết kế các câu hỏi gợi ý trƣớc dựa trên những tiêu chuẩn cần có của ứng viên theo bảng mô tả chức năng nhiệm vụ và bảng tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ của ứng viên. Để có thể tìm hiểu rõ hơn về động cơ làm việc, thái độ, năng lực, kỹ năng giao tiếp… của ứng viên. Ngƣời phỏng vấn sẽ đƣợc hƣớng dẫn điền mẫu câu trả lời theo gợi ý trên cho chính xác. Tuy nhiên, đó chỉ là các vấn đề khung, cơ bản. Khi phỏng vấn, sẽ làm rõ thực chất của tri thức và khả năng thực hành của ứng viên.
Đối với việc tuyển dụng các vị trí trƣởng, phó phòng, phó giám đốc công ty, tổ trƣởng các tổ có thể sử dụng hình thức phỏng vấn căng thẳng để có thể hiểu biết rõ thêm về tâm lý của ứng viên, đo đƣợc cách thức phản ứng, giải quyết vấn đề của ứng viên khi bị căng thẳng trong công việc. Vì vị trí tuyển dụng này các ứng viên phải rất nhanh nhạy, linh hoạt sử lý các tình huống xảy ra khi thực hiện công việc tại các vị trí đề ra.
Đối với tuyển dụng nhân lực chuyên viên, công nhân trực tiếp sản xuất cũng cần kiểm tra trình độ và phỏng vấn để chọn đƣợc các lao động phù hợp, và có định hƣớng, xây dựng đội ngũ nhân sự dài hạn đối với các lao động phù hợp.
4.2.5. Giải quyết tốt công tác thù lao cho người lao động nhằm nâng cao uy tín và mức độ hấp dẫn trong tuyển dụng của công ty
Xây dựng hệ thống thù lao cho ngƣời lao động nhƣ lƣơng, thƣởng sẽ trợ giúp Công ty trong việc thu hút nhân lực có trình độ và duy trì họ trong thời gian dài. Cơ cấu lƣơng, thƣởng, phúc lợi phải có tính cạnh tranh so với mặt bằng chung của lĩnh vực hoạt động, của xã hội để thu hút tuyển dụng và duy trì lâu dài đƣợc ngƣời lao động có trình độ và kinh nghiệm. Cần tham khảo ở các đơn vị cùng lĩnh vực để đƣa ra hệ thống thù lao cho ngƣời lao động có tính cạnh tranh dựa trên tiêu chí sáng tạo, kết quả lao động và sự gắn bó với Công ty. Cần đổi mới công tác khen thƣởng theo hƣớng khuyến khích sáng kiến, đem lại hiệu quả cao trong từng công việc cụ thể của mỗi giai đoạn và đặc biệt từ các yếu tố trên đã góp phần thúc đẩy sự cống hiến của ngƣời lao động hiện tại của công ty nói chung và các lao động có nhu cầu làm việc cho công ty nói riêng trong quá trình tuyển dụng của công ty
4.2.6. Hoàn thiện quy trình hướng dẫn, hỗ trợ hòa nhập cho người mới được tuyển
Công tác hỗ trợ, hƣớng dẫn hòa nhập cần thực hiện một cách chi tiết và đầy đủ hơn, về tất cả những quy định, quy chế để lao động mới có thể hiểu rõ hơn về công việc, việc này cần sự phối hợp giữa Phòng Tổ chức – lao động cùng các bộ phận phòng ban có nhân viên mới, phối hợp tốt, quan tâm giúp đỡ nhân viên mới đến làm việc, phân công ngƣời hỗ trợ cụ thể.
Thử việc là một bƣớc quan trọng để đánh giá và tạo điều kiện cho ngƣời đã trúng tuyển có thể hoà nhập vào môi trƣờng làm việc của Công ty, vì vậy Công ty cần bố trí những nhân viên cũ đã có kinh nghiệm và nhiệt tình để giúp đỡ, hƣớng dẫn, chỉ bảo cho ngƣời mới đƣợc nhận việc, tạo không khí vui vẻ, thân mật giữa nhân viên cũ và nhân viên mới để nhân viên mới có tâm lý thoải mái khi làm việc và từ đó họ sẽ cố gắng trong công việc, làm việc nhiệt tình và có trách nhiệm.
Việc làm hòa nhập phải đƣợc xem là một nhiệm vụ quan trọng để nhân viên mới làm việc đƣợc hiệu quả, làm đà phát triển và tạo nên sự hợp tác trong công việc, tạo nên sự gắn bó của lao động mới với Công ty.
4.2.7. Nâng cao trình độ chuyên môn, phát triển toàn diện vai trò của cán bộ làm công tác tuyển dụng công tác tuyển dụng
Chất lƣợng lao động và hiệu quả công tác tuyển dụng và đào tạo phụ thuộc rất lớn vào trình độ chuyên môn của cán bộ làm công tác tuyển dụng cũng nhƣ trình độ, chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ quản lý nguồn nhân lực. Khi cán bộ quản lý có trình độ chuyên môn kịp thời nắm bắt đƣợc các nhu cầu nhân sự, từ đó có kế hoạch tuyển dụng và đào tạo cụ thể cho từng thời kỳ. Năng lực của cán bộ chuyên môn tốt vừa tiết kiệm thời gian và chi phí cho công tác tuyển dụng, đào tạo tránh lãng phí. Công tác quản lý lao động tốt giúp tiết kiệm các chi phí về nhân công, giúp sử dụng hiệu quả nhân lực góp phần tạo ra hiệu quả sản xuất kinh doanh cao.
Cán bộ tổ chức trong Công ty phải hiểu rõ đƣợc tầm quan trọng của công việc lập kế hoạch tuyển dụng và đào tạo trong hoạt động quản lý lao động, thành thạo trong công việc lập kế hoạch và vận dụng nó một cách linh hoạt. Là ngƣời đại diện cho Công ty quản lý về mặt nhân lực, cán bộ Tổ chức – lao động phải là ngƣời hiểu rõ và nắm bắt đƣợc định hƣớng phát triển của Công ty qua các thời kỳ đồng thời cũng là ngƣời đại diện cho ngƣời lao động nói lên nhu cầu cá nhân, nhƣ nhu cầu đƣợc thăng tiến, đƣợc đào tạo và phát triển, thù lao lao động và quan hệ, môi trƣờng lao động.
Trong quá trình tổ chức tuyển chọn, cần phải có sự tham gia của bộ phận trực tiếp sử dụng nhân lực mới ngay từ khâu chuẩn bị thông báo tuyển dụng, ra bài tập sơ tuyển, phỏng vấn và quyết định lựa chọn nhận ngƣời mới vào Công ty và đánh giá sau tuyển chọn theo định kì.
4.3. Khuyến nghị về quy trình tuyển dụng, sắp xếp lao động của Công ty
4.3.1. Tăng cường công tác chỉ đạo từ Giám đốc Công ty
Sự chỉ đạo, đôn đốc của Giám đốc và Hội đồng quản trị Công ty giúp cho các hoạt động đi đúng hƣớng và tạo sự kích thích đối với các hoạt động đó. Công tác tuyển dụng và đào tạo cũng không nằm ngoài các hoạt động đó, khi công tác chỉ đạo của Giám đốc và Hội đồng quản trị đƣợc tăng cƣờng nó sẽ kéo theo công tác
tuyển dụng và đào tạo đƣợc hoàn thiện hơn và có hiệu quả hơn. Nó có tác dụng thúc đẩy tránh tình trạng “đánh trống bỏ dùi” lên kế hoạch nhƣng cả lãnh đạo và bộ phận tổ chức của Công ty không làm.
4.3.2. Khuyến nghị về tuyển dụng
Thứ nhất, cần có sự thống nhất giữa ban giám đốc, phòng Tổ chức lao động, và đơn vị sử dụng nhân lực vì đơn vị sử dụng nhân lực mới đƣa ra đƣợc bảng mô tả công việc của chính đơn vị đó để tuyển dụng đạt kết quả cao.
Thứ hai, cần đầu tƣ kinh phí quảng bá cho công tác tuyển dụng, vì đăng tin rộng rãi thì số ứng viên đến nộp hồ sơ nhiều hơn và cũng là sự lựa chọn tuyển dụng ngƣời tài giỏi rễ dàng hơn.
Thứ ba, trong các bƣớc tuyển dụng thông thƣờng thì công ty ít để ý đến công
tác khám sức khỏe và đánh giá thể lực của ứng viên, tuy khâu này không quan trọng nhƣng nếu sức khỏe không đảm bảo hoặc là bị mắc bệnh, làm việc một thời gian rồi nghỉ, gây tốn kém về tiền bạc công sức cho công tác tuyển dụng. Vậy nên cần chú
trọng hơn về khâu khám sức khỏe cho ngƣời đƣợc tuyển dụng
Thứ tƣ, nhƣ đã phân tích ở trên, quy trình tuyển dụng của Công ty còn nhiều hạn chế: Các bƣớc trong quy trình chƣa cụ thể và chƣa có sự phân công công việc cho các cá nhân, tổ chức chịu trách nhiệm thực hiện. Nội dung các bƣớc còn bộc lộ nhiều vấn đề cần phải rút kinh nghiệm: Việc hoạch định nhân lực còn mang tính hình thực và thụ động; thông báo tuyển dụng chƣa hấp dẫn ứng viên, hội đồng tuyển dụng còn thiếu những thành viên quan trọng thạm gia; đánh giá sơ tuyển hồ sơ do thiếu nhân lực nên phƣơng pháp thực hiện còn thiếu khách quan; chƣa thực hiện tốt công tác chuẩn bị cho việc tổ chức thi tuyển để lựa chọn ứng viên nhƣ chuẩn bị câu hỏi phỏng vấn, đề thi; hội đồng tuyển dụng chƣa thực hiện đánh giá ứng viên theo tiêu chí xây dựng trƣớc, vì thế nhiều khi việc đánh giá còn mang tính chủ quan, dẫn tới đánh giá không đúng năng lực của ứng viên; bƣớc hội nhập nhân viên mới còn chƣa đƣợc chú trọng nhiều nên đã có nhiều trƣờng hợp ứng viên không hội nhập đƣợc với môi trƣờng làm việc của công ty.
Qua đánh giá những điểm yếu và quy trình của quá trình tuyển dụng còn thiếu, vậy công ty cần phải thay đổi phƣơng pháp và cách tuyển dụng nhƣ sơ đồ sau:
A. MỤC ĐÍCH:
Quy định thống nhất phƣơng pháp và cách thức tiến hành tuyển dụng nhằm tuyển dụng lao động có trình độ và năng lực phù hợp, đáp ứng đúng nhu cầu về
nhân sự, yêu cầu công việc của Công ty.
B. PHẠM VI ÁP DỤNG:
Công ty cổ phần Giấy An Hòa nên áp dụng quy trình này cho việc tuyển
dụng nhân viên và cán bộ quản lý của công ty.
C. SƠ ĐỒ
QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG
Trách nhiệm Sơ đồ Biểu mẫu
Ban giám đốc/ trƣởng phòng ban NL-01-BM01 Chuyên viên nhân sự NL-01-BM02 Giám đốc Chuyên viên nhân sự
NL-01-BM03 Giám đốc NV nhân sự TP. TCLĐ (vị trí quan trọng) NL-01-BM04 NL-01-BM05 Chuyên viên nhân
sự/TP TCLĐ (vị trí quan trọng) NL-01-BM06 TP. TCLĐ/Chuyên viên nhân sự NL-01-BM07 NL-01-BM08
Yêu cầu lao động
Tập hợp nhu cầu
Phê duyệt
Lập kế hoạch tuyển dụng
Phê duyệt
Thông báo tuyển dụng
Tập hợp hồ sơ Điều chuyển nội bộ Xem xét phân loại hồ sơ Sơ tuyển Loại hồ sơ
NL-01-BM09 NL-01-BM10 TP. TCLĐ/Chuyên viên nhân sự NL-01-BM11 NL-01-BM12 Ban giám đốc/trƣởng phòng ban NL-01-BM01
Chuyên viên nhân sự NL-01-BM02
Giám đốc Chuyên viên nhân sự
Giám đốc NL-01-BM03 NV nhân sự TP TCLĐ (vị trí quan trọng) NL-01-BM04 NL-01-BM05
Diễn giải
Bước 1: Yêu cầu lao động - Nguyên tắc và tiêu chuẩn tuyển chọn
Việc tuyển chọn CBCNV cho Công ty cần các cơ sở phải đảm bảo các nguyên tắc và các yêu cầu sau:
+ Xuất phát từ yêu cầu của GĐ, Phòng TCLĐ đề nghị, theo yêu cầu của các Bộ phận sử dụng.
+ Có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, tƣơng xứng với công việc, nhiệm vụ đƣợc giao.
+ Có đủ sức khoẻ, có nguyện vọng phục vụ lâu dài, gắn bó với Công ty + 15 ngày trƣớc năm/ quý mới các bộ phận, phòng ban căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh và nhu cầu công việc phát sinh để lập kế hoạch tuyển dụng vào Phiếu đăng ký nhu cầu nhân sự theo mẫu NS - 01 - BM01.
a) Tuyển dụng phục vụ yêu cầu cho công việc gì
b) Điều kiện đòi hỏi ngƣời dự tuyển phải đáp ứng đƣợc về: Tay nghề, trình độ chuyên môn, kỹ thuật và những điều kiện khác tùy theo tính chất công việc.
c) Số lƣợng cần tuyển dụng.
d) Loại lao động: chính thức hay thời vụ. e) Thời gian cần nhân sự.
Phòng TCLĐ chịu trách nhiệm tìm kiếm, tuyển dụng nhân sự có trình độ, năng lực phù hợp với vị trí cần tuyển đúng thời gian quy định. Cụ thể nhƣ sau:
+ Vị trí quản lý, trƣởng phòng: Thời gian tối đa 03 tháng/ 1 ngƣời kể từ khi đƣợc phê duyệt yêu cầu tuyển dụng
+ Vị trí nhân viên văn phòng: Thời gian tối đa 01 tháng/ 1 ngƣời kể từ khi đƣợc phê duyệt yêu cầu tuyển dụng
+ Vị trí lao động phổ thông: Thời gian tối đa 0.5 tháng/ 1 ngƣời kể từ khi đƣợc phê duyệt yêu cầu tuyển dụng
Bước 2: Tập hợp nhu cầu:
Trƣởng Phòng/ban/đơn vị tập hợp nhu cầu nhân sự của các Bộ phận trực thuộc vào phiếu đăng ký nhu cầu nhân sự và chuyển cho Phòng TCLĐ theo biểu mẫu mã số: NS - 01 - BM01. Phòng TCLĐ phải tiến hành các bƣớc sau:
a) Xác định lại nhu cầu tuyển dụng của các Phòng/ban/đơn vị về số lƣợng, yêu cầu phục vụ cho công việc.
b) Trƣởng phòng TCLĐ xem xét phiếu đăng ký nhu cầu nhân sự, nếu thấy cần thiết phải tuyển thêm ngƣời sẽ ký duyệt và trình Giám đốc duyệt. Nếu xét thấy còn có một vài chi tiết chƣa hợp lý thì trao đổi trực tiếp với Trƣởng Phòng/ban/đơn vị liên quan để thống nhất việc tuyển dụng. Nếu thấy không cần tuyển thì ghi rõ lý do và trả phiếu yêu cầu tuyển dụng, Hồ sơ tuyển dụng cho Bộ phận/ Phòng ban có nhu cầu tuyển trong vòng 10 ngày
c) Sau khi thống nhất nhu cầu cần tuyển dụng thì tiến hành tổng hợp theo từng đối tƣợng lao động, số lƣợng lao động cần tuyển theo biễu mẫu mã số: NS - 01 - BM02 và lập kế hoạch tuyển dụng theo biễu mẫu mã số: NS - 01 - BM03 trình Giám đốc Công ty xem xét và phê duyệt (có phân tích và thuyết minh cụ thể); Nếu không đảm bảo các yêu cầu thì sẽ thống nhất lại với các Trƣởng Bộ phận liên quan theo ý kiến của GĐ, nếu có những điểm chƣa đồng ý thì phải thuyết minh cụ thể trình GĐ giải quyết.;
d) Trƣờng hợp thay đổi chức năng, nhiệm vụ hoặc thay đổi tổ chức thì trƣởng phòng TCLĐ lập kế hoạch về nhân sự và yêu cầu bổ sung lao động theo cơ cấu tổ chức mới.
Bước 3:Phê duyệt:
a) Căn cứ danh sách tập hợp theo biễu mẫu mã số: NS - 01 - BM02 Giám đốc phê duyệt chỉ tiêu tuyển dụng của các phòng ban/ cơ sở.
b) Nếu lao động đã đủ so với định biên thì gửi trả các yêu cầu cho các phòng ban/ cơ sở.
c)Tuỳ tình hình thực tế, Giám đốc có thể phê duyệt điều chuyển nhân sự nội bộ.
Bước 4: Lập kế hoạch tuyển dụng:
Sau khi đƣợc GĐ phê duyệt tuyển dụng, Phòng TCLĐ tiến hành lên kế hoạch tuyển dụng theo biểu mẫu: NS - 01 - BM03 bao gồm:
a) Số lƣợng và điều kiện tuyển dụng lao động cho từng công việc.
b) Nơi cung cấp nguồn nhân lực (thông báo tuyển dụng tại chỗ, báo, đài, trung tâm giới thiệu việc làm, các trƣờng đào tạo).
c) Thời gian tiếp nhận hồ sơ tuyển dụng.
d) Dự kiến thành phần tham dự phỏng vấn ứng viên (tùy theo từng đối tƣợng để bố trí ngƣời có trình độ chuyên môn để phỏng vấn, khảo sát nghiệp vụ chuyên môn).
e) Thời gian phỏng vấn.