Trước khi tiến hành đào tạo và phát triển nguồn nhân lực ta phải xác định nhu cầu đào tạo. Vì các chi phí cho đào tạo tương đối lớn, đo đó cần đào tạo một cách hợp
lý, đúng mức với nhu cầu đào tạo trong doanh nghiệp. Nếu đào tạo không hợp lý, không phù hợp với nhu cầu cần đào tạo dẫn đến lãng phí mà kết quả người lao động sau đào tạo không dùng được những kiến thức chuyên môn đã học sẽ tác động tiêu cực đối với người lao động, không khuyến khích họ làm việc mà kết quả lao động không thay đổi gì, có thể còn đi xuống.
Xác định nhu cầu đảo tạo và phát triển NNL là quá trình đánh giá, xem xét xem người lao động còn thiếu những kiến thức, kỹ năng gì, số lượng và cơ cấu như thế nào để có thể đưa ra chương trình đào tạo phù hợp. Khi phân tích nhu cầu đào tạo
của tổ chức, ta cần phải xem xét tới các yếu tố sau:
• Xác định nhu cầu đào tạo và phát triển NNL dựa trên chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp:
Trước sự biến động không ngừng của yếu tố môi trường kinh doanh, doanh nghiệp cũng phải liên tục đưa ra các chiến lược kinh doanh phù hợp với tình hình thực tế. Bởi vậy, nhu cầu về nguồn nhân lực của một doanh nghiệp ở các thời kì khác
nhau là không giống nhau. Phòng tổ chức nhân sự có nhiệm vụ rà soát, xem xét lại tình hình sử dụng NNL trong doanh nghiệp rồi sau đó lập kế hoạch đào tạo và phát triển NNL sao cho phù hợp với chiến lược phát triển của Công ty.
• Xác định nhu cầu đào tạo và phát triển NNL dựa vào phân tích công việc và đánh giá tình hình thực hiện công việc:
Để hoàn thành được công việc và nâng cao năng suất lao động với hiệu quả lao động cao, thì tổ chức phải thường xuyên xem xét, phân tích kết quả thực hiện công việc hiện tại của người lao động thông qua hệ thống đáng giá thực hiện công việc. Để tìm ra những yếu kém, những thiếu hụt về khả năng thực hiện công việc của người lao động so với yêu cầu của công việc đang đảm nhận, với mục tiêu dự kiến đã
Đào tạo, bồi dưỡng và phát triển là một nhu cầu tất yếu và thường xuyên trong
hệ thống nhu cầu của người lao động. Người lao động luôn có nhu cầu về đào tạo, bồi dưỡng để họ nâng cao được trình độ, năng lực của bản thân nhằm hoàn thành tốt công việc được giao, đồng thời giúp họ tự tin, có khả năng điều chỉnh hành vi trong công việc và chuẩn bị được các điều kiện để phát triển và thích ứng. Do vậy, khi phân
tích để xác định nhu cầu đào tạo bồi dưỡng và phát triển chúng ta phải phân tích cả nhu cầu đào tạo cá nhân và khả năng học tập của cá nhân cũng như hiệu quả vốn đầu tư cho đào tạo.
• Xác định nhu cầu đào tạo và phát triển NNL nào cần ưu tiên đáp ứng trước:
Do nguồn lực của tổ chức có hạn, vì vậy phải xác định xem nhu cầu đào tạo và phát triển NNL nào cần đáp ứng trước đối với yêu cầu hoạt động của tổ chức. Căn
cứ vào mức độ quan trọng và khẩn cấp của các nhu cầu này, người ta chia nhu cầu thành các loại sau:
1. Nhu cầu quan trọng và khẩn cấp
2. Nhu cầu quan trọng và không khẩn cấp 3. Nhu cầu không quan trọng nhưng khẩn cấp
4. Nhu cầu không quan trọng và cũng không khẩn cấp
Trong các nhu cầu trên, nhu cầu quan trọng và khẩn cấp phải được ưu tiên hàng đầu, sau đó là nhu cầu khẩn cấp nhưng không quan trọng rồi mới đến nhu cầu quan trọng nhưng không khẩn cấp. Cuối cùng, nhu cầu không quan trọng và không khẩn cấp thì việc đào tạo và phát triển NNL là không cần thiết đối với doanh nghiệp. Sau khi đã xác định được nhu cầu cần đào tạo ta đi xác định mục tiêu cần đạt được sau đào tạo.