phần Công nghệ Tinh Vân
TIẾN TRÌNH
MÔ TẢ
1. Lập chiến lược đào tạo chung 5 năm/1 lần (có thể điều chỉnh) căn cứ vào chiến lược kinh doanh của tổ chức.
2. Gửi email thông báo tới các Giám đốc đơn vị/trưởng ban về việc xây dựng nhu cầu đào tạo của đơn vị mình trong quý 1 mỗi năm. Lập nhu cầu đào tạo/thi lấy chứng chỉ cho đơn vị/bộ phận theo mẫu. Xác nhận nhu cầu đào tạo và gửi về BTH_HCNS trong quý 1 mỗi năm.
3. Tổng hợp và phân tích các yêu cầu để xây dựng kế hoạch đào tạo năm cho cả TVG trong quý 1.
4. TGĐ phê duyệt Kế hoạch năm chậm nhất
trong tuần đầu tiên của quý 2. 5. Tổ chức kế hoạch đào tạo .
6. Lập Báo cáo đào tạo định kỳ 6 tháng/01 lần .
7. Tổ chức đánh giá định kỳ hiệu quả đào tạo cho các khóa học bên ngoài theo định mức 6 tháng/1 lần
8. Các hồ sơ phát sinh được lưu theo quy
trình Kiểm soát hồ sơ.
Công ty tiến hành lập chiến lược đào tạo chung 5 năm một lần hoặc 3 năm một lần dựa theo chiến lược kinh doanh của tổ chức. Chiến lược đào tạo của Công ty hiện nay đang được thiết lập theo hai hướng. Hướng thứ nhất là phân mảng đào tạo theo hướng phát triển của Công ty như: mảng công nghệ, mảng quản trị, mảng kinh doanh... Hướng thứ hai là Công ty sẽ xây dựng chiến lược đào tạo dựa trên việc xây dựng và phân bổ ngân quỹ của Công ty dành cho đào tạo. Sau đó Công ty sẽ gửi chiến lược đào tạo chung tới trưởng ban Tổng hợp.
Tháng 10/2018, HĐQT Tinhvan Group đã thông qua chiến lược phát triển 3 năm từ năm 2019 đến năm 2022 là “DIGITAL SYNERGY” (Cộng hưởng Số). Theo đó, chính sách đào tạo chung của Công ty trong vòng 3 năm tới sẽ bám sát với mục tiêu phát triển chung của doanh nghiệp. Trong bản xác định chiến lược đào tạo, Công ty đề ra các mục như: Thời gian đào tạo, định hướng đào tạo, ngân sách đào tạo.
• Thời gian đào tạo: Chiến lược đào tạo của Công ty áp dụng trong vòng 3 năm từ năm 2019 đến năm 2022.
• Định hướng đào tạo: Trong 3 năm tới chiến lược của Công ty sẽ đầu tư vào việc phát triển dịch vụ, phát triển kinh doanh phần mềm trên toàn cầu, phát triển mạnh
ở thị trường miền Nam. Vậy nên chiến lược đào tạo của Công ty cũng sẽ chú trọng vào việc đào tạo về công nghệ, thương hiệu, bán hàng và tiếp thị, nhân sự, tài chính, quản trị.
- Công nghệ: Công ty đề ra mục tiêu phát triển là “Hiệp đồng và tạo sức mạnh cộng hưởng trong xu thế chuyển đổi số” vậy nên công nghệ mà Công ty cần đào tạo sẽ gồm “Cloud”, “Big Data” và “SaaS”.
- Nhân sự: Thực hiện đào tạo để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực nâng cao kỹ năng của người lao động, xây dựng đội ngũ lao động chuyên nghiệp đáp ứng được các mục tiêu dài hạn mà Công ty đề ra.
- Kinh doanh: Đào tạo để nâng cao khả năng kinh doanh các sản phẩm phần mềm, đưa sản phẩm của Công ty phát triển ra thị trường thế giới. Bên cạnh đó, mở thêm chi nhánh ở miền Nam, mục tiêu là cân đối doanh thu của thị trường ở miền Nam và thị trường ở miền Bắc.
STT Nhu tạocầu đào Mụcđích ưu tiênMức Số lượng nhânsự đào tạo Chi phí dự kiến Tính đáp ứng Ghi chú I Quản lý 1 2 II Công nghệ 1
• Ngân sách đào tạo: Ngân sách dành cho đào tạo của Công ty được sẽ được xây dựng dựa trên nhu cầu đào tạo, sau đó sẽ được BGĐ cân đối lại trước khi diễn ra các khóa đào tạo.
Việc xây dựng chiến lược đào tạo sẽ giúp cho công tác đào tạo diễn ra theo sát được các mục tiêu đề ra của tổ chức. Các cán bộ PTĐT dựa vào định hướng đào tạo của Công ty để tiến hành xây dựng và tổ chức các khóa đào tạo đáp ứng được xu hướng phát triển hiện tại của Công ty.
Tuy nhiên, hiện nay việc lập quỹ ngân sách đào tạo trong chiến lược đào tạo vẫn chưa được hiệu quả. Cán bộ PTĐT hiện nay khi lập chiến lược đào tạo chung cho 3 năm vẫn chưa xác định được mức quỹ ngân sách dành cho đào tạo dự trù sẽ là bao nhiêu. Ngân sách của các khóa đào tạo mỗi năm sẽ dựa trên các bản dự báo nhu cầu đào tạo của từng năm đó để xây dựng và thành phần BGĐ sẽ trao đổi cùng nhau để cân đối lại mức chi phí dành cho đào tạo trước khi khóa đào tạo được diễn ra.
2.2.1. Xác định nhu cầu đào tạo
Sau khi thiết lập chiến lược đào tạo, cán bộ PTĐT của Công ty sẽ tiến hành xác định nhu cầu đào tạo để xác định được bộ phận nào, kĩ năng nào và ai là những người cần được đào tạo. Ví dụ như khóa học đào tạo nhân viên mới sẽ giúp họ hiểu được Công ty hơn từ văn hóa, quy định đến tác phong làm việc. Việc xác định nhu cầu đào tạo của Công ty được xác định dựa trên 3 khóa đào tạo gồm: Khóa đào tạo chuyên môn, khóa đào tạo quy trình/hệ thống, khóa đào tạo dành cho nhân viên mới.
• Khóa đào tạo chuyên môn
Việc xác định nhu cầu đào tạo của khóa đào tạo chuyên môn được bắt đầu bằng việc cán bộ PTĐT sẽ tiến hành gửi email thông báo tới Giám đốc đơn vị về việc xây dựng nhu cầu đào tạo của đơn vị mình trong quý 1 mỗi năm. Sau đó, Giám đốc đơn vị sẽ lập nhu cầu đào tạo/thi lấy chứng chỉ cho đơn vị/bộ phận theo mẫu “Xác nhận nhu cầu đào tạo” sau đó sẽ gửi về BTH - HCNS trong quý 1 mỗi năm.
III Kinh doanh
1 2
IV Hỗ trợ
ST T
Nhu cầu đào
tạo Mục đích Mức ưu tiên Số nhân sự đào tạo Chi phí dự kiến Tính đáp ứng Mục tiêu I Công nghệ 1 Chứng chỉ PMP Lấy chứng chỉ phục vụ thầu 2 3 2.400.000 Có chứng chỉ
ngay sau đào tạo 2 Kỹ năng quản
lý dự án
Nâng cao
nghiệp vụ 1 2 2.200.000
Thời gian đào tạo là 1 tháng 3 Kỹ năng quảnlý nhân sự nghiệp vụNâng cao 2 3 5.600.000
Tiếp nhận hệ thống quản lý nhân sự Histaff
Nguồn: Phòng đào tạo - Ban tổng hợp - Tinhvan Group
Việc xác định nhu cầu đào tạo chuyên môn phải phù hợp với chiến lược đào tạo chung 5 năm hoặc 3 năm một lần đã được thiết lập. Theo đó, Giám đốc đơn vị sẽ dựa vào trình độ hiện tại của nhân viên và trên tinh thần tự nguyện đăng kí của nhân viên, cử đi học các khóa học để cải thiện và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực phù hợp với sự phát triển hiện tại của Công ty. Đối với chương trình đào tạo chuyên môn, các nhân viên sẽ được đào tạo về mảng công nghệ, kinh doanh, hỗ trợ dự án. Tuy nhiên, đối với từng đơn vị phòng ban/đơn vị khác nhau thì sẽ có những khóa đào tạo riêng biệt nhằm đáp ứng được các nhu cầu trong công việc của họ.
Các khóa đào tạo về chuyên môn dành cho các Công ty đơn vị như: Chứng chỉ PMP, khóa học về công cụ kiểm thử phần mềm, khóa học thi chứng chỉ ISTQB, các khóa nền tảng lập trình cơ bản IOS, Android, PHP.. .giúp các lập trình viên của Công ty cải thiện kỹ năng hiện có của họ.
Các khóa đào tạo chuyên môn dành cho bộ phận quản lý chất lượng như: Kỹ năng quản lý nhân sự, đào tạo Refresh CMMi, chứng chỉ đánh giá nội bộ ISO 27000.
Các khóa đào tạo dành cho cán bộ quản lý như: Lập ngân sách và kiểm soát kế hoạch, hợp nhất báo cáo tài chính, các khóa học về Luật..
Một số khóa đào tạo chuyên môn về công nghệ của Tinhvan Solutions năm 2018:
ST T
Nhu cầu đào tạo
Mục đích Mức ưu
tiên Số nhânsự đào tạo Chi phí dự kiến Tính đáp ứng Ghi chú 1 Đào tạo về phòng cháy chữa cháy
Nhằm giúp nhân viên hiểu biết về phòng cháy chữa cháy
Trung Bình 30 7.000.00 0 Có chứng chỉ ngay sau đào tạo
2
Quy trình đấu thầu dự án
Nắm rõ quy trình trong đấu thầu dự án
Cao 3 1.000.00 0 3 Đào tạo về quy trình Phổ biến các quy trình mới ban hành trong Công ty cho các bộ phận liên quan Cao nhất Toàn bộ nhân viên Công ty 1.000.00 0 Nhân viên nắm rõ được quy trình mới ban hành
Nguồn: Phòng đào tạo - Ban tổng hợp - Tinhvan Group
Đây là bảng dữ liệu được cán bộ PTĐT xác định vào năm 2017 về nhu cầu đào tạo chuyên môn của năm 2018. Thông qua cách xác định nhu cầu đào tạo này mà cán bộ PTĐT của Tinhvan Group có thể nắm bắt được nhu cầu đào tạo chuyên môn một cách nhanh chóng, dễ dàng và phù hợp với định hướng phát triển mà Công ty đề ra. Trong quá trình làm việc, Giám đốc đơn vị là người trực tiếp giám sát và theo dõi nhân viên làm việc vậy nên sẽ dễ dàng nhận ra những thiếu sót trong cách làm việc của nhân viên, từ đó lựa chọn được những khóa đào tạo phù hợp với năng lực hiện tại của mỗi người.
Tuy nhiên, theo ông Trần Thành Trung_Giám đốc đơn vị Tinh Vân Solutions cho biết rằng, phiếu xác định nhu cầu đào tạo của nhân viên hiện tại còn gặp phải nhiều vấn đề tồn đọng như: Mỗi cá nhân đều có những nhu cầu nhất định đối với công việc mình đang làm, việc đưa ra danh sách các khóa đào tạo trước sẽ không phù hợp với một số lao động tại Công ty, khi đó Công ty lại tiến hành đưa ra kiến nghị và chuyển về phòng đào tạo và chờ sự phê duyệt của Tổng giám đốc. Quá trình này sẽ tốn kém rất nhiều thời gian, gây ảnh hưởng đến tiến độ công việc của người lao động. Trong khi đó, các khóa đào tạo được lên kế hoạch từ trước, có khóa đào tạo lại không phù hợp với nhu cầu hiện tại của công ty nên không được các Giám đốc đơn vị lựa chọn. Bên cạnh đó, chi phí đào tạo còn hạn hẹp nên số lượng người được đào tạo chuyên môn tại Công ty còn hạn chế nhiều, chưa thỏa mãn được hết nhu cầu của người lao động.
• Khóa đào tạo hệ thống, quy trình
Việc xác định nhu cầu đào tạo của khóa đào tạo hệ thống, quy trình tại Tinhvan Group được bắt đầu bằng việc cán bộ PTĐT sẽ lên danh sách các khóa đào tạo nhằm phổ biến các quy trình mới ban hành cho nhân viên mới và nhân viên cũ trong Công ty để nhân viên cập nhật được sự thay đổi, tránh mắc phải các sai lầm. Đối với nhân viên cũ, việc đào tạo sẽ giúp cho bản thân người lao động cập nhật được các quy trình, các quy định mới sửa đổi của Công ty tránh vi phạm các quy định trong Công ty. Đối với nhân viên mới vào Công ty, việc đào tạo này sẽ giúp cho nhân viên hiểu được các quy định, quy chế trong môi trường làm việc mới để nhanh chóng làm quen được với môi trường mới, công việc mới, tuân thủ những quy tắc mới...
Các khóa đào tạo về hệ thống/quy trình năm 2018 mà Công ty đề ra trước khi xác định nhu cầu đào tạo là: Đào tạo quy trình mới ban hành và sửa đổi, Quy trình đấu thầu dự án, đào tạo về phòng cháy chữa cháy.. .Dưới đây là bảng dữ liệu được cán bộ PTĐT xác định vào năm 2017 về nhu cầu đào tạo hệ thống/quy trình của năm 2018.
STT JNliu câu đào tạo Mục đích SỐ nhân sụ đào tạo Chi phí dụ kiên Tĩnh đáp ũng Glii chú 1 Đào t o nhânạ viên m i đ t 1ớ ợ
Nham giúp nhân viên m i hi u rõớ ể v công tyể 10 3.000.000 2 Đào t o nhânạ viên m i đ t 2ớ ọ 10 3.000.000
Nguồn: Nguồn: Phòng đào tạo - Ban tổng hợp - Tinhvan Group
Khóa đào tạo về quy trình là khóa đào tạo bắt buộc dành cho tất cả nhân viên trong Công ty vì đây là khóa đào tạo phổ biến các quy trình mới ban hành và sửa đổi hay các dự án đấu thầu trong Công ty cho các bộ phận liên quan và nhân viên trong Công ty phải nắm rõ được quy trình này. Đối với khóa đào tạo về phòng cháy chữa cháy, mỗi khóa đào tạo sẽ có 30 người tham dự, cán bộ PTĐT sẽ lên danh sách số lượng học viên và gửi danh sách để TGĐ ký duyệt. Sau đó, cán bộ PTĐT sẽ tiến hành đăng kí tổ chức các lớp học và thi chứng chỉ tại trung tâm phòng cháy chữa cháy. Tuy nhiên các khóa đào tạo về phòng cháy chữa cháy của Công ty vẫn chưa được tổ chức rộng rãi. Việc học và thi chứng chỉ này mới chỉ được áp dụng với các nhân viên ở cấp quản lý.
• Khóa đào tạo nhân viên mới
Khóa đào tạo nhân viên mới là khóa đào tạo bắt buộc đối với những nhân viên mới vào Công ty. Khóa đào tạo này bao gồm: Tổng quan về Tinhvan Group; Hệ thống quản lý chất lượng và hệ thống an ninh thông tin; Quy định Hành chính nhân sự; Quy định phòng cháy chữa cháy; Đào tạo về văn hóa, thương hiệu Công ty.. Việc đào tạo này sẽ giúp nhân viên mới nắm bắt được tổng quan về Tinh vân, các chính sách chung về HCNS, các hệ thống chất lượng đang được áp dụng trong Công ty. Dưới đây là bảng dữ liệu được cán bộ PTĐT xác định vào năm 2017 về nhu cầu đào tạo nhân viên mới của năm 2018.
Nguồn: Nguồn: Phòng đào tạo - Ban tổng hợp - Tinhvan Group
Các cán bộ PTĐT sẽ dựa vào số lượng nhân sự mới được tuyển vào Công ty từ phòng nhân sự, lên danh sách số lượng nhân viên mới của toàn Công ty để tham gia vào các khóa đào tạo. Việc tổ chức các khóa đào tạo nhân viên mới sẽ được tiến hành vào mỗi tháng nếu số lượng nhân viên mới lớn hơn 10 và không vượt quá 2 tháng/khóa.
Trong quá trình thu thập xác định nhu cầu đào tạo, Công ty đã luôn đảm bảo được rằng các thông tin nhận về luôn rõ ràng ở các chỉ tiêu như: Mục tiêu đào tạo,
Chương trình đào tạo, Mức độ ưu tiên các nội dung đào tạo, Ngân quỹ dành cho đào tạo, Số lượng nhân sự dự kiến tham gia... Thông qua bước xác định nhu cầu đào tạo mà cán bộ PTĐT của Tinhvan Group có thể nắm bắt được nhu cầu của người lao động trong Công ty một cách nhanh chóng và dễ dàng để phù hợp với định hướng phát triển mà Công ty đề ra. Trong quá trình làm việc, Giám đốc đơn vị/phòng ban, trưởng phòng là người trực tiếp giám sát và theo dõi nhân viên làm việc, là người dễ dàng nhận ra những thiếu sót trong cách làm việc của nhân viên, từ đó đưa ra được những khóa đào tạo phù hợp với trình độ hiện tại của mỗi người.
Tuy nhiên, phương pháp này còn chịu sự chi phối bởi quyết định cá nhân của Giám đốc các đơn vị/phòng ban, trưởng phòng.. .mà chưa có những yêu cầu, tiêu chí để xác định người sẽ tham gia đào tạo. Đồng thời, cán bộ PTĐT cũng tốn nhiều thời gian, chi phí để lên kế hoạch và xây dựng cho khóa học nhưng lại không có nhiều nhân viên tham dự, dẫn đến việc không sử dụng hiệu quả nguồn lực của Công ty, gây lãng phí.
2.2.2. Lập kế hoạch đào tạo năm
Cán bộ PTĐT sẽ tiến hành tổng hợp và phân tích các yêu cầu để xây dựng “Kế hoạch đào tạo năm ” cho cả Tinhvan Group theo các yêu cầu đào tạo từ các bộ phận đưa lên. Kế hoạch đào tạo năm của Công ty sẽ xác định: Mục tiêu đào tạo, danh sách giảng viên nội bộ dự kiến, mức độ ưu tiên, ngân sách dành cho đào tạo, chương trình đào tạo.
Hàng năm, phòng đào tạo sẽ thiết lập “kế hoạch đào tạo năm” dựa trên những nhu cầu đào tạo được gửi lên từ các bộ phận. Sau đó, từng quý sẽ tiến hành xây dựng các khóa đào tạo cụ thể cho từng quý. Các đơn vị/bộ phận trực thuộc Tinh Vân có trách nhiệm thường xuyên nắm bắt các nhu cầu đào tạo và đăng kí các khóa đào tạo với BTH - HCNS. Các nhu cầu đào tạo sẽ được gửi trước khi lập kế hoạch quý tiếp theo. Từ đó, cán bộ PTĐT đưa ra các khóa đào tạo, số buổi đào tạo, số nhân sự được