Xác định nhu cầu đào tạo là bước vô cùng quan trọng, ảnh hưởng tới toàn bộ quá
trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của Công ty. Tuy nhiên, hiện nay ở Tinhvan Group việc xác định nhu cầu đào tạo lại do các cán bộ PTĐT, Giám đốc đơn vị lên kế
- Phân tích tổ chức: bao gồm các vấn đề như phân tích các định hướng, các mục tiêu về doanh thu, lợi nhuận, chi phí và nhân sự của Tinhvan Group trong những năm
tới. Để từ đó đưa ra các kế hoạch cho đội ngũ lao động nhằm thực hiện các mục tiêu
chung của tổ chức. Ngoài ra việc phân tích môi trường của doanh nghiệp cũng rất quan
trọng, quá trình này sẽ giúp cán bộ PTĐT đánh giá được quan điểm, niềm tin của nhân
viên đối với các công tác đào tạo được diễn ra tại Công ty.
- Phân tích công việc: Cán bộ PTĐT sẽ tiến hành nghiên cứu các công việc và quá trình thực hiện công việc của từng đơn vị/phòng ban. Việc phân tích công việc
phải chỉ
ra được các yêu cầu về kiến thức và kỹ năng mà người lao động cần có và còn thiếu.
- Phân tích con người: Việc phân tích con người luôn gắn liền với việc phân tích công việc. Sau khi phân tích công việc thì cần phân tích được trình độ cũng như
nhu cầu
của người lao động. Từ đó rút ra những kết luận xem nhân viên cần làm gì để có
thể thực
hiện các công việc một cách tốt nhất.
Trước tiên, Công ty cần xác định nhu cầu của từng đơn vị/phòng ban, phòng đào tạo sẽ thiết kế một bảng hỏi tự đánh giá trình độ của người lao động hiện tại để khảo sát nhu cầu. Điều này giúp các Giám đốc đơn vị, các trưởng phòng nắm được những yêu cầu về kiến thức, kỹ năng cùng trình độ hiện tại của từng người lao động. Từ đó, so sánh với những yêu cầu về công việc mà doanh nghiệp cần để đưa ra quyết định về việc tổ chức các khóa đào tạo. Nếu người lao động chưa đáp ứng được các yêu cầu của công việc hiện tại, Công ty sẽ mở các lớp đào tạo bồi dưỡng để giúp người lao động hoàn thiện hơn về mặt kiến thức, kỹ năng dành cho công việc của mình. Còn nếu người lao động đã có đủ trình độ rồi thì Công ty sẽ xem xét cử đi học thêm các kỹ năng chuyên79
Hiện tại, Tinhvan Group xác định đối tượng đào tạo chủ yếu dựa trên ý kiến đánh
giá của cán bộ lãnh đạo và nhu cầu đào tạo. Tuy nhiên, việc các cán bộ quản lý, lãnh đạo tại chi nhánh trực tiếp lựa chọn học viên có thể mang tính chủ quan, thiếu căn cứ đánh giá; dẫn tới lựa chọn sai đối tượng. Ngoài ra, Công ty còn chưa thống nhất các phương pháp cụ thể để xác định đối tượng đào tạo. Chính vì vậy, để tránh việc đào tạo không đúng đối tượng dẫn tới lãng phí nguồn lực, Công ty nên kết hợp thêm các phương pháp cụ thể sau:
a. Đánh giá hiệu quả thực hiện công việc
Khả năng học tập và làm việc của người lao động một phần được thể hiện ở hiệu quả thực hiện công việc. Do đó, Tinhvan Group cần đánh giá hiệu quả thực hiện công việc ở cuối mỗi dự án chính xác để làm nền tảng xác định các đối tượng đào tạo. Công ty sẽ sử dụng kết quả thực hiện ở mỗi dự án và quá trình làm việc của từng người kết hợp với sự đánh giá của trưởng nhóm dự án để đưa ra kết luận.
b. Tổ chức thi đầu vào đối với các khóa đào tạo chuyên môn
Khi tổ chức thi tuyển đầu vào, Công ty sẽ lựa chọn được đúng các đối tượng đào tạo. Từ đó sẽ tiết kiệm được chi phí dành cho đào tạo ngoài và đào tạo nội bộ, đồng thời việc đào tạo đúng người đúng việc sẽ giúp cho nguồn chất lượng của lao động tại Công ty được nâng cao hơn, tránh tình trạng đào tạo mà không sử dụng, đào tạo những người không đủ trình độ tiếp thu chương trình học gây lãng phí tiền, thời gian và mất cả chi phí cơ hội. Việc tổ chức thi đầu vào sẽ giúp Công ty:
- Lọc được người thực sự cần đào tạo và người không cần đào tạo, định hướng đúng từng khóa đào tạo cho từng đối tượng khác nhau, bên cạnh đó sẽ xác định được
nhu cầu học tập của các nhân viên trong Công ty.
- Đối với từng khóa đào tạo chuyên môn, cán bộ PTĐT sẽ phân loại được các đối tượng đào tạo theo từng ngôn ngữ lập trình khác nhau, theo từng cấp độ khác
nhau, từ
đó lên kế hoạch sắp xếp được các chương trình đào tạo hợp lý, làm tăng hiệu quả 80
Hiện nay, việc xác định mục tiêu đào tạo tại Công ty còn quá tổng quát, chưa nêu ra được những mục tiêu rõ ràng sau mỗi khóa đào tạo để nhân viên phấn đấu đạt được. Vì vậy, khi xác định mục tiêu đào tạo và phát triển NNL, cán bộ PTĐT cần tuân thủ theo
nguyên tắc SMART (Specific, Measuable, Achievable, Relevant, Timebound). Để xác định được mục tiêu đào tạo tốt thì cán bộ PTĐT cần phải phân tích trình độ nhân viên hiện tại của công ty mình, sau đó xác định các kỹ năng cần thiết phải đạt được sau khi đào tạo xong.
Đối với khóa đào tạo hiện nay, ngoài những mục tiêu mà Công ty đưa ra, cần phải
xác định thêm các yếu tố như sau:
- Sau khóa đào tạo nhân viên mới, tất cả nhân viên mới vào Công ty phải nắm rõ được các nội dung như sau: Tổng quan về Công ty, Hệ thống quản lý chất lượng và hệ thống an ninh thông tin, Các quy định trong Công ty, Văn hóa Công ty, Thương hiệu Công ty, Quy chế bảo mật dữ liệu thông tin..
- Mục tiêu của khóa đào tạo “Xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng” Công ty phải đề ra mục tiêu như: Sau khóa đào tạo, cán bộ tuyển dụng phải xây dựng được lộ trình tuyển dụng, các biện pháp để nâng cao thương hiệu tuyển dụng, tuyển dụng ở các kênh nào, tuyển dụng ra sao để quảng bá thương hiệu một cách tốt nhất.. - Hay đối với khóa đào tạo Tiếng Anh Tài chính Kế toán, Công ty cần đưa ra mục
tiêu cho nhân viên trong Công ty là: Sau khóa đào tạo, nhân viên phải có trình độ Tiếng Anh ở cấp độ TOIEC hay IELTS, phải thi được chứng chỉ quốc tế về Tiếng Anh như FIA, ACCA và kỹ năng viết các bài văn bản thương mại khác nhau... - Bên cạnh đó, việc đề ra mục tiêu về thời gian đào tạo phải rõ ràng, cụ thể và
không
ảnh hưởng đến công việc hiện tại của người lao động. Đối với các khóa đào tạo cho nhân viên mới, mục tiêu đề ra là chậm nhất trong vòng 1 tháng, nhân viên mới
vào công ty sẽ được đào tạo những nội dung cơ bản để bắt đầu quen dần với môi 81
- Đối với các khóa đào tạo nâng cao kỹ năng, trước khi lên danh sách số lượng người được đào tạo, cán bộ PTĐT phải tiến hành kiểm tra trình độ trước khi đưa vào đào
tạo để đề ra những mục tiêu phù hợp và bám sát với năng lực của người được đào tạo, bù đắp những kỹ năng còn thiếu, làm cơ sở cho việc đánh giá kết quả sau đào tạo.
3.3.5 Đa dạng hóa các phương thức đào tạo
Để cho các phương thức đào tạo tại Công ty được diễn ra hiệu quả hơn, ngoài các phương pháp truyền thống mà doanh nghiệp trong nước đang áp dụng, Công ty cần đưa vào thêm các phương pháp khác như thực hiện đào tạo nhân viên mới trực tiếp bởi các dự án, từ đó nhân viên vừa làm quen được với văn hóa tại Công ty, vừa theo kịp tiến độ công việc đồng thời cũng làm quen được với cách làm việc, quy tắc, quy định tại Công ty. Thêm nữa, thay các bài giảng lý thuyết công việc hay các bài giới thiệu về Công ty - quy định Công ty bằng các hoạt động teamwork hoặc bằng các cuộc thi nội bộ dựa trên sự tìm tòi, khám phá của nhân viên mới ví dụ như: “Ai hiểu Tinh Vân nhất”, “Bạn hiểu Tinh Vân bao nhiêu?”, “Tinh Vân trong tôi”... Từ đó chất lượng đào tạo sẽ tăng lên, nhân viên sẽ tiếp thu nguồn kiến thức một cách nhanh nhất, hiệu quả nhất.
Đối với các phương pháp đào tạo truyền thống như: Đào tạo qua buổi học, đào tạo qua các buổi hội thảo, kèm cặp theo nhóm tại nơi làm việc, đào tạo Onjob training. sau mỗi khóa học Công ty nên tổ chức các cuộc thi nhỏ, khuấy động tinh thần học của bộ phận cán bộ nhân viên mới, làm cho họ hứng thú hơn, quan tâm hơn với nội dung bài giảng của giáo viên hướng dẫn. Thông qua đó các cán bộ PTĐT cũng nắm bắt rõ hơn chất lượng của buổi đào tạo này như thế nào, từ đó đưa ra nhận xét rút kinh nghiệm cho các khóa đào tạo sau này.
Tận dụng cơ sở vật chất ở Công ty là máy tính, sử dụng phần mềm quản lý nhân sự Histaff đưa ra các chương trình đào tạo chung chuyển tới máy tính cá nhân của nhân viên. Theo đó nội dung của chương trình học sẽ được chạy sẵn trên file đào tạo ở phần mềm Histaff, học viên sẽ học và thực hiện luôn các nội dung đào tạo. Việc đào tạo này sẽ giúp Công ty tiết kiệm được chi phí dành cho giảng viên đào tạo, người học sẽ được
áp dụng kiến thức lý thuyết vào thực hành luôn, giúp họ hiểu và nhớ sâu. Tuy nhiên, phương pháp này có nhược điểm là đối với từng người trong Công ty sẽ có những khóa đào tạo khác nhau, việc sử dụng thiết bị máy tính của Công ty chỉ được diễn ra ngoài giờ làm việc để tránh ảnh hưởng đến tiến độ dự án của Công ty.
3.3.6 Hoàn thiện nội dung và công tác tổ chức chương trình đào tạo
Nội dung đào tạo phải đảm bảo tận dụng tối đa được năng lực làm việc của người
lao động về kiến thức, kỹ năng chuyên môn, kỹ năng thực hành. Nhìn chung, chương trình đào tạo hiện tại đã phù hợp với chiến lược thực tế mà Công ty đề ra, tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế cần phải thay đổi như sau:
- Trong các khóa đào tạo về nhân viên mới hay khóa đào tạo về hệ thống/quy trình, Công ty tiến hành bằng các slide bài giảng mà không có các tài liệu tham khảo
dành cho
nhân viên mới. Khóa đào tạo thường diễn ra trong khoảng 6-8 tiếng, học viên
chưa thể
nắm bắt được các nội dung của khóa học một cách chi tiết nhất, vì vậy việc sử
dụng tài
liệu sau khóa học là rất cần thiết..
- Đối với đào tạo bên ngoài chủ yếu là giảng dạy lý thuyết chưa áp dụng vào công việc thực tế, vì thế khả năng vận dụng những kiến thức đã học vào công việc thực
tế của
người lao động vẫn ở mức trung bình, hiệu quả làm việc thấp gây lãng phí trong quá
trình đào tạo. Vì vậy, Công ty cần phải kết hợp với các trung tâm đào tạo tiến
hành dạy
lý thuyết và thực hành ngay tại Công ty, như vậy người lao động không chỉ nắm kiến
thức lý thuyết mà còn khả năng vận dụng, thực hành thực tế để thực hiện công 83
Hiện nay nguồn chi phí đào tạo của Công ty vẫn hạn hẹp, nó được trích từ số tiền
của chi phí quản trị nhân sự. Phía Công ty nên trích một khoản tiền từ nguồn tài chính để thành lập ngân sách cho việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, bởi đào tạo và phát triển là quá trình lâu dài và liên tục, nó xuyên suốt từ lúc Công ty thành lập đến khi Công ty dừng hoạt động. Phần chi phí của mỗi khóa đào tạo phải được tính toán rõ ràng, cụ thể cho từng mục, từng khóa và từng đối tượng, để sau mỗi khóa đào tạo còn đưa ra nhận xét, đưa ra đánh giá về mức độ hiệu quả của công tác tổ chức đào tạo. Nhân viên trong Công ty sẽ có trách nhiệm và nghĩa vụ hơn đối với việc học của mình khi biết được
chi phí mà Công ty bỏ ra để đào tạo cho họ là bao nhiêu.
Việc gia tăng chi phí đào tạo sẽ làm cho công tác tổ chức đào tạo tại Công ty diễn
ra tốt hơn, chất lượng đào tạo (giáo viên, cơ sở vật chất..) sẽ tốt hơn, nhân viên sẽ thấy được mức độ quan trọng của các khóa đào tạo do Công ty tổ chức, từ đó sẽ tham gia đầy đủ hơn, có ý thức học tập, nâng cao kiến thức của bản thân.
Tuy nhiên, gia tăng chi phí đào tạo nhưng phải sử dụng nguồn chi phí này một cách hiệu quả nhất là điều mà cán bộ PTĐT cần làm. Chi phí cho hoạt động đào tạo phải dựa vào chiến lược đào tạo chung, dựa vào nhu cầu đào tạo, dựa vào mục tiêu đào tạo, nội dung và phương thức đào tạo. Trong quá trình đào tạo, Công ty cần giám sát quá trình sử dụng nguồn chi phí này. Sau mỗi khóa đào tạo CBNV thuộc phòng đào tạo sẽ thống kê chi phí nộp lên BGĐ để cân dối lại chi phí cho phù hợp, tránh việc sử dụng lãng
phí.
3.3.8 Nâng cao chất lượng và số lượng đội ngũ giảng viên
Tinhvan Group hiện nay đang chủ yếu sử dụng nguồn giảng viên nội bộ và Công ty cần có các phương án nhằm nâng cao chất lượng đội ngũ giảng viên này. Việc sử dụng giảng viên nội bộ sẽ giúp Công ty tiết kiệm được tối đa chi phí đào tạo. Hơn thế nữa, giảng viên nội bộ là người am hiểu về công việc và các hoạt động của Công ty nhất, do
giúp Công ty nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường công nghệ hiện nay. Chính vì vậy, Công ty cần phải tiến hành đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ giảng viên hiện tại về kinh nghiệm đào tạo, kỹ năng thuyết giảng, năng lực chuyên môn, kỹ năng giải quyết vấn đề tình huống.. .Bên cạnh đó, Công ty sẽ cử một số giảng viên tham gia các lớp đào tạo lấy chứng chỉ để nâng cao chất lượng đội ngũ giảng viên nội bộ, duy trì và phát triển đội ngũ giảng viên này lâu dài.
Ngoài ra, Công ty nên sử dụng những nhân viên xuất sắc đã hoàn thành khóa đào tạo với kết quả tốt làm giảng viên cho các khóa đào tạo về sau. Việc lựa chọn những nhân viên này trở thành giảng viên phải thông qua quá trình tuyển chọn để đảm bảo chất lượng giảng dạy cho các khóa đào tạo là tốt nhất. Điều này không chỉ nâng cao cả về số lượng lẫn chất lượng đội ngũ giảng viên cho tổ chức; mà còn giúp người lao động có cơ hội thể hiện khả năng cũng như nguyện vọng của bản thân.
3.3.9 Nâng cao công tác đánh giá hiệu quả đào tạo
Để đánh giá được sự thành công của quá trình đào tạo thì việc đánh giá hiệu quả sau đào tạo là yếu tố quan trọng không thể thiếu. Thông qua đánh giá đào tạo Công ty sẽ có cái nhìn tổng quan, cái nhìn chung nhất về tình hình đào tạo, từ đó rút ra những hạn chế để khắc phục, phát huy những điểm mạnh. Tuy nhiên cho đến nay, việc đánh giá sau đào tạo ở Công ty vẫn chưa được chú trọng thực hiện. Công ty hiện nay, sau mỗi khóa đào tạo sẽ phát phiếu khảo sát lấy ý kiến của giáo viên, ý kiến đánh giá của học viên, đánh giá dựa vào chứng chỉ và bằng cấp. Các phương pháp đánh giá này hiện nay đã rất đơn giản, khá phổ biến và thiếu tính chính xác, mang tính chất thống kê số lượng chưa phản ánh rõ nhất tình hình đào tạo chung của Công ty.
Để có được sự đánh giá công bằng và khách quan nhất, Tinhvan Group nên thường xuyên kiểm tra, theo dõi tiến độ của quá trình đào tạo. Bên cạnh đó, Công ty cần áp dụng kết hợp một số phương pháp để sử dụng trong đánh giá hiệu quả như: Phỏng vấn trực tiếp nhân viên được đào tạo, quan sát thực tế quá trình đào tạo, gặp gỡ trao đổi với nhân viên, làm bài kiểm tra, thảo luận tập thể, đánh giá thông qua kết quả dự án thực
te...So sánh sự thay đổi trong kết quả thực hiện công việc của học viên sau khi được đào tạo, khả năng vận dụng kiến thức, kỹ năng vào công việc thực tế và so sánh kết quả đó với kết quả thực hiện công việc của người không được tham gia khóa đào tạo....