5. Kết cấu của đề tài
2.2.2. Tìm kiếm và ký kết hợp đồng với khách hàng
2.2.2.1. Tìm kiếm khách hàng
Bộ phận Sales làm nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng thông qua internet, website, các trang mạng xã hội, các mối quan hệ,… Sau đó liên hệ để biết thông tin về mặt hàng, tuyến đi và tìm cơ hội để có được khách hàng thông qua việc đưa giá cạnh tranh. Cụ thể như, qua tìm hiểu các website xuất nhập khẩu, liên ngành vận tải. Nhân viên Sales của VSG được biết Airimex chuyên kinh doanh máy bay, động cơ, dụng cụ, thiết bị, phụ tùng và vật tư máy bay cho ngành hàng không. Ngay sau đó, nhân viên Sales chủ động liên lạc với nhân viên thuộc mảng xuất nhập khẩu hàng hoá của Airimex để tiếp thị và thông tin về các loại hình dịch vụ mà VSG đang có với mức giá ưu đãi nhất. Sau nhiều lần hợp tác, hiện Airimex là khách hàng thân thiết của Công ty TNHH Viet Sun Global.
Ngày 19 tháng 2 năm 2016, Airimex thông báo có một lô hàng thiết bị xuất khẩu Mỹ, cảng đến là DALLAS (DFW). Nhận thấy thị trường xuất khẩu phù hợp với dịch vụ mà Công ty cung cấp, nhân viên Sales của VSG đề xuất đóng vai trò là người giao nhận vận tải hàng hóa của Airimex cho khách hàng của mình ở nước nhập khẩu, sau đó gửi thư giới thiệu, bảng báo giá cho Airimex thông qua thư điện tử (email) và fax trực tiếp.
2.2.2.2. Nhận yêu cầu miệng (YCM) từ Sales
Nhận thông tin khách hàng từ bộ phận Sales, bộ phận chăm sóc khách hàng và chứng từ tiến hành hỏi giá nhiều hãng hàng không và đại lý ở nước người nhận nếu xuất theo các điều kiện EXW, DDU, DDP,… Sau khi có được các bảng giá, bộ phận chăm sóc khách hàng và chứng từ tiến hành so sánh giá các hãng hàng không và các đại lý với nhau để tìm ra mức giá tốt nhất cho mình.
Cụ thể như, sau khi tiếp nhận thông tin từ Sales, bộ phận chăm sóc khách hàng và chứng từ của VSG chọn hãng China Airline (CI), Cathay Pacific (CX), Korean Air (KE), tiến hành hỏi giá cước phí vận tải chính (Air Freight) và cung cấp thông tin cho họ như:
Tên hàng: SLAT.
Dim: 640x180x80 cm/ 1 kiện , Gross Weight, Volume Weight (Nếu có)
Do giao theo điều kiện Incoterm 2010 là DDU nên bộ phận chăm sóc khách hàng và chứng từ phải liên hệ với Đại lý ở Mỹ là Công ty In Motion Logistics – đại lý thân thiết của Công ty để biết giá giao từ cảng Dallas đến kho của ngưởi mua ở Mỹ và cho họ các thông tin như trên nhưng phải có thêm thông tin chính xác của người mua như sau:
Người mua: BOEING
Địa chỉ: 2750 REGENT BOULEVARD SHOPPING RAMP2 DALLAS, TEXAS 75261 – 9048
DALLAS, UNITED STATES OF AMERICA
Mục đích: Cho đại lý biết mình giao hàng hóa cho ai và họ sẽ tính phí dựa vào khoảng cách địa lý từ sân bay đến kho người nhận hàng.
2.2.2.3. Trả lời giá của hãng hàng không và đại lý
Sau khi hãng hàng không kiểm tra thông tin, họ sẽ xem xét có nhận lô hàng này hay không. Sau đó sẽ cho mình lịch trình bay (Flight Schedule) và Bảng Báo Giá (Rate Quote) chính thức (tùy vào từng loại hàng mà hãng sẽ chào giá khác nhau) gồm có:
Air Freight (Cước vận tải chính)
Bill Fee (Phí chứng từ)
Manifest transferring fee to US/ Canada/ Europe/ China/ Japan (AMS/ ACI/ ENS/ AFR…) (Phí truyền dữ liệu hải quan hàng đi Mỹ, Canada, Châu Âu, Trung Quốc, Nhật Bản)
Screening & labour fee (Phí soi hàng và lao vụ)
Overtime charge (Phí làm ngoài giờ)
War Risk Fee (Phí rủi ro chiến tranh)
Đại lý cũng đưa giá địa phương (Local Charges) ở nước người nhập để Công ty làm Bảng Báo Giá (Rate Quote) cho khách hàng gồm có các phí như:
Trucking Fee (Phí vận chuyển hàng từ sân bay đến kho người mua)
Handling Fee (Phí làm hàng, chứng từ, photo,…)
Document Fee (Phí chứng từ)
Các phí này dựa vào khoảng cách địa lý từ sân bay đến địa điểm kho người nhận hàng (Nếu giao hàng theo điều kiện EXW - Door to door)
2.2.2.4. Gửi bảng báo giá cho khách hàng
Sau khi lấy thông tin về giá của hãng hàng không và đại lý ở nước người nhận nếu xuất theo các điều kiện EXW, DDU, DDP,… Nhân viên Sales làm bảng báo giá và gửi cho khách hàng. Nếu khách hàng đồng ý với bảng giá đó thì Công ty tiến hành ký hợp đồng và chính thức trở thành đại lý giao nhận cho người bán.
Do được sự tin tưởng của khách hàng nên đa số VSG được khách hàng giao cho nhiệm vụ chọn giúp các hãng hàng không và báo giá (Thường thì VSG sẽ báo cho khách giá của 2 – 3 hãng hàng không từ giá thấp đến cao tùy theo dịch vụ). Vì VSG có mối quan hệ tốt với các hãng hàng không và đại lý nên cước phí rất cạnh tranh, so với thị trường cước chung thì hầu như luôn có giá tốt nhất cho khách.
2.2.2.5. Ký hợp đồng dịch vụ giao nhận với khách hàng
Sau khi đồng ý với các chi phí trong Bảng Báo Giá (Rate Quote) mà Công ty giao nhận đã chào thì người bán – Nhà xuất khẩu (là khách hàng của VSG) và Công ty giao nhận tiến hành ký kết hợp đồng.