5. Kết cấu của đề tài
2.2.3. Lấy Booking và gửi Booking cho khách hàng
2.2.3.1. Nhận Booking Request từ khách hàng
Sau khi nhận được thư yêu cầu của khách hàng, Công ty Viet Sun Global tiến hành làm các thủ tục chứng từ cho lô hàng xuất khẩu. Gồm tạo file mềm trên máy tính và file cứng trên giấy để tiện theo dõi lô hàng và cập nhật thông tin liên tục. Nội dung trên file cụ thể ghi như sau:
Tên Nhà Xuất Khẩu: AIRIMEX
Tên Nhà Nhập Khẩu: A BOEING
Agent (Đại lý): In Motion Logistics
ETD (Ngày đi): 24/02/2016
ETA (Ngày đến): 29/02/2016
2.2.3.2. Gửi Booking Request cho người chuyên chở
Dựa vào lịch bay (Flight schedule) mà hãng hàng không đưa cho người giao nhận thì người bán – Nhà Xuất Khẩu chọn lịch bay phù hợp với thời gian mà mình đã ký kết trong hợp đồng (Sales Contract). Sau đó, đưa lịch bay mà mình đã chọn cho người giao nhận để bộ phận chăm sóc khách hàng và chứng từ tiến hành đặt chỗ.
Các phương án có thể chọn là:
- Tuyến đường đi thẳng (Direct flight – non stop)
- Tuyến đường qua một trung tâm chuyển tải (Transit hub) của Đại lý giao nhận nước ngoài để tiếp tục vận chuyển theo phương thức gom hàng, hay hàng cần chuyển đến một nơi mà ta chưa có chuyến bay, cần phải qua một trạm trung chuyển.
- Tuyến đường theo chuyến bay nối tiếp (Connecting flight) của cùng một hãng hàng không (thường là để tiếp nhiên liệu).
Căn cứ vào kết quả của việc lựa chọn tuyến đường, nhân viên Sales phải tính toán bảng giá để chào cho từng loại hàng với khối lượng cụ thể ở các mức cước cụ thể. Cụ thể như, khi Công ty Airimex chọn được lịch bay (Flight schedule) và Hãng hàng không với giá tiền phù hợp thì bộ phận chăm sóc khách hàng và chứng từ sẽ tiến hành đặt chỗ (Booking) với Hãng hàng không China Airline (CI) theo yêu cầu của khách hàng với thông tin như sau:
Chuyến bay số: CI6880, SGN - TPE ETA: 26/02/2016, 13:10
Chuyến bay số: CI5254, TPE - DFW ETD: 29/02/2016, 14:10
2.2.3.3. Nhận Booking Confirmation từ người chuyên chở
Ngay sau khi nhận được thông tin booking của Công ty giao nhận, Hãng hàng không sẽ gửi email phản hồi đính kèm số MAWB, Số chuyến bay (Flight Number), Lịch bay (Flight Schedule) để thuận tiện trong việc quản lý quá trình trình giao nhận cho lô hàng sau này. Đồng thời, đây cũng là bằng chứng hãng hàng không chấp nhận việc đặt chỗ của Công ty giao nhận.
Cụ thể như, khi nhận được thông tin booking của Công ty VSG, Hãng hàng không China Airline gửi email phản hồi đính kèm số MAWB: 297 – 3067 1863, số chuyến bay là CI6880, CI5254 và lịch bay.
2.2.3.4. Gửi thông tin vận tải cho đại lý ở nước hàng đến
Công ty giao nhận khi có Booking Confirmation từ hãng hàng không thì phải liên hệ với Đại lý ở nước người nhận để thông báo ngày khởi hành, ngày đến để đại lý ở nước người nhận chuẩn bị người đến nhận hàng và làm các công đoạn còn lại.
Cụ thể như, Công ty Viet Sun Global ký hợp đồng với Công ty In Motion Logistics đóng vai trò là đại lý của VSG ở Mỹ phụ trách lô hàng của Công ty Airimex. VSG thông báo ngày dự kiến lô hàng này đến cảng DALLAS là ngày 29/02/2016 cho Công ty In Motion Logistics biết để cho người ở Mỹ đến nhận hàng.
2.2.3.5. Gửi thông tin Booking cho khách hàng
Khi nhận được Booking Confirmation từ hãng hàng không thì bộ phận chăm sóc khách hàng và chứng từ sẽ xác nhận cho người bán biết những thông tin cần thiết như: Lịch trình bay (flight schedule), hãng hàng không sử dụng,… Chi tiết này có thể do nhà nhập khẩu nước ngoài thỏa thuận trước trong hợp đồng hoặc nhà xuất khẩu chọn (có thể nhờ đại lý) vì đây là công việc quan trọng đầu tiên khi quyết định xuất một lô hàng vì với tư cách người gom hàng và người giao nhận cho nhà xuất khẩu, Công ty giao nhận phải chọn sao cho vừa hợp lý vừa giảm được cước phí vận chuyển, vừa rút ngắn thời gian vận chuyển mà vẫn đảm bảo cung cấp dịch vụ tốt, đồng thời có lợi nhuận,… và thông báo người bán để họ chuẩn bị hàng đưa Công ty giao nhận vận chuyển ra kho.