5. Kết cấu của đề tài
2.2.4. Làm chứng từ và gửi Pre-alert cho đại lý
2.2.4.1. Xác nhận hàng đã sẵn sàng
Khi khách hàng thông báo hàng đã sẵn sàng cho việc vận chuyển, bộ phận chăm sóc khách hàng và chứng từ có nhiệm vụ liên hệ với hãng hàng không đã được chọn để đặt chỗ trước (Booking space) theo ngày giờ quy định để xuất hàng. Đồng thời, yêu cầu người gửi hàng cung cấp thư chỉ dẫn (Letter of instruction), giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin) nếu có yêu cầu, hóa đơn thương mại (Commercial invoice), danh mục đóng gói (Packing List), giấy phép XNK của Bộ thương mại,…và tất cả các chi tiết có liên quan đến lô hàng để hoàn thành thủ tục khai báo hải quan và phát hành vận đơn. Sau đó chuyển toàn bộ thông tin làm hàng cho bộ phận giao nhận để lên kế hoạch, chuẩn bị làm hàng hợp lý phù hợp với tính chất đặc điểm của lô hàng.
Theo thời gian quy định người gửi hàng đưa hàng ra sân bay hoặc bộ phận giao nhận cử nhân viên đến tận nơi để lấy hàng rồi đem tập kết ở sân bay.
2.2.4.2. Khai hải quan cho lô hàng
Nếu là hàng Phi Mậu Dịch, làm tờ khai phi mậu dịch cùng tờ cân màu xanh đưa vào hải quan để kiểm và soi hàng. Sau đó đóng dấu vào tờ cân xanh. Nếu là hàng Mậu dịch thì thường đưa tờ cân cho chủ hàng để họ khai hải
quan và hải quan cũng đóng dấu vào tờ cân xanh. Hàng gia công:
- Mở tờ khai tại chi cục hải quan quản lý hàng gia công. - Lấy số khai và đóng lệ phí hải quan.
- Rút tờ khai bản lưu người khai hải quan giao chung với biên bản giao hải quan cho công ty giao nhận (nếu là hàng miễn kiểm).
Hàng kinh doanh: - Lên tờ khai.
- Mang 2 tờ khai cùng với phiếu tiếp nhận, Packing List, Invoice và hợp đồng để khai tờ khai hải quan tại hải quan sân bay.
- Lấy số và đóng lệ phí hải quan. - Tờ khai sẽ được lấy tại hải quan kho. - Giao hàng cho công ty giao nhận. Các chứng từ cần thiết cho khai báo hải quan:
Giấy phép xuất nhập khẩu. Bản kê chi tiết hàng hóa.
Giấy chứng nhận xuất xứ (nếu người mua yêu cầu). Tờ khai hàng hóa XNK (khai hải quan).
Vận đơn hàng không. Hóa đơn thương mại.
2.2.4.3. Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và đón hàng vào bãi TCS
- Theo thời gian quy định, người gửi hàng đưa hàng ra sân bay hoặc tổ giao nhận cử nhân viên đến tận nơi để lấy hàng rồi đem tập kết ở sân bay. Tại đó, bộ phận hiện trường sẽ thực hiện việc tiếp nhận hàng để chở (Acceptance for carriage), tổ chức bốc xếp, cân hàng dán nhãn, kiểm hải quan,… Cũng có khi đem hàng về kho đóng gói lại nếu cần thiết hoặc cho thêm đá khô đóng gói lại nếu là hàng đông lạnh,… Tùy theo tính chất lô hàng hay dịch vụ chọn gói đã chào cho khách mà bộ phận hiện trường có những bước thực hiện cụ thể.
Trong thao tác này, nhiệm vụ của hiện trường rất quan trọng, đòi hỏi phải có kiến thức chuyên môn nhất định về làm hàng không (Handling facilities) vì chỉ một sơ xuất nhỏ tại hiện trường có thể gây ra những hậu quả như: Mất mát, thất lạc hàng hóa, chậm giao hàng cụ thể như:
Đối với hàng đặc biệt như đồng đen, vàng, tín phiếu, hài cốt,… phải dán nhãn đặc biệt, chú ý nơi đặt hàng.
Đối với hàng dễ hư hỏng, như hàng tươi sống (Perishable goods), hàng rau quả, hàng đông lạnh,… phải có kỹ thuật và phương tiện chuyên dùng.
Đối với hàng nguy hiểm (Dangerous goods) như hóa chất, súng đạn, chất nổ,… phải có giấy chứng nhận được phép làm hàng nguy hiểm do IATA cung cấp.
Đối với hàng dễ vỡ phải chèn lót cẩn thận.
Đối với hàng động vật sống phải được nhốt trong chuồng thích hợp, chú ý việc đảm bảo điều kiện sống trong suốt quá trình vận chuyển. Ngoài ra, nhân viên làm công tác hiện trường còn phải nắm vững các mã bay, thành phố để việc chuyển tải được chính xác.
- Dựa vào hồ sơ, booking để làm talon, tờ cân (1 tờ cân có 4 liên).
- Dán talon vào tờ cân, điền 1 số thông tin cần thiết để đón được hàng vào, kẹp 1 booking vào tờ cân vàng.
- Trình tờ cân cho gác cổng TCS để họ ký lên tờ cân và cho hàng vào.
- Trong thao tác này, nhiệm vụ của hiện trường rất quan trọng, đòi hỏi phải có kiến thức chuyên môn nhất định về làm hàng hàng không (Handling facilities). Chỉ một sơ xuất nhỏ tại hiện trường có thể gây ra những hậu quả như: mất mác, thất lạc hàng hóa, chậm giao hàng,…
2.2.4.4. Xuống hàng và cân hàng
- Bộ phận hiện trường thu xếp với cán bộ cân hàng của hãng hàng không để xác định trọng lượng của lô hàng. Trong nhiều trường hợp, đối với những lô hàng bình thường thì khối lượng thực tế cả bì (Gross Weight) cũng là khối lượng được tính cước (Chargeble Weight). Tuy nhiên, đối với những loại hàng nhẹ mà cồng kềnh chiếm thể tích quá lớn thì phải tính giá cước theo
khối lượng (Volume).
Bộ phận hiện trường thu xếp với cán bộ cân hàng của hãng hàng không để xác định trọng lượng của lô hàng. Khi hoàn tất việc cân hàng cán bộ cân hàng sẽ điền khối lượng thực tế của lô hàng vào tờ phiếu cân hàng và ký xác nhận khối lượng trên giấy và thực tế là giống nhau.
- Tìm mâm xuống hàng, chú ý khối lượng mâm (dolly + pallet) để cân lô hàng cho chính xác.
- Đo kích thước để tính Volume Weight ghi vào tờ cân.
- Tìm đúng nhân viên cân hàng (theo Airlines) để cân hàng. Sau khi cân xong, nhân viên TCS ký vào tờ cân. Họ giữ tờ cân màu vàng (có kẹp booking). Khi hoàn tất việc cân hàng thì nhân viên TCS sẽ điền khối lượng Gross Weight thực tế của lô hàng, ký vào tờ cân và giữ lại tờ cân vàng có kẹp booking.
2.2.4.5. Thanh lý hải quan, đóng phí TCS
Sau khi hàng đã được khai báo Hải quan (do người gửi hàng tự khai báo hay họ cũng có thể ủy thác cho đại lý giao nhận làm thủ tục này), hoàn thành kiểm hóa và có xác nhận của hải quan trên tờ khai hải quan thì bộ phận hiện trường cầm tờ khai này đến cửa khẩu sân bay Tân Sơn Nhất để thanh lý hải quan, lấy tờ cân xanh đã được đóng dấu hải quan, MAWB thanh lý và HAWB thanh lý (nếu có) đem đến phòng thanh lý hải quan để đóng phí. Sau đó, hải quan sẽ đóng dấu đã thanh lý lên tờ cân màu xanh.
2.2.4.6. Soi an ninh lô hàng và bấm hồ sơ trên airline
- Trình tờ cân xanh vừa thanh lý cho hàng vào soi, đóng phí Security theo số kg vừa cân ghi trên giấy.
- Bộ phận hiện trường gửi tờ cân hàng cho hãng hàng không để lập vận đơn MAWB trên đó người gửi hàng là công ty giao nhận, còn người nhận là đại lý của ở nước ngoài cụ thể như sau:
Người gửi hàng: Công ty TNHH Viet Sun Global.
Người nhận hàng: Công ty In Motion Logistics.
Đồng thời chuẩn bị những chứng từ cần thiết gửi theo lô hàng (attach documents). Bộ phận hiện trường đến nhận MAWB tại hãng hàng không gồm 02 bản: 01 bản chính (Original) cho người gửi hàng và 01 bản copy.
- Căn cứ vào số liệu làm hàng thực tế và thư chỉ dẫn của khách hàng, bộ phận hiện trường tiến hành hoàn chỉnh vận đơn đại lý (HAWB) do công ty giao nhận phát hành, trên đó người gửi hàng là Nhà Xuất khẩu ở Việt Nam, người nhận hàng là Nhà Nhập Khẩu ở nước ngoài và giao 01 bản cho người gửi hàng. Thông tin ghi trên HAWB cụ thể như sau:
Nhà Xuất Khẩu: Công ty xuất nhập khẩu Hàng không (Airimex)
Nhà Nhập Khẩu: Công ty A Boeing
- Một công việc hết sức quan trọng tại khâu hiện trường là dán nhãn lên kiện hàng gửi đi. Có 02 loại nhãn: Nhãn của vận đơn chủ (MAWB) và nhãn của vận đơn đại lý (HAWB). Trên mỗi nhãn thường có 03 mục: Số vận đơn (nhãn của MAWB ghi số MAWB, nhãn của HAWB ghi số HAWB, số kiện của lô hàng, nơi đi, nơi đến. Trong lô hàng có bao nhiêu kiện thì phải dán bấy nhiêu nhãn. Nhân viên hàng không sẽ căn cứ vào số MAWB ghi trên nhãn để thu xếp việc gửi hàng chính xác. Để cho hàng hóa có thể xuất đi, trên nhãn của MAWB phải có dấu của hải quan, chứng tỏ lô hàng đã làm xong thủ tục hải quan. Ngoài ra, còn có một số loại nhãn khác dùng cho các mặt hàng tươi sống, hàng nguy hiểm,…
2.2.4.7. Chuẩn bị gửi Pre – alert cho khách hàng ở nước ngoài
Khi hàng được gửi đi, bộ phận chăm sóc khách hàng và chứng từ khâu xuất lập tức chuẩn bị pre – alert gửi cho đại lý nước ngoài để họ tiện theo dõi, tiếp nhận khi hàng đến, giao hàng cho khách kịp thời hạn chế việc lưu kho phát sinh. Đây là khâu đăc biệt quan trọng đối với hàng tươi sống, hàng mau hỏng, hàng có giá trị cao, hàng theo mùa,..
Nội dung của pre – alert bao gồm số MAWB, số kiện, số cân tính cước trên MAWB, hình thức thanh toán cước, số hiệu chuyến bay, ngày giờ bay,…
Tiếp tục giám sát việc di chuyển lô hàng bao gồm việc chuyển tải, chuyển tiếp đến địa điểm cuối cùng để kịp thời giải quyết khi có sự cố xảy ra đối với lô hàng, trả lời cho khách những thông tin về tuyến đường vận chuyển của lô hàng. Cuối cùng nhân viên chăm sóc khách hàng và chứng từ gửi bằng chứng của việc giao hàng (Proof of Delivery) cho khách khi nhận được fax của đại lý nước ngoài thông báo người nhận đã nhận được hàng.
2.2.4.8. Chuẩn bị các chứng từ kèm theo khi hàng đi
- MAWB: Là bộ vận đơn của hãng hàng không cấp cho người giao nhận, hoặc đại lý của họ, một bộ được gửi đi cùng hàng để làm cơ sở nhận biết các khâu có liên quan đến lô hàng.
- HAWB: Là một vận đơn người gom hàng cung cấp cho chủ hàng, một bộ được gửi theo hàng và chuyển đến người nhận hàng.
- Invoice, Packing List, C/O, Visa… là các chứng từ của người bán hàng gửi theo hàng cho người mua hàng, đó cũng là căn cứ để hải quan kiểm tra và đối chiếu.
- Tờ khai xuất khẩu: Là bộ tờ khai mà chủ hàng khai báo tại cửa khẩu xuất. - Cargo Manifest: Là chứng từ người giao nhận gửi cho đại lý của họ và hải
quan cửa khẩu đến dùng để nhận biết các lô hàng.
- Pre – alert: Thường được gửi bằng email cho đại lý giao nhận để thông báo về thực trạng lô hàng trước khi hàng đến.
- Credit/ Debit Note: Là hóa đơn, chứng từ gửi cho đại lý để thông báo cho họ biết về cước và các chi phí khác.