5. Kết cấu của đề tài
3.2.2. Giải pháp 2: Khắc phục những sai sót chứng từ
Cơ sở của giải pháp
Bộ chứng từ là một trong những yếu tố quan trọng quyết định hàng hóa có được thông quan hay không. Do đó, tính chính xác của bộ chứng từ là rất quan trọng. Hiện nay, Công ty hướng đến nâng cao chất lượng dịch vụ, hoàn thiện quy trình giao nhận ngay từ bước đầu để tạo uy tín cho khách hàng và thu hút các khách hàng tiềm năng. Đưa ra các giải pháp hoàn thiện các bước có liên quan tới công việc chuẩn bị chứng từ như bước tiếp nhận, kiểm tra bộ chứng từ, chuẩn bị các chứng từ cần thiết để trình cho cơ quan Hải quan kiểm tra, thông quan hàng hóa,… Vì nếu phát hiện thông tin trên chứng từ sai thì Hải quan ngay lập tức sẽ trả lại bộ chứng từ, khi đó nhân viên giao nhận sẽ mất thời gian 1-2 ngày để chỉnh sửa, điều này đồng nghĩa với việc hàng hóa sẽ thông quan trễ 1-2 ngày so với dự tính đồng thời kéo theo sự chậm trễ của các khâu tiếp theo đó. Vì phương thức vận tải đường hàng không thường có thời gian di chuyển rất nhanh, khoảng 2-7 ngày, do đó cần ưu tiên cho chứng từ đi trước để hạn chế việc nhận trễ chứng từ làm ảnh hưởng đến việc nhận hàng của khách.
Việc chú trọng đào tạo nhân viên chuẩn bị chứng từ một cách thành thạo, khắc phục các lỗi mà nhân viên thường mắc phải vì nguyên nhân chủ yếu dẫn đến tình trạng sai sót đều bắt nguồn từ nhân viên, phải tìm ra giải pháp để khắc phục tối đa tính chủ quan và tăng tính chuyên môn nghề nghiệp, đảm bảo khâu này được hoàn thành sớm nhất và chính xác nhất, rút ngắn thời gian bước đầu và là cơ sở để mau chóng hoàn thiện các bước tiếp theo của quy trình.
Điều kiện thực hiện giải pháp
Để thực hiện giải pháp này đòi hỏi nhân viên phải có tính cẩn thận, chu đáo, và có trình độ chuyên môn nghề nghiệp về lĩnh vực giao nhận XNK. Các chứng từ trong ngoại thương thường viết tắt bằng tiếng anh nên những nhân viên này đòi hỏi phải có trình độ tiếng anh tốt, đọc và hiểu được các điều khoản trong một hợp đồng và các chứng từ quan trọng khác, để xem xét và phát hiện sai sót một các chính xác nhất. Tại Công ty VSG có bộ phận riêng đảm nhận công việc chuẩn bị các giấy tờ thủ tục cần thiết cho việc nhận hàng nhập và làm hàng xuất.
Nhân viên bộ phận chứng từ là những người am hiểu về lĩnh vực thủ tục Hải quan cũng như các giấy tờ cần thiết cho việc thông quan. Khi nhận chứng từ về, trước hết nhân viên cần phải phân chia chứng từ theo từng nhóm, trong từng nhóm khách hàng đó sẽ phân ra thành từng lô hàng và được bố trí sắp xếp theo thời gian nhận chứng từ, thời gian hoàn thành quy trình giao nhận.
Khâu chuẩn bị chứng từ là rất quan trọng trong toàn bộ quy trình, bởi vì hoạt động giao nhận hàng hóa XNK cần rất nhiều loại chứng từ bao gồm các loại chứng từ về hàng hóa, vận tải, các loại giấy tờ về hải quan, thuế nên việc phân chia nguồn nhân lực đảm nhiệm cho từng lô hàng khác nhau, tránh trường hợp công việc chồng chéo lên nhau dễ gây nhầm lẫn. Nên chia nhỏ công việc ra cho từng người để đảm bảo sự chuyên sâu và tính chính xác cao. Có thể phân chia theo cá nhân, nhóm hoặc theo tổ. Mỗi nhóm như vậy chỉ nên tập trung vào thực hiện một lô hàng nhất định, tránh tình trạng một người phải làm quá nhiều việc dễ dẫn đến sai sót.
Khi nhận bộ chứng từ, nhân viên phải kiểm tra thật kỹ về nội dung, đối chiếu các chứng từ có khớp với nhau không, nếu có sai sót thì phải báo ngay cho Công ty khách hàng để kịp thời sửa chữa vì để sửa chữa một chứng từ mất khá nhiều thời gian, có thể liên lạc ngay qua điện thoại, mail hoặc gặp mặt trực tiếp, để báo lại những chỗ sai, thiếu xót để khách hàng điều chỉnh trong thời gian sớm nhất vì sai
sót trong khâu kiểm tra chứng từ nhiều khi xuất phát từ phía khách hàng, do khách hàng giao thiếu chứng từ hoặc giao chứng từ làm nhiều lần dẫn đến việc khó kiểm tra, không phát hiện lỗi sai trong chứng từ, khi đó bộ chứng từ sẽ không thống nhất với nhau. Cần lưu ý là mỗi loại hàng hóa khác nhau, điều kiện xuất khẩu khác nhau thì dẫn đến bộ chứng từ cũng sẽ khác nhau.
Trong quá trình lập chứng từ cần phải cập nhật thông tin, các văn bản hướng dẫn của các cơ quan có liên quan, phải tuân theo những quy định có sẵn vì tính chính xác và phù hợp giữa các chứng từ là điều rất quan trọng cho việc khai báo các thông tin trong tờ khai Hải quan.
Trước khi nộp chứng từ và khai báo Hải quan kiểm tra, nhân viên cần kiểm tra cẩn thận đầy đủ số lượng chứng từ, bản gốc và bản photo. Kể cả kiểm tra lỗi đánh máy của một số công văn, văn bản. Đặc biệt là giấy nộp thuế vào ngân sách nhà nước, nếu nhân viên giao nhận quên mang theo thì có thể gọi về Công ty khách hàng để đề nghị gửi bản fax của tờ nộp thuế vào ngân sách nhà nước tới cảng để trình cho cán bộ Hải quan tiếp nhận hồ sơ làm việc vì một lô hàng trước khi đến nơi phải qua nhiều chặng và chứng từ luôn đi cùng hàng hóa. Việc chuyển chặng như vậy dễ dàng thất lạc chứng từ và khi hàng đến nơi, đầu đại lý nước ngoài sẽ không làm thủ tục hải quan, hàng hóa sẽ bị lưu kho trong khi chờ chứng từ.
Các trang thiết bị như điện thoại, máy in, máy fax, máy scan, máy photo phải luôn được bảo dưỡng và trong tình trạng hoạt động tốt để đề phòng trong trường hợp chuẩn bị các giấy tờ và gửi một cách nhanh chóng, kịp thời.
Kết quả đạt được từ giải pháp
Thời gian kiểm tra và chuẩn bị chứng từ sẽ được rút ngắn, chính xác hơn nhờ các nhân viên đã có kinh nghiệm giúp cho quá trình thông quan hàng hóa diễn ra nhanh chóng. Việc phân chia nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên đối với từng lô hàng giúp tránh trường hợp nhân viên sẽ lấy nhầm chứng từ của các lô hàng khác hay thiếu sót chứng từ. Rèn luyện cho nhân viên tính cẩn thận, tỉ mỉ để giúp tạo lòng tin đối với khách hàng từ đó xây dựng uy tín cho Công ty. Đảm bảo tính thống nhất về mặt nội dung giữa các chứng từ của một lô hàng, đồng thời kiểm tra phát hiện sai sót và sửa chữa một cách kịp thời. Giảm được chi phí, thời gian đi lại để hoàn thiện bộ chứng từ đồng thời rút ngắn thời gian thực hiện quy trình, tiết kiệm được thời gian di chuyển, tiết kiệm chi phí làm hàng.
STT CÔNG
VIỆC HIỆN TẠI CẢI TIẾN HIỆU QUẢ
1 Tiếp nhận và chuẩn bị chứng từ Một người làm quá nhiều lô hàng cùng một lúc và đôi lúc chuẩn bị thiếu một số chứng từ quan trọng gây khó khăn cho việc khai hải quan.
Phân chia công việc cụ thể cho từng nhân viên.
1 nhân viên tiếp nhận chứng từ và nhắc nhở khách hàng, 1 nhân viên phân chia chứng từ theo lô hàng. Không phiền khách hàng khi đòi họ chứng từ 2 - 3 lần (rất dễ gây mất thiện cảm). Giảm bớt áp lực cho nhân viên, làm quy trình công việc tiến triển nhanh và hiệu quả hơn.
2 Kiểm tra chứng từ
Hiện nay, hơn 50 % nhân viên thành thạo Tiếng Anh, có nghiệp vụ chuyên môn sâu nên biết cách xem chứng từ, phát hiện lỗi sai. Nhưng đến 70 % nhân viên mới đều sai sót ở khâu này. Gây tổn thất đền bù của Công ty trong năm vừa qua là USD 450
Đào tạo nghiệp vụ chuyên sâu cho những nhân viên không đúng chuyên ngành ngoại thương. Công ty nhờ những nhân viên giỏi dành thời gian 1 tuần đầu training và hướng dẫn họ vào việc tốn chi phí 100.000 VND/người. Nhưng có thể training nhiều người cùng 1 đợt giúp giảm thiểu tối đa chi phí.
Tuy Công ty phải tốn khá nhiều thời gian và tiền bạc cho việc training nhân viên nhưng bù lại sẽ không phải chi những khoản tiền bù lỗ vào việc sai chứng từ, nhân viên không mất thời gian chỉnh sửa làm gián đoạn công việc, hàng đi và về chậm trễ ảnh hưởng đến uy tín Công ty.