5. Kết cấu của đề tài
3.2.3.Giải pháp 3: Hoàn thiện khâu đón hàng vào kho
Cơ sở của giải pháp
Điều kiện vận chuyển đối với từng hàng hóa và tình trạng giao thông thường thay đổi liên tục, ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau, cũng như quy định về việc xử phạt xe quá tải được nhà nước ban hành, thực thi trong thời gian gần đây đòi hỏi Công ty giao nhận phải nhanh chóng có các biện pháp xử lý, khắc phục kịp thời và hợp lý vì lô hàng sẽ bị chậm trễ chuyến bay nếu như trong quá trình pick – up hàng trên đường đến sân bay xe bị hư hoặc bị cấm tải trong giờ cao điểm mà không đến sân bay kịp thời để làm thủ tục hải quan thì lô hàng đó sẽ bị lưu kho và phí lưu kho sẽ được tính theo trọng lượng của lô hàng, đặc biệt đối với những mặt hàng có giá
trị cao để trong nhà kho chờ chuyến bay, thùng hàng có thể bị khoét hoặc bị mất. Bên cạnh đó cần phải tăng cường mối quan hệ hợp tác giữa Công ty giao nhận và hãng vận tải, đảm bảo hàng hóa được vận chuyển liên tục. Vận chuyển hàng hóa an toàn tới kho là một điều hết sức quan trọng, nó ảnh hưởng tới uy tín và chất lượng dịch vụ của Công ty, giúp cho Công ty đi theo đúng hướng đã đề ra, có thể duy trì được khách hàng hiện tại và thu hút thêm các khách hàng tiềm năng khác. Đó cũng là động lực để Công ty nhanh chóng triển khai việc nâng cao cơ sở vật chất hạ tầng như xây thêm kho bãi để chứa hàng hay cont và đầu tư thêm các phương tiện vận chuyển hàng hóa như xe chở cont, xe tải loại vừa và lớn.
Điều kiện thực hiện giải pháp
Trước hết để đảm bảo được xe chở cont không bị thiếu, Công ty VSG hợp tác với nhiều hãng vận tải để đáp ứng hết nhu cầu vận chuyển cho tất cả khách hàng mà Công ty đang làm dịch vụ giao nhận và tránh trường hợp một hãng vận tải không đáp ứng được số lượng xe đối với các lô hàng nhiều cont. Ngoài việc chú trọng chở hàng nguyên cont, Công ty cần chủ động liên hệ với các hãng vận tải chuyên chở hàng lẻ, hàng rời, và ký hợp đồng vận tải đảm bảo thực hiện công tác chuẩn bị xe để vận chuyển hàng hóa.
Đầu tư phương tiện vận tải là container và một số xe tải cỡ trung bình và lớn. Công ty nên có ít nhất 1 đầu máy kéo container, 5 container rỗng và 1 kho hàng gần công ty để tránh tình trạng cược công, thuê ngoài làm mất thời gian và đội chi phí làm hàng, để đáp ứng được nhu cầu vận chuyển trong trường hợp cấp bách, tránh trường hợp bị động và sức ép của các hãng vận tải khác. Việc xây dựng hệ thống kho bãi cũng là vấn đề thiết yếu trong tương lai khi công ty mở rộng quy mô.
Để quá trình vận chuyển hàng hóa không xảy ra sơ suất và tránh đổ vỡ, trước khi vận chuyển hàng ra kho, nhân viên giao nhận của Công ty cần phải tìm hiểu những đặc tính của hàng hóa sẽ giao nhận và vận chuyển cho khách, bởi nếu không nắm rõ về mặt hàng trong quá trình vận chuyển có thể xảy ra những sự cố khiến hàng hóa biến chất, hư hỏng, đổ vỡ,… khi đó Công ty phải chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với lô hàng và tất nhiên uy tín Công ty có thể bị giảm xuống. Đối với hàng hóa dễ đổ vỡ thì cần phải chèn lót kỹ để tránh va đạp trong khi vận chuyển. Nhân viên vận tải không nắm rõ hàng hóa bên trong nên bên giao nhận cần nhắc nhở về tình trạng, đặc điểm hàng hóa để có thể vận chuyển về đích an toàn, không gây nguy hại, hư
hỏng. Đồng thời nhân viên vận tải và nhân viên giao nhận phối hợp khảo sát địa hình, quãng đường vận chuyển tới đích một cách kỹ càng. Xe chở cont là loại xe hạng nặng và kích cỡ lớn nên không thể đi ở những tuyến đường nhỏ hẹp, hay tuyến đường gồ gề, bị xuống cấp,… Cần tranh thủ thời gian để tìm hướng đi phù hợp và đúng với quy định đường bộ, tránh đi vào các tuyến đường cấm xe cont cũng như về thời gian vận chuyển và vi phạm các lỗi giao thông khác. Nhân viên giao nhận Công ty phải nhanh nhẹn, xử lý tình huống khéo léo và nên thường xuyên liên lạc người vận chuyển để nắm rõ tình hình hiện tại và khắc phục sự cố nếu có kịp thời. Nếu có các tình huống, trường hợp gây khó khăn thì phối hợp đưa ra các phương án xử lý kịp thời và các phương án dự phòng khác.
Kết quả đạt được từ giải pháp
Khâu vận chuyển được chuẩn bị một cách kỹ càng nhất, hàng hóa được giao tới kho sớm nhất có thể, sớm hơn so với thời gian cho phép, độ an toàn cho hàng hóa cao. Điều này không những đem lại lợi ích cho Công ty giao nhận mà còn cho phía khách hàng, đảm bảo không phát sinh thêm nhiều chi phí khác, giúp Công ty giao nhận có được một hình ảnh tốt đẹp, mối quan hệ hợp tác lâu dài hơn, uy tín trên thị trường giao nhận được nâng cao hơn, tăng tính chuyên nghiệp cho dịch vụ giao nhận tại Công ty. Ngoài ra, việc đầu tư kho bãi và phương tiện vận chuyển là rất quan trọng, giúp công ty phát triển lâu dài và góp phần giảm chi phí, linh hoạt trong việc chủ động thực hiện giao nhận, phòng tránh các trường hợp bị động mà các phương tiện vận tải gây khó khăn trong tiến trình thực hiện công việc. Công ty cần chú trọng hơn nữa tới dịch vụ gom hàng và vận chuyển hàng lẻ. Thực hiện dịch vụ này, người giao nhận sẽ được hưởng cước gom hàng, mở rộng phạm vi dịch vụ tạo thêm công ăn việc làm cho cán bộ nhân viên của công ty, giúp công ty chủ động trong việc thực hiện giao nhận. Việc xây dựng hệ thống kho bãi cũng là vấn đề thiết yếu trong tương lai khi công ty mở rộng quy mô.
Bên cạnh đó, khi có mối quan hệ tốt với hãng vận tải, đảm bảo cho Công ty giao nhận luôn luôn có xe vận chuyển đúng thời gian để hoàn thành tốt quá trình giao nhận. Đông thời chấp hành đúng quy định nhà nước ban hành, chấp hành đúng luật an toàn giao thông đường bộ, hình ảnh của Công ty trở nên đẹp hơn. Có thể chi phí bỏ ra để thực hiện giải pháp này sẽ cao hơn so với bình thường nhưng đổi lại sẽ là uy tín, chất lượng và hiệu quả cao, đó là điều mà Công ty giao nhận cần hướng tới.
STT CÔNG
VIỆC HIỆN TẠI CẢI TIẾN HIỆU QUẢ
1 Vận động xe để vận chuyển hàng. Công ty có 2 – 3 hãng vận tải quen thuộc và phụ thuộc hoàn toàn vào xe và thời gian của họ.
Công ty nên chi ra khoản tiền 2,3 tỷ VND để mua 1 xe tải 3.5 tấn, 1 đầu kéo container, 5 container rỗng. (Các xe có thời hạn sử dụng là 18 – 23 năm) Khách hàng hiện nay về mảng Trucking rất nhiều, khoảng 40 lô (Trucking + các lô hàng Door to door)/ tháng. Khoảng 3 - 5 năm là Công ty có thể lấy lại vốn đầu tư mà mình bỏ ra.
2 Chọn tuyến đường đi Công ty đi tuyến đường nhiều nhất là ra Sân bay Tân Sơn Nhất và Cảng Cát Lái. Thường đi nhất tuyến Trường Sơn và Xa lộ Hà Nội. Các xe có thể đi qua Cầu Rạch Chiếc đường mới kết nối từ xa lộ Hà Nội vào cảng Cát Lái thông qua khu Công nghệ cao Thành phố. Hoặc đi từ đường Vành đai Đông ra xa lộ Hà Nội theo hướng đường Đồng Văn Cống, Mai Chí Thọ. Có thể giảm được ít nhất từ 1 – 2 trạm thu phí và tránh được tình trạng kẹt xe. 1 trạm thu phí trung bình thu:
+ Đối với xe tải có tải trọng từ 10 tấn đến dưới 18 tấn và xe chở hàng bằng container 20 feet thì thu 40.000 đồng/ lượt, 1.200.000 đồng/ tháng, 3.200.000 đồng/ năm.
+ Đối với Xe tải có tải trọng từ 18 tấn trở lên và xe chở hàng bằng container 40 feet thì thu 80.000 đồng/ lượt, 2.400.000 đồng/ tháng và 6.500.000 đồng/ năm.
Như vậy, Công ty sẽ giảm được ít nhất là 3.200.000 đồng/container 20 feet/ năm và 6.500.000/ container 40 feet/ năm