5. Kết cấu của đề tài
2.2.5. Xác nhận hàng đến
2.2.5.1. Theo dõi lô hàng (tracking cargo) sau khi hàng đi
Ngay khi hàng hóa được đưa vào container lên máy bay và rời khỏi sân bay đi, bộ phận chăm sóc khách hàng và chứng từ của Công ty giao nhận sẽ tiến hành việc theo dõi, giám sát tình trạng lô hàng (hay còn gọi là tracking cargo) với mục đích theo dõi lô hàng ở vị trí nào, dự kiến ngày hàng đến trong bao lâu cũng như kịp thời biết được các sự cố có thể xảy ra với lô hàng trong suốt quá trình vận chuyển.
Tracking cargo được thực hiện bằng cách truy cập vào website: www.track- trace.com chọn mục “Air Cargo”. Sau đó, chọn “Track with option” và nhập số MAWB để theo dõi lô hàng vận tải bằng đường hàng không, trang web sẽ hiện lên tình trạng của lô hàng gồm: ngày đi, ngày đến, số chuyến bay, ngày chuyển cảng,… Khi đó, ta chụp lại màn hình và gửi cho khách tiện theo dõi.
Cụ thể như đối với lô hàng VSG-SGN 181 thì nhập số MAWB: 297 – 3067 1863. Sau đó chụp màn hình và gửi cho Airimex tiện theo dõi.
2.2.5.2. Xác nhận việc đại lý nhận hàng ở cảng đến
Sau khi Trucking Cargo và Công ty giao nhận nắm được ngày dự kiến hàng đến cảng và xác nhận hàng đã đến nước người mua thì sẽ thông báo cho đại lý ở nước ngoài đến nhận hàng và hoàn tất các khâu còn lại như: Làm thủ tục thông quan nhập khẩu, các nghiệp vụ vận tải (trucking) cho tới khi đến kho người nhận hàng thực sự. Đây được xem như là bằng chứng giao hàng để tránh những tranh chấp phát sinh sau này. Trường hợp, hàng bị thất thoát hay người nhận hàng có đầy đủ bộ chứng từ nhưng không nhận được hàng thì đại lý giao nhận bên đầu nước ngoài sẽ là người chịu trách nhiệm.
2.2.5.3. Thông báo cho khách hàng khi hàng hóa đến tay người nhận thực sự
Khi hàng hóa đến tay người nhận hàng thực sự thì đại lý nước ngoài sẽ thông báo cho Công ty giao nhận biết thông tin toàn bộ tiến trình, Công ty giao nhận thông báo hàng đã đến tay người nhận thực sự và tiến hành đòi tiền của người bán.
Cụ thể như lô hàng VSG-SGN 181. Khi người nhận hàng thực sự ở DALLAS tại Mỹ là Công ty A Boeing hoàn tất các thủ tục cần thiết để nhận hàng, Công ty In Motion Logistics sẽ gửi email thông báo cho Công ty VSG biết người nhận hàng đã nhận hàng và liên hệ với Công ty A Boeing bằng email để thông tin toàn bộ tiến trình của lô hàng. Đây sẽ là bằng chứng cho việc nhận hàng của A Boeing và là cơ sở để Công ty A Boeing thanh toán tiền hàng với công ty Airimex sau này.