5. Kết cấu của đề tài
3.2.4. Giải pháp 4: Cải tiến khâu chuẩn bị tiền và thanh toán
Cơ sở của giải pháp
Hiện nay việc chuẩn bị tiền để thanh toán cho các khoản phí được thực hiện trong quy trình giao nhận như các khoản phí chứng từ, phí xếp dỡ,…phí đóng cho cán bộ Hải quan và một số khoản phí khác là việc cần phải được dự tính và thực hiện trước. Những khoản phí này thường rất lớn, tùy thuộc vào từng số lượng của các lô hàng cụ thể, có nghĩa là trong quá quá trình di chuyển nhân viên giao nhận phải đem theo một khoản tiền lớn, điều này gây khó khăn và nguy hiểm cao, ảnh hưởng đến nhân viên và thời gian thực hiện giao nhận. Một số trường hợp phát sinh khác có liên
quan tới tiền và thanh toán. Từ đó đòi hỏi Công ty cần phải đưa ra các giải pháp để khắc phục tình trạng chậm trễ do chuẩn bị tiền không kịp. Cũng như cải tiến các hình thức thanh toán, bắt kịp với xu hướng hiện nay là thanh toán qua ngân hàng, hay sử dụng dịch vụ Bank Internet,… Công ty cần phải hướng tới một tác phong làm việc nhanh nhẹn và chuyên nghiệp hơn.
Điều kiện thực hiện giải pháp
Trước hết Công ty cần phải thỏa thuận với khách hàng trong hợp đồng về cách thanh toán tiền, chi phí chứng từ cho lô hàng, tại điều khoản này quy định người thanh toán sẽ là Công ty khách hàng thanh toán trực tiếp với các đơn vị làm thủ tục như hải quan, hãng tàu,… hoặc do Công ty giao nhận ứng trước để thanh toán. Để đảm bảo luôn đáp ứng kịp thời lượng tiền để làm hàng. Công ty VSG sẽ đề nghị Công ty khách hàng tạm ứng một khoản tiền để thanh toán chi phí làm hàng cho lô hàng mà công ty đã nhờ VSG làm dịch vụ. Hoặc cách khác, kế toán của Công ty hoặc nhân viên giao nhận sẽ liên hệ với Hãng hàng không, Hải quan để tính được chính xác cước phí và thông báo cho Công ty khách hàng trực tiếp thanh toán các chi phí này cho Hãng hàng không hay Hải quan bằng chuyển khoản mà không cần nhân viên giao nhận của VSG thực hiện.
Nhân viên kế toán của Công ty giao nhận phải linh hoạt trong khâu thanh toán các chi phí phục vụ việc làm hàng, liên hệ thường xuyên với nhân viên giao nhận để phối hợp thực hiện một cách nhanh nhất và thuận tiện nhất. Đảm bảo các khoản tiền được chuẩn bị trước, tránh nhân viên bị động, lúng túng, gây khó khăn trở ngại cho nhân viên giao nhận.
Khi thanh toán các khoản tiền cho ngân hàng hay Hãng hàng không, nhân viên giao nhận phải kiểm tra kỹ nội dung trên hóa đơn đã đúng tên Công ty, mã số thuế, địa chỉ của Công ty mà VSG nhận làm dịch vụ. Để tránh xảy ra sơ sót, gặp khó khăn trong việc thanh toán lại các chi phí làm hàng với khách hàng.
Hiện nay dịch vụ đăng ký và mở tài khoản tại các ngân hàng đang rất phổ biến với nhiều hình thức ưu đãi, Công ty lựa chọn ngân hàng mà mình cảm thấy uy tính và tin tưởng và thích hợp nhất để mở tài khoản cho tất cả các nhân viên giao nhận. Phải mở cùng một ngân hàng như mới sử dụng các dịch vụ của ngân hàng như: Chuyển tiền, rút tiền,… với chi phí tiết kiệm nhất. Sau đó đăng ký sử dụng dịch vụ thẻ ATM qua hệ thống Internet. Hoặc đăng ký sử dụng dịch vụ qua điện thoại di
động để nhân viên thuận tiện hơn trong việc chuẩn bị tiền và thanh toán kịp thời khi cần thiết. Một số chi phí làm hàng như phí xếp dỡ, phí chứng từ,… những chi phí này đối với lô hàng lớn sẽ mất một khoảng tiền lớn. Vì vậy để hạn chế những bất lợi trong việc nhân viên cầm một số tiền mặt lớn để thanh toán, Công ty cùng nhân viên giao nhận có thể chuyển tiền cho nhau bằng thẻ thanh toán ATM do Công ty đã mở như trên. Ví dụ: Có thể sử dụng thẻ thanh toán của Maritime Bank, rất tiện lợi và được các nhân viên giao nhận sử dụng nhiều. Với thẻ này, nhân viên giao nhận giao nhận có thể dễ dàng rút tiền tại nơi cần thanh toán (Hãng hàng không, chi cục Hải Quan) và với bất kỳ các máy ATM của ngân hàng nào. Điều này đòi hỏi nhân viên giao nhận cần phải biết rõ các vị trí các trụ ATM của ngân hàng dịch vụ, nơi gần nhất để dễ dàng di chuyển nhanh nhất.
Công ty nên có biện pháp thu hút thêm vốn: Vì công ty hoạt động trên nhiều lĩnh vực như khai thuê hải quan, vận chuyển nội địa,… nên vốn phải phân tán ra, có khi hàng gấp mà khách hàng chưa trả nợ, quỹ tiền mặt lại không còn,.. nên công tác lấy hàng cho khách hàng phải đình lại, dẫn đến phát sinh các chi phí ngoài ý muốn. Công ty có thể thu hút vốn bằng cách vay vốn ngân hàng, hoặc tìm thêm nhà hợp tác,… Có như vậy, Công ty mới chủ động trong công tác lấy hàng, phát triển nhanh và nâng cao uy tín cũng như khả năng cạnh tranh trên thương trường
Kết quả đạt được từ giải pháp
Việc thanh toán sẽ được tiến hành nhanh hơn, tiết kiệm thời gian để thực hiện tiếp các khâu khác trong quy trình giao nhận. Tiết kiệm được chi phí đi lại, tránh được nhiều sai sót liên quan đến tiền bạc, cũng như đảm bảo uy tín cho việc quyết toán các chi phí lại với khách hàng, tăng tính chuyên nghiệp cho dịch vụ Công ty.
STT CÔNG
VIỆC HIỆN TẠI CẢI TIẾN HIỆU QUẢ
1 Yêu cầu khách hàng thanh toán Vì có nhiều khách hàng quen nên trung bình khoảng 3 – 4 lô hàng thì họ mới thanh toán 1 lần. Cần nhắc nhở công nợ của khách hàng thường xuyên, đưa ra những lý do hợp lý để họ mau thanh toán như: Thanh toán với hải quan, hãng hàng không, hãng tàu,… và phạt 50% số tiền khi không thanh toán cho Công ty đúng hạn.
Rút ngắn thời gian thanh toán của khách hàng, làm cho Công ty có vòng vốn để xoay những công việc khác.
2 Chuẩn bị tiền làm hàng Hiện nay, Công ty đưa tiền mặt cho các nhân viên giao nhận với số tiền rất lớn có khi lên đến 40 – 50 triệu đồng.
Ngoài thẻ Vietcombank của Công ty thì nên có thêm thẻ thanh toán của Maritime bank cho mỗi nhân viên giao nhận vì dễ dàng rút tiền ở mọi nơi và có thể thanh toán ngay với Hãng hàng không, chi cục Hải quan,… tại ngay nơi rút tiền.
Tránh tình trạng nguy hiểm khi đem một số tiền quá lớn trong người, thanh toán nhanh chóng và tiện lợi vì tiền được thanh toán ngay tại nơi rút tiền. Giảm thiểu được rủi ro rất lớn.