5. Kết cấu của đề tài
2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân
Bên cạnh những ưu điểm, Công ty cũng có một số hạn chế trong quy trình giao nhận hàng xuất khẩu như:
- Hạn chế 1: Việc tìm kiếm khách hàng
Đa số các đơn hàng giao nhận do sự chỉ định của những đại lý giao nhận bên đầu nước ngoài hoặc hầu hết là khách hàng thân thuộc lâu năm làm cho lợi nhuận của Công ty không tăng cao, chưa có bước đột phá.
Nguyên nhân của hạn chế: VSG chưa có bộ phận Marketing song hành hoặc đào tạo nghiệp vụ Marketing cho bộ phận Sales để tiếp cận sâu và rộng đến nhiều khách hàng hơn về việc chủ động liên hệ, tìm kiếm và chào giá cho khách hàng. Công ty chưa tích cực trong việc tham gia các hội chợ, triển lãm về Logistics để tìm kiếm khách hàng, giới thiệu dịch vụ. Việc thiếu thông tin về thị trường do bộ phận tìm kiếm khách hàng chưa được mở rộng, làm cho khách hàng chỉ nằm trong các mối quan hệ quen biết.
- Hạn chế 2: Đón hàng vào kho
Công ty chưa đầu tư vào phương tiện vận tải, chưa có được kho bãi riêng để lưu trữ hàng hóa, quy mô Công ty còn nhỏ nên phải thuê mướn hầu hết các khâu vận chuyển và lưu trữ hàng, làm chi phí vận chuyển nội địa cho những phát sinh này phải đội lên rất nhiều. Trong xu thế hiện nay thì Công ty đang gặp nhiều bất lợi khi không có đủ những cơ sở vật chất cho riêng mình. Điều đó tạo cho VSG những khó khăn khi muốn đầu tư vào một giao dịch lớn hơn khả năng mà mình đang có. Trong quá trình chuyên chở hàng hóa, do không nắm rõ về mặt hàng chuyên chở, dẫn đến tình trạng hàng hóa bị hư hỏng, đỗ vỡ. Việc này ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng dịch vụ của Công ty.
Nguyên nhân của hạn chế: Nguồn vốn cho mở rộng và phát triển thị trường còn hạn hẹp khi VSG là một doanh nghiệp tư nhân. Do chưa trang bị được hệ thống vận tải nội địa, vẫn phải thuê ngoài một số dịch vụ như xe đầu kéo container gây nhiều khó khăn mỗi khi có nhu cầu bức thiết từ khách hàng, hoặc vào mùa cao điểm hay có sự siết chặt của các cơ quan quản lý liên ngành. Chưa kể đến việc biến động nhiên liệu xăng dầu làm cho chi phí tăng giảm thất thường.
Mặt khác, do hệ thống giao thông nước ta chưa thật sự tốt, đường xá nhỏ, gồ ghề, có nhiều ổ gà, gây nhiều khó khăn cho quá trình chuyên chở. Tình trạng kẹt xe là một trong những vấn đề chính khiến cho việc chậm trễ giao hàng cho chủ hàng. Ngoài ra, trên đường vận chuyển có thể sẽ gặp một số tình huống khó khăn cho xe tải: Kiểm tra hàng, kiểm tra trọng lượng xe,… nếu không giải quyết khéo léo thì hàng hóa sẽ khó giao cho chủ hàng đúng thời gian quy định đặc biệt là các hàng hóa như: hoa quả, thủy hải sản, hàng đông lạnh,…
- Hạn chế 3: Về việc khai báo hải quan
Quy trình và thủ tục hải quan ở mỗi cảng khác nhau và chưa có sự đồng bộ, nhiều khâu thủ tục không cần thiết làm Công ty tốn nhiều thời gian và chi phí. Xuyên suốt quá trình khai báo hải quan thì người thực hiện chính đó là nhân viên giao nhận của Công ty, điều này đồng nghĩa với mọi thông tin, số liệu, giấy tờ,… hầu hết đều do một nhân viên kiểm tra và xác nhận. Điều này sẽ gây ra không ít áp lực cũng như sự sai sót dễ xảy ra nếu không cẩn thận.
Nguyên nhân của hạn chế: Do Công ty chưa có những buổi hướng dẫn cụ thể phương pháp, quy tắc, quy định về áp mã hàng hóa đối với các nhân viên mới nên
dễ gây nên sai sót khi khai hải quan. Ngoài ra, tất cả việc khai hải quan đều chỉ giao cho một nhân viên đảm nhận nên đối với những nhân viên chưa lành nghề họ sẽ bị rối về quy trình cũng như gây ra các sai sót không mông muốn. Song song đó, khả năng cập nhật các thông tư, nghị định hướng dẫn của cơ quan hải quan cũng chưa được Công ty chủ động.
- Hạn chế 4: Việc nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Khi gửi cho Công ty giao nhận, Nhà xuất khẩu thường đưa thiếu một số loại chứng từ, ví dụ như phía khách hàng không gửi C/O cho Công ty khi lô hàng này thuộc diện được hưởng ưu đãi thuế quan, một số trường hợp không gửi MSDS (Material safety data sheet) khi là hàng nguy hiểm. Một số thông tin trên chứng từ sai sót về số hợp đồng, số L/C, nội dung tên hàng không rõ ràng, số lượng hàng hóa, vài trường hợp thiếu B/L gốc. Thông tin trên bộ chứng từ đôi lúc không trùng khớp, thiếu chính xác, số lượng hàng hóa được kê khai đôi khi không phù hợp với thực tế gây mất thời gian và chi phí cho việc điều chỉnh những thông tin sai lệch.
Nguyên nhân của hạn chế: Việcbộ chứng từ bị chậm trễ, nguyên nhân chủ yếu do:
Người xuất khẩu gửi thiếu một trong những chứng từ cần thiết.
Sai sót về thông tin giữa các chứng từ.
Chậm trễ trong việc liên lạc giữa nhân viên, Hải quan và các cơ quan.
Khi nhận bộ chứng từ không kiểm tra kỹ các thông tin cần thiết.
Nhân viên chứng từ thường đảm nhận việc kiểm tra các chứng từ khi khách hàng gửi bộ chứng từ đến, một số nhân viên vẫn còn lơ là trong việc kiểm tra tính hợp lý giữa các thông tin trong hóa đơn, vận đơn,…
- Hạn chế 5: Thanh toán
Các khách hàng không thanh toán đúng hạn khi hoạt động giao nhận kết thúc. Công tác thu hồi công nợ của các Sales chưa cao. Đối với những khách hàng thân thuộc của Công ty họ hay dồn nhiều đơn hàng và trả từ từ. Gây khó khăn cho việc thu hồi vốn và làm cho doanh thu của Công ty bị giảm sút đáng kể.
Nguyên nhân của hạn chế: Công ty chưa có những chính sách hợp lý về công tác thu hồi công nợ cao và các Sales chưa có chính sách làm việc hợp lý với khách hàng nên các công nợ hiện nay ngày càng nhiều. Đối với những khách hàng thân thuộc, Công ty chưa có các giải pháp triệt để trong việc hạn chế cho họ dồn nhiều đơn hàng và trả từ từ vì Công ty sợ mất lòng với những khách hàng lâu năm.
TÓM TẮT CHƯƠNG 2
Trải qua hơn 4 năm hoạt động thì quy trình đã có những chuyển biến tích cực để thích hợp với môi trường luôn biến động nhưng hiện nay quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường hàng không của Công ty TNHH Viet Sun Global vẫn gồm 5 bước chính là: Tìm kiếm và ký hợp đồng với khách hàng, lấy Booking và gửi Booking cho khách hàng, làm chứng từ và gửi Pre – alert cho đại lý, xác nhận hàng đến, thanh toán. Trong 5 bước chính trong quy trình trên thì có rất nhiều bước nhỏ để thực hiện và các giai đoạn đó đã được nhân viên thực hiện một cách thành thạo và tiến độ công việc rất nhanh chóng.
Ta thấy rằng Công ty tuy mới chỉ chiếm được thị phần rất nhỏ trong thị trường giao nhận vận tải hàng không nhưng có rất nhiều ưu điểm để phát huy thế mạnh của mình như có nhiều đối tác lâu năm, Công ty có vị trí tọa lạc tốt, hệ thống mạng nội bộ cũng như các thiết bị công nghệ được trang bị khá đầy đủ.... Bên cạnh những thuận lợi sẵn có thì Công ty cũng gặp không ít những khó khăn như việc chào giá cước cho khách hàng, việc đón hàng vào kho, khai hải quan, thanh toán…Do vậy, việc cạnh tranh bằng chất lượng là rất cần thiết, nó giúp Công ty bớt được gánh nặng cạnh tranh. Bên cạnh đó, Công ty không có tiềm lực về vốn so với các Công ty nước ngoài, lực lượng nhân viên còn trẻ chưa phản ứng nhanh với những trường hợp bất ngờ, cơ sở vật chất còn nhỏ và phải thuê mướn các dịch vụ vận chuyển nội địa tốn khá nhiều chi phí nên giá cả khó cạnh tranh so với các Công ty forwarder khác. Để giảm thiểu được điều đó, trước hết hoạt động giao nhận của Công ty phải đáp ứng được những yêu cầu đặc thù cơ bản của nghề nghiệp. Đó là nhanh gọn, chính xác, an toàn với chi phí thấp nhất có thể. Muốn vậy, Công ty nên tự mình xây dựng một số chỉ tiêu định lượng như thời gian hoàn thành công việc hợp lý và cả một số chỉ tiêu định tính để theo dõi kết quả dịch vụ, đánh giá của khách hàng. VSG đã và đang từng bước khẳng định vị thế của mình trong lĩnh vực Logistics, ngày càng có nhiều khách hàng tin tưởng chọn VSG là ưu tiên hàng đầu. Số lượng lẫn chất lượng nhân lực luôn được Ban giám đốc chú trọng; kể cả chiến lược đào tạo đặc thù và khéo léo giải quyết mâu thuẫn. VSG đã trải qua nhiều thử thách và luôn phấn đấu trở thành Công ty giao nhận hàng đầu Việt Nam.
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP - KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU
BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH VIET SUN GLOBAL