Mục đích: Thông qua tìm hiểu vể hệ thống KSNB, KTV đánh giá được những điểm mạnh và điểm yếu của KSNB nói chung cũng như của từng bộ phận, từng khoản mục. Trên cơ sở hiểu biết về KSNB, KTV tính toán khối lượng và mức độ phức tạp của công việc, đánh giá sơ bộ về rủi ro kiểm soát. Từ đó, KTV xác định phương hướng và phạm vi kiểm tra, thiết kế thủ tục kiểm toán. Để tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá sơ bộ về tính hữu hiệu của hệ thống KSNB trong việc ngăn ngừa và phát hiện những gian lận sai sót. Theo một số nội dung như phỏng vấn một số nhân viên trong công ty và tham khảo kinh nghiệm của KTV tiền nhiệm.
a) Tìm hiểu về khía cạnh kinh doanh chủ yếu liên quan đến bán hàng, thu tiền:
- Thị trường tiêu thụ của Công ty TNHH Sungwoo Vina chủ yếu là bán trong nước, trong đó bán trong nước chiếm 75%, xuất khẩu chiếm 25%.
- Cơ cấu doanh thu trong kỳ chủ yếu thu được từ hoạt động bán thành phẩm.
- Cách thức bán hàng của đơn vị là bán hàng thu tiền ngay hoặc công nợ, công nợ chiếm phần lớn trong hoạt động kinh doanh của công ty.
- Các chính sách chiết khấu giảm giá Công ty không có chính sách hoặc nếu có thì tùy theo từng đối tượng cụ thể.
- Khách hàng chính là các khách hàng cũ và thêm một số khách hàng mới.
- Xuất khẩu chủ yếu vào các khu chế xuất, giao hàng tay ba, phương thức thanh toán được thỏa thuận trên hợp đồng.
b) Tìm hiểu về chính sách áp dụng đối với bán hàng, thu tiền:
- Thời điểm ghi nhận doanh thu, có cơ sở cho việc ghi nhận doanh thu: được xác nhận khi lập phiếu xuất kho hoặc biên bản giao hàng hóa cho bên Mua và hai bên đã ký xác nhận chấp thuận mua hàng và không thắc mắc tức đã chuyển giao quyền sở hữu => xuất hóa đơn (đối với trong nước); hoặc hoàn tất thủ tục hải quan (đối với xuất khẩu).
- Ước tính dự phòng phải thu: Không áp dụng.
- Chính sách thủ tục bán hàng hoặc gủi hàng đại lý: Không áp dụng.
- Chênh lệch tỷ giá đối với người mua gốc ngoại tệ tính theo phương pháp bình quân tức thời.
c) Mô tả chu trình bán hàng thu tiền:
- Đầu tiên, hai bên thống nhất một hợp đồng mua bán trong khoản thời gian một hoặc cho nhiều năm tài chính do hai bên thống nhất với nhau về số lượng, chủng loại mặt hàng
gửi fax hoặc mail đơn đặt hàng cụ thể về số lượng, chủng loại, địa điểm giao hàng, thời gian giao hàng chậm nhất (kế hoạch giao hàng)… Sau đó, dựa trên đơn đặt hàng của khách hàng đã được phê duyệt của Giám đốc công ty và khách hàng nhân viên phụ trách xuất hàng của phòng kinh doanh tiến hành lập lệnh xuất kho theo số lượng và chủng loại hàng mà khách hàng đăng ký. Trong khi đó bộ phận kế toán tiến hàng lập hóa đơn cho lô hàng đó và chuyển đến bộ phận giao hàng để chuyển đến khách hàng. Cuối cùng, sau khi đã giao hàng nếu thu tiền ngay thì chu trình kết thúc; hoặc chảu thu được tiền thì bộ phận kế toán tiếp tục theo dõi công nợ khách hàng.
- Giá bán các thành phẩm của công ty áp dụng thay đổi theo từng thời kỳ khác nhau. Giá bán các sản phẩm của công ty được tính toán dựa trên cơ sở chính sách giá của công ty, giá cả trên thị trường trong nước và quốc tế.
d) Soát xét về thiết kế và triển khai các thủ tục kiểm soát chính:
- Hóa đơn bán hàng chỉ được lập cho đơn hàng và lệnh xuất kho đã được duyệt. - Đối chiếu hóa đơn với phiếu xuất kho.
- Lập chứng từ vận chuyển và chỉ xuất hàng theo đơn hàng đã phê duyệt chuẩn và chuyển kịp thời để lập hóa đơn…