CHƯƠNG 2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.2. Thực trạng quản lý dịch vụ hành chính công trực tuyến
3.2.4. Quản lý hồ sơ thực hiện dịch vụ hành chính công trực tuyến
dân của Quận Long biên gồm 7 bước đăng ký sử dụng và 02 bước tìm kiếm theo dõi dịch vụ đăng ký của mình. Cụ thể:
- Các bước người dân đăng ký sử dụng dịch vụ công trực tuyến
➢ Bước 1:Từ Trang Chủ, Công Dân chọn Các Loại Dịch Vụ để bắt đầu. ➢ Bước 2:Công dân chọn loại dịch vụ cần ử dụng.
➢ Bước 3: Điền thông tin theo mẫu tờ khai trực tuyến. Những trường thông tin có dấu * là bắt buộc nhập.
➢ Bước 4: Sau khi điền đầy đủ thông tin, Công Dân nhấn vào nút Tiếp tục để xem lại thông tin đã điền.
➢ Bước 5: Sau khi đã kiểm tra thông tin và chính xác, Công Dân nhập Mã Xác Nhận và nhấn vào nút Gửi thông tin.
➢ Bước 6:Thông tin đăng ký thành công sẽ đi đến trang hướng dẫn các bước tiếp theo để hoàn tất hồ sơ. Công Dân có thể lưu lại Mã hồ sơ để Tra cứu tình trạng hồ sơ. Xem thêm Cách Tra Cứu Thông Tin Hồ Sơ. ➢ Bước 7: Thông tin đăng ký sẽ được gửi đến hộp thư điện tử mà Công
Dân đã điền trong biểu mẫu. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc có yêu cầu khác, Công Dân sẽ được hướng dẫn chi tiết để bổ sung hoàn chỉnh hồ sơ.
- Các bước tra cứu hồ sơ
➢ Bước 1: Từ Trang Chủ, Công Dân chọn Tra Cứu Hồ Sơ để bắt đầu. ➢ Bước 2:Công Dân điền Mã Hồ Sơ đã đăng ký, nhập Mã Xác Nhận và nhấn
nút Tra cứu. Thông tin hồ sơ đã đăng ký sẽ hiện ra bên dưới ô Tra cứu. Trên cơ sở đăng ký của người dân, các dịch vụ đăng ký trược tuyến sẽ được quản lý và xử lý. Được sự quan tâm của lãnh đạo UBND quận Long Biên, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào cải cách hành chính đã được cải thiện, mang lại nhiều đổi mới tích cực cho quận Long Biên từ đó kéo theo chất lượng dịch vụ hành chính công ngày một nâng cao cải thiện qua việc ứng dụng nhiều chương trình dịch vụ qua mạng internet như: đăng ký lao động qua mạng, cấp phép kinh tế qua mạng, trích lục hộ tịch qua mạng. Từ năm 2015, UBND quận Long Biên đã có nhiều sáng kiến trong
công tác cải cách, triển khai nhiều việc ứng dụng công nghệ thông tin hơn phục vụ cho dịch vụ hành chính công như: nhắn tin lấy số thứ tự qua tổng đài điện thoại, nhắn tin tra cứu kết quả giải quyết hồ sơ, hệ thống khảo sát ý kiến khách hàng,...
Bảng 3.10. Kết quả tiếp nhận hồ sơ dịch vụ hành chính công trực tuyến quận Long Biên giai đoạn 2016 - 2018
Chỉ tiêu Hồ sơ Tốc độ phát triển (%)
2016 2017 2018 2017/2016 2018/2017 BQ 1. Hồ sơ DVHCC 46.336 46.561 46.812 100,49 100,54 100,51 2. Hồ sơ DVHCC trực tuyến 4.630 4.950 5.410 106,91 109,29 108,10 3. Tỷ lệ hồ sơ DVHCC trực tuyến/hồ sơ DVHCC 9,99 10,63 11,56 106,39 108,71 107,54
Nguồn: UBND Quận Long Biên (2018)
Tổng số hồ sơ dịch vụ hành chính công của quận Long Biên tăng qua các năm, năm 2016 là 46.336 hồ sơ, năm 2018 đạt 46.812 hồ sơ. Số hồ sơ dịch vụ hành chính công trực tuyến của quận Long Biên cũng tăng qua các năm, năm 2016 là 4.630 hồ sơ, năm 2018 là 5.410, Tỷ lệ hồ sơ DVHCC trực tuyến/hồ sơ DVHCC tương đối thấp, tuy nhiên lại có xu hướng tăng qua các năm, năm 2016 là 9,99% đến năm 2018 tăng lên 11,56%. Tỷ lệ trên cho thấy mức độ quan tâm của người dân cũng như việc sử dụng công nghệ thông tin ở quận Long Biên chưa thật sự rộng rãi và chưa phát triển mạnh tương xứng với bộ mặt của quận. Tuy nhiên trong số hồ sơ qua mạng thì theo khảo sát của tác giả nhận thấy có tỷ lệ khá lớn số hồ sơ qua mạng trùng lắp, thiếu và sai sót thông tin từ phía người sử dụng chương trình trong quá trình đăng ký qua mạng dẫn tới hồ sơ đăng ký không hợp lệ. Từ đó dẫn tới con số hồ sơ qua mạng hợp lệ nêu trên là chưa thật sự chính xác. Như vậy, tỷ lệ hồ sơ đăng ký qua mạng thực tế sẽ còn nhỏ hơn nhiều nữa.
Tổng số hồ sơ dịch vụ hành chính công của quận Long Biên năm 2018 là 5.410 hồ sơ, trong đó lĩnh vực quản lý đất đai là 1.258 hồ sơ, Lĩnh vực quản lý xây
dựng và nhà ở là 1.128 hồ sơ, Lĩnh vực Lao động - Thương binh - Xã hội là 1.056 hồ sơ, Lĩnh vực cấp giấy CN đăng ký kinh doanh là 800 hồ sơ, Lĩnh vực tư pháp là 502 hồ sơ và lĩnh vực khác là 666 hồ sơ.
Bảng 3.11. Kết quả tiếp nhận hồ sơ dịch vụ hành chính công trực tuyến quận Long Biên chia theo lĩnh vực giai đoạn 2016 - 2018
Chỉ tiêu Hồ sơ Tốc độ phát triển (%)
2016 2017 2018 2017/2016 2018/2017 BQ 1. Lĩnh vực quản lý đất đai 1.090 1.186 1.258 108,81 106,07 107,43 2. Lĩnh vực quản lý xây dựng và nhà ở 982 1.008 1.128 102,65 111,90 107,18 3. Lĩnh vực Lao động - Thương binh - Xã hội 818 907 1.056 110,88 116,43 113,62 4. Lĩnh vực cấp giấy CN đăng ký kinh doanh 720 760 800 105,56 105,26 105,41 5. Lĩnh vực tư pháp 428 468 502 109,35 107,26 108,30 6. Khác 592 621 666 104,90 107,25 106,07 Tổng 4.630 4.950 5.410 106,91 109,29 108,10
Nguồn: UBND Quận Long Biên (2017, 2018)
Có thể thấy dịch vụ hành chính công của UBND quận Long Biên đang ngày càng hoàn thiện, phát triển theo hướng thuận tiện nhất có thể để đem lại lợi ích tối đa cho người dân khi sử dụng các dịch vụ hành chính công tại quận Long Biên. Tuy nhiên trong thời điểm công nghệ phát triển hiện đại thì một số dịch vụ hành chính qua mạng còn hạn chế về số lượng sử dụng (đăng ký kinh doanh, trích lục hộ tịch,..) là do một vài yếu tố ảnh hưởng như: cần xác minh các giấy tờ liên quan của đơn vị đăng ký khi đến sau khi đăng ký hồ sơ qua mạng, xác nhận lần nữa khi có người sử dụng đến yêu cầu sau khi đăng ký qua mạng,… Vì lý do đó, người dân cũng ái ngại trong việc thực hiện qua mạng vì trước sau gì cũng phải trực tiếp nộp hồ sơ giấy tại quầy tiếp nhận (xem như thực hiện nộp hồ sơ 2 lần). Nhưng ngược lại, người dân sẽ được đảm bảo
chính xác nội dung hồ sơ khi đến giao dịch hành chính tại quầy tiếp nhận hồ sơ, từ đó giảm thiểu thời gian đi lại, không còn tình trạng nhũng nhiễu vì thiếu giấy tờ hồ sơ. Chính việc làm này đã phần nào thay đổi tích cực bộ mặt của quận Long Biên, hình ảnh người cán bộ trong mắt người dân góp phần nâng cao hơn nữa chất lượng dịch vụ hành chính công tại UBND quận Long Biên. Đó là một tín hiệu khả quan trong bối cảnh tha hoá đạo đức của cán bộ nhà nước ta, cũng như dịch vụ hành chính công đã phát triển thêm một bậc về chất lượng dịch vụ.