khả năng thanh toán chậm của khách hàng
Cơ sở đề xuất
Đa số các khách hàng quen của công ty thƣờng chậm trong việc thanh toán dẫn đến rủi ro thuộc về công ty và gây ảnh hƣởng đến khả năng xoay vốn của công ty. Việc chuẩn bị tiền làm hàng không tốt gây mất thời gian làm chậm quá trình làm hàng, tốn nhiều chi phí đi lại nhiều lần. Vì vậy phải có biện pháp khắc phục để quy trình làm hàng nhanh gọn và chuyên nghiệp hơn.
Mục đích
Rút ngắn thời gian quy trình, thu hồi tiền dịch vụ nhanh để phục vụ các hoạt động khác của công ty mà vẫn giữ đƣợc quan hệ tốt với khách hàng. Tạo nên tính chuyên nghiệp cho công ty và hạn chế những tổn thất không mong muốn từ việc nhân viên giao nhận phải mang quá nhiều tiền mặt đi làm hàng.
Nội dung giải pháp
T&N nên mở thêm các tài khoản thanh toán tại các ngân hàng trong nƣớc và ngân hàng nƣớc ngoài có ở Việt Nam nhƣ: ACB, Vietcombank, Viettinbank, Citibank, HSBC, ... Công ty nên dự trữ một khoản tiền mặt nhất định tại công ty, để giải quyết nhanh một số vấn đề thanh toán cấp bách.
Các nhân viên thực hiện lô hàng sẽ đƣợc cấp 1 tài khoản để thuận tiện cho việc thanh toán các giao dịch tại hãng tàu, ngân hàng hay tại cảng.
T&N sẽ thỏa thuận với khách hàng những khoản nào sẽ thanh toán bằng tiền mặt và khoản nào sẽ đƣợc thanh toán bằng chuyển khoản. Công ty nên thông báo cho khách hàng về việc thanh toán tiền sẽ đƣợc công ty thu trong khoảng 1 tuần sau khi T&N đã hoàn tất mọi thủ tục và hoàn thành việc bàn giao hàng hóa cho khách hàng.
Công ty TNHH GNVT T&N có thể yêu cầu khách hàng ứng trƣớc 50% số tiền phí dịch vụ trƣớc khi giao hàng.
Viết công văn đòi nợ đối với khách hàng trả chậm, có thể cho khách hàng trả từng đợt cho đến khi hết số nợ.
Điều kiện thực hiện giải pháp
Các điều kiện thanh toán công ty phải bàn bạc kỹ lƣỡng với khách hàng. Nhân viên bộ phận kinh doanh phải khôn khéo và thuyết phục đƣợc khách hàng chấp nhận những điều khoản thanh toán mà công ty đặt ra. Phải đƣợc đào tạo kỹ về thƣ tín giao dịch để có thể viết những công văn đòi nợ mà không gây khó chịu và ảnh hƣởng xấu đến mối quan hệ với khách hàng.
Các ngân hàng mà T&N mở tài khoản phải là các ngân hàng lớn và có uy tín. Ngân sách tiền mặt công ty chuẩn bị sẵn là khoảng 400.000.000 vnđ.
Nhân viên giao nhận cũng phải phối hợp chặt chẽ với phòng kế toán. Khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, đối với các lô hàng có giá trị lớn thì phải có ít nhất 2
nhân viên của T&N đến công ty khách hàng để nhận tiền nhằm tạo sự an toàn và tránh rủi ro.
Dự trù kết quả thực hiện giải pháp
Việc thanh toán sẽ đƣợc tiến hành nhanh hơn, tiết kiệm thời gian để thực hiện tiếp các khâu khác trong quy trình giao nhận. Tiết kiệm đƣợc chi phí đi lại, tránh đƣợc nhiều sai sót liên quan đến tiền bạc, cũng nhƣ đảm bảo uy tín cho việc quyết toán các chi phí lại với khách hàng. Tăng tính chuyên nghiệp cho dịch vụ của công ty.
