2.2 Phân tích quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container bằng
2.2.2.2 Nhận chứng từ từ khách hàng và kiểm tra chứng từ
Nhận chứng từ từ khách hàng
Sau khi hai bên thống nhất nội dung hợp đồng dịch vụ, Công ty TNHH Giao Nhận Vận tải T&N với tƣ cách là bên thực hiện dịch vụ sẽ yêu cầu khách hàng là Công ty TNHH B&D Việt Nam cung cấp bộ chứng từ của lô hàng nhập khẩu do bên xuất khẩu cung cấp, nhân viên chứng từ sẽ phụ trách việc tiếp nhận các chứng từ cần thiết, đồng thời làm biên bản ký nhận các chứng từ đã nhận. Trong đó các chứng từ bao gồm:
Giấy giới thiệu của công ty Công ty TNHH B&D Việt Nam: 03 bản chính.
Hợp đồng ngoại thƣơng (Sales Contract): 01 bản sao
Hóa đơn thƣơng mại (Commercial Invoice): 01 bản chính
Vận tải đơn (Bill of Lading): 01 bản chính (Có chữ ký & đóng dấu của Cosco Shipping Lines).
Giấy thông báo hàng đến (Arrival Note) của Cosco Shipping Lines: 01 bản chính
Phiếu đóng gói (Packing List): 01 bản chính
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): 01 bản chính
Bộ chứng từ đƣợc gửi bằng fax hoặc email cho T&N để nhân viên công ty kiểm tra và lên tờ khai.
Kiểm tra bộ chứng từ
Khi nhận đƣợc bộ chứng từ, nhân viên phòng chứng từ T&N kiểm tra lại bộ chứng từ. Việc kiểm tra Bộ chứng từ là khâu khá quan trọng trong toàn bộ quy trình, mỗi chứng từ đều có một chức năng quan trọng riêng biệt nhƣng chúng có mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau. Đầu tiên nhân viên chứng từ sẽ kiểm tra tính hợp lệ và tính đồng bộ của những chứng từ trên, hàng hóa nhập về có thuộc danh mục cấm nhập khẩu hay không, hàng nhập khẩu có cần xin phép của Bộ chuyên ngành hay có cần giấy kiểm dịch động thực vật hay không…. để khâu làm thủ tục hải quan và nhận hàng đƣợc nhanh chóng và thuận lợi. Sau đó nhân viên chứng từ phải kiểm tra kỹ lƣỡng và chú ý các nội dung sau đây:
Kiểm tra hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)
Kiểm tra hợp đồng xem các điều có hợp lệ hay không.
Số hợp đồng:03/ 28 – TW/BD
Ngày ký hợp đồng: ngày 28 tháng 3 năm 2017
Tên và địa chỉ của bên mua: CÔNG TY TNHH B&D VIỆT NAM (ĐỊA CHỈ: 2 LÊ VĂN MIẾN, PHƢỜNG THẢO ĐIỀN, QUẬN 2, TP. HỒ CHÍ MINH)
Tên và địa chỉ của bên bán: FOSHAN SKYPLANET IMPORT AND EXPORT (HONG KONG) CO., LIMITED (Address: Units A&B 15/F, Neich Tower 128 Gloucester Road Wanchai, Hong Kong).
Tên hàng: Phối liệu men kính dùng trong ngành công nghiệp gốm sứ (Glaze Compound Material)”
Nơi sản xuất: Trung Quốc Số lượng: 50.000 KGS Đơn giá: 0.175 USD/ KG Tổng giá trị: 8,750.00 USD
Điều kiện giao hàng: CIF Ho Chi Minh, Vietnam. Chuyển tải: Cho phép chuyển tải
Thời gian giao hàng: 10 ngày kể từ ngày ký hợp đồng. Địa điểm giao hàng: Bất kỳ cảng nào tại Tp. Hồ Chí Minh
Đóng gói: Thích hợp để giao hàng bằng đƣờng biển. Hàng đƣợc đóng trong 2000 Bags, xếp trong 2 container 20ft, mỗi container 1000 Bags.
Phương thức thanh toán: Thanh toán bằng điện chuyển tiền, trả 100% giá trị hàng hóa kể từ khi nhận đƣợc bản sao B/L, Đồng tiền thanh toán: USD, Số tài khoản ngƣời bán: OSA755922098332908, tại China Merchants Bank H.O.Offshore Banking Dept, 17/F, China Merchants Bank Tower.
Lưu ý: Hợp đồng là chứng từ quan trọng để làm cơ sở đối chiếu cho các chứng từ còn lại. Vì vậy, cần phải chú ý kiểm tra các nội dung trên và tính thống nhất của chúng, trong trường hợp có sai sót, T&N sẽ yêu cầu liên hệ với B&D bổ sung và xác nhận lại để kịp tiến độ công việc.
Kiểm tra hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Hóa đơn thƣơng mại là một chứng từ không thể thiếu trong bộ chứng từ giao hàng và là cơ sở quan trọng để xác định trị giá hải quan của hàng hóa để tính thuế nhập khẩu. Hóa đơn thƣơng mại dùng trong thanh toán xuất nhập khẩu để xác định số lƣợng, mô tả hàng hóa, cảng xếp hàng, cảng đến và phƣơng tiện vận tải, nƣớc xuất xứ, giá trên mỗi đơn vị sản phẩm và trị giá lô hàng. Chính vì vậy cần chú ý:
Ngày lập hóa đơn: Ngày 07 tháng 04 năm 2017 (Ngày lập hóa đơn phải trùng hoặc trƣớc ngày giao hàng thì mới hợp lý, so sánh với ngày giao hàng trên vận đơn).
Thông tin các bên mua bán: Phải trùng khớp với hợp đồng. Số tham chiếu: Phải trùng khớp với số hợp đồng.
Mô tả hàng hóa (tên hàng, số lượng, trọng lượng đơn giá, tổng trị giá): Phải trùng khớp với hợp đồng.
Điều kiện giao hàng: Phải trùng khớp với hợp đồng
Số B/L: Giống với số B/L trên vận đơn.
Phương thức thanh toán: Thỏa mản điều kiện thanh toán trên hợp đồng.
Lưu ý: Hóa đơn thương mại phải là bản chính và có chữ ký của đại diện công ty Foshan Skyplanet Import and Export.
Kiểm tra Bill of Lading
Vận đơn đƣờng biển là chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đƣờng biển do ngƣời chuyên chở hoặc đại diện của ngƣời chuyên chở phát hành cho ngƣời gửi hàng sau khi hàng hóa đã đƣợc xếp lên tàu hoặc sau khi nhận hàng để xếp. Nhƣ vậy vận đơn là bằng chứng về việc ngƣời vận chuyển đã nhận hàng hóa lên tàu và còn là chứng từ có giá trị dùng để định đoạt và nhận hàng. Hơn nữa vận dơn còn là bằng chứng xác nhận hợp đồng chuyên chở hàng hóa bằng đƣờng biển đã đƣợc ký kết. Vì vậy việc kiểm tra tính chính xác nội dung của vận đơn rất quan trọng.
Số B/L:COAU7060373060
Ngày: 07/04/2017
Số container:CBHU5537993/ Số Seal: D195434
TEMU3050567/ Số Seal: D195408
Tên tàu:YONGTAIJI8/ Số chuyến: 079 E
Ngày tàu đến: 28/04/2017
Lưu ý:
Đây là Bill gốc nên phải có con Dấu và chữ ký của Cosco Shipping Lines.
Tên cảng bốc, cảng dỡ hàng, số lượng, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì,… phải giống với Packing List, Thông báo hàng đến và phù hợp với các chứng từ khác.
Kiểm tra thông báo hàng đến
Kiểm tra các thông tin sau:
Số container:CBHU5537993/ Số Seal: D195434
TEMU3050567/ Số Seal: D195408
Tên tàu:CSCL CALLAO/ Số chuyến: 0180W
Ngày tàu đến: 28/04/2017
Số container: Two (2) CONTAINER (20’)
Cảng bốc hàng: NanChang, China.
Cảng dỡ hàng: Cảng Cát Lái, Tp. Hồ Chí Minh.
Lưu ý: Vì trong hợp đồng có cho phép hàng được chuyển tải và lô hàng này đã được chuyển tải nên tên tàu và tên chuyến khác B/L. Ngoài ra các thông tin như ngày tàu đến, số container, số seal, cảng bốc, cảng dỡ, số lượng, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì,… phải giống với B/L và phù hợp với các chứng từ khác.
Kiểm tra Packing List
Packing List là “bản khai đóng gói hàng hóa”, trong đó liệt kê chi tiết cụ thể từng loại mặt hàng trong từng kiện hàng đóng gói để xuất nhập khẩu. Đây là một chứng từ quan trọng và cần thiết để đƣợc nhận hàng. Vì vậy nên khi lên tờ khai nhân viên giao nhận sẽ phải kiểm tra thật kỹ về tính chính xác của chứng từ này, nếu có sai sót thì yêu cầu tu chỉnh ngay để đảm bảo tiến độ của việc nhận hàng.
Số và ngày của Invoice trên Packing list phải giống trên Ivoice. Thông tin các bên mua bán: Phải trùng khớp với hợp đồng.
Đóng gói: 2000 bags (2 x 20’ container), Gross Weight: 50,030kgs, Net Weight: 50,000kgs.
Cảng bốc hàng: NanChang, China.
Cảng dỡ hàng: Cảng Cát Lái, Tp. Hồ Chí Minh.
Lưu ý:
Mô tả hàng hóa (tên hàng, số lượng, trọng lượng đơn giá, tổng trị giá), đơn vị tính, quy cách đóng gói, loại bao bì phải phù hợp với hợp đồng và các chứng từ liên quan.
Trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì, cảng bốc, cảng dỡ, … phải giống với B/L và phù hợp với hợp đồng, các chứng từ khác.
Packing list phải là bản chính và có chữ ký của đại diện công ty Foshan Skyplanet Import and Export.
Kiểm tra giấy chứng nhận xuất xứ
Kiểm tra các thông tin trên C/O có phù hợp với hợp đồng vác các chứng từ khác hay không.
Chỉ xuất trình cho hải quan hàng hóa có form A (ƣu đãi thuế quan đối với một số nƣớc Châu Âu) và form D (ƣu đãi thuế quan đối với các nƣớc ASEAN), form B không cần phải xuất trình vì không ƣu đãi với bất kỳ quốc gia nào.
Tóm lại: Việc kiểm tra bộ chứng từ sẽ giúp phát hiện những sai lệch để có thể điều chỉnh kịp thời nhằm làm cho việc khai báo hải quan được dễ dàng và nhanh chóng. Vì vậy dù nhận bộ chứng từ tại doanh nghiệp, đại lý hãng tàu hay tại ngân hàng thì nhân viên xuất nhập khẩu cũng cần có thao tác kiểm tra bộ chứng từ tương tự. Ngoài những nội dung cần phải kiểm tra như trên, nhân viên bộ phận chứng từ cũng phải tìm hiểu, nghiên cứu xem mặt hàng nhập khẩu có cần bổ sung thêm chứng từ nào khác hay không.
