Ngày 28 tháng 4 năm 2017, khi nhận đƣợc nhiệm vụ đi nhận lô hàng của B&D, nhân viên giao nhận sẽ tính ƣớc lƣợng các loại phí cần nộp để lấy D/O, làm thủ tục hải quan,… Sau đó làm thủ tục tạm ứng tiền làm hàng. Nhân viên giao nhận phải kê các khoản tiền cần nộp cho Giám đốc ký duyệt rồi đến bộ phận kế toán để lấy tiền tạm ứng đi nhận hàng.
Nhân viên giao nhận cầm một giấy Giới thiệu của B&D, Thông báo hàng đến (A/N) và Vận đơn (B/L) gốc (Vì trên thông báo hàng đến Cosco yêu cầu sử dụng vận đơn gốc) đến Cosco Shipping Lines để lấy lệnh giao hàng ( D/O).
Địa chỉ Cosco Shipping Lines: Số 209, Đƣờng Nguyễn Văn Thủ, Phƣờng Đa Kao, Quận 1, TP Hồ Chí Minh
Đến địa chỉ là tòa nhà SAFI vào gửi xe ở tầng hầm rồi đi thang máy lên tầng 6 là văn phòng đại diện của Cosco, đi tới quầy lấy D/O bấm số thứ tự và ngồi đợi đọc tên, ngay máy bấm số thứ tự ta thấy một sấp giấy đó là phiếu yêu cầu nhập của Cosco dành cho khách hàng điền thông tin vào để khi tới số ta nộp phiếu này vào cùng số thứ tự để hãng tàu xác định mục đích của mình tới hãng tàu là để làm gì? Trên Phiếu yêu cầu nhập này ta điền:
Tên khách hàng: Bùi Thị Huyền Hoanh SN: 04/04/1994 CMND Số: 212705849 SĐT: 01683080284
Là đại diện của công ty TNHH B&D VN đến hãng tàu Cosco để lấy D/O và giấy cƣợc cont sau đó ký và ghi rõ họ tên mình. Khi đến số của mình, máy sẽ đọc số thứ tự mình đang cầm trên tay, ta tiến về đúng cửa đang chờ số đó và nộp vào số thứ tự cùng với phiếu yêu cầu nhập vào cho nhân viên ở ô cửa đó, ngƣời đó sẽ xem và biết là mình muốn lấy lệnh và giấy cƣợc cont thì họ sẽ hỏi khách hàng muốn thanh toán tiền mặt
hay chuyển khoản (trƣờng hợp này là thanh toán bằng tiền mặt nên sẽ tiến hành các bƣớc tiếp theo, còn nếu là chuyển khoản nhân viên đó sẽ kiểm tra mình đã chuyển khoản cho họ trƣớc đó chƣa để họ tiến hành xuất hóa đơn, cấp D/O, giấy cƣợc cont). Sau đó họ yêu cầu xuất trình CMND của mình, một giấy thông báo hàng đến, một giấy giới thiệu công ty có ghi đầy đủ thông tin của nhân viên giao nhận. Tiếp theo nhân viên hãng tàu đó sẽ liên hệ bộ phận D/O mang bộ lệnh của công ty mình lại và tiến hành giao lệnh và viết giấy cƣợc theo các bƣớc sau:
Bƣớc 1: Ta sẽ yêu cầu nhân viên ở ô cửa đó cấp cho một phiếu cƣợc container rồi viết thông tin lên phiếu cƣợc container tại hãng tàu, trên phiếu cƣợc cần điền đầy đủ và chính xác các thông tin sau:
Tên người đại diện công ty: Bùi Thị Huyền Hoanh
Số CMND:212711030, Cấp ngày:09/11/2015, Tại: CA Quãng Ngãi
Số điện thoại:01683080284
Tên công ty: Công ty TNHH B&D Việt Nam
Địa chỉ công ty: Số 2 Lê Văn Miến, phƣờng Thảo Điền, quận 2, TP HCM.
Số Cont/số Seal: CBHU5537993/ Số Seal: D195434
TEMU3050567/ Số Seal: D195408
Số B/L:COAU7060373060
Tên tàu:CSCL CALLAO
Số chuyến:0180W
Cảng đến: cảng Cát Lái, Hồ Chí Minh
Ngày tàu đến:28/04/2017
Ký và ghi rõ họ tên ở phần đại diện ký thay.
Bƣớc 2: Nộp lại phiếu cƣợc vừa mới điền đầy đủ thông tin và B/L (lúc nãy mình chỉ nộp thông báo hàng đến và giấy giới thiệu còn B/L thì giữ lại để tới bƣớc này nộp) vào bộ phận xác nhận cƣợc, tại đây nhân viên hãng tàu sẽ tiếp nhận thông tin trên phiếu cƣợc ấy để lệnh in ra một giấy cƣợc container của hãng tàu có ghi số tiền cƣợc
đƣợc ghi trên phiếu cƣợc là 2.000.000 VND. Sau đó, bộ phận xác nhận sẽ tự chuyển B/L qua bộ phận phát hành lệnh D/O.
Đối với Cosco Shipping Lines thì mức cƣợc đối với các loại cont là:
20’GP: 1.000.000 VND
40’GP & 40’HQ: 2.000.000 VNG
20’RF, 20’FR & 20’OT: 5.000.000 VND
40’RF, 40’RH, 40’FR & 40’OT: 10.000.000 VND
Bƣớc 3: Bộ phận phát hành D/O sẽ giao cho nhân viên giao nhận một bộ lệnh D/O, yêu cầu mình kiểm tra các thông tin trên D/O so với B/L, sau khi kiểm tra xong mình ký xác nhận lên D/O rồi giao lại cho bộ phận phát hành D/O. Nhƣ vậy ta đã hoàn thành thủ tục xuất trình thông tin cho nhân viên hãng tàu cả về phần D/O lẫn cƣợc, tiếp theo ta đợi bên quầy thu ngân đọc tên để tiến hành việc thanh toán.
Bƣớc 4: Quầy thu ngân sẽ xuất phiếu thu tiền phí D/O là 726.00 VND/ 1 BL bao gồm 10% thuế GTGT và phiếu tạm thu tiền cƣợc container là 2.000.000/ 2 cont ra cho mình kiểm tra có thừa hoặc thiếu sót gì không (ở lô này thì không có gì sai cả), nếu không thiếu sót ta sẽ thanh toán tiền và thu ngân sẽ xuất một hóa đơn giá trị gia tăng phí D/O, một phiếu tạm thu cƣợc container có đóng dấu đã thu tiền của quầy thu ngân thể hiện rằng mình đã thanh toán các khoản phí đối với việc cấp D/O và yêu cầu mƣợn container của khách hàng ở Cosco.
Bƣớc 5: Sau khi hoàn thành thủ tục thanh toán, thu ngân sẽ liên hệ với bộ phận cấp D/O, nhân viên Cosco sẽ ký tên đóng dấu “HÀNG GIAO THẲNG” lên D/O và ngày hết hạn vào phiếu tạm thu tiền cƣợc cont và giấy mƣợn cont (hạ rỗng), sau đó chuyển qua bộ phận thu ngân giao cho mình gồm một bộ lệnh (03 lệnh giao hàng có dấu của Cosco, 03 B/L do đại lý này cấp phát. Khi khai hải quan chúng ta sẽ nộp nếu hải quan có yêu cầu, còn lại giữ để đối chiếu. 04 liên giấy mƣợn cont (hạ rỗng) có chức năng là giao cho tài xế thực hiện thủ tục trả cont khi công ty đã xuống hàng xong). Ngoài ra, khi nhận D/O nhân viên còn phải chú ý đến thời gian tính phí lƣu kho bãi để gia hạn.
Một số lưu ý khi nhận D/O
Nhân viên giao nhận ký và lấy các chứng từ trên, trƣớc khi ra về nhân viên giao nhận nên kiểm tra kỹ các mục sau:
Tên công ty nhận hàng trên D/O có chính xác không.
Tên hàng, số lƣợng, trọng lƣợng trên D/O và trên B/L có khớp với nhau hay không
Tên tàu, số B/L, số seal trên D/O có phù hợp với B/L không
Đồng thời nhân viên giao nhận cũng phải kiểm tra kỹ hóa đơn GTGT các nội dung nhƣ: Con dấu của hãng tàu Cosco; tên Công ty: Công ty TNHH B&D VN; địa chỉ: Số 2 Lê Văn Miến, phƣờng Thảo Điền, quận 2, TP HCM; mã số thuế: 0302383006, số tiền (bằng số, bằng chữ): 2.726.000 VND (Hai triệu bảy tram hai mƣơi sáu ngàn đồng) để có cơ sở thanh toán với công ty khách hàng. Có đóng dấu hàng giao thẳng chƣa.
Trƣờng hơp có sai sót gì thì đề nghị đại lý hãng tàu chỉnh sữa lại cho phù hợp và đóng dấu “correct” vào chỗ chỉnh sữa hoặc hủy bản cũ phát hành bản mới. Việc kiểm tra tại chỗ sẽ tránh đƣợc phiền phức và tiết kiệm đƣợc thời gian chỉnh sửa sau này.