Cơ sở đề xuất giải pháp
Nhƣ đã phân tích ở trên ta thấy cách kiểm tra chứng từ của nhân viên giao nhận còn thủ công và chƣa chuyên nghiệp dễ dẫn đến nhầm lẫn và sai sót. Nhân viên chứng từ còn hạn chế kiến thức về tiếng anh nên khó khăn trong việc đọc và hiểu chính xác nội dung của chứng từ. Việc nhân viên kiểm tra chứng từ không kỹ để xảy ra sai sót dẫn đến mất nhiều thời gian và phát sinh thêm một số chi phí không mong muốn do đó cần phải có giải pháp khắc phục kịp thời.
Mục đích
Giảm những sai sót trong kiểm tra chứng từ, nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên để thực hiện quy trình đƣợc nhanh chóng. Tiết kiệm chi phí và thời gian chỉnh sửa chứng từ, tạo dựng sự hài lòng cho khách hàng.
Nội dung giải pháp
Đầu tiên, chúng ta sẽ lên kế hoạch thực hiện 1 bảng phân công công việc cụ thể rõ ràng cho từng nhân viên. Cụ thể là phòng hành chính sẽ phân công các công việc vào cuối ngày thông qua mail cá nhân của từng ngƣời, sau khi đã tổng hợp những việc cần thực hiện cho ngày tiếp theo. Nhƣ vậy sẽ tránh tình trạng việc của ngƣời này chồng chéo lên việc của ngƣời khác và tránh đùn đẩy trách nhiệm cho nhau. Ngoài ra ta cũng phân chứng từ thành từng loại riêng biệt và phân công mỗi ngƣời phụ trách về một loại chứng từ. Điều này sẽ giảm bớt sự chồng chéo công việc giữa các bộ phận, giảm thời gian chuẩn bị và kiểm tra chứng từ do mỗi ngƣời phụ trách một loại chứng từ tạo nên
sự chuyên môn hóa, có đƣợc kinh nghiệm trong việc kiểm tra và phát hiện các lỗi sai trong chứng từ.
Tiếp theo, công ty nên mở các lớp huấn luyện cách kiểm tra chứng từ cho nhân viên một cách nhanh chóng và chính xác. Các buổi huấn luyện nên đƣợc tổ chức vào chiều thứ 7 hàng tuần vì thứ 7 công ty ít việc, các cơ quan nhà nƣớc cũng hạn chế làm việc và sẽ kéo dài đợt huấn luyện trong ba tháng. Bên cạnh đó trang bị thêm một số thuật ngữ tiếng anh chuyên ngành và thông dụng cho nhân viên để nhân viên có thể hiểu rõ nội dung của chứng từ.
Sau cùng, công ty nên đƣa ra những quy định về kỷ luật những nhân viên làm việc thiếu tập trung dẫn đến sai sót trong khi làm việc và khen thƣởng những nhân viên hoàn thành khóa huấn luyện tốt cũng nhƣ đạt hiệu quả làm việc cao. Việc này sẽ giúp các nhân viên chú tâm làm việc, có trách nhiệm hơn với công việc của mình và góp phần nâng cao uy tín và chất lƣợng của công ty.
Điều kiện thực hiện
Các phòng ban phải tổng hợp các công việc cần thực hiện của ngày tiếp theo cho phòng hành chính sắp xếp trƣớc 17h hằng ngày để phòng hành chính phân công công việc cho từng ngƣời vào ngày tiếp theo.
Công ty phải thuê đƣợc một ngƣời vững chuyên môn nghiệp vụ và có nhiều kinh nghiệm để tập huấn cho nhân viên công ty. Chúng ta sẽ huấn luyện và kiểm tra trình độ nhân viên trong thời gian 3 tháng vào các ngày thứ 7 của tuần, tổng thời gian dự kiến là 12 buổi tập huấn, mỗi buổi chúng ta phải trả chi phí là 600.000đ. Vậy tổng ngân sách cho việc huấn luyện là 12 x 600.000 = 7.200.000đ. Để việc huấn luyện đạt hiệu quả thì nhân viên phải biết lắng nghe, chịu khó học hỏi.
. Bên cạnh đó để hạn chế sai sót và thực hiện giải pháp trên phải có sự hợp tác chặt chẻ giữa công ty và khách hàng, trong việc khách hàng cung cấp đầy đủ chứng từ cho nhân viên giao nhận. Các nhân viên phải ký cam kết thực hiện các quy định một cách
Dự trù kết quả
Thời gian kiêm tra và chuẩn bị chứng từ sẽ đƣợc rút ngắn lại, và đƣợc thực hiện nhanh hơn, chính xác hơn nhờ các nhân viên đã đƣợc trang bị kỹ các kiến thức.
Phân chia nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên đối với từng lô hàng giúp tránh trƣờng hợp nhân viên sẽ lấy nhầm chứng từ của lô hàng khác. Đảm bảo tính thống nhất về mặt nội dung giữa các chứng từ của một lô hàng, đồng thời sẽ phát hiện kịp thời những sai sót để có cách khắc phục. Rút ngắn thời gian thực hiện quy trình, tiết kiệm đƣợc thời gian di chuyển, tiết kiệm phí làm hàng.
Sau các khóa học thì nhân viên sẽ tự tin hơn về chuyên môn cũng nhƣ khả năng xem xét các chứng từ tiếng anh. Thể hiện sự chuyên nghiệp của từng nhân viên góp phần nâng cao uy tín và danh tiếng của công ty.
3.2.3Giải pháp 3: Hạn chế sai sót trong khai báo Hải quan điện tử
Cơ sở đề xuất giải pháp
Phần mềm khai hải quan điện tử do công ty Thái Sơn cung cấp đôi khi bị những lỗi kỹ thuật trong quá trình thực hiện lên tờ khai gây một số trở ngại cho nhân viên chứng từ. Mạng internet hay bị yếu, mất kết nối làm tốn nhiều thời gian cho việc truyền tờ khai đến cơ quan tiếp nhận tờ khai. Nội dung của tờ khai do các doanh nghiệp quyết định nên đôi khi có những điểm thiếu chính xác và trung thực. Nhân viên không tìm thấy mã của hàng hóa hoặc nhân viên chứng từ áp mã HS cho một mặt hàng, nhƣng trên thực tế mặt hàng hóa này không nằm trong danh mục thuộc nhóm mã HS đã áp thuế. Vì vậy tốt nhiều thời gian và cần khắc phục.
Mục đích
Rút ngắn thời gian thực hiện quy trình, giảm thiểu các chi phí đi lại và chỉnh sửa các chứng từ sai sót do hải quan bắt lỗi và trả về. Hạn chế làm phiền đến khách hàng khi qua lại chỉnh sửa chứng từ nhiều lần.
Nội dung giải pháp
Đầu tiên, kiểm tra định kỳ các kiến thức liên quan đến việc lập tờ khai cũng nhƣ nội dung của tờ khai đối với các nhân viên chứng từ, cứ mỗi 3 tháng sẽ kiểm tra 1 lần và trƣởng bộ phận nghiệp vụ sẽ là ngƣời chịu trách nhiệm đánh giá chất lƣợng cũng nhƣ kiến thức của nhân viên. Tiếp theo T&N sẽ nâng cấp toàn bộ hệ thống máy tính của công ty và lắp thêm các modem phát wifi để tăng cƣờng tốc độ mạng internet cũng nhƣ tính ổn định của hệ thống đƣờng truyền.
Hơn nữa, phân mềm khai hải quan điện tử do công ty phần mềm Thái Sơn cung cấp sẽ đƣợc cập nhật phiên bản mới thƣờng xuyên, mỗi khi phía Thái Sơn có thông báo, hay việc bảo dƣỡng phần mềm sẽ đƣợc công ty Thái Sơn hỗ trợ kiểm định 3 tháng/1 lần.
Cuối cùng nhân viên bộ phận chứng từ sẽ đƣợc đƣa đi tập huấn để đƣợc đào tạo kỹ năng khai báo cũng nhƣ cập nhật những thông tin mới về phần mềm khai hải quan mỗi khi cơ quan Hải quan có sự thay đổi về nội dung hay quy trình thực hiện khai điện tử.
Điều kiện thực hiện
Công ty sẽ phải chuẩn bị ngân sách cho việc đầu tƣ thay đổi các trang thiết bị, kinh phí dự trù cho việc thay đổi này là khoảng 30.000.000 vnđ.
Trƣởng phòng nghiệp vụ phải là ngƣời am hiểu và có kiến thức vững chắc về khai hải quan điện tử để có thể giúp các nhân viên hoàn thiện kỹ năng, kiến thức và xử lý các tình huống phát sinh khi lên tờ khai.
Công ty sử dụng phần mềm khai hải quan của các nhà cung cấp có uy tín nhƣ Thái Sơn, FPT,… Để khi gặp vấn đề về phần mềm bên phía nhà cung cấp sẽ cho nhân viên đến công ty để xử lý lỗi. Và việc bảo dƣỡng phần mềm là hoàn toàn miễn phí trong thời hạn bảo hành phần mềm. Nếu hết bảo hành thì mỗi tháng bảo dƣỡng sẽ là
Các thông tin mới về sự nâng cấp phần mềm, hay các quy định mới của chính
phủ phải đƣợc cập nhật một cách sớm nhất để giúp công ty hoàn thiện hơn khâu khai
hải quan điện tử.
Dự trù kết quả
Bƣớc khai hải quan sẽ đƣợc thực hiện dễ dàng và nhanh chóng hơn nhờ đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm và kiến thức vững chắc, rút ngắn đƣợc thời gian, tiết kiệm chi phí dịch vụ và đi lại cho công ty, hạn chế các trƣờng hợp sai sót thƣờng xảy ra. Tờ khai đƣợc kiểm tra một cách kỹ càng hơn, nhân viên sẽ không mất thời gian cho việc chỉnh sửa tờ khai. Tránh đƣợc tình trạng áp mã HS nhầm, nếu áp sai mã này thì sẽ kéo theo rất nhiều hệ lụy: Truyền sửa tờ khai, nộp bổ sung hoặc xin hoàn thế, … chạy đi chạy lại để làm thủ tục sửa, dẫn đến thông quan chậm trễ… Công ty có các phƣơng án dự phòng khi trƣờng hợp xấu xảy ra, giúp cho nhân viên không bị lúng túng khi giải quyết tính huống. Hoàn thiện tốt nhất khâu lên tờ khai HQĐT, công ty có thể tự tin về trình độ và chuyên môn, phát triển dịch vụ khai thuê hải quan hơn.
