2.2 Phân tích quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container bằng
2.2.2.1 Tìm kiếm khách hàng, đàm phán và ký kết hợp đồng giao nhận hàng hóa
nhập khẩu
Bộ phận kinh doanh của công ty sẽ thực hiện nhiệm vụ chính của mình bằng cách tìm kiếm nguồn hàng xuất nhập khẩu theo các cách cơ bản sau.
Tìm trong danh mục hoặc thông qua các websites, tạp chí sách báo.
Dựa vào mối quan hệ đã có để tìm kiếm khách hàng.
Luôn luôn chủ động liên hệ với khách hàng hiện tại của công ty.
Gọi điện thoại trực tiếp tới bộ phận xuất nhập khẩu của các công ty.
Gửi bảng báo giá đến các khách hàng mới.
Đối với hợp đồng lần này, khách hàng là công ty TNHH B&D Việt Nam (địa chỉ: 2 Lê Văn Miến, Phƣờng Thảo Điền, Quận 2, TP. Hồ Chí Minh) là khách hàng quen thuộc của Công ty TNHH Giao Nhận Vận tải T&N do đó không cần thông qua bƣớc ký hợp đồng dịch vụ mà Công ty TNHH B&D Việt Nam đã chủ động liên hệ với Công ty TNHH Giao Nhận Vận tải T&N để thông báo về việc nhập lô hàng “Phối liệu men kính dùng trong ngành công nghiệp gốm sứ (Glaze Compound Material)” về Cảng Cát Lái ngày 28 tháng 4 năm 2017 và yêu cầu cung cấp dịch vụ.
Khi đã có khách hàng thì điều quan trọng đó là ký hợp đồng dịch vụ. Hình thức ký hợp đồng để cung cấp các dịch vụ đa số đó là những khách hàng mới của công ty, đôi bên vẫn chƣa biết rõ về nhau. Còn đối với khách hàng truyền thống, do tạo đƣợc mối quan hệ thân thiết nên khi ký hợp đồng với khách hàng này, có những trƣờng hợp T&N không sử dụng hợp đồng bằng văn bản mà trực tiếp ký kết hợp đồng bằng fax, email.
Đối với những khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty lần đầu sẽ đƣợc ký hợp đồng dịch vụ giao nhận theo những điều khoản đã đƣợc hai bên đồng ý và thỏa thuận với hình thức bằng văn bản, có chữ ký đóng dấu của hai bên và đƣợc lập thành 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản. Về sau, khi có phát sinh những thay đổi về những điều khoản của hợp đồng thì sẽ thực hiện thỏa thuận qua email, fax, hoặc điện thoại. Tuy nhiên sau đó vẫn đƣợc xác nhận bằng văn bản dƣới hình thức phụ lục đi kèm hợp đồng để tránh những tranh chấp phát sinh không đáng có. Khâu ký kết hợp đồng dịch vụ là khâu đầu tiên, đồng thời cũng là khâu rất quan trọng trong cả quy trình nghiệp vụ giao nhận, bởi có ký kết hợp đồng mới đảm bảo đƣợc việc thực hiện cho các khâu còn lại của quy trình.
