5. Kết cấu đề tài
2.2.1.3 Phƣơng pháp tuyển dụng
Ba phƣơng thức tuyển dụng chủ yếu thƣờng đƣợc công ty sử dụng nhiều nhất là: Tuyển dụng trực tiếp, Tuyển dụng gián tiếp và Tuyển dụng thông qua một đơn vị/doanh nghiệp khác.
Tuyển dụng trực tiếp
Trong phƣơng thức này, công ty sẽ chọn lọc các ứng viên trực tiếp từ nơi đào tạo, cụ thể là các trƣờng đại học, cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp, trƣờng dạy nghề.... Công ty tạo dựng mối liên hệ với các ứng viên đang tìm việc thông qua việc tìm hiểu các chuyên ngành đƣợc đào tạo và liên kết với trƣờng để có thể nhanh chóng có đƣợc ứng viên phù hợp với chuyên môn ngay khi công ty cần và sinh viên đủ điều kiện làm việc. Hiện nay, để hiệu quả cao hơn, công ty có thể liên hệ trực tiếp với các giảng viên, các khoa trong trƣờng và chọn lọc thông tin của các sinh viên có thành tích xuất sắc để tuyển dụng. Cán bộ tuyển dụng chuyển các thông tin tuyển dụng thông qua các buổi seminar, tạo các buổi tuyển dụng trực tiếp tại trƣờng, trực tiếp phỏng vấn và tuyển dụng. Nếu cần số lƣợng lớn, có thể phối hợp tổ chức ngày hội tuyển dụng của công ty tại trƣờng và sử dụng các văn phòng lƣu động để có thể liên hệ trực tiếp với ngƣời tìm việc.
Tuyển dụng gián tiếp
Đây là phƣơng thức này thông qua các quảng cáo trên báo, radio, trên TV hoặc các tạp chí chuyên môn, các website tuyển dụng… Đây là phƣơng thức tuyển dụng thông qua các công cụ tuyển dụng.
Phƣơng thức này không những giúp mở rộng thông tin đến các ứng viên trong phạm vi lớn hơn so với tuyển dụng giáp tiếp mà còn giúp công ty quảng bá nhiều hơn thông tin của công ty mình. Tuy nhiên, rủi ro là sẽ không đảm bảo hết về mặt chuyên môn và kinh nghiệm làm việc của ứng viên nộp đơn. Để đảm bảo về các hồ sơ tuyển dụng, các công ty tốt nhất nên làm rõ mô tả công việc, biết chính xác loại ứng viên mà công ty mong muốn tìm kiếm trƣớc khi quảng cáo và nhận hồ sơ.
- Công ty cần một số lƣợng lớn ứng viên.
- Chƣa tìm đƣợc đủ ứng viên mong đợi cho các vị trí về quản lý hay đòi hỏi cao về chuyên môn.
- Mở rộng khu vực tuyển dụng.
Kinh nghiệm cho thấy, để có đƣợc đủ các ứng viên phù hợp, đặc biệt là đối với các vị trí yêu cầu cao về chuyên môn và kinh nghiệm, việc sử dụng phƣơng thức này sẽ giúp thông tin tuyển dụng của bạn đƣợc phân tán rộng rãi hơn và có thể nhanh chóng tiếp cận đƣợc với ứng viên phù hợp.
Tuyển dụng thông qua một đơn vị/doanh nghiệp khác
Phƣơng thức này công ty cần tuyển dụng nhân sự thông qua các công ty tuyển dụng tƣ nhân, tƣ vấn quản lý nhân sự… để có đƣợc ứng viên phù hợp. Thông thƣờng, phƣơng thức này đƣợc sử dụng để tuyển dụng những nhân sự ở vị trí quản lý cấp cao của công ty, để đảm bảo họ đủ kinh nghiệm và năng lực để làm việc.
Công ty có phƣơng thức tuyển dụng riêng để có đƣợc những ứng viên nhƣ mong đợi. Tùy vào chính sách của công ty, vị trí cần tuyển dụng, tùy vào thỏa thuận hợp tác giữa hai bên phối hợp mà sẽ có những quy trình chuẩn chung cho mỗi cách thức. Mục tiêu lớn nhất vẫn là tìm đƣợc ứng viên phù hợp nhất cho công ty của mình.
Bảng 2.3: Bảng tổng hợp kết quả từ phƣơng pháp tuyển dụng năm 2013-2015
(Đvt: ngƣời)
(Nguồn: Phòng Hành chính - Nhân sự)
Vị trí tuyển
Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
Tuyển dụng trực tiếp Tuyển dụng gián tiếp Tuyển dụng thông qua Tuyển dụng trực tiếp Tuyển dụng gián tiếp Tuyển dụng thông qua Tuyển dụng trực tiếp Tuyển dụng gián tiếp Tuyển dụng thông qua Cán bộ quản lý 1 1 1 0 0 Nhân viên 2 5 2 5 8 3 5 4 2 Công nhân 3 6 8 4 1 4 6 Tổng 6 11 3 14 12 4 9 10 2
SVTH: Lê Thị Diễm Y
Không 2.2.1.4 Quy trình tuyển dụng
Sơ đồ 2.2 Quy trình tuyển dụng của Công ty
(Nguồn: Phòng Hành chính - Nhân sự)
Bước 1: Xác định nhu cầu bổ sung nhân sự
Do trƣởng các bộ phận, phòng ban sử dụng lao động thực hiện.
Căn cứ để xác định nhu cầu tuyển dụng:
Không đạt
Quyết định tuyển dụng và ký hợp đồng
Đạt
Đào tạo hội nhập nhân viên mới
Không đạt
Thôi việc Đánh giá sau thử việc
Phê duyệt
Lập kế hoạch tuyển dụng Xác định nhu cầu bổ sung nhân sự
Đạt Đạt Sơ vấn
Phỏng vấn chuyên môn Thông báo tuyển dụng
Nhận và kiểm tra hồ sơ
Thử việc
Không đạt
Ứng viên bị loại
SVTH: Lê Thị Diễm Y
Quy mô hiện có và chiến lƣợc phát triển trong tƣơng lai của Công ty.
Kế hoạch phát triển cụ thể trong từng giai đoạn sản xuất kinh doanh của Công ty.
Sự thay đổi cơ cấu tổ chức, sự biến động về số lƣợng và chất lƣợng lao động.
Khi có nhu cầu tuyển dụng trƣởng các bộ phận, phòng ban sử dụng lao động
lập phiếu đề xuất tuyển dụng (BMNS-01, phụ lục 5) và phiếu yêu cầu tuyển dụng kèm theo (BMNS-02, phụ lục 6) gửi về phòng nhân sự để lập kế hoạch tuyển dụng.
Bước 2: Lập kế hoạch tuyển dụng
Do trƣởng phòng nhân sự chịu trách nhiệm thực hiện.
Sau khi nhận phiếu đề xuất tuyển dụng (BMNS-01, phụ lục 5) và phiếu yêu cầu tuyển dụng kèm theo (BMNS-02, phụ lục 6) của các bộ phận, phòng ban trƣởng phòng nhân sự sẽ tiến hành tổng hợp để lập kế hoạch tuyển dụng (BMNS-03, phụ lục 7) và trình lên Tổng Giám Đốc xem xét ký duyệt.
Bước 3: Phê duyệt
Tổng Giám Đốc xem xét bảng kế hoạch tuyển dụng (BMNS-03, phụ lục 7) do trƣởng phòng nhân sự thiết lập nếu hợp lý sẽ chính thức phê duyệt để phòng Hành chính - Nhân sự tiến hành triển khai hoạt động tuyển dụng.
Bước 4: Thông báo tuyển dụng
Phòng Nhân sự ra thông báo tuyển dụng nhân viên trên E-mail nội bộ của Công ty, trang web tuyển dụng của Công ty, trên các website tuyển dụng nhƣ: www.24h.com, www.kiemviec.com, các trung tâm tƣ vấn, giới thiệu việc làm… nhƣng chủ yếu là thông báo rộng rãi trong toàn Công ty và yết thị tại cổng Công ty.
Nội dung của mỗi hồ sơ theo mỗi vị trí khác nhau, một hồ sơ nội dung gồm: + Số ngƣời và vị trí cần tuyển.
+ Kinh nghiệm: với mỗi vị trí khác nhau thì đòi hỏi kinh nghiệm khác nhau.
+ Trình độ học vấn.
SVTH: Lê Thị Diễm Y
Trong bảng thông báo còn ghi rõ thời gian bắt đầu nhận hồ sơ, hạn cuối nhận hồ sơ, địa điểm nhận hồ sơ.
Bước 5: Nhận và kiểm tra hồ sơ
Sau khi thông báo phòng Hành chính - Nhân sự sẽ tiến hành thu nhận hồ sơ. Trong quá trình thu nhận hồ sơ phòng sẽ kiểm tra, phân loại hồ sơ theo phiếu xét duyệt hồ sơ BMNS-04, phụ lục 8 theo các tiêu chuẩn xét duyệt hồ sơ cụ thể nhƣ sau:
Hồ sơ ứng viên phải thể hiện rõ vị trí dự tuyển, họ tên ứng viên và các dữ liệu cụ thể để Công ty có thể liên hệ khi có nhu cầu. Việc thu nhận hồ sơ sẽ dừng khi đã nhận đƣợc đủ số hồ sơ nhƣ kế hoạch.
Về mặt hình thức: Các giấy tờ cần thiết phải đƣợc sắp xếp gọn gàng theo thứ
tự nhƣ sau:
Đơn xin việc
Sơ yếu lý lịch (có chứng thực của địa phƣơng)
Bản sao các bằng cấp, chứng chỉ hoặc các giấy tờ thể hiện trình độ, khả năng
nghiệp vụ của ứng viên (nếu có và phải có chứng thực hoặc đối chiếu với bản gốc).
Giấy khám sức khoẻ
Bản sao hộ khẩu, Giấy đăng ký tạm trú (nếu có), bản sao CMND
4 tấm hình 3*4
Quyết định thôi việc đơn vị cũ (nếu cần)
Về mặt nội dung
Hồ sơ phải thể hiện đựơc trình độ chuyên môn cũng nhƣ các kiến thức theo
yêu cầu tuyển dụng thông qua phần trình bày của đơn xin việc và sơ yếu lí lịch, các bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn.
Ứng viên phải đƣợc xác nhận có đủ sức khỏe thông qua giấy khám sức khỏe
đã đựơc xác nhận của Cơ quan y tế có thẩm quyền.
Các tiêu chuẩn khác:
SVTH: Lê Thị Diễm Y
Hồ sơ ứng tuyển của đợt tuyển dụng trƣớc sẽ đựơc ƣu tiên xem xét lại.
Hồ sơ ứng viên đựơc ƣu tiên theo thứ tự: Kinh nghiệm chuyên ngành, kinh
nghiệm làm việc, không có kinh nghiệm nhƣng có tố chất, năng lực có thể phát triển đƣợc.
Bước 6: Sơ vấn
Trƣớc khi tiến hành sơ vấn các ứng viên phải điền thông tin theo mẫu (BMNS- 05, phụ lục 9), sau đó bộ phận tuyển dụng sẽ tiến hành kiểm tra hoặc sơ vấn ứng viên.
Các ứng viên đều làm bài kiểm tra hoặc sơ vấn (trừ bảo vệ và tài xế). Các bộ phận có nhu cầu tuyển dụng cần phải gửi đề bài, thang điểm, đáp án cho bộ phận tuyển dụng của phòng Hành chính - Nhân sựtrƣớc ngày kiểm tra 2 ngày để tổ chức kiểm tra. Khi ứng viên đã hoàn thành bài kiểm tra, bộ phận tuyển dụng sẽ thông báo cho các phòng ban liên quan đến nhận hồ sơ, đề thi và bài kiểm tra của ứng viên. Chấm điểm xong, bộ phận quản lý trực tiếp gửi bài kiểm tra, điểm, kết quả đánh giá cho bộ phận tuyển dụng chậm nhất 02 ngày kể từ khi nhận đƣợc bài làm của ứng viên. Nếu đạt, phòng Hành chính - Nhân sựphối hợp cùng trƣởng bộ phận sắp xếp cho ứng viên phỏng vấn chuyên môn, còn nếu không đạt sẽ thông báo loại.
Bước 7:Phỏng vấn chuyên môn
Bộ phận tuyển dụng của phòng Hành chính - Nhân sự chuyển những thông tin về ứng viên cho ngƣời tham gia phỏng vấn trƣớc ngày phỏng vấn chuyên môn 02 ngày để nghiên cứu.
Nếu tuyển công nhân, nhân viên thì thành viên tham gia phỏng vấn gồm: trƣởng phòng Hành chính - Nhân sự, bộ phận tuyển dụng, trƣởng bộ phận có nhu cầu tuyển dụng.
Nếu tuyển các chức danh quản lý cấp trung và cấp cao, thành viên tham gia
phỏng vấn gồm: Ban Giám Đốc, trƣởng phòng Hành chính - Nhân sự, trƣởng các bộ phận, chuyên viên cao cấp hoặc ngƣời đƣợc Ban Tổng Giám Đốc đề cử tham gia phỏng vấn.
Trong quá trình phỏng vấn, mỗi phỏng vấn viên phải đƣa ra kết quả đánh giá riêng và sau đó trao đổi thống nhất. Nếu không thống nhất đƣợc ý kiến, Tổng Giám
SVTH: Lê Thị Diễm Y
Đốc là ngƣời quyết định cuối cùng. Kết quả phỏng vấn đƣợc ghi trong bản dữ liệu BMNS-06,phụ lục 10.
Bước 8: Thử việc
Dựa vào kết quả phỏng vấn trong bản dữ liệu ứng viên dự tuyển, phòng nhân sự sẽ mời các ứng viên đạt yêu cầu qua vòng phỏng vấn chuyên môn nhận việc thông qua điện thoại. Nhân viên nhân sự sẽ tiến hành ký hợp đồng thử việc với ứng viên (BMNS-07, phụ lục 11) và đƣa ra chƣơng trình thử việc (BMNS-08, phụ lục 12) mà nhân viên mới phải thực hiện diễn ra từ 1 đến 2 tháng tùy theo công việc và nhận đƣợc lƣơng thử việc của Công ty.
Bước 9: Đào tạo hội nhập nhân viên mới
Ngay buổi đầu tiên thử việc nhân viên mới sẽ đƣợc trƣởng phòng nhân sự trực tiếp đào tạo hƣớng dẫn tạo điều kiện cho nhân viên mới hội nhập vào môi trƣờng làm việc nhanh nhất, phổ biến về nội quy, quy định thời gian làm việc và nghỉ ngơi…sau đó trƣởng các bộ phận phòng ban quản lý trực tiếp các nhân viên mới này sẽ hƣớng dẫn cụ thể công việc cũng nhƣ phƣơng pháp làm việc để họ có thể bắt tay vào công việc dễ dàng hơn.
Bước 10: Đánh giá sau thử việc
Phòng Nhân sự có trách nhiệm theo dõi và cung cấp danh sách nhân viên sắp hết thời hạn thử việc cho Trƣởng bộ phận hoặc ngƣời trực tiếp quản lý nhân viên mới trƣớc 1 tuần. Căn cứ vào yêu cầu công việc và khả năng hoàn thành công việc của nhân viên mới, trƣởng bộ phận hoặc ngƣời quản lý trực tiếp nhân viên mới sẽ xác nhận, đánh giá kết quả sau thời gian thử việc và gửi về phòng Nhân sự theo BMNS-09, phụ lục 13.
Bước 11: Quyết định tuyển dụng và ký hợp đồng
Công nhân viên mới sau khi đã qua thời gian thử việc và đƣợc trƣởng bộ phận, phòng ban phụ trách đánh giá đạt yêu cầu, phòng nhân sự sẽ ra quyết định cho nhân viên mới nhận việc chính thức. Công nhân viên mới đƣợc ký kết hợp đồng lao động và hƣởng đầy đủ các chính sách, chế độ phúc lợi theo quy định của Công ty.
SVTH: Lê Thị Diễm Y
Bảng 2.4 Kết quả tuyển dụng từ năm 2013 – 2015
(Đvt: ngƣời)
(Nguồn: Phòng Hành chính - Nhân sự)
Nhìn chung trong 3 năm gần đây Công ty đã có bƣớc tiến đáng kể, ngày càng hoàn thiện hơn về số lƣợng và chất lƣợng tuyển dụng góp phần tăng doanh thu, lợi nhuận cũng nhƣ thu nhập của ngƣời lao động ngày càng tăng lên và giải quyết đƣợc những vị trí còn trống trong Công ty bằng cả nguồn tuyển dụng bên trong và bên ngoài.
Do đặc điểm là Công ty xây dựng nên Công ty cần một đội ngũ công nhân có trình độ chuyên môn, giàu kinh nghiệm. Nếu nhƣ khi mới thành lập trình độ của ngƣời công nhân mới tuyển là sơ cấp thì hiện nay, đặc biệt là từ năm 2013 trở đi Công ty đã tuyển chọn công nhân có trình độ phổ thông và hạn chế dần số công nhân có trình độ thấp hơn. Do yêu cầu ngày càng cao nên mặc dù hàng năm Công ty phải tuyển rất ít các lao động quản lý, kế toán, thông dịch… nhƣng việc tuyển chọn những lao động này khá khắt khe đảm bảo tìm đúng ngƣời có năng lực thật sự cho Công ty.
Tỷ lệ lao động là công nhân chiếm số đông trong tổng số lao động tuyển mỗi năm vì Công ty đang mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh, nâng cao chất lƣợng sản phẩm, các sản phẩm không chỉ hƣớng tới thị trƣờng nội địa mà còn xuất khẩu ra thị trƣờng ngoài nƣớc.
Vị trí tuyển
Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
Nhu cầu tuyển dụng Kết quả tuyển dụng Nhu cầu tuyển dụng Kết quả tuyển dụng Nhu cầu tuyển dụng Kết quả tuyển dụng Cán bộ quản lý 2 2 1 1 1 0 Nhân viên 14 9 17 16 14 13 Công nhân 11 9 12 13 9 10 Tổng 27 20 30 30 24 23
SVTH: Lê Thị Diễm Y
2.2.2 Thực trạng về công tác đào tạo
2.2.2.1 Loại hình đào tạo
Đào tạo về chuyên môn là một hình thức đào tạo chủ yếu ở công ty. Hình thức này công ty trực tiếp đào tạo tại nơi làm việc, trong đó ngƣời học sẽ học đƣợc những kiến thức, kỹ năng cần thiết cho công việc thông qua thực tế thực hiện công việc và thƣờng là dƣới sự hƣớng dẫn của những ngƣời lao động lành nghề hơn.
Ƣu điểm: Không yêu cầu một không gian hay những trang thiết bị riêng biệt đặc
thù; học viên đƣợc làm việc và có thu nhập trong khi học; học viên có thể nhanh chóng nắm vững đƣợc các kỹ năng công việc và đòi hỏi ít chi phí để thực hiện.
Nhƣợc điểm: Lý thuyết đƣợc trang bị không có hệ thống; học viên có thể bắt chƣớc
những kinh nghiệm, thao tác không tiên tiến của ngƣời dạy.
Bảng 2.5Số lượng đào tạo theo các loại hình năm 2013 – 2015
(Đvt: lƣợt)
(Nguồn: Phòng Hành chính - Nhân sự)
Qua bảng tổng hợp kết quả đào tạo qua 3 năm gần đây theo loại hình đào tạo có thể thấy đào tạo chuyên môn chiếm số lƣợng lớn trong công ty. Loại hình đào tạo chuyên môn tăng dần qua các năm. Năm 2013 loại hình đào tạo chuyên môn là 34 lƣợt trong đó đào tạo cán bộ quản lý 1 lƣợt, đào tạo nhân viên văn phòng 12 lƣợt và đào tạo công nhân là 21 lƣợt. Sang năm 2014 loại hình đào tạo chuyên môn tăng lên con số 52 lƣợt trong đó đào tạo nhân viên tăng lên 21 lƣợt và đào tạo công nhân tăng lên 31 lƣợt. Sang năm 2015 tình hình đào tạo tiếp tục tăng trƣởng khi số lƣợng
Vị trí đào tạo