Chi phí quản lý DN dùng để phản ánh các chi phí quản lý chung của DN gồm các chi phí về lương nhân viên bộ phận quản lý DN (tiền lương, phụ cấp,...); BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN của nhân viên quản lý DN; chi phí vật liệu văn phịng, cơng cụ lao động, khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý DN; tiền thuê đất, thuế mơn bài; dịch vụ mua ngồi (điện, nước, điện thoại, fax,....); chi phí bằng tiền khác (tiếp khách, hội nghi,...).
2.4.3.2 Nguyên tắc kế tốn:
- Các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp khơng được coi là chi phí tính thuế TNDN theo quy định của Luật thuế nhưng cĩ đầy đủ hĩa đơn chứng từ và đã hạch tốn đúng theo Chế độ kế tốn thì khơng được ghi giảm chi phí kế tốn mà chỉ điều chỉnh trong quyết tốn thuế TNDN để làm tăng số thuế TNDN phải nộp.
- Chi phí quản lý DN được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí theo quy định. Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng ngành, từng DN, TK 642 cĩ thể được mở thêm các tài khoản cấp 2 để phản ánh các nội dung chi phí thuộc chi phí quản lý ở doanh nghiệp. Cuối kỳ, kế tốn kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào bên Nợ TK 911 "Xác định kết quả kinh doanh".
2.4.3.3 Chứng từ kế tốn:
Hĩa đơn GTGT, hĩa đơn bán hàng, phiếu xuất kho, bảng lương và các khoản trích theo lương, giấy báo ngân hàng,….và các sổ sách cĩ liên quan như: Sổ cái TK 641, sổ chi tiết TK 641, sổ nhật ký chung,….và các chứng từ cĩ liên quan.
2.4.3.4 Tài khoản sử dụng:
- Kế tốn sử dụng TK 642 “ Chi phí quản lý DN” - TK 642 cĩ 8 TK cấp 3:
+ TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý + TK 6422: Chi phí vật liệu, quản lý + TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phịng + TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ + TK 6425: Thuế, phí và lệ phí + TK 6426: Chi phí dự phịng
+ TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngồi + TK 6428: Chi phí bằng tiền khác - TK 642 khơng cĩ số dư cuối kỳ.
Nội dung và kết cấu TK 642:
Bên nợ:
+ Chi phí quản lý DN thực tế phát sinh trong kỳ.
+ Số dự phịng phải thu khĩ địi, dự phịng phải trả (Chênh lệch giữa số dự phịng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phịng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết).
111,112,331 , 153,152,214 ,… 642 911 Kết chuyển chi phí quản lý DN Chi phí quản lý DN phát sinh trong kỳ 1331 Thuế GTGT đầu vào
được kháu trừ
Bên cĩ:
+ Hồn nhập dự phịng phải thu khĩ địi, dự phịng phải trả (chênh lệch giữa số dự
phịng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phịng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết)
+ Các khoản ghi giảm chi phí quản lý (nếu cĩ)
+ Kết chuyển chi phí quản lý DN sang TK 911 để XĐKQKD
2.4.3.5 Phương pháp kế tốn:
Sơ đồ kế tốn:
Sơ đồ 7 : Sơ đồ hạch tốn TK 642.