3.2.1 Sơ đồ bộ máy quản lý:
(Nguồn: Tài liệu phịng Tài chính – Kế tốn, Cơng ty TNHH Kỹ thuật Hưng Phúc)
Sơ đồ 12: Sơ đồ cơ cấu tổ chức cơng ty
3.2.2 Chức năng:
Giám đốc:
+ Là người đại diện theo pháp luật của cơng ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật.
+ Đồng thời cũng là người lãnh đạo trực tiếp các phịng ban, tổ chức thực hiện, điều hành mọi cơng việc kinh doanh hằng ngày của cơng ty.
Phĩ giám đốc tài chính – nhân sự:
+ Chịu sự quản lý trực tiếp của Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về mặt theo dõi đơn đốc mọi hoạt động của cơng ty.
+ Giúp Giám đốc quản lý điều hành lĩnh vực phân cơng về nhân sự, các kế hoạch, chính sách đào tạo,….đồng thời kiểm sốt các vấn đề về tài chính của cơng ty.
Phĩ giám đốc kinh doanh:
+ Chịu sự quản lý trực tiếp của Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về mặt theo dõi đơn đốc mọi hoạt động của cơng ty.
GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC TÀI CHÍNH- NHÂN SỰ PHĨ GIÁM ĐỐC KINH DOANH PHỊNG HÀNH CHÍNH- NHÂN SỰ PHỊNG TÀI CHÍNH-KẾ TỐN PHỊNG KINH DOANH PHỊNG KỸ THUẬT
+ Giúp Giám đốc quản lý điều hành lĩnh vực sản xuất, kinh doanh của cơng ty về các chính sách, kế hoạch, hoạch định kinh doanh, kỹ thuật,….
Phịng hành chính – nhân sự:
+ Là bộ phận tham mưu cho Ban lãnh đạo cơng ty về các vấn đề liên quan đến nhân sự, cơng văn, hợp đồng, các quy chế áp dụng cho cơng ty.
+ Quản trị nhân sự + Quản trị văn phịng
+ Cơng tác bảo vệ, an tồn và vệ sinh mơi trường
Phịng tài chính – kế tốn:
+ Là bộ phận tham mưu cho Ban Giám đốc trong lĩnh vực Kế tốn – Tài chính
+ Quản lý chi phí của cơng ty
+ Thực hiện cơng tác thanh tra tài chính các đơn vị trực thuộc Cơng ty
Phịng kinh doanh:
+ Là bộ phận tham mưu cho lãnh đạo về các chiến lược kinh doanh + Xây dựng kế hoạch, chiến lược kinh doanh theo tháng, quý, năm + Giám sát và kiểm tra chất lượng cơng việc, sản phẩm của các bộ phận khác nhằm mang đến khách hàng chất lượng dịch vụ cao
+ Nghiên cứu, đề xuất, lựa chọn đối tác đầu tư liên doanh, liên kết + Xây dựng chiến lược phát triển, các chiến lược PR,….
Phịng kỹ thuật:
+ Là bộ phận chuyên thiết lập và thực hiện các dịch vụ sau bán hàng nhằm thỏa mãn tối đa nhu cầu khách hàng và các mảng về cơng tác sửa chữa máy mĩc, thiết bị.
3.3 Cơ cấu tổ chức kế tốn tại cơng ty 3.3.1 Đặc điểm của hệ thống kế tốn: 3.3.1 Đặc điểm của hệ thống kế tốn:
- Xuất phát từ đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và cơ cấu tổ chức của Cơng
ty, để phù hợp với điều kiện và trình độ quản lý, bộ máy kế tốn của cơng ty TNHH Kỹ Thuật Hưng Phúc đã được tổ chức theo hình thức tập trung.
- Hầu hết, mọi cơng việc đều được thực hiện ở phịng tài chính – kế tốn của cơng ty, từ khâu thu thập, kiểm tra chứng từ, ghi sổ đến khâu tổng hợp, lập báo cáo tài chính.
- Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, bộ máy kế tốn của cơng ty được tổ chức gọn nhẹ, phù hợp với tình hình của cơng ty.
3.3.2 Tổ chức bộ máy kế tốn:
(Nguồn: Tài liệu phịng Tài chính – kế tốn, Cơng ty TNHH Kỹ thuật Hưng Phúc)
Sơ đồ 13: Sơ đồ bộ máy kế tốn Cơng ty TNHH Kỹ thuật Hưng Phúc
Kế tốn trưởng:
+ Cĩ nhiệm vụ giúp Giám đốc Cơng ty trong việc quản lý, điều hành, tổ chức và chỉ đạo cơng tác kế tốn tồn Cơng ty, thực hiện tốt trách nhiệm được giao.
+ Ngồi ra, kế tốn trưởng phải chịu trách nhiệm các kết quả kế tốn của Cơng ty, lập sổ báo cáo với cơ quan thuế và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về cơng việc của cả phịng,…..
Kế tốn tổng hợp:
+ Kiểm tra, giám sát việc ghi chép sổ sách, chứng từ kế tốn hằng ngày của các nhân viên trong bộ phận kế tốn.
+ Kiểm tra việc thực hiện chi phí, thực hiện các giao dịch vay nợ, tiền gửi, bảo lãnh, thế chấp.
+ Theo dõi và thanh tốn các khoản liên quan đến xuất – nhập khẩu. + Lập báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo tài chính hằng tháng. + Theo dõi hoạt động bán hàng – thu nợ.
+ Hằng tuần, đối chiếu sổ sách bán hàng và kho.
Kế tốn thuế:
+ Là một phần khơng thể thiếu đối với bất kỳ một DN nào. + Theo dõi thuế phát sinh trong tháng
+ Lập bảng kê thuế hàng tháng và lập báo cáo thuế nộp cơ quan thuế => Tránh việc bị truy thu thuế hay bị xử phạt vì nộp thuế chậm.
Thủ quỹ: KẾ TỐN TRƯỞNG KẾ TỐN TỔNG HỢP KẾ TỐN THUẾ THỦ QUỸ
+ Cĩ nhiệm vụ chi tiền mặt khi cĩ quyết định của lãnh đạo và thu tiền vốn vay của các đơn vị, theo dõi, ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình tăng, giảm và số tiền cịn tồn tại quỹ.
+Cung cấp thơng tin kịp thời, chính xác cho kế tốn trưởng để làm cơ sở cho việc kiểm sốt, điều chỉnh vốn bằng tiền, từ đĩ đưa ra những quyết định thích hợp cho hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý tài chính của Cơng ty.
3.3.3 Chính sách, chế độ kế tốn áp dụng tại cơng ty:
3.3.3.1 Chính sách kế tốn áp dụng:
Chế độ kế tốn:
Để phù hợp với quy mơ của cơng ty và các nghiệp vụ phát sinh cũng như phù hợp với trình độ của nhân viên kế tốn, hiện nay cơng ty hạch tốn kế tốn theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính, áp dụng hình thức ghi sổ và sử dụng chứng từ biểu mẫu in sẵn do Bộ tài chính, cục thống kê và cơ quan cĩ thẩm quyền ban hành. Đồng thời thực hiện đầy đủ các biểu mẫu quy định trong pháp lệnh kế tốn thống kê, đảm bảo sự kết hợp chặt chẽ giữa hạch tốn chi tiết với hạch tốn tổng hợp.
- Hệ thống tài khoản sử dụng: Căn cứ theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006
- Niên độ kế tốn: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hằng năm - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế tốn: là Việt Nam đồng (VND)
- Kỳ kế tốn: được chia làm 4 quý/ năm
Phương pháp kế tốn TSCĐ:
+ Phương pháp khấu hao TSCĐ: Phương pháp đường thẳng
+ Nguyên giá của một TSCĐ bao gồm: giá mua và các khoản chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản đĩ vào sử dụng.
Phương pháp hạch tốn HTK:
+ Phương pháp hạch tốn HTK: Phương pháp kê khai thường xuyên + Phương pháp tính giá xuất kho: Phương pháp bình quân gia quyền + Nguyên tắc ghi nhận HTK: Giá gốc
Phương pháp tính thuế GTGT:
+ Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ
Hệ thống BCTC sử dụng tại DN:
+ Bảng cân đối kế tốn (BCĐKT): Mẫu số B01 – DNN
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (BCKQKD): Mẫu số B02 – DNN
+ Bảng cấn đối số phát sinh tài khoản (BCĐSPSTK): Mẫu số F01 – DNN
+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (CLCTT): Mẫu số B03 – DNN + Thuyết minh BCTC (MBCTC): Mẫu số B09 – DNN
3.3.3.2 Hình thức ghi sổ kế tốn tại Cơng ty:
Hình thức ghi sổ kế tốn: Nhật ký chung
Hình thức kế tốn áp dụng: Cơng ty sử dụng phần mềm kế tốn Misa
Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký chung trên máy tính.
Ghi chú:
Nhập số liệu hằng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 14 : Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký chung trên máy tính
(1) Hàng ngày, kế tốn căn cứ vào chứng từ kế tốn hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Cĩ để nhập dữ liệu vào máy tính theo bảng biểu được thiết kế trên phần mền kế tốn Misa
Theo quy trình của phần mềm kế tốn Misa, các thơng tin được tự động nhập vào sổ kế tốn tổng hợp (Sổ cái hoặc sổ đăng ký chứng từ ghi sổ…) và các sổ, thẻ kế tốn chi tiết liên quan.
(2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế tốn thực hiện các thao tác khĩa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luơn đảm bảo chính xác, trung thực theo thơng tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế tốn cĩ thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế tốn với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định. Chứng từ kế tốn Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại PHẦN MỀM KẾ TỐN MISA MÁY VI TÍNH
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế tốn quản trị SỔ KẾ TỐN -Sổ tổng hợp -Sổ chi tiết
Cuối tháng, cuối năm sổ kế tốn tổng hợp vào sổ kế tốn chi tiết được in ra giấy, đĩng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế tốn ghi bằng tay.
3.4 Tình hình cơng ty những năm gần đây
Do cơng ty mới được thành lập, cịn non trẻ nên thiếu sức cạnh tranh với các cơng ty khác đã cĩ thương hiệu trên thị trường. Nhưng cơng ty vẫn cĩ những bước phát triển mạnh mẽ trong những năm gần đây.
Để đánh giá khái quát về quá trình phát triển, ta cĩ thể dựa vào kết quả kinh doanh của cơng ty trong năm 2014 – 2015.
Đơn vị tính: Đồng
Chỉ tiêu Năm 2014 Năm 2015 Chênh lệch
Trị giá Tỷ lệ (%) Doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ 1.236.518.000 1.415.186.00 0 178.668.000 14.45% Các khoản giảm trừ doanh thu - - - - Giá vốn hàng bán 851.816.869 991.706.114 139.889.245 16.42% Lợi nhuận thuần 384.701.131 423.479.886 38.778.755 10.08%
Doanh thu hoạt động tài chính 98.241 106.048 7.807 7.95% Chi phí tài chính - - - - Chi phí quản lý kinh doanh 381.759.492 419.790.174 38.030.682 9.96% Chi phí khác - - - - Tổng lợi nhuận trước thuế 3.039.880 3.795.760 755.880 24.87%
Nhận xét: Qua bảng số liệu trên, ta thấy Cơng ty TNHH Kỹ thuật Hưng Phúc đang trên
đà phát triển, doanh thu và lợi nhuận tăng hằng năm. Doanh thu thuần năm 2015 tăng 14.45% so với năm 2014 tương ứng 178.668.000 đồng, lợi nhuận cũng tăng 24.87% tương ứng với 755.880 đồng. Điều này cho thấy dù mới được thành lập nhưng cơng tác quản lý DN cũng đạt hiệu quả.
3.5 Thuận lợi, khĩ khăn, phương hướng phát triển 3.5.1 Thuận lợi:
Ngành Hàn – Cắt kim loại ở nước ta đang ở thời kỳ phát triển mạnh với số lượng tiêu thụ luơn tăng cao qua mỗi năm.
Mạng lưới phân phối bán hàng của cơng ty khá hồn chỉnh.
Đội ngũ nhân viên cũng như Ban quản lý cơng ty trẻ, đầy nhiệt huyết và tinh thần làm việc trách nhiệm cao, luơn nổ lực học hỏi kiến thức, nâng cao trình độ để hồn thiện hơn nữa chất lượng các nghiệp vụ cũng như dịch vụ của cơng ty.
Ban Giám đốc cơng ty luơn quan tâm giải quyết kịp thời nhu cầu, nguyện vọng của nhân viên, chế độ lương thưởng thỏa đáng nhằm động viên nhân viên yên tâm hồn thành tốt cơng việc.
Mục tiêu phương hướng kinh doanh và cung ứng dịch vụ của cơng ty được Ban Giám đốc và đội ngũ nhân viên xác định rõ ràng và cụ thể.
3.5.2 Khĩ khăn:
Ngành nghề kinh doanh của cơng ty cĩ sự cạnh tranh lớn từ các cơng ty cùng ngành khác trên thị trường.
Sự thay đổi và bổ sung các bộ luật cũng gây khơng ít khĩ khăn tại cơng ty.
Tình hình kinh tế trong nước và trên thế giới luơn cĩ sự biến động cũng gây ảnh hưởng khơng ít đến các chính sách hoạt động của cơng ty như: sự biến động giá vàng, đơla, giá nhiên liệu thay đổi,….dẫn đến những hệ lụy tiêu cực cho nền kinh tế trong nước, gây khĩ khăn cho cơng ty.
Sự hạn chế về vốn cũng gây khơng ít khĩ khăn cho Cơng ty về các mảng đầu tư, lập kế hoạch phát triển hơn nữa ở thị trường nước ngồi.
3.5.3 Phương hướng phát triển:
Với xu thế hội nhập của nền kinh tế trong nước, cũng như sự phát triển ngày một tân tiến của thế giới, Cơng ty TNHH Kỹ thuật Hưng Phúc luơn đề ra các phương hướng hoạt động kinh doanh của cơng ty với phương châm: “ Khơng ngừng hồn thiện, nâng cao chất lượng” để phát triển, nâng cao vị thế cơng ty trong thị trường kinh tế hơn nữa.
Cơng ty luơn lập ra kế hoạch, chiến lược kinh doanh tốt nhất nhằm nâng cao uy tín của cơng ty, tối đa hĩa lợi nhuận, cải thiện điều kiện làm việc cho đội ngũ nhân viên, đảm bảo được lợi ích của tồn thể cơng ty, cũng như nghĩa vụ với Nhà nước.
Cơng ty sẽ cố gắng phát triển hơn nữa để cĩ thể lập thêm chi nhánh, mở rộng thị trường trong nước cũng như ngồi nước, phát triển với nhiều ngành nghề hơn, đa dạng và uy tín hơn.
CHƯƠNG IV: THỰC TRẠNG KẾ TỐN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CƠNG TY
4.1 Đặc điểm kinh doanh tại cơng ty 4.1.1 Các phương thức bán hàng
Phương thức bán hàng là cách thức DN chuyển quyền sở hữu hàng hĩa cho khách hàng và thu được tiền hoặc quyền thu tiền về số lượng hàng hĩa tiêu thụ.
Hoạt động mua bán hàng hĩa của Cơng ty TNHH Kỹ thuật Hưng Phúc gồm 2 phương thức sau:
4.1.1.1 Phương thức bán buơn:
- Bán buơn là việc bán hàng với số lượng lớn hoặc theo lơ hàng cho các tổ chức và được thực hiện theo 2 phương pháp: bán buơn qua kho và bán buơn vận chuyển thẳng.
+ Bán buơn qua kho: Đối với hình thức này, cơng ty thường bán hàng ngay tại kho cơng ty TNHH Kỹ thuật Hưng Phúc hoặc xuất hàng từ kho chuyển đến cho bên mua theo thời gian và địa điểm đã ghi trong hợp đồng.
+ Bán buơn vận chuyển thẳng: Đối với hình thức này, cơng ty chỉ sử dụng bán buơn vận chuyển thẳng cĩ tham gia thanh tốn.
=> Cả hai trường hợp trên chỉ được ghi nhận doanh thu khi: Khách hàng đã nhận hàng và chấp nhận thanh tốn (bao gồm tất cả các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng trước khi giao cho khách hàng).
4.1.1.2 Phương thức bán lẻ:
Đây là phương thức bán hàng lớn của cơng ty, chủ yếu bán cho các khách hàng nhỏ lẻ. Tuy nhiên đây lại là phương thức mang lại nhiều lợi nhuận cho cơng ty.
Với phương thức này, hàng hĩa được ghi nhận là tiêu thụ khi cơng ty giao hàng cho khách hàng.
4.1.2 Các phương thức thanh tốn:
- Đối với những khách hàng nhỏ, lẻ, số lượng mua ít thì Cơng ty TNHH Kỹ thuật Hưng Phúc áp dụng thanh tốn bằng tiền mặt, mua hàng trả tiền ngay.
-Đối với những khách hàng lớn và thường xuyên của cơng ty, thì cơng ty áp dụng thanh tốn bằng chuyển khoản một lần hoặc trả chậm bằng chuyển khoản, séc.
4.2 Thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại cơng ty doanh tại cơng ty
4.2.1 Kế tốn doanh thu, thu nhập khác
4.2.1.1 Kế tốn doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Tại Cơng ty TNHH Kỹ thuật Hưng Phúc, doanh thu là các nghiệp vụ liên quan đến dịch vụ vận chuyển hàng hĩa và mua bán các loại máy mĩc, thiết bị máy, vật liệu hay thiết
bị lắp đặt khác,….Thời điểm ghi nhận doanh thu tại cơng ty là khi khách hàng đã thanh tốn hoặc chấp nhận thanh tốn và dịch vụ, hàng hĩa đã được chuyển giao.
a) Chứng từ sử dụng:
- Phiếu thu: Do thủ quỹ lập rồi đưa cho kế tốn xét duyệt thu về việc gì, thu với số tiền bao nhiêu.
- Hĩa đơn GTGT: Căn cứ vào giá trị hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng, kế tốn tiến hành xuất hĩa đơn GTGT cho khách hàng. Nếu khách hàng thanh tốn ngay bằng tiền