Cơ sở dữ liệu phục vụ công tác đào tạo trong doanh nghiệp ngày nay không chỉ dừng lại ở danh sách và lý lịch trích ngang của học viên với những nội dung cơ bản về độ tuổi, giới tính, trình độ học vấn nhƣ trƣớc đây. Cùng với sự phát triển của hoạt động sản xuất kinh doanh và sự phát triển những ứng dụng của công nghệ thông tin, hệ thống cơ sở dữ liệu cần cho các hoạt động phân tích và ra quyết định nói chung, hoạt động đào tạo nói riêng ngày càng đƣợc mở rộng, đòi hỏi ngƣời làm công tác đào tạo và lãnh đạo các đơn vị kinh doanh cần có thêm nhiều loại dữ liệu liên quan tới lao động để có thể ra quyết định chính xác hơn.
Cụ thể với hoạt động đào tạo tại TCT Bƣu chính Viettel, cần tập trung xây dựng hệ thống dữ liệu về đào tạo với một số biện pháp và hành động cụ thể nhƣ sau:
Một là, xây dựng mô tả yêu cầu về hệ thống cơ sở dữ liệu dùng cho công
tác đào tạo, làm căn cứ cho bộ phận phần mềm xây dựng hệ thống đúng hƣớng. Yêu cầu đặt ra đối với hệ thống là phải thu thập đƣợc đầy đủ mọi dữ liệu liên quan tới từng nhân viên kinh doanh, từ thông tin cơ bản về độ tuổi, giới tính, trình độ tuyển dụng đầu vào, tới các thông tin về qua trình công tác, các kỹ năng đặc biệt, các khóa đào tạo đã tham gia, kết quả bán hàng trong từng giai đoạn cụ thể và có ánh xạ đƣợc với các khóa đào tạo trƣớc đó....Đồng thời, hệ thống cần có chức năng tự phân tích để gợi ý các khóa đào tạo cần áp dụng cho từng đối tƣợng nhân viên kinh doanh. Việc này hoàn toàn khả thi với sự phát triển của các thành tựu mới trong lĩnh vực công nghệ thông tin nhƣ big data (phân tích dữ liệu lớn), AI (trí thông minh nhân tạo). Tuy nhiên, để làm đƣợc điều này, đòi hỏi các cán bộ làm công tác đào tạo phải có cái nhìn tổng thể để có thể xây dựng đƣợc bài toán một cách tối ƣu, bao quát cơ bản đầy đủ các tình huống có thể phát sinh của hoạt động đào tạo theo đặc thù sản xuất kinh doanh của TCT. TCT cũng nên tham khảo thêm các đơn vị tƣ vấn bên ngoài để việc xây dựng bài toán đƣợc
thuận lợi, đáp ứng đúng nhu cầu.
Hai là, hệ thống sau khi xây dựng xong và đƣa vào hoạt động cần thƣờng xuyên tiến hành đánh giá để đảm bảo tính phù hợp với quy trình đào tạo, tính chính xác của cơ sở dữ liệu và cập nhật thƣờng xuyên dữ liệu mới. Thông qua quá trình đánh giá này cũng là để “đào tạo” cho chính hệ thống trở nên thông minh hơn.
Ba là, hệ thống dữ liệu cần có sự phân cấp, phân quyền theo từng đối tƣợng ngƣời dùng, từ nhân viên kinh doanh cho tới các vị trí lãnh đạo, quản lý đơn vị và nhân viên Phòng Tổ chức lao động. Việc này vừa để đảm bảo cho các cá nhân liên quan nắm đƣợc thông tin, nhƣng đồng thời cũng là để bảo mật thông tin về nhân sự và đào tạo (các thông tin này đƣợc coi là thông tin cần bảo mật theo quy chế về bảo mật của Viettel).