Từ năm 2016, TCT Bƣu chính Viettel thực hiện quản lý theo chi phí nhằm tối ƣu hóa lợi nhuận và triệt để tiết kiệm chi phí cho hoạt động sản xuất kinh doanh, các hoạt động có phát sinh chi phí đều đƣợc lập kế hoạch từ đầu năm để Phòng Tài chính có căn cứ thực hiện phân bổ và đánh giá chi phí của từng hoạt động, từng đơn vị. Công tác đào tạo của TCT Bƣu chính Viettel vì vậy cũng có sự điều chỉnh phù hợp, đảm bảo bao quát đƣợc các nội dung cần có của một bản kế hoạch đào tạo hoàn chỉnh. Chi phí dành cho đào tạo và tỷ trọng chi phí này trong tổng chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh của TCT có sự tăng trƣởng qua các năm tỉ lệ thuận với sự gia tăng của chi phí dành cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Nội dung đào tạo cơ bản phù hợp với từng nhóm đối tƣợng đƣợc đào tạo và vẫn tập trung nhiều vào đào tạo về dịch vụ và nghiệp vụ kinh doanh của các sản phẩm/dịch vụ của Tổng công ty. Tuy nhiên, nhƣ đã trình bày ở trên, kết quả khảo sát vẫn cho thấy còn có một số lƣợng nhỏ nhân viên kinh doanh cảm thấy nội dung đào tạo chƣa phù hợp do lãnh đạo các đơn vị kinh doanh chƣa đảm bảo đƣợc tính chính xác khi cử nhân sự đi đào tạo.
Với nội dung đào tạo về sản phẩm dịch vụ và các nghiệp vụ liên quan đƣợc chú trọng, phƣơng pháp đào tạo phổ biến đƣợc áp dụng ở TCT Bƣu chính Viettel giai đoạn này là đào tạo ngoài công việc theo kiểu tổ chức thành các bài giảng hoặc đào tạo từ xa qua hệ thống đào tạo nội bộ là elearning. Đối với phƣơng pháp tổ chức bài giảng, học viên đƣợc tập hợp về các điểm đào tạo tại TCT để học tập tập trung. Các buổi đào tạo này thƣờng đƣợc tổ chức ngoài giờ làm việc hoặc vào các ngày cuối tuần, có rất ít các buổi đào tạo đƣợc tổ chức trong giờ làm việc hành chính, nên cơ bản nhân viên kinh doanh vẫn thực hiện công việc hàng ngày và hoạt động đào tạo gần nhƣ một kiểu hoạt động ngoại khóa. Một số số liệu thống kê đƣợc về các chƣơng trình đào tạo năm 2018 nhƣ sau:
Bảng 3.5. Số lƣợng chƣơng trình đào tạo năm 2018 phân chia theo nội dung đào tạo và phƣơng pháp đào tạo
Nội dung đào tạo
Hình thức đào tạo Tổng cộng Tập trung (lớp) Đào tạo từ xa (lớp)
Đào tạo về sản phẩm, nghiệp vụ 20 7 27
Đào tạo kỹ năng bán hàng 3 2 5
Tổng cộng 23 7 32
(Nguồn: Phòng Tổ chức lao động)
Theo số liệu tại Bảng 3.5, có đến 84,4% số lƣợng chƣơng trình đào tạo tập trung vào việc đào tạo về sản phẩm/dịch vụ và nghiệp vụ. Nguyên nhân chính là do trong năm, số lƣợng sản phẩm mới đƣợc đƣa vào kinh doanh nhiều yêu cầu phải đào tạo để nhân viên hiểu rõ sản phẩm để tƣ vấn cho khách hàng.
Ngoài ra, việc đào tạo trong công việc ở TCT Bƣu chính Viettel đƣợc thể hiện chƣa rõ ràng, thiếu các số liệu thống kê do hoạt động đào tạo này đƣợc coi là công việc thƣờng xuyên tại các đơn vị thông qua hoạt động trao đổi, hƣớng dẫn trong quá trình tác nghiệp cùng nhau. Bản thân Phòng Tổ chức lao động cũng không có số liệu thống kê cụ thể. Đặc biệt là đối với các nhân viên mới, lãnh đạo các đơn vị thƣờng giao cho các nhân viên trong nhóm phối hợp hỗ trợ để đào tạo trực tiếp trong công việc, các cá nhân tự lên kế hoạch để phối hợp hỗ trợ và đào tạo lẫn nhau.
Các kế hoạch đào tạo của TCT Bƣu chính Viettel hiện đƣợc chia làm 3 loại theo trình tự về thời gian, gồm:
tổng thể cho cả một năm, với dự kiến về nội dung đào tạo, thời gian đào tạo và đối tƣợng đào tạo nhƣng chƣa chi tiết, cụ thể hóa.
Kế hoạch đào tạo theo quý: Căn cứ vào kế hoạch đào tạo theo năm và kế
hoạch sản xuất kinh doanh theo từng quý, Phòng Tổ chức lao động thực hiện xây dựng kế hoạch cụ thể hơn cho từng quý, trong đó nêu đƣợc các nội dung cần đào tạo, chỉ ra nhóm đối tƣợng cần đƣợc đào tạo; đồng thời có dự kiến thời gian đào tạo theo từng tháng và dự kiến về chi phí đào tạo sẽ thực hiện theo các tháng trong quý. Tuy nhiên, kế hoạch đào tạo theo quý chƣa có sự phân công rõ ràng về giáo viên cũng nhƣ phƣơng pháp đào tạo.
Kế hoạch đào tạo theo tháng: Kế hoạch đào tạo theo tháng chỉ tổ
chức/cá nhân chủ trì triển khai đào tạo (chịu trách nhiệm về tổ chức đào tạo), danh sách chi tiết từng cá nhân tham gia đào tạo, nội dung đào tạo, thời gian đào tạo cụ thể, địa điểm đào tạo, danh sách giáo viên/giảng viên và kinh phí. Đây là kế hoạch hành động để có thể cụ thể hóa và làm căn cứ cho các đơn vị tổ chức thực hiện việc đào tạo.
Các bản kế hoạch đào tạo theo quý thƣờng đƣợc lập vào 2 tuần sau của tháng cuối quý trƣớc, kế hoạch đào tạo theo tháng thƣờng đƣợc lập vào tuần cuối của tháng liền kề trƣớc để trình ký Ban giám đốc Tổng công ty phê duyệt làm căn cứ cho các đơn vị thực hiện. Tuy nhiên, không phải lúc nào các bản kế hoạch này cũng đƣợc lập và phê duyệt đúng tiến độ theo quy trình.
Theo số liệu thu thập đƣợc cho thấy, tỉ lệ kế hoạch đào tạo đƣợc lập đúng tiến độ trong giai đoạn 2015-2018 tăng lên theo từng năm, cho thấy sự chủ động hơn trong công tác tập kế hoạch đào tạo. Nguyên nhân chính của tình trạng này đƣợc cho là do quy trình đào tạo của Viettel đang áp dụng trong giai đoạn này cũng đã đƣợc cải tiến so với trƣớc đó khi cho phép các đơn vị kinh doanh chủ động lập và gửi nhu cầu đào tạo về Phòng Tổ chức lao động, đồng thời cũng quy định về thời gian gửi kế hoạch đào tạo cho tháng kế tiếp. Một nguyên nhân nữa mang tính nội bộ là do từ năm 2016, Tổng Giám đốc Tập đoàn có yêu cầu khắt khe hơn đối với việc lập kế hoạch sản xuất kinh
doanh hàng năm của các đơn vị, trong đó, yêu cầu đặt ra với các đơn vị là phải hoàn thành kế hoạch năm ngay trong tháng đầu tiên của năm.
Tuy nhiên, việc lập kế hoạch đào tạo đã đƣợc thực hiện đúng tiến độ hơn, nhƣng vẫn còn tồn tại việc phê duyệt kế hoạch không đúng tiến độ. Chậm tiến độ ở đây là việc phê duyệt chậm của Ban Giám đốc dẫn tới việc kế hoạch đào tạo bị triển khai chậm. Qua trao đổi với đồng chí Trƣởng phòng Tổ chức lao động, nguyên nhân là do đơn vị e ngại không dám nhắc Ban Giám đốc ký duyệt kế hoạch mặc dù thời gian triển khai đã gần đến. Điều này thể hiện tâm lý chung của nhân viên cũng nhƣ cán bộ quản lý cấp trung gian, nhƣng cũng thể hiện sự thiếu kiên quyết của đơn vị chức năng là Phòng Tổ chức lao động trong việc đảm bảo tiến độ các công việc do đơn vị mình phụ trách.
Dữ liệu này cũng khá phù hợp với kết quả khảo sát các nhân viên kinh doanh tại Bảng 3.3, trong đó có 42,8% số ngƣời đƣợc hỏi không có ý kiến, hoặc không đồng ý với quan điểm rằng có hơn 80% các chƣơng trình đào tạo là phù hợp về mặt thời gian tổ chức. Mặc dù sự phù hợp hay không phù hợp ở đây có thể xuất phát từ lý do cá nhân của ngƣời lao động, nhƣng rõ ràng là việc kế hoạch đào tạo đƣợc phê duyệt chậm sẽ kéo theo hậu quả là chƣơng trình đào tạo có thể bị tr về thời gian triển khai thực tế, hay chí ít cũng làm cho việc thông báo cho nhân viên bị chậm dẫn tới họ bị động trong việc bố trí công việc để tham gia đào tạo.
Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch đào tạo tại TCT Bƣu chính Viettel giai đoạn 2015-2018 cho thấy có một số ƣu điểm và hạn chế nhƣ sau:
Về ưu điểm:
- Kế hoạch đƣợc xây dựng đảm bảo đầy đủ các nội dung cần thiết, đặc biệt là kế hoạch triển khai theo từng tháng.
- Đảm bảo đƣợc các yêu cầu về các tiêu chí cần đạt đƣợc, các nội dung về thời gian, kinh phí … đƣợc thể hiện rõ ràng và bản kế hoạch đƣợc phê duyệt bởi cấp có thẩm quyền.
Về hạn chế:
tình trạng Ban Giám đốc phê duyệt chậm dẫn đến kế hoạch bị chậm triển khai và ảnh hƣởng tới quá trình sắp xếp công việc của các nhân viên kinh doanh đƣợc cử đi đào tạo.