Phần 3 Đặc điểm địa bàn và phương pháp nghiên cứu
4.1. Thực trạng kiểm soát chất lượng kiểm toán dự án đầutư xây dựng cơ bản do
4.1.2. Kiểm soát chất lượng kiểm toán dự án đầutư xây dựng cơ bản tại chuyên
chuyên ngành Ib
4.1.2.1. Phân công, phân nhiệm trong nội bộ chuyên ngành Ib
Thực hiện phân công, phân nhiệm trước hết phải dựa trên tính độc lập của hoạt động kiểm toán nói chung và của KTV nói riêng.
Kiểm toán nhà nước nói chung và kiểm toán dự án xây dựng cơ bản ở chuyên ngành Ib nói riêng xác định được tính chất độc lập của hoạt động kiểm toán. Kết quả kiểm toán phụ thuộc rất nhiều vào sự độc lập trong các hoạt động kiểm toán của các thành viên tham gia đoàn kiểm toán, sự độc lập thể hiện trong quan điểm làm việc, phương pháp thu thập thông tin,bằng chứng; phương pháp kiểm toán và việc công bố kết quả kiểm toán. Tính độc lập của hoạt động kiểm toán, của kiểm toán viên có mối liên hệ chặt chẽ với đạo đức nghề nghiệp kiểm toán. Chính vì vậy kiểm toán chuyên ngành Ib nói riêng và kiểm toán nhà nước nói chung phải tuân thủ nghiêm ngặt chuẩn mực kiểm toán “Bộ quy tắc đạo đức nghề nghiệp” được ban hành kèm theo Quyết định số 02/2016/QĐ-KTNN ngày 15 tháng 7 năm 2016 của Tổng Kiểm toán nhà nước. Đây là một trong những căn cứ để hoạt động kiểm soát chất lượng kiểm toán của tổ kiểm soát nội bộ vụ Ib và tổ kiểm soát KTNN, xây dựng chương trình và nội dung kiểm soát, để cán bộ kiểm toán từ trưởng đoàn, tổ trưởng tổ kiểm toán và các kiểm toán viên tự soát xét trong quá trình tổ chức thực hiện kiểm toán.
Nội dung quan trọng để KSCL kiểm toán các dự án, đó là thực hiện phân công nhiệm vụ, trách nhiệm đối với từng bộ phận và cá nhân trong đoàn kiểm toán. Bên cạnh cơ cấu tổ chức “cứng” làm việc với chế độ kiểm soát chặt chẽ từ trên xuống dưới theo phòng ban, mỗi đợt kiểm toán đều được tổ chức lại cho phù hợp với quy mô, tính chất trọng tâm của từng đợt kiểm toán, đảm bảo mục tiêu và phù hợp về chuyên môn kiểm toán. Kiểm toán mỗi đợt được tổ chức theo đoàn, mỗi đoàn được tổ chức thành các tổ. Quy mô và thành phần đoàn, tổ kiểm toán phụ thuộc vào loại dự án, quy mô và số lượng dự án. Trưởng đoàn là người đứng đầu báo cáo tổng kiểm toán về kết quả kiểm toán, giám sát các tổ trưởng, các tổ trưởng báo cáo trưởng đoàn và giám sát các thành viên trong tổ. Tổ kiểm soát của vụ sẽ thực hiện kiểm soát tất cả các tổ trong đoàn, đồng thời đoàn kiểm toán cũng chịu sự kiểm soát chặt chẽ của tổ kiểm soát thuộc kiểm toán Nhà nước. Việc phân công công việc cụ thể cho các vị trí được quy định trong quy chế kiểm soát nội bộ trong chuyên ngành.
Tổng số cán bộ của vụ kiểm toán Ib trong 3 năm qua dao động trong khoảng 65-70 cán bộ, nhân viên. Việc tuyển dụng cán bộ và chính sách nhân sự tuân theo chính sách của KTNN. Các tiêu chí đề tuyển dụng cán bộ, nhân viên có trình độ chuyên môn cao và phẩm chất đạo đức tốt, đặc biệt là đối với những kiểm toán viên của chuyên ngành Ib vừa có bằng chuyên môn kỹ thuật, vừa có
bằng tài chính, kinh tế, kế toán là những ưu tiên do đặc thù của công việc kiểm toán dự án. Dựa vào năng lực, ý thức và đóng góp của nhân viên đối với công việc mà vụ Ib có những đề xuất với vụ chính sách chế độ có khen thưởng, xử phạt hợp lý. Với các chế độ chính sách lao động theo nhà nước và kiểm toán viên kiểm toán nhà nước như được đóng đầy đủ bảo hiểm, được hưởng phụ cấp ngành, các chế độ công tác, chăm sóc đời sống nhân viên, nhằm hướng tới đảm bảo và nâng cao chất lượng hoạt động kiểm toán.
Kiểm toán chuyên ngành đã xây dựng được một hệ thống mẫu biểu, văn bản dựa trên hệ thống biểu mẫu của KTNN nhưng phù hợp với đặc thù của từng dự án được kiểm toán. Hệ thống biểu mẫu văn bản trong kiểm toán là một phần quan trọng và được kiểm toán nhà nước xây dựng, tạo sự thống nhất trong toàn bộ cơ quan KTNN, căn cứ và nội dung cho hoạt động kiểm soát. Hệ thống mẫu biểu văn bản trong kiểm toán được tổng kiểm toán ban hành có tổng cộng khoảng 30-40 loại mẫu biểu và đang được áp dụng toàn bộ tại vụ kiểm toán Ib (Phụ lục 1)
4.1.2.2. Nhận dạng rủi ro và thủ tục kiểm soát kiểm toán trong kiểm toán dự án đầu tư xây dựng cơ bản do chuyên ngành Ib thực hiện
Khi xây dựng kế hoạch cho đợt kiểm toán, các rủi ro trong kiểm toán được đoàn kiểm toán nhận diện và đánh giá. Các rủi ro được nhận diện và đánh giá dựa trên các hoạt động thuộc các giai đoạn kiểm toán như giai đoạn lựa chọn dự án, rủi ro trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, thực hiện kiểm toán và phát hành báo cáo kiểm toán.
Đây là những rủi ro có thể gặp ở các đợt kiểm toán, nhưng mỗi đợt những rủi ro này sẽ được đánh giá theo các mức độ khác nhau, tùy thuộc quy mô dự án, tính chất đặc điểm các dự án, các đơn vị được kiểm toán.
Hoạt động kiểm soát tại vụ kiểm toán Ib được thực hiện dựa trên các nguyên tắc cơ bản khi thiết lập HTKS:
Xét duyệt và thẩm định: Xét duyệt và thẩm định là hoạt động kiểm soát cơ bản của Kiểm toán Nhà nước nói chung và kiểm toán dự án chuyên ngành Ib nói riêng. Xét duyệt và thẩm định được thực hiện trong mọi hoạt động kiểm toán từ trên xuống dưới. Các đề xuất trong kế hoạch kiểm toán, những kết quả kiểm toán, phát hành báo cáo sẽ được duyệt và thẩm định từ tổ trưởng đối với kiểm toán viên, hội đồng thẩm định vụ với đoàn kiểm toán, hội đồng thẩm định với các đoàn kiểm toán.
Bảng 4.2. Các rủi ro xảy ra trong các giai đoạn kiểm toán dự án đầu tư tại chuyên ngành kiểm toán Ib
STT Các giai đoạn Rủi ro Cơ chế kiểm soát
1. Lựa chọn
dự án -Lựa chọn dự án không thuộc trọng tâm kiểm toán
-Lựa chọn dự án không đúng tiêu chí về quy mô
-Giao trách nhiệm cho tổ trưởng, trưởng đoàn kiểm toán -Thẩm định
2. Xây dựng kế hoạch kiểm toán
-Thu thập thông tin không đầy đủ -Đặt mục tiêu kiểm toán không rõ
ràng, phù hợp với đơn vị được kiểm toán
-Sai mẫu biểu
-Bố trí nhân sự không phù hợp -Bố trí thời gian không hợp lý -Sai sót trong trình bày văn phạm
-Giao trách nhiệm cho tổ trưởng tổ kiểm toán, trưởng đoàn kiểm toán
-Kiểm tra chéo -Thẩm định cấp vụ
-Thẩm định của hội đồng kiểm toán nhà nước
3. Thực hiện
kiểm toán -Thiếu hoặc sai bằng chứng -Sai sót trong việc tổng hợp tài
liệu, hồ sơ
-Tiến độ chậm so với kế hoạch -Áp dụng phương pháp kiểm toán
không phù hợp
-Trách nhiệm giám sát thuộc tổ trưởng
-Ghi nhật ký online -Báo cáo định kỳ
-Kiểm tra đột xuất của tổ kiểm soát trong vụ và ngoài vụ -Kiểm tra thường xuyên của
trưởng đoàn 4. Lập và
phát hành báo cáo kiểm toán
-Kết luận thiếu căn cứ -Sai văn phạm
-Sai mẫu biểu
-Không đúng quy trình -Chậm tiến độ
-Giao trách nhiệm cho tổ trưởng và trưởng đoàn trong kiểm tra kiểm soát việc thực hiện quy trình và tiến độ phát hành báo cáo
-Kiểm tra chéo
-Lấy ý kiến các bên liên quan Nguồn: Phòng tổng hợp KTNNCNIb (2017)
Báo cáo thường xuyên: Cơ chế báo cáo thường xuyên được thực hiện và duy trì trong không những ở các đợt kiểm toán mà còn duy trì liên tục khi không có đợt kiểm toán. Báo cáo thường xuyên được thực hiện từ dưới lên trên và báo cáo tới các bộ phận thực hiện trách nhiệm kiểm soát như tổ kiểm soát vụ Ib và Vụ kiểm soát chất lượng kiểm toán. Kiểm toán viên báo cáo tổ trưởng, tổ trưởng báo cáo trưởng đoàn, trưởng đoàn báo cáo kiểm toán trưởng, báo cáo tổng kiểm toán nhà nước. Hình thức báo cáo thường xuyên phổ biến giúp cho lãnh đạo đoàn
và những người có trách nhiệm kiểm soát là Nhật ký online hàng ngày và báo cáo trực tiếp định kỳ 10 ngày. Thông qua 2 hình thức này những người có trách nhiệm kiểm soát dễ dàng cập nhật thông tin, nắm bắt tình hình và có những ý kiến chỉ đạo kịp thời, hạn chế các sai sót có thể xảy ra trong quá trình kiểm toán.
Nguyên tắc kiểm tra và theo dõi: Kiểm tra và theo dõi thường xuyên trong suốt quá trình kiểm toán dự án là trách nhiệm của tổ kiểm soát vụ, tổ trưởng, trường đoàn kiểm toán dự án. Ngoài ra, tổng kiểm toán, vụ trưởng và vụ kiểm soát chất lượng có trách nhiệm kiểm tra theo kế hoạch được báo trước với đoàn kiểm toán dự án tại đơn vị được kiểm toán. Những phát hiện trong quá trình kiểm tra sẽ được ghi chép tài liệu hóa nhằm điều chỉnh trực tiếp hoặc làm bài học rút kinh nghiệm cho đợt kiểm toán dự án tiếp theo.
Nguyên tắc báo cáo bất thường: Các thành viên đoàn kiểm toán có chế độ báo cáo bất thường khi có những sự việc bất thường xảy ra đối với cấp trên.
Hoạt động giám sát được duy trì đều đặn trong quá trình diễn ra đợt kiểm toán. Sự giám sát này không những của lãnh đạo cấp trên như vụ trưởng, trưởng đoàn, tổ trưởng với kiểm toán viên mà là sự giám sát giữa các thành viên đoàn kiểm toán, từ dưới lên trên, từ trên xuống dưới và giám sát lẫn nhau. Việc giám sát này vừa đảm bảo tiến độ công việc, vừa giúp các thành viên trong đoàn chia sẻ kinh nghiệm trong quá trình tác nghiệp của hoạt động kiểm toán, đặc biệt là kiểm toán dự án, mỗi dự án có đặc điểm tính chất khác nhau. Sự đa dạng của dự án đòi hỏi phải có sự tư vấn kịp thời từ những người có kinh nghiệm, sự chỉ đạo của lãnh đạo đoàn, vụ khi có các vấn đề mới phát sinh.
4.1.2.3. Các bước kiểm soát chất lượng kiểm toán dự án đầu tư cơ bản do chuyên ngành Ib thực hiện
a) Kiểm soát chất lượng kiểm toán trong giai đoạn xây dựng kế hoạch kiểm toán
Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán các dự án đầu tư xây dựng cơ bản do chuyên ngành Ib thực hiện bao gồm các bước thu thập thông tin và lập kế hoạch kiểm toán. Lập kế hoạch kiểm toán dựa trên kế hoạch chung của Kiểm toán nhà nước được lập từ năm trước. Theo kế hoạch chung, Kiểm toán nhà nước chuyên ngành Ib thực hiện 3-4 đợt kiểm toán. Trước mỗi đợt kiểm toán, kiểm toán nhà nước chuyên ngành Ib lập kế hoạch kiểm toán cho từng đợt. Trong đó, khảo sát lựa chọn dự án là một bước quan trọng. Dựa vào chuẩn mực kiểm toán, các tiêu chí lựa chọn dự án được hình thành.
Chú thích:
Quan hệ thứ tự
Quan hệ bao cáo – phản hồi Quan hệ báo cáo
Trực tiếp thực hiện và giám sát
Sơ đồ 4.1. Quy trình lựa chọn dự án và lập kế hoạch kiểm toán dự án cơ bản do CNIb thực hiện
Nguồn: Phòng kiểm toán dự án KTNNCN Ib (2017) Đoàn khảo sát
Lập danh sách các dự án Thu thập thông tin
các dự án
Phân tích thông tin các dự án
Dự thảo kế hoạch kiểm toán
Xét duyệt
Hoàn thiện dự thảo kế hoạch kiểm toán
Trưởng đoàn KT Tổ trưởng Xét duyệt kế hoạch KT Điều chỉnh, chỉnh sửa kế hoạch Thành lập đoàn kiểm toán Hội đồng kiểm toán vụ Ib Tổ kiểm soát vụ Kiểm toán trưởng Hội đồng KTNN (bao gồm tổng KTNN) Tổ trưởng Tổ trưởng
Việc khảo sát và lựa chọn dự án phải tuân theo quy trình và được thẩm định nghiêm ngặt bởi hệ thống kiểm soát nội của chuyên ngành Ib và hệ thống giám sát (ngoại kiểm) của cơ quan kiểm toán.
Quy trình khảo sát và lựa chọn dự án được bắt đầu từ việc tổ chức tổ khảo sát và được thực hiện theo quy trình ở hình 4.1.
Việc lựa chọn, báo cáo đề xuất dự án kiểm toán phải đảm bảo rằng đó là các vấn đề mà Kiểm toán Nhà nước tập trung trong năm, đồng thời phải căn cứ vào các tiêu chí được ban hành trong văn bản quy định các lĩnh vực kiểm toán. Bảng 4.3 mô tả các tiêu chí lựa chọn dự án cập nhật năm 2017.
Các dự án được chọn để kiểm toán sẽ dựa trên các tiêu chí sau đây:
Bảng 4.3. Tiêu chí lựa chọn dự án của chuyên ngành Ib Tiêu chí Tiêu chí Tổng mức đầu tư (tỷ đồng) Dự án nhóm A Dự án nhóm B Dự án nhóm C Dự án đã hoàn thành >800 45-800 <45 Dự án có khối lượng thi công lớn Nguồn: Phòng tổng hợp KTNNCNIb (2017)
Qua bảng 4.3 ta thấy, tiêu chí “dự án đã hoàn thành” được ưu tiên trong việc lựa chọn dự án, sau đó đến “khối lượng thi công” trong soát xét sự phù hợp của dự án được chọn để kiểm toán.
b) Lập kế hoạch chi tiết kiểm toán
Lập kế hoạch chi tiết kiểm toán được thực hiện sau khi được phê duyệt dự án đề xuất kiểm toán. Các nội dung chính trong kế hoạch bao gồm: Tổ chức nhân sự, Thời gian kiểm toán, Đơn vị được kiểm toán,
Trưởng đoàn soát xét các căn cứ xây dựng KHKT, nội dung KSCL KHKT bao gồm: tính đầy đủ, hữu ích của các thông tin thu thập được trong quá trình khảo sát, tính hợp lý và đầy đủ về đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đơn vị được kiểm toán, tính thiết thực, khả thi của mục tiêu cuộc kiểm toán, tính phù hợp của phạm vi kiểm toán, nội dung kiểm toán, và các khoản
mục trọng yếu cần kiểm toán, tính hợp lý của việc bố trí thời gian kiểm toán, tính tuân thủ chuẩn mực, quy trình kiểm toán, mức độ phù hợp của KHKT với các thông tin về đơn vị được kiểm toán, mức độ phù hợp giữa công việc giao cho các Tổ kiểm toán với trình độ, năng lực và sở trường của KTV và chỉ đạo tiếp tục hoàn thiện dự thảo KHKT; tiếp theo dự thảo KHKT sẽ được Hội đồng thẩm định cấp vụ xét duyệt trước khi trình Kiểm toán trưởng. Kiểm toán trưởng kiểm tra, soát xét lại nội dung KHKT nhằm phát hiện được những sai sót, hạn chế, bất hợp lý trong công tác khảo sát thu thập thông tin, đánh giá rủi ro và xác định mục tiêu, nội dung kiểm toán trong KHKT để kịp thời chỉnh sửa, hoàn thiện, rút kinh nghiệm trước khi trình Tổng KTNN xét duyệt (qua bộ phận chuyên trách).
Sau khi dự thảo KHKT được lãnh đạo KTNN xét duyệt, Kiểm toán trưởng phải chỉ đạo sửa chữa, hoàn hiện theo ý kiến kết luận của Tổng KTNN tại cuộc họp xét duyệt, thừa lệnh Tổng KTNN ký KHKT. Sau khi KHKT đã được chỉnh sửa, hoàn thiện, Tổng KTNN ra quyết định thành lập đoàn kiểm toán, tiến hành phổ biến nội dung KHKT và cơ chế chính sách, chế độ quản lý kinh tế, tài chính, kế toán hiện hành của Nhà nước mà đơn vị được kiểm toán phải tuân thủ, để các thành viên trong đoàn kiểm toán hiểu rõ về KHKT và căn cứ pháp lý thực hiện cuộc kiểm toán.
Những sai sót đã được hạn chế trong giai đoạn này sẽ hạn chế được những sai sót trong những giai đoạn tiếp theo. Trong 3 năm, số lượng các sai sót trong kiểm toán dự án do chuyên ngành Ib thực hiện trong giai đoạn lập kế hoạch đã giảm đi dựa trên việc hoàn thiện tốt quy chế kiểm soát của KTNN.
c). Kiểm soát chất lượng kiểm toán giai đoạn thực hiện kiểm toán
Dựa trên kế hoạch kiểm toán đã được phê duyệt, đoàn kiểm toán bắt đầu thực hiện các hoạt động kiểm toán. Việc kiểm soát chất lượng kiểm toán trong giai đoạn này tập trung vào những hoạt động kiểm toán đảm bảo đúng cácnội dung bao gồm: 1) Mục tiêu kiểm toán, 2) Phương pháp kiểm toán, 3) Nội dung