ĐẦU TƯ XDCB QUA KBNN SƠN ĐỘNG, TỈNH BẮC GIANG
4.1.1 Tổ chức bộ máy kiểm soát chi đầu tư XDCB từ NSNN tại KBNN huyện
Kho bạc nhà nước huyện Sơn Động có chức năng thực hiện nhiệm vụ của Kho bạc nhà nước trên địa bàn theo qui định của pháp luật. Có tư cách pháp nhân có trụ sở con dấu riêng và được mở tài khoản tại ngân hàng thương mại trên địa bàn để thực hiện giao dịch, thanh toán theo quy định của pháp luật.
Sơ đồ 4.1. Bộ máy kiểm soát chi đầu tư XDCB
Giám đốc: Phụ trách trực tiếp tổ tổng hợp hành chính, phụ trách chung KBNN huyện Sơn Động
Phó Giám Đốc: Được giám đốc ủy quyền ký hồ sơ khi vắng cơ quan
Tổ trưởng TH - HC: Có trách nhiệm chỉ đạo chung tổ, tổng hợp báo cáo và phân công công việc của tổ và hướng dẫn các thành viên trong tổ về chuyên môn nghiệp vụ.
Chuyện viên 1: Được giao nhiệm vụ kiểm soát chi Vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư dưới 1 tỷ đồng, Vốn chương trình mục tiêu khối giáo dục, tài khoản tiền gửi chi phí ban quản lý và nhiệm vụ khác do lãnh đạo phân công.
Giám đốc
Phó Giám đốc
(ký ủy quyền)
Tổ trưởng TH-HC
Chuyện viên 2: Được giao nhiệm vụ kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB 4 cấp NS Trung ương, tỉnh, huyện, xã các chương trình mục tiêu quốc gia tổng hợp báo cáo, điện báo, phân tích báo cáo.
Thực hiện nhiệm vụ kiểm soát chi đầu tư XDCB từ NSNN tại KBNN huyện Sơn Động tổ chức bố trí nhân sự tại các bộ phận như sau (Bảng 4.1).
Bảng 4.1. Đội ngũ cán bộ, công chức trực tiếp làm công tác kiểm soát chi đầu tư XDCB tại KBNN huyện Sơn Độngnăm 2015
Đội ngũ cán bộ lượng Số Trình độ CMNV Ghi chú Thạc sỹ Đại học
Tổ TH - HC NSNN 03 0 03
Tổ kế toán NSNN 04 0 04
Tổng cộng 07 0 07
Nguồn: KBNN huyện Sơn Động (2015) - Tại KBNN huyện, tổ tổng hợp hành chính NSNN có 03 cán bộ, công chức thực hiện kiểm soát chi đầu tư XDCB thuộc tất các các nguồn vốn như NS trung ương, Tỉnh, CTMTQG, Huyện, Vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư ngân sách xã, tiền gửi chi phí ban.
- Tổ Tổng hợp - Hành chính thực hiện kiểm soát, thanh toán nguồn vốn ngân sách huyện, xã và các nguồn vốn hỗ trợ từ ngân sách cấp trên như vốn ngân sách tỉnh, vốn chương trình mục tiêu quốc gia, vốn TP chính phủ.
- Tại mỗi đơn vị KBNN có 01 lãnh đạo trực tiếp phụ trách công tác kiểm soát, thanh toán vốn đầu tư.
Qua số liệu điều tra các chủ đầu tư ban quản lý các dự án đầu tư xây dựng cơ bản huyện, Kế toán xã, trực tiếp, giao dịch tại KBNN Sơn Động còn nhiều sai sót. Tác giả nhận thấy những bất cập sau:
- Các chủ đầu tư khi đến giao dịch, thanh toán tại KBNN huyện Sơn Động, còn thiếu về chất lượng, trình độ chuyên môn còn hạn chế, năng lực yếu, trình độ đại học còn hạn chế, trình độ chủ yếu là Trung cấp ở các xã đặc biệt khó khăn, nên các đơn vị khi đến giao dịch thường xuyên hay sai sót giải quyết công việc chậm, hiệu quả công việc không cao.
- Một số cán bộ, công chức có trình độ đại học trở lên nhưng trình độ, năng lực nhận thức còn yếu, trong khi đó số dự án và số vốn đầu tư phân cấp về các Chủ đầu tư quản lý ngày càng nhiều, nên thường hay nhầm lẫn từ nguồn vốn này sang nguồn vốn khác, chưa xác định được chính xác nguồn vốn nên khi thanh toán còn sai.
- Một số cán bộ chưa chủ động nghiên cứu, học tập. Khi Nhà nước ban hành các chế độ mới về công tác kiểm soát chi đầu tư xây dựng cơ bản thì không thực hiện ngay mà vẫn giải quyết công việc dựa trên chế độ chính sách cũ hoặc làm theo thói quen kinh nghiệm.
KBNN huyện Sơn Động là cơ quan có trách nhiệm kiểm soát trong công tác kiểm soát chi đầu tư XDCB từ NSNN cho các đơn vị sử dụng để thực hiện nhiệm vụ nhà nước giao. Vì vậy, để hoàn thành tốt nhiệm vụ này thì hàng năm ban giám đốc kho bạc phải chủ động lập kế hoạch đôn đốc các chủ đầu tư giải ngân vốn đầu tư XDCB theo sự chỉ đạo của Bộ Tài chính, kho bạc nhà nước cấp trên, UBND tỉnh, huyện chỉ đạo, không chỉ đơn thuần là ngồi chờ các chủ đầu tư, đơn vị đến kiểm soát thanh toán.
Xuất phát từ đặc tính của các khoản chi đầu tư XDCB có chu kỳ giải ngân theo tỷ lệ tháng, quỹ, năm và cuối năm, do vậy KBNN huyện phải lên kế hoạch đôn đốc, báo cáo cấp có thẩm quyền về tình hình thanh toán vốn đầu tư và tỷ lệ giải ngân theo quy định.
Việc chi đầu tư XDCB không chỉ diễn ra thường xuyên trong tháng mà còn diễn ra tập trung vào các tháng cuối quý và cuối năm. Cường độ kiểm soát ở các tháng cuối năm diễn ra cao do vừa phải kiểm soát hồ sơ, kiểm tra nhiều nguồn vốn đầu tư tránh để nhầm lẫn giữa các nguồn vốn với nhau.
4.1.2 Quy trình kiểm soát chi Ngân sách Nhà nước cho đầu tư XDCB tại KBNN Sơn Động, tỉnh Bắc Giang KBNN Sơn Động, tỉnh Bắc Giang
Quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB thuộc nguồn vốn NSNN qua KBNN Sơn Động hiện tại đang áp dụng theo quyết định số: 282/QĐ-KBNN ngày 20/04/2012 của KBNN về việc quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư trong nước qua hệ thống Kho Bạc nhà nước và được thực hiện như sau:
Đầu năm phòng Tài chính kế hoạch huyện Sơn Động gửi kế hoạch chi sự nghiệp trong đó có chi cho đầu tư XDCB đã được HĐND - UBND huyện quyết
định phân bổ kế hoạch vốn qua KBNN Sơn Động. KBNN dựa trên những chỉ tiêu kế hoạch được giao này làm căn cứ thực hiện kiểm soát, thanh toán vốn đầu tư cho các dự án, nếu đủ điều kiện thì làm thủ tục thanh toán cho đơn vị thụ hưởng đã ký kết với CĐT. (3) (5) (4) (7) (2) (8) (6) (1)
Sơ đồ 4.2. Quy trình luân chuyển hồ sơ, chứng từ chi NSNN cho đầu tư XDCB qua KBNN Sơn Động, tỉnh Bắc Giang
(1): Nhà thầu đề nghị chủ đầu tư thanh toán
(2): Chủ đầu tư gửi tài liệu, chứng từ thanh toán cho bộ phận Thanh toán tại KNNN
(3): Sau khi kiểm tra tài liệu, bộ phận Thanh toán trình lãnh đạo KBNN duyệt
(4): Bộ phận Thanh toán chuyển tài liệu cho bộ phận Kế toán
(5): Sau khi kiểm tra tính hợp lệ của tài liệu, bộ phận Kế toán trình lãnh đạo KBNN duyệt
(6): Bộ phận Kế toán làm thủ tục thanh toán cho nhà thầu. (7): Bộ phận Kế toán trả tài liệu cho bộ phận Thanh toán. (8): Bộ phận Thanh toán trả tài liệu cho chủ đầu tư.
Tính chất, nội dung chi phí trong từng giai đoạn của quá trình đầu tư và xây dựng công trình hình thành nên các loại vốn khác nhau như: vốn quy hoạch, vốn chuẩn bị đầu tư, vốn chuẩn bị thực hiện dự án và vốn thực hiện đầu tư. Tuỳ theo
Bộ phận Thanh toán Bộ phận Kế toán Chủ đầu tư (Ban QLDA) Lãnh đạo KBNN Nhà thầu
tính chất của từng loại vốn đầu tư mà công tác kiểm soát, thanh toán và hồ sơ, thủ tục được có phương thức kiểm soát phù hợp. Các phương thức kiểm soát, thanh toán vốn đầu tư qua KBNN Sơn Động như sau:
* Kiểm soát hồ sơ ban đầu
Căn cứ theo từng giai đoạn đầu tư, tài liệu do CĐT gửi đến KBNN và chỉ gửi một lần cho cả quá trình thực hiện dự án (trừ trường hợp có bổ sung, điều chỉnh) được quy định cho phù hợp như: hồ sơ mở tài khoản; báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc báo cáo đầu tư và quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền; dự toán chi phí hoặc tổng dự toán kèm theo quyết định phê duyệt thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán của cấp có thẩm quyền; quyết định chỉ định thầu (đối với dự án thực hiện chỉ định thầu); quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu (đối với dự án thực hiện đấu thầu); hợp đồng kinh tế giữa CĐT và nhà thầu…
Tài liệu bổ sung hàng năm: kế hoạch vốn đầu tư hàng năm của dự án do Bộ chủ quản, hoặc Uỷ ban nhân dân các cấp thông báo; Kế hoạch thanh toán vốn hàng năm do KBNN Trung ương và cơ quan Tài chính cấp tỉnh, huyện thông báo.
Khi nhận được các tài liệu trên, KBNN thực hiện kiểm tra như sau:
Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ: KBNN phải kiểm tra ngay sự đầy đủ, tính hợp pháp, hợp lệ của tài liệu, trả lời cho CĐT và yêu cầu một lần những nội dung phải bổ sung, hoàn thiện. Thực hiện ghi phiếu giao nhận tài liệu, hồ sơ giữa KBNN và CĐT.
Kiểm tra nội dung: trong khoảng thời gian tối đa quy định cho từng loại công việc, KBNN phải kiểm tra việc áp dụng định mức, đơn giá, phát hiện những lỗi về số học... của dự toán; danh mục, tính năng thiết bị phù hợp với quyết định đầu tư và dự toán được duyệt... Sau đó, thông báo kết quả kiểm tra (bằng văn bản) cho CĐT biết.
* Kiểm soát từng lần thanh toán
Mỗi lần tạm ứng hoặc thanh toán, CĐT phải gửi đến KBNN các hồ sơ, chứng từ phù hợp với từng nội dung chi phí như: chi phí quy hoạch; chi phí khảo sát, thiết kế; chi phí đền bù; chi phí xây lắp, mua sắm thiết bị; chi phí ban quản lý dự án…
Đối với trường hợp tạm ứng: ngoài các hồ sơ ban đầu, để được tạm ứng, CĐT còn phải gửi đến KBNN: giấy đề nghị tạm ứng vốn đầu tư và giấy rút vốn
đầu tư. KBNN kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ chứng từ, mức đề nghị theo tỷ lệ tạm ứng quy định của từng loại vốn, nếu đủ điều kiện thì làm thủ tục chuyển tiền cho đối tượng thụ hưởng.
Đối với trường hợp thanh toán: ngoài các hồ sơ ban đầu, mỗi lần thanh toán, CĐT còn phải gửi KBNN các tài liệu: Bảng kê thanh toán (đối với trường hợp tự làm); Bảng tính giá trị khối lượng hoàn; Giấy rút vốn đầu tư; Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có thanh toán tạm ứng).
Khi nhận được các hồ sơ, chứng từ của CĐT gửi đến, KBNN tiến hành kiểm tra, kiểm soát theo các nội dung phù hợp với từng hình thức thanh toán. Cụ thể:
Thứ nhất, đối với các chi phí thanh toán theo dự toán: KBNN kiểm tra, đối chiếu khối lượng hoàn thành với nội dung, khối lượng trong dự toán được duyệt; việc áp dụng định mức, đơn giá theo đúng thời điểm và đúng quy định của cấp có thẩm quyền.
Thứ hai, đối với những khoản thanh toán theo hợp đồng khoán gọn: KBNN kiểm tra đảm bảo mức vốn thanh toán đúng theo hợp đồng đã ký; các chi phí phát sinh phải được cấp có thẩm quyền chấp nhận; đơn giá đề nghị thanh toán đúng theo đơn giá trúng thầu, trường hợp chưa có đơn giá thì phải có ý kiến chấp thuận của cơ quan có thẩm quyền.
Thứ ba, đối với những khoản thanh toán theo hợp đồng có điều chỉnh giá: KBNN kiểm tra khối lượng thực hiện tại từng thời điểm và kiểm tra các điều kiện cụ thể có ghi trong hợp đồng.
Sau khi kiểm tra, thống nhất số liệu và kết quả tính toán với CĐT, KBNN xác định số vốn chấp nhận thanh toán, số vốn tạm ứng cần phải thu hồi và làm thủ tục thanh toán tạm ứng hoặc chuyển tiền cho đơn vị thụ hưởng.
* Kiểm soát khi quyết toán
KBNN có trách nhiệm đối chiếu và xác nhận số vốn thanh toán hàng năm và luỹ kế từ khởi công đến kỳ báo cáo của dự án nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu cấp phát. Khi dự án hoàn thành đưa vào sử dụng, KBNN kiểm tra, đối chiếu, xác nhận số vốn đầu tư đã thanh toán cho dự án. Đồng thời, có ý kiến nhận xét, đánh giá, kiến nghị với cơ quan phê duyệt quyết toán vốn đầu tư đối với dự án hoàn thành.
4.1.3 Kết quả kiểm soát chi Ngân sách Nhà nước cho đầu tư XDCB tại KBNN Sơn Động, tỉnh Bắc Giang KBNN Sơn Động, tỉnh Bắc Giang
4.1.3.1 Kiểm soát hồ sơ pháp lý
Từ năm 2013 đến năm 2015 số công trình, dự án đầu tư XDCB với số lượng lớn thể hiện qua bảng 4.2 như sau:
Bảng 4.2 Kết quả kiểm soát hồ sơ pháp lýtừ năm 2013 đến 2015
Nội dung Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 Tổng số
1.Tổng số hồ sơ kiểm soát 201 228 197 626
2.Tổng số hồ sơ sai sót 139 114 116 369
Trong đó
-Sai các yếu tố ghi trên chứng từ 45 32 30 107
-Sai mã nội dung KT 32 30 31 93
-Thiếu hồ sơ pháp lý 25 21 22 68
-Thanh toán vượt kế hoạch vốn cấp 15 12 13 40
-Chi vượt khối lượng xây lắp 22 19 20 61
3. Tỷ lệ hồ sơ sai sót(%) 69,2 50,0 58,9 59
Nguồn: Báo cáo kết quả kiểm soát chi NSNN cho đầu tư XDCB qua KBNN Sơn Động Qua bảng 4.2 cho thấy, KBNN huyện Sơn Động đã kiểm soát chặt chẽ nhưng nội dung trên chứng từ, kiểm tra hồ sơ pháp lý ban đầu của dự án, kiểm tra dự toán công trình, bảng nghiệm thu khối lượng xây lắp hoàn thành. Mặc dù vẫn còn tồn tại những sai sót, tuy nhiên mức độ giảm dần. Cụ thể:
Thứ nhất, Đối với các yếu tố ghi trên chứng từ mẫu số: C3/01NS thể hiện tên dự án, mã dự án, tên chủ đầu tư, tên chương trình mục tiêu, mã chương trình mục tiêu... rất nhiều yếu tố trền đòi hỏi chủ đầu tư (kế toán) phải nắm bắt chế độ kịp thời cập nhật theo sự hướng dẫn của cán bộ chuyên quản ở Phòng tài chính, Kho bạc nhà nước đã phát hiện số đơn vị sai từ năm 2013 đến năm 2015 là 107 dự án.
Thứ hai, Theo quy định mã nội dung kinh tế thể hiện trên mẫu số C3/01 NS là phân biệt được các loại chi phí thể hiện ở các mã nội dung (9301 chi phí xây lắp, 9401 chi phí quản lý dự án, 9402 chi phí tư vấn đầu tư...) số đơn vị sai từ năm 2013 đến năm 2015 là 93 dự án.
Thứ ba, Đối với hồ sơ pháp lý ban đầu của dự án theo quy định khi chủ đầu tư mang hồ sơ ra kho bạc thanh toán cán bộ kiểm soát chỉ nhận 1 lần duy nhất cho tất cả các hồ sơ pháp ban đầu, nếu có điều chỉnh bổ sung thì cán bộ chuyên quản mới nhận thêm, nhưng do chủ đầu tư, đơn vị tư vấn ký sót các hồ sơ pháp lý
như, thiếu dấu, chữ ký, sai số tiền bằng số, bằng chữ, sai số học, lập ngày tháng không lô rích Dẫn đến sai sót từ năm 2013 đến năm 2015 là 68 dự án.
Thứ tư, trường hợp này là do chủ đầu tư (kế toán) chưa tập trung trong việc chi trả theo kế hoạch vốn cấp chỉ có 500 triêu nhưng khí thanh toán vượt lên 520 triệu đây là vần đề thường gặp ở các đơn vị chủ đầu tư có kế toán mới chưa nắm bắt được; do trình độ của kế toán còn yếu dẫn đến sai từ năm 2013 đến năm 2015 là 40 dự án.
Thứ năm, đối với các chủ đầu tư khi thanh toán gia đoạn của dự án hoàn thành thường hay mắc phải khi gửi hồ sơ đến kho bạc thanh toán không kiểm tra lại, dẫn đến khi thanh toán tiếp không có khối lượng để thanh toán, dẫn đến khi cán bộ chuyên quản thanh toán tiếp không thanh toán được; Do trình độ chủ đầu tư còn yếu kém nên từ năm 2013 đến năm 2015 là 61 dự án.
Đây là một trong những yếu kém trong công tác kiểm soát đầu tư XDCB nói chung và kiểm soát, thanh toán vốn đầu tư XDCB từ NSNN tại KBNN huyện