2.2.1. Ngân sách xã
2.2.1.1. Khái niệm về ngân sách xã
Theo quy định của Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 1992 và Luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003, Ngân sách xã là một bộ phận của hệ thống ngân sách Nhà nước. Các khoản thu, chi của ngân sách xã là những khoản thu, chi của Ngân sách nhà nước giao cho Uỷ ban nhân dân xã xây dựng, tổ chức quản lý, Hội đồng nhân dân xã quyết định và giám sát thực hiện theo nhiệm vụ quyền hạn của Luật Ngân sách nhà nước quy định. Là một bộ phận trong hệ thống Ngân sách nhà nước nên ngân sách xã cũng mang những đặc trưng chung của ngân sách đó là: về bản chất ngân sách xã là hệ thống các quan hệ kinh tế giữa Nhà nước với các chủ thể khác, phát sinh trong quá trình tạo lập, phân phối và sử dụng quỹ tiền tệ của chính quyền Nhà nước xã nhằm phục vụ cho việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của chính quyền Nhà nước cấp cơ sở. Tuy nhiên, điểm khác biệt giữa ngân sách xã với các cấp ngân sách khác trong hệ thống ngân sách nhà nước, đó là: Ngân sách xã vừa là một cấp ngân sách lại vừa như một đơn vị dự toán ngân sách.
2.2.1.2. Đặc điểm của ngân sách xã
Từ định nghĩa đã đưa ra về ngân sách xã ta có thể rút ra một số đặc điểm về ngân sách xã như sau:
Thứ nhất: Ngân sách xã là một quỹ tập trung của cơ quan chính quyền Nhà nước cấp cơ sở. Hoạt động của quỹ này thể hiện trên hai phương diện: Huy động nguồn thu vào quỹ (gọi là thu ngân sách xã) và nhiệm vụ phân phối sử dụng nguồn vốn của quỹ (gọi là chi ngân sách xã).
Thứ hai: Các hoạt động thu - chi của ngân sách xã luôn gắn với chức năng, nhiệm vụ của chính quyền xã theo luật định, đồng thời luôn chịu sự kiểm tra, giám sát của cơ quan quyền lực Nhà nước ở cấp xã. Chính vì vậy các chỉ tiêu thu - chi của ngân sách xã luôn mang tính pháp lý.
Thứ ba: Đằng sau các hình thức thu, chi của ngân sách xã chính là các quan hệ lợi ích giữa một bên là lợi ích chung của cộng đồng các cơ sở mà chính quyền xã là người đại diện với một bên là lợi ích của các chủ thể kinh tế xã hội khác (tổ chức hoặc cá nhân). Các quan hệ này phát sinh trong cả quá trình thu và chi ngân sách xã.
Thứ tư: Các quan hệ thu - chi ngân sách xã rất đa dạng và biểu hiện dưới nhiều hình thức khác nhau, nhưng các khoản thu - chi này chỉ được thừa nhận khi được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền phê duyệt.
Thứ năm: Ngân sách xã vừa là một cấp trong hệ thống NSNN vừa là một đơn vị dự toán. Bởi vì ngân sách xã vừa thực hiện nhiệm vụ thu-chi của một cấp ngân sách nói chung (mặc dù nguồn thu và nhiệm vụ chi rất nhỏ) vừa là đơn vị nhận bổ sung từ ngân sách cấp trên mà không phải cấp bổ sung cho cấp ngân sách khác và sử dụng luôn nguồn vốn đó. Với đặc thù là đơn vị hành chính cấp cơ sở có mối liên hệ trực tiếp với dân, do dân, vì dân, giải quyết các mối liên hệ giữa Nhà nước và nhân dân, cho nên đây là đơn vị hành chính giúp Nhà nước thực hiện chức năng nhiệm vụ trực tiếp tới mọi người dân.
2.2.1.3. Vai trò của ngân sách xã
Ngân sách xã là một bộ phận hữu cơ của hệ thống ngân sách nhà nước. Là phương tiện vật chất để chính quyền cấp xã thực hiện các chức năng, nhiệm vụ theo luật định, là nhân tố đảm bảo cho sự tồn tại và hoạt động bình thường của bộ máy chính quyền cấp xã - một đơn vị hành chính cơ sở có tầm quan trọng đặt biệt trong hệ thống phân cấp quản lý hành chính nước ta. Do vậy, việc hình thành ngân sách cấp xã thuộc ngân sách Nhà nước là hoàn toàn cần thiết, để đảm bảo chức năng quản lý nhà nước trong phạm vi và trách nhiệm được phân công. Nhất là đối với nước ta, một nước đi lên từ nông nghiệp, điểm xuất phát thấp, dân cư
sống chủ yếu ở các làng xã, thì xã là một cấp hành chính cơ sở trực tiếp quan hệ với dân. Đặc biệt, trong bối cảnh hiện nay, đất nước ta đang trên con đường công nghiệp hóa, hiện đại hóa, nền kinh tế càng có nhiều chuyển biến sâu sắc và chuyển dần sang nền kinh tế thị trường – NSX là công cụ đặc biệt quan trọng để chính quyền xã thực hiện quản lý toàn diện các hoạt động kinh tế xã hội tại địa phương.
Xã là một đại diện của Nhà nước, là một cấp chính quyền cơ sở của bộ máy quản lý Nhà nước, nó trực tiếp giải quyết mối quan hệ giữa Nhà nước với người dân, từ đó mới biết được chính sách, chế độ của Nhà nước được thực thi tới mức độ nào, mọi quan tâm của Nhà nước cho đến tâm tư, nguyện vọng của người dân ra sao đều được thể hiện ở đây và giúp chính quyền giải quyết các mối quan hệ thì công cụ đắc lực nhất chính là Ngân sách xã. Thông qua NSX để giải quyết mối quan hệ về lợi ích kinh tế giữa người dân với Nhà nước.
Thông qua hoạt động thu ngân sách, không chỉ đạt mục đích là tạo lập dự toán ngân sách - quỹ tiền tệ ngân sách mà còn thể hiện việc kiểm tra, kiểm soát, điều chỉnh các hoạt động kinh doanh, dịch vụ và các hoạt động khác trên địa bàn nông thôn tuân thủ theo đúng hành lang pháp lý quy định. Việc kiểm tra giám sát đó thông qua cơ cấu ngành nghề kinh doanh, qua mặt hàng kinh doanh, qua sự lưu chuyển hàng hóa...
Từ đây có những điều tiết, tác động nhằm kích thích hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ nông thôn phát triển theo hướng tích cực, góp phần ngăn chặn những hành vi làm ảnh hưởng đến an ninh, trật tự trên địa bàn xã quản lý.
Thông qua chi ngân sách, các hoạt động của Đảng, chính quyền, các đoàn thể chính trị xã hội được duy trì ổn định và phát triển không ngừng, qua đó nâng cao hiệu lực quản lý Nhà nước ở cơ sở. Với các khoản chi cho sự nghiệp giáo dục, sự nghiệp y tế của ngân sách xã đã thiết thực làm nâng cao dân trí, sức khỏe cho mọi người dân và cộng đồng xã hội. Các khoản chi cho xây dựng cơ bản của ngân sách xã ngày càng làm cho bộ mặt nông thôn đổi mới khang trang, đưa nông nghiệp nông thôn ra khỏi lạc hậu.
Xét trong hệ thống ngân sách nhà nước thì ngân sách xã là một cấp ngân sách cơ sở và nắm giữ một vị trí rất quan trọng trong hệ thống ngân sách.
Ngân sách xã chiếm giữ vai trò tích cực đối với sự nghiệp phát triển kinh tế - văn hóa – xã hội, xúc tiến quá trình đô thị hóa, đổi mới bộ mặt nông thôn, đồng thời góp phần đưa nông thôn Việt Nam phát triển đi lên công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hóa đất nước.
Bất kể tổ chức, cá nhân nào hoạt động nhất thiết phải có nguồn kinh phí từ các nguồn khác nhau. Hoạt động của chính quyền và các tổ chức đoàn thể, xã hội cấp xã có vai trò hết sức quan trọng trong hệ thống quản lý các cấp của Nhà nước nên được Ngân sách nhà nước cấp kinh phí hoạt động và chủ yếu là chi thường xuyên. Chi thường xuyên ngân sách xã giúp cho bộ máy nhà nước cấp xã duy trì hoạt động bình thường để thực hiện tốt chức năng quản lý nhà nước; đảm bảo an ninh, an toàn xã hội, đảm bảo sự toàn vẹn lãnh thổ quốc gia.
Việc sử dụng kinh phí thường xuyên ngân sách xã chủ yếu chi cho con người, công việc nên nó không làm tăng thêm tài sản hữu hình của quốc gia. Hiệu quả của chi thường xuyên ngân sách xã không thể đánh giá, xác định cụ thể như chi cho đầu tư phát triển và chi chương trình, dự án khác. Tuy nhiên, với số lượng bộ máy quản lý cấp xã lớn và đông đảo sẽ cần một lượng ngân sách lớn nên nhất thiết việc sử dụng phải được kiểm soát chặt chẽ, vừa để nâng cao hiệu lực quản lý chính quyền cấp xã, vừa nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn ngân sách nhà nước.
Chi thường xuyên NSX hiệu quả và tiết kiệm sẽ là nguồn bổ sung tăng tích lũy vốn Ngân sách nhà nước để chi cho đầu tư phát triển, thúc đẩy nền kinh tế phát triển, nâng cao niềm tin của nhân dân vào vai trò quản lý điều hành của Nhà nước.
2.2.1.4. Phân loại và phân cấp chi ngân sách xã
Chi ngân sách xã gồm: Chi đầu tư phát triển và chi thường xuyên. Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quyết định phân cấp nhiệm vụ chi cho ngân sách xã. Việc phân cấp nhiệm vụ chi cho ngân sách xã phải căn cứ vào chế độ phân cấp quản lý kinh tế - xã hội, đảm bảo an ninh, quốc phòng của Nhà nước, các chính sách chế độ về hoạt động của các cơ quan Nhà nước, Đảng Cộng sản Việt Nam, các tổ chức chính trị xã hội; đồng thời phải phù hợp với trình độ, khả năng quản lý của chính quyền xã.
Dự toán chi ngân sách xã được bố trí khoản dự phòng bằng 2% - 5% tổng số chi để chi phòng chống, khắc phục hậu quả thiên tai, hoả hoạn, nhiệm vụ quan trọng về trật tự an toàn xã hội và nhiệm vụ cấp bách khác phát sinh ngoài dự toán. Uỷ ban nhân dân xã quyết định sử dụng dự phòng ngân sách xã và định kỳ 3 tháng báo cáo Chủ tịch, Phó chủ tịch Hội đồng nhân dân và báo cáo Hội đồng nhân dân xã tại kỳ họp gần nhất.
Cân đối ngân sách xã phải bảo đảm nguyên tắc chi không vượt quá nguồn thu quy định. Nghiêm cấm đi vay hoặc chiếm dụng vốn dưới mọi hình thức để
cân đối ngân sách xã.
Ngân sách xã do Uỷ ban nhân dân xã xây dựng và quản lý, Hội đồng nhân dân xã quyết định và giám sát.
Mọi khoản thu, chi ngân sách xã phải thực hiện quản lý qua Kho bạc Nhà nước theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước. Đối với các xã có khó khăn ở miền núi và vùng sâu, vùng xa chưa có điều kiện quản lý thu, chi trực tiếp qua Kho bạc Nhà nước; Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (dưới đây gọi chung là tỉnh) quy định cơ chế quản lý phù hợp và báo cáo Bộ Tài chính.
Thu, chi ngân sách xã phải hạch toán kế toán và quyết toán theo mục lục ngân sách nhà nước và chế độ kế toán của Nhà nước.
Hoạt động tài chính khác của xã theo quy định của pháp luật bao gồm: các quỹ công chuyên dùng của xã; tài chính các hoạt động sự nghiệp của xã; tài chính thôn bản (các khoản thu, chi từ các khoản đóng góp của dân trên nguyên tắc tự nguyện do thôn bản huy động) và một số hoạt động tài chính khác theo quy định của pháp luật. Xã được mở tài khoản tiền gửi tại Kho bạc Nhà nước để gửi các khoản tiền không thuộc ngân sách xã, Kho bạc Nhà nước quản lý các khoản tiền gửi này theo chế độ tiền gửi. Các khoản thu, chi tài chính khác của xã phải hạch toán rõ ràng, minh bạch theo từng loại hoạt động.
Uỷ ban nhân dân xã tổ chức quản lý thống nhất các hoạt động tài chính có liên quan đến các loại tài sản công của xã, tài sản của nhà nước và tài sản khác theo chế độ quy định (Bộ Tài chính, 2003).
2.2.2. Đối tượng chi trả, thanh toán theo dự toán ngân sách xã
Các khoản chi thường xuyên trong dự toán được thực hiện cho các đối tượng các cơ quan, ban ngành ở xã, bao gồm các tổ chức chính trị xã hội, chính trị xã hội- nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội- nghề nghiệp được ngân sách nhà nước hỗ trợ kinh phí thường xuyên và các đối tượng khác theo hướng dẫn riêng của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Nội dung chi thường xuyên ngân sách xã chủ yếu gồm:
- Chi thanh toán cá nhân, gồm tiền lương và các khoản liên quan cá nhân đối với người được hưởng các chế độ từ Ngân sách.
- Chi nghiệp vụ chuyên môn, gồm các khoản chi liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan, đoàn thể, tổ chức… theo quy định của luật pháp.
2.2.3. Quy trình chi trả, thanh toán chi thường xuyên ngân sách xã qua Kho bạc Nhà nước bạc Nhà nước
Sơ đồ 2.2. Quy trình thanh toán chi thường xuyên ngân sách xã qua KBNN
(Nguồn: Tác giả tổng hợp) Bước 1: Ban Tài chính xã gửi chứng từ đến cán bộ kiểm soát chi của KBNN.
Bước 2a, 2b: Cán bộ kiểm soát chi kiểm tra chứng từ nếu hợp pháp, hợp lệ và đủ điều kiện thanh toán thì nhập máy trình lên kế toán trưởng phê duyệt. Nếu kiểm tra chứng từ không đủ điều kiện thanh toán thì trả lại Ban Tài chính xã.
Bước 3: Kế toán trưởng kiểm soát và ký chứng từ, trình lên Giám đốc ký duyệt.
Bước 4: Giám đốc xem xét hồ sơ, chứng từ và ký duyệt. Cán bộ kiểm soát chi nhận lại hồ sơ, chứng từ.
Bước 5: Cán bộ kiểm soát chi trả lại chứng từ cho đơn vị.
2.2.4. Trách nhiệm, quyền hạn của các cơ quan, đơn vị trong việc quản lý, kiểm soát chi thường xuyên ngân sách xã kiểm soát chi thường xuyên ngân sách xã
2.2.4.1. Đơn vị sử dụng ngân sách cấp xã
Đơn vị sử dụng ngân sách cấp xã thường xuyên mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước; chịu sự kiểm tra, kiểm soát của KBNN trong quá trình thực hiện dự toán ngân sách được giao và quyết toán ngân sách theo đúng chế độ quy định. Lập chứng từ thanh toán theo đúng mẫu do Bộ Tài chính quy định; chịu trách nhiệm về tính chính xác của các nội dung chi đã kê trên bảng kê chứng từ thanh toán gửi Kho bạc Nhà nước.
Cán bộ KSC của KB Giám đốc Kế toán trưởng (3) (4) Ban Tài chính xã, Phường, Thị trấn (1) (2a) (5) (2b)
+ Các tổ chức đơn vị thuộc xã:
Chi đúng dự toán được giao, đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức, đúng mục đích, đối tượng và tiết kiệm có hiệu quả.
Lập dự toán sử dụng kinh phí hàng quý (có chia tháng) gửi Ban tài chính xã. Khi có nhu cầu chi, làm các thủ tục đề nghị Ban tài chính xã rút tiền tại Kho bạc hoặc quỹ tại xã để thanh toán.
Chấp hành đúng quy định của pháp luật về kế toán, thống kê và quyết toán sử dụng kinh phí với Ban Tài chính xã và công khai kết quả thu, chi tài chính của tổ chức, đơn vị.
Ưu tiên chi trả tiền lương, các khoản phụ cấp cho cán bộ, công chức xã, nghiêm cấm việc nợ lương và các khoản phụ cấp.
Các khoản chi thường xuyên khác phải căn cứ vào dự toán năm, khối lượng thực hiện công việc, khả năng của NSX tại thời điểm chi trả để thực hiện chi cho phù hợp.
+ Ban Tài chính xã:
Thẩm tra nhu cầu sử dụng kinh phí của các tổ chức đơn vị.
Bố trí nguồn theo dự toán năm và dự toán quý để đáp ứng nhu cầu chi, trường hợp nhu cầu chi lớn hơn thu trong quý cần có biện pháp đề nghị cấp trên tăng tiến độ cấp bổ sung hoặc tạm thời sắp xếp lại nhu cầu chi phù hợp với nguồn thu, theo nguyên tắc đảm bảo chi lương, có tính chất lương đầy đủ kịp thời.
Kiểm tra giám sát việc thực hiện chi Ngân sách, sử dụng tài sản của các tổ chức, đơn vị sử dụng ngân sách, phát hiện và báo cáo đề xuất kịp thời Chủ tịch Ủy ban Nhân dân xã về những vi phạm chế độ, tiêu chuẩn, định mức để có biện pháp đảm bảo thực hiện mục tiêu và tiến độ quy định.
+ Chủ tịch Ủy ban Nhân dân xã hoặc người được ủy quyền quyết định chi:
Việc quyết định chi phải theo đúng chế độ, tiêu chuẩn và mức chi trong