NGÂN SÁCH XÃ TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC KHOÁI CHÂU
4.2.1. Quy trình chi thường xuyên ngân sách xã tại Kho bạc Nhà nước Khoái Châu Khoái Châu
Bộ Tài Chính, KBNN và các cơ quan chức năng không ngừng hoàn thiện quy trình kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua KBNN. Chính vì vậy quy trình này đã đáp ứng yêu cầu kiểm soát chặt chẽ các khoản chi NSNN, đảm bảo đúng nội dung, đối tượng, chế độ, định mức nhà nước quy định. Đồng thời quy trình kiểm soát chi đáp ứng được yêu cầu cải cách thủ tục hành chính, quy định cụ thể trách nhiệm của từng cá nhân, thời gian xử lý hồ sơ, chứng từ; đảm bảo quy trình phải được công khai, minh bạch tạo điều kiện thuận lợi nhất cho đơn vị sử dụng NSNN khi giao dịch với KBNN.
Thực hiện đề án cải cách hành chính công của BTC và KBNN; KBNN Khoái Châu đã thực hiện giao dịch “một cửa” trong KSC thường xuyên ngân sách xã. Giao dịch “một cửa” trong KSC thường xuyên ngân sách xã là việc KBNN giải quyết các khoản chi thường xuyên cho đơn vị, đảm bảo đơn vị chỉ liên hệ với một bộ phận chuyên trách từ khâu hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ đến trả kết quả cuối cùng. Như vậy với quy trình giao dịch “một cửa” trong KSC thường xuyên ngân sách xã sẽ tạo điều kiện thuận lợi khi đơn vị đến giao dịch với KBNN Khoái Châu.
Sơ đồ 4.1. Sơ đồ quy trình kiểm soát chi “một cửa” ngân sách xã qua Kho bạc Nhà nước Khoái Châu
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Khách hàng Cán bộ
KSC
Kế toán trưởng
Thủ quỹ Thanh toán viên Giám đốc (1) (2) (7) (3) (6) (5b (5a) (4)
Ghi chú:
Hướng đi của hồ sơ, chứng từ KSC Hướng đi của chứng từ thanh toán
Theo sơ đồ hình vẽ, quy trình KSC thường xuyên ngân sách xã qua KBNN Khoái Châu thực hiện qua các bước sau:
Bước 1: Tiếp nhận, kiểm soát sơ bộ và phân loại hồ sơ chứng từ KSC. Bước 2 : Cán bộ KSC kiểm tra hồ sơ, chứng từ trình kế toán trưởng. Bước 3 : Kế toán trưởng kiểm soát và ký chứng từ cán bộ KSC, trình tiếp lên Giám đốc ký duyệt.
Bước 4: Giám đốc xem xét hồ sơ, chứng từ và ký duyệt. Cán bộ KSC nhận lại hồ sơ, chứng từ.
Bước 5: Thực hiện thanh toán.
Bước 5a: Cán bộ KSC đưa chứng từ rút tiền mặt cho bộ phận kho quỹ. Bước 5b: Cán bộ KSC đưa chứng từ cho cán bộ thanh toán viên. Bước 6: Trả tài liệu, chứng từ cho khách hàng.
Bước 7 : Chi tiền mặt tại quỹ.
Như vậy, với quy trình giao dịch “một cửa” trong KSC thường xuyên NSX tại KBNN Khoái Châu đã đảm bảo được thủ tục hành chính đơn giản, công việc thuận tiện, nhanh chóng cho đơn vị giao dịch. Tuy nhiên, việc giao dịch từ khâu nhận chứng từ, kiểm tra, kiểm soát đến chi xuất quỹ ngân sách thực hiện với một cán bộ kiểm soát chi như vậy đã tạo điều kiện cho cán bộ này có điều kiện nhũng nhiễu, phát sinh tiêu cực trong kiểm soát chi.
Căn cứ vào báo cáo kết quả kiểm tra, kiểm soát và đề nghị của cán bộ nghiệp vụ tổ kế toán, thủ trưởng KBNN Khoái Châu xem xét, quyết định việc cấp phát, thanh toán hoặc từ chối cấp phát, thanh toán. Thời hạn xử lý hồ sơ được tính từ thời điểm cán bộ kiểm soát chi ngân sách nhà nước của Kho bạc Nhà nước nhận đầy đủ hồ sơ, chứng từ kiểm soát chi theo quy định đến khi xử lý thanh toán xong cho khách hàng, cụ thể:
- Đối với các khoản tạm ứng và các trường hợp thanh toán các khoản chi có hồ sơ đơn giản: Thời hạn xử lý trong ngày làm việc.
- Trường hợp thanh toán các khoản chi có hồ sơ phức tạp: Thời hạn xử lý là 02 ngày làm việc.
- Trường hợp thanh toán tạm ứng: Thời hạn xử lý tối đa là 03 ngày làm việc. Trình tự cụ thể như sau:
+ Nếu các khoản chi đủ điều kiện chi trả, thanh toán, tuỳ theo tính chất của từng khoản chi, Kho bạc sẽ cấp tạm ứng hoặc cấp thanh toán cho đơn vị.
+ Nếu các khoản chi chưa đầy đủ điều kiện thanh toán do hồ sơ, chứng từ chưa đầy đủ, viết sai các yếu tố trên chứng từ,... Kho bạc trả lại hồ sơ, chứng từ và hướng dẫn đơn vị hoàn chỉnh hồ sơ, chứng từ theo quy định.
+ Nếu phát hiện các khoản chi không đúng chế độ quy định, Kho bạc sẽ từ chối thanh toán; thông báo và trả lại hồ sơ, chứng từ cho đơn vị theo Mẫu số 02 của Thông tư số 161/2012/TT-BTC ngày 02 tháng 10 năm 2012 của Bộ Tài chính.
+ Đối với các trường hợp phức tạp, chưa đầy đủ căn cứ pháp lý, chưa có hướng dẫn cụ thể hoặc phải chờ ý kiến của cấp có thẩm quyền thì cán bộ KSC phải báo cáo Kế toán trưởng xem xét, chỉ đạo hướng giải quyết; nếu vượt quá thẩm quyền, phải lập tờ trình báo cáo lãnh đạo đơn vị có ý kiến chính thức bằng văn bản trả lời.
Ngoài việc kiểm soát hồ sơ, chứng từ theo đúng quy định, trong quá trình KSC, cán bộ KSC tại KBNN huyện còn phải tuân thủ kiểm soát, thanh toán không dùng tiền mặt theo Thông tư số 164/2011/TT-BTC ngày 17 tháng 11 năm 2011 của Bộ Tài chính quy định quản lý thu, chi bằng tiền mặt qua hệ thống KBNN như sau:
Đối với KBNN thực hiện thanh toán các khoản chi của đơn vị giao dịch theo nguyên tắc thanh toán bằng chuyển khoản trực tiếp từ tài khoản của đơn vị giao dịch mở tại KBNN tới tài khoản của người cung cấp hàng hoá dịch vụ, người hưởng lương từ NSNN tại Ngân hàng trừ những trường hợp được phép chi bằng tiền mặt đó là các khoản chi thanh toán cá nhân như: Tiền lương, tiền công, phụ cấp lương, tiền thưởng, phúc lợi tập thể chi cho cán bộ xã, thôn, bản đương chức, chi cho người có công với cách mạng, chi lương hưu và trợ cấp xã hội, các khoản thanh toán khác cho cá nhân. Chi đầu tư xây dựng cơ bản như: Giải phóng mặt bằng trực tiếp cho dân, chi mua sắm vật tư do nhân dân khai thác được chính quyền địa phương và chủ đầu tư chấp thuận đối với các dự án đầu tư xây dựng cơ bản, chi nhiệm vụ quốc phòng, chi trả nợ dân các khoản chi của đơn vị giao dịch có giá trị nhỏ không vượt quá 5 triệu đồng đối với các khoản chi; các khoản chi khác của đơn vị giao dịch cho các đơn vị
cung cấp hàng hoá, dịch vụ không có tài khoản tại ngân hàng, trừ những khoản chi cho những công việc cần phải thực hiện đấu thầu theo chế độ quy định. Ngoài ra, khi rút tiền mặt tại KBNN với số tiền từ 100 triệu đồng trở lên đối với đơn vị giao dịch với KBNN cấp huyện, các đơn vị phải đăng ký nhu cầu rút tiền mặt cho từng ngày thanh toán hoặc nhiều ngày thanh toán, việc đăng ký tiền mặt với KBNN được thực hiện bằng văn bản hoặc đơn vị đăng ký qua điện thoại với cán bộ có thẩm quyền của KBNN nơi giao dịch (Giám đốc đối với KBNN huyện).
Ngoài việc KSC thường xuyên theo các điều kiện trên, KBNN Khoái Châu còn thực hiện KSC theo các chương trình cấp bách của Chính phủ cụ thể như: Nghị quyết số 01/NQ-CP về những nhiệm vụ, giải pháp chủ yếu chỉ đạo điều hành thực hiện Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và dự toán ngân sách Nhà nước năm 2015 cũng như các năm 2013, 2014 với chính sách tài khóa chặt chẽ, triệt để tiết kiệm, tăng cường kỷ luật, kỷ cương tài chính; rà soát, quản lý chặt chẽ các khoản chi ngân sách nhà nước, đảm bảo đúng dự toán được duyệt. Triệt để tiết kiệm chi cho bộ máy quản lý nhà nước, sự nghiệp công, cắt giảm tối đa kinh phí tổ chức hội nghị, hội thảo, khánh thành, tổng kết…và các khoản chi chưa cần thiết khác; tiết kiệm 10% chi thường xuyên nhằm kiềm chế lạm phát, ổn định kinh tế vĩ mô. Đồng thời KBNN Khoái Châu cũng kiểm soát chặt chẽ những khoản chi trong các năm 2013, 2014, 2015 nhằm kiềm chế lạm phát theo chủ trương của Chính phủ, như:
- Thực hiện tiết kiệm tối đa chi phí điện nước, điện thoại, văn phòng phẩm, xăng dầu …giảm tối đa số lượng, quy mô và kinh phí tổ chức hội nghị, hội thảo, lễ hội, tổng kết, sơ kết, đón nhận huân chương, danh hiệu thi đua, kỷ niệm ngày thành lập… và các đoàn công tác (trong và ngoài nước).
- Ngừng các khoản chi cho các nhiệm vụ khác chưa thực sự cấp bách, nội dung không thiết thực.
KBNN Khoái Châu là “trạm canh gác kiểm soát cuối cùng” khi đồng vốn của Nhà nước ra khỏi quỹ NSNN. Đồng thời KBNN Khoái Châu thực hiện kiểm tra và hạch toán các khoản chi theo đúng các đoạn mã và MLNS. KBNN Khoái Châu có quyền từ chối cấp phát, thanh toán đối với các khoản chi không có trong dự toán, kế hoạch, không đúng mục đích, hoặc không đúng chế độ của Nhà nước, qua đó đảm bảo cho quá trình quản lý, sử dụng ngân quỹ quốc gia được chặt chẽ,
đặc biệt là việc sử dụng các nguồn vốn chi thường xuyên có tính chất đầu tư như mua sắm, sửa chữa, xây dựng…đồng thời với cơ chế thanh toán chuyển khoản cho đối tượng thụ hưởng trực tiếp NSNN, góp phần kiểm soát chặt chẽ việc sử dụng tiền mặt trong thanh toán, đảm bảo sự ổn định lưu thông tiền tệ.