Kiểm soát chi thường xuyên ngân sách xã qua Kho bạc Nhà nước được quy định thực hiện theo nguyên tắc kiểm soát tuân thủ (tuân thủ nguyên tắc quản lý tài chính, tuân thủ chế độ, tuân thủ chính sách, tuân thủ tiêu chuẩn, định mức
của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền, tuân thủ chế độ kế toán…) và kiểm soát chuẩn theo quy định pháp lý Nhà nước được biểu hiện qua hình thức chuẩn biểu mẫu chứng từ chi ngân sách và các quy định mã hoá như: mã đơn vị sử dụng NSNN, mã cấp NS, mã hệ thống mục lục NSNN…
Kiểm soát chi thường xuyên ngân sách xã qua Kho bạc Nhà nước là quá trình kiểm soát ngay trong quá trình chi tiêu ngân sách của đơn vị sử dụng NSNN, được tiến hành thường xuyên khi phát sinh chi tiêu ngân sách và được thực hiện trên từng khoản chi ngân sách (không kiểm soát theo hình thức chọn mẫu). Những khoản chi thường xuyên ngân sách xã được ghi vào dự toán chi và đã được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền xét duyệt và được coi là chi tiêu pháp lệnh. Số chi thường xuyên đã được ghi trong dự toán thể hiện sự cam kết của cơ quan chức năng quản lý tài chính nhà nước với các đơn vị thụ hưởng NSNN, từ đó nảy sinh nguyên tắc quản lý chi thường xuyên theo dự toán.
Theo Điều 3 của Thông tư số: 161/2012/TT-BTC có quy định điều kiện chi ngân sách nhà nước qua Kho bạc. Kho bạc Nhà nước chỉ thực hiện thanh toán các khoản chi Ngân sách Nhà nước khi có đủ các điều kiện sau:
1. Đã có trong dự toán chi Ngân sách Nhà nước được giao, trừ các trường hợp sau:
- Tạm cấp kinh phí theo quy định tại Điều 45 của Nghị định số 60/2003/NĐ-CP ngày 6/6/2003 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Ngân sách Nhà nước.
- Chi từ nguồn tăng thu so với dự toán được giao theo quy định tại Điều 54 của Nghị định số 60/2003/NĐ-CP và từ nguồn dự phòng ngân sách theo quy định tại Điều 7 của Nghị định số 60/2003/NĐ-CP.
- Chi ứng trước dự toán Ngân sách Nhà nước năm sau theo quyết định của cấp có thẩm quyền quy định tại Điều 61 của Nghị định số 60/2003/NĐ-CP.
2. Đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cơ quan nhà nước có thẩm quyền qui định.
3. Đã được thủ trưởng đơn vị sử dụng ngân sách hoặc người được ủy quyền quyết định chi.
4. Có đủ hồ sơ, chứng từ thanh toán theo quy định tại điều 7 Thông tư số: 161/2012/TT-BTC.
Ngoài các điều kiện quy định tại khoản 1, 2, 3, 4 Điều này, trường hợp sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước để mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc và các công việc khác thuộc phạm vi phải đấu thầu thì phải có đầy đủ quyết định trúng thầu hoặc quyết định chỉ định đơn vị cung cấp hàng hóa của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
2.3.3. Nội dung kiểm soát chi thường xuyên ngân sách xã qua Kho bạc
2.3.3.1. Kiểm soát việc lập dự toán
Sau khi nhận được quyết định giao nhiệm vụ thu, chi ngân sách của Uỷ ban nhân dân huyện, Uỷ ban nhân dân xã hoàn chỉnh dự toán ngân sách xã và phương án phân bổ ngân sách xã trình Hội đồng nhân dân xã quyết định. Sau khi dự toán ngân sách xã được Hội đồng nhân dân xã quyết định, Uỷ ban nhân dân xã báo cáo Uỷ ban nhân dân huyện, Phòng tài chính huyện, đồng thời thông báo công khai dự toán ngân sách xã cho nhân dân biết theo chế độ công khai tài chính về ngân sách nhà nước.
UBND cấp xã thực hiện phân bổ dự toán chi thường xuyên chi tiết đến loại, khoản của Mục lục ngân sách nhà nước theo quy định, đồng thời gửi Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch (01 bản) làm căn cứ nhập vào chương trình và thanh toán, kiểm soát chi theo quy định. Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của bản dự toán do Uỷ ban nhân dân cấp xã gửi đến trước khi thực hiện nhập vào chương trình.
Căn cứ vào dự toán cả năm và khả năng thu, nhu cầu chi của từng quý, Uỷ ban nhân dân xã lập dự toán thu, chi quý (có chia ra tháng) gửi Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch. Đối với những xã có các nguồn thu chủ yếu theo mùa vụ, Uỷ ban nhân dân xã đề nghị cơ quan tài chính cấp trên thực hiện tiến độ cấp số bổ sung cân đối trong dự toán đã được giao (nếu có) cho phù hợp để điều hành chi theo tiến độ công việc. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã (hoặc người được uỷ quyền) là chủ tài khoản thu, chi ngân sách xã (Bộ Tài chính, 2003).
2.3.3.2. Kiểm soát chấp hành dự toán
Kho bạc Nhà nước tiến hành thẩm định, kiểm tra, kiểm soát các khoản chi thường xuyên ngân sách xã phù hợp với các chính sách, chế độ, định mức chi tiêu do nhà nước quy định theo những nguyên tắc, hình thức và phương pháp quản lý tài chính trong quá trình cấp phát và thanh toán các khoản chi thường xuyên NSNN.
Đơn vị sử dụng NSNN gửi Kho bạc Nhà nước toàn bộ hồ sơ, chứng từ liên quan để kiểm tra, kiểm soát. Nội dung KSC thường xuyên ngân sách xã của KBNN bao gồm:
- Kiểm tra, kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ chi thường xuyên ngân sách xã gồm kiểm tra đối chiếu mẫu dấu, chữ ký của Thủ trưởng và Kế toán đơn vị sử dụng ngân sách xã;
- Kiểm tra, kiểm soát các điều kiện chi theo chế độ quy định, bao gồm: + KBNN tiến hành kiểm soát, đối chiếu các khoản chi so với dự toán ngân sách nhà nước, đảm bảo các khoản chi phải có trong dự toán NSNN được cấp có thẩm quyền giao, số dư tài khoản dự toán của đơn vị còn đủ để chi.
+ Kiểm tra, kiểm soát các khoản chi đảm bảo đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi ngân sách nhà nước do cơ quan có thẩm quyền quy định. Đối với các khoản chi chưa có chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi NSNN, KBNN căn cứ vào dự toán NSNN đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền giao để kiểm soát.
+ Các khoản chi phải được Thủ trưởng đơn vị sử dụng ngân sách chuẩn chi. Thẩm quyền chuẩn chi phải là người đứng đầu cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách, đồng thời là chủ tài khoản. Chủ tài khoản phải đăng ký chữ ký mẫu và con dấu của cơ quan, đơn vị tại KBNN nơi đơn vị sử dụng ngân sách giao dịch (Bộ Tài chính, 2012).
Ngoài những nội dung trên, trong quá trình KSC thường xuyên ngân sách xã qua KBNN cần thực hiện một số yêu cầu như: Trường hợp sử dụng vốn, kinh phí thường xuyên NSNN để đầu tư sửa chữa, mua sắm trang thiết bị phương tiện làm việc phải thực hiện đúng các quy định về định mức trang bị, hình thức đấu thầu, chọn nhà thầu phù hợp.
Việc thanh toán các khoản chi NSNN qua KBNN thực hiện theo nguyên tắc trực tiếp từ KBNN cho người hưởng lương, trợ cấp xã hội và người cung cấp hàng hóa dịch vụ; trường hợp chưa thực hiện được việc thanh toán trực tiếp KBNN thực hiện thanh toán qua ĐVSDNS nhà nước.
2.3.3.3. Kiểm soát quyết toán chi ngân sách xã
Là quá trình tổng kết việc thực hiện dự toán ngân sách năm. Nội dung của khâu này là việc kiểm soát tính chính xác các báo cáo tài chính năm của các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước. Rà soát lại các số liệu tổng hợp do đơn vị gửi
đến, đối chiếu với báo cáo kế toán tổng hợp của KBNN, từ đó tìm ra các sai sót của số liệu để thực hiện điều chỉnh hoặc thu hồi, hay tìm ra các thiếu sót của chế độ để có kiến nghị tới các cơ quan có thẩm quyền…khâu này là khâu cuối cùng của một chu trình ngân sách, nó được thực hiện khi năm ngân sách kết thúc.
Nội dung kiểm soát nếu phân theo thời gian sẽ có kiểm soát trước, kiểm soát trong và kiểm soát sau hoạt động. Nếu theo tính chất sẽ có kiểm soát thường xuyên định kỳ, kiểm soát đột xuất. Tùy thuộc vào yêu cầu, nhiệm vụ cụ thể mà hoạt động kiểm soát được thực hiện theo từng nội dung, tính chất cho thích hợp.
Ban Tài chính xã lập báo cáo quyết toán thu, chi ngân sách xã hàng năm, trình Uỷ ban nhân dân xã xem xét để trình Hội đồng nhân dân xã phê chuẩn, đồng thời gửi Phòng Tài chính huyện để tổng hợp. Thời gian gửi báo cáo quyết toán năm cho Phòng Tài chính huyện do Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh quy định.
Quyết toán chi ngân sách xã không được lớn hơn quyết toán thu ngân sách xã. Kết dư ngân sách xã là số chênh lệch lớn hơn giữa số thực thu và số thực chi ngân sách xã. Toàn bộ kết dư năm trước (nếu có) được chuyển vào thu ngân sách năm sau. Sau khi Hội đồng nhân dân xã phê chuẩn, báo cáo quyết toán được lập thành 05 bản để gửi cho Hội đồng nhân dân xã, Uỷ ban nhân dân xã, Phòng Tài chính huyện, Kho bạc Nhà nước nơi xã giao dịch (để làm thủ tục ghi thu kết dư ngân sách), lưu Ban tài chính xã và thông báo công khai nơi công cộng cho nhân dân trong xã biết.
Phòng Tài chính huyện có trách nhiệm thẩm định báo cáo quyết toán thu, chi ngân sách xã, trường hợp có sai sót phải báo cáo Uỷ ban nhân dân huyện yêu cầu Hội đồng nhân dân xã điều chỉnh.