a) Nhân tố khách quan
- Quan điểm, chủ trƣơng của Đảng, hệ thống pháp luật về công chức, viên chức: trong những năm qua, công tác đổi mới quản lý công chức, viên chức Nhà nƣớc ở Việt Nam đã đƣợc Chính phủ và chính quyền các cấp ở địa phƣơng quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo chặt chẽ, tập trung, quyết liệt; quan tâm đầu tƣ nguồn lực trong điều kiện khả năng cho phép. Đó là nhân tố quan trọng bảo đảm cho công cuộc cải cách hành chính Nhà nƣớc đƣợc triển khai tích cực, đồng bộ, toàn diện trên tất cả các lĩnh vực và đạt đƣợc nhiều kết quả quan trọng, góp phần tích cực vào việc phát triển kinh tế - xã hội ở địa phƣơng.
Trƣớc những yêu cẩu về đổi mới công tác quản lý công chức, viên chức nhằm nâng cao năng lực thực hiện chuyên môn nghiệp vụ Luật cán bộ, công chức năm 2008, Luật viên chức năm 2010 ra đời, thay thế bộ luật cũ tồn tại nhiều hạn chế, bất cập. Từ khi Luật cán bộ, công chức, Luật viên chức có hiệu lực thi hành, Chính phủ, Bộ Nội vụ đã ban hành các Nghị định nhƣ: Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 của Chính phủ ban hành Chƣơng trình tổng thể cải cách hành chính nhà nƣớc giai đoạn 2011-2020, một trong 10 nội dung quan trọng đặt ra là “Xây dựng và nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức“ (Chính phủ 2011); Nghị định số 36/2013/NĐ-CP ngày 22/4/2013 của Chính phủ về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức và Nghị định số 41/2012/NĐ-CP ngày 08/5/2012 của Chính phủ Quy định về vị trí việc làm trong đơn vị sự nghiệp công lập và các thông tu hƣớng dẫn thực hiện về vị trí việc làm và cơ cấu công chức. Ngoài ra còn một số chính sách nhƣ: cải cách chế độ, công vụ, công chức, chính sách tiền lƣơng, tinh giản biên chế... Đó là những cơ sở pháp lý để thực hiện quản lý công chức, viên chức theo vị trí việc làm. Tuy đã có những hƣớng dẫn cụ thể về xây dựng vị trí việc làm trong cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp nhƣng các văn bản hƣớng dẫn của Bộ Nội vụ còn một số điểm hạn chế, do đó ảnh hƣởng tới công tác quản lý theo vị trí việc làm tại Sở Nội vụ Bắc Ninh: thiếu căn cứ trong việc xây dựng bản mô tả công việc, năng lực cần thiết ở một số vị trí, chƣa nêu rõ sự phối hợp trong thực hiện công vụ của vị trí việc làm.
- Sự phát triển kinh tế - xã hội: Sự phát triển của kinh tế - xã hội của Việt Nam nói chung và của tỉnh nói riêng, đều ảnh hƣởng đến hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nƣớc. Sự tiến bộ trong khoa học công nghệ, gia tăng dân số, sự đòi hỏi về chất lƣợng phục vụ của ngƣời dân, doanh nghiệp… ảnh hƣởng trực tiếp đến hoạt động của cơ quan nhà nƣớc, đòi hỏi cơ quan nhà nƣớc phải thay đổi trong hoạt động công vụ của mình. Hiện tại, toàn tỉnh có 12/17 sở, ngành; 8/8 UBND cấp huyện và 126/126 UBND cấp xã đã thực hiện cơ chế một cửa; 5/17 Sở, ngành (đạt 29,41% tổng số các sở), 8/8 UBND cấp huyện (đạt 100% tổng số UBND cấp huyện), 58/126 UBND cấp xã ( đạt 46% tổng số UBND cấp xã) của tỉnh đã áp dụng cơ chế một cửa hiện đại. Cơ chế một cửa liên thông hiện đại giữa các cơ quan hành chính nhà nƣớc ở cấp tỉnh đã đƣợc thực hiện trên một số lĩnh vực nhƣ: Đăng ký kinh doanh; Đăng ký thuế; Đăng ký con dấu cho doanh nghiệp thành lập, hoạt động theo luật doanh nghiệp tại Sở Kế hoạch và Đầu tƣ, Công An tỉnh và Cục Thuế tỉnh (trong đó, đầu mối giải quyết công việc đặt tại Sở Kế hoạch và Đầu tƣ). Thông qua việc áp dụng thực hiện cơ chế một cửa và cơ chế một cửa liên thông hiện đại đã giúp cho việc giải quyết công việc của tổ chức, công dân đƣợc nhanh chóng, chính xác, thuận tiện, hiệu quả, đúng quy định của pháp luật và đặc biệt là giảm chi phí đi lại. Hiện tƣợng sách nhiễu, hách dịch, cửa quyền, gây phiền hà cho tổ chức, công dân, nhất là doanh nghiệp giảm đáng kể; các cơ quan hành chính Nhà nƣớc ở địa phƣơng từng bước chuyển từ cơ quan quản lý sang cơ quan phục vụ nhân dân, đƣợc nhân dân ghi nhận và đánh giá cao.
b) Nhân tố chủ quan
- Cơ cấu tổ chức: Qua nghiên cứu cho thấy cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ khá gọn nhẹ, Giám đốc Sở là ngƣời đứng đầu quản lý cán bộ, công chức, viên chức thuộc Sở và chịu trách nhiệm chính trong các hoạt động công vụ của Sở. Phân công, giao quyền cho các Phó Giám đốc quản lý các phòng, ban chuyên môn. Các phòng ban chuyên môn có lãnh đạo phòng quản lý công việc của phòng, ban và chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc, Phó Giám đốc phụ trách. Việc xây dựng mô hình quản lý và phân cấp quản lý rõ ràng, minh bạch đã tạo động lực và điều kiện thuận lợi cho công chức, viên chức Sở Nội vụ hoàn thành nhiệm vụ của mình. Do vậy tạo thuận lợi cho việc quản lý theo vị trí việc làm.
- Chức năng, nhiệm vụ: Chức năng, nhiệm vụ rõ ràng là yếu tố ảnh hƣởng chính đến việc thống kê phân nhóm nhiệm vụ giúp xác định vị trí việc làm đƣợc chính xác và dễ dàng. Chức năng, nhiệm vụ của Sở Nội vụ tƣơng đối ổn định và
rõ ràng. Tuy nhiên có một số chức năng, nhiệm vụ mang tính thời vụ nhƣ: bầu cử hội đồng nhân dân các cấp, 5 năm mới diễn ra một lần. Do đó để xác định vị trí việc làm và bố trí biên chế là rất khó, cần thực hiện kiêm nhiệm, trƣng tập thời vụ.
- Năng lực, phẩm chất đội ngũ công chức, viên chức: Năng lực chuyên môn, nghiệp vụ, phẩm chất chính trị, đạo đức của công chức, viên chức Sở Nội vụ có ảnh hƣởng trực tiếp tới các vị trí việc làm và việc bố trí nhân lực vào vị trí việc làm. Ví dụ: các vị trí liên quan trực tiếp đến ngƣời dân, doanh nghiệp cần những công chức, viên chức có thái độ phục vụ nhanh nhẹn, nhẹ nhàng, chuyên nghiệp, không hách dịch, cửa quyền; các vị trí giải quyết chuyên môn cần những công chức, viên chức giỏi về chuyên môn, nghiệp vụ: kế toán, tham mƣu xây dựng kế hoạch đào tạo, tuyển dụng… Trong đề tài tác giả có thực hiện điều tra bằng bảng câu hỏi 120 ngƣời dân nhằm đánh giá khách quan về công tác quản lý công chức, viên chức theo vị trí việc làm, kết quả cụ thể thể hiện tại bảng 4.17: cho thấy: mức độ hài lòng của ngƣời dân về chất lƣợng phục vụ khi đến giao dịch hành chính tại Sở Nội vụ là khá cao, chỉ có 2,5% không hài lòng về TTHC, 1,67% không hài lòng về năng lực chuyên môn, thái độ của công chức, viên chức phục vụ, 1,67% không hài lòng về nơi giải quyết TTHC tại bộ phận một cửa, 0,83% là không hài lòng về kết quả giải quyết TTHC tại bộ phận một cửa.
Với kết quả trên cho thấy, hiệu quả của việc xác định vị trí việc làm nhằm định rõ trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, năng lực cần có, thái độ phục vụ ngƣời dân đã đƣợc thể hiện rõ qua đánh giá khách quan của ngƣời dân. Từ đó, làm cơ sở để giúp Sở Nội vụ có kế hoạch kiến nghị sửa đổi, bổ sung TTHC cho phù hợp với thực tế hơn, tiến hành đào tạo chuyên môn cho những vị trí việc làm mà công chức, viên chức còn yếu về chuyên môn, nghiệp vụ, tăng cƣờng hiện đại hóa cơ sở vật chất nhằm cải thiện cất lƣợng phục vụ ngƣời dân.
- Quy trình giải quyết công việc: Hiện nay, Sở Nội vụ đang áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào giải quyết công việc. Quy trình thực hiện và thời gian quy định cho mỗi loại công việc là khác nhau. Do vậy, khi xác định vị trí việc làm cần tính toán đến tác động của các yếu tố này để đảm bảo sự linh hoạt, phối hợp chặt chẽ, nhanh gọn giữa các vị trí nhằm thực hiện hiệu quả nhất nhiệm vụ đƣợc giao.
- Quy trình quản lý công chức, viên chức: Sở Nội vụ thực hiện quản lý công chức, viên chức theo vị trí việc làm, tuy nhiên vẫn chƣa thể chấm dứt đƣợc tình
trạng quản lý dựa trên thâm niên, kinh nghiệm công tác, tình trạng công chức, viên chức làm trái ngành, trái nghề so với chuyên môn đƣợc đào tạo, do đó, việc sắp xếp lại đội ngũ công chức, viên chức theo vị trí việc làm để quản lý sẽ gặp khó khăn, tăng thêm chi phí đào tạo lại theo vị trí việc làm.
- Mức độ hiện đại hóa công sở, trang thiết bị, phƣơng tiện làm việc và ứng dụng công nghệ thông tin. Nhân tố này ảnh hƣởng đến thời gian, chất lƣợng thực hiện nhiệm vụ của mỗi công chức, viên chức. Hiện tại, Sở Nội vụ đã trang bị 100% công chức, viên chức có bàn làm việc và máy tính riêng để làm việc, 100% có hòm thƣ điện tử để trao đổi công việc, cơ sở vật chất khang trang, phòng làm việc đƣợc trang bị điều hòa, quạt mát. Đồng thời, ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý nhƣ: sử dụng phần mềm quản lý văn bản điều hành, chuyển và duyệt văn bản trên môi trƣờng mạng internet giúp giảm bớt chi phí giấy in, thực hiện công việc nhanh chóng, thuận tiện. Nhƣ vậy sẽ rút ngắn thời gian thực hiện nhiệm vụ, giúp việc quản lý đạt hiệu quả cao hơn.
- Trách nhiệm của ngƣời đứng đầu: Giám đốc Sở là ngƣời đứng đầu Sở Nội vụ chịu trách nhiệm trƣớc mọi hoạt động và quyết định đến hoạt động của cơ quan. Là ngƣời quản lý luôn động viên, phát huy và bảo đảm dân chủ, công khai, minh bạch trong mọi hoạt động của cơ quan. Nắm chắc và rõ các vị trí việc làm để giao việc, trao quyền đúng và đủ. Từ đó thúc đẩy tính hiệu quả trong thực thi công vụ tại các vị trí việc làm. Đánh giá công tâm hiệu quả của các vị trí việc làm từ đó có những nhận xét, khen thƣởng, động viên, đề bạt đối với từng vị trí việc làm.
- Trách nhiệm của công chức, viên chức: Đội ngũ công chức, viên chức tại Sở đóng góp phần lớn vào thắng lợi nhiệm vụ chính trí của Sở cũng nhƣ trong công việc chuyên môn. Sự cần cù, liêm chính, tiết kiệm, sáng tạo và trách nhiệm trong thực thi công vụ có ảnh hƣởng trực tiếp đến kết quả thực hiện các vị trí việc làm.