Bắc Ninh
4.1.3.1 Xác định vị trí việc làm
a) Thống kê, phân nhóm chức năng, nhiệm vụ
Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh tham mƣu giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc về lĩnh vực nội vụ, đồng thời chịu sự chỉ đạo về mặt chuyên môn của Bộ Nội vụ. Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao, qua quá trình phân tích công việc xác định Sở có 04 nhóm công việc, cụ thể nhƣ bảng 4.6:
Bảng 4.6 Bảng tổng hợp các nhiệm vụ thực hiện tại Sở Nội vụ
Nhóm công việc Số nhiệm vụ
1.Nhóm công việc lãnh đạo, quản lý 4
- Lãnh đạo Sở 4
2.Nhóm các nhiệm vụ chuyên môn chính 61
- Lĩnh vực Văn phòng 11 - Lĩnh vực Thanh tra 5 - Lĩnh vực Cán bộ Công chức 7 - Lĩnh vực Cải cách hành chính 8 - Lĩnh vực Tổ chức biên chế 6 - Lĩnh vực Tổ chức chính quyền 9
- Lĩnh vực Công tác thanh niên 4
- Lĩnh vực Thi đua Khen thƣởng 4
- Lĩnh vực Tôn giáo 4
- Lĩnh vực Văn thƣ Lƣu trữ 3
3. Nhóm các nhiệm vụ hành chính - văn phòng có tính chất chuyên môn
- Gồm các công việc: Thông tin, tổng hợp, báo cáo…
4.Nhóm các nhiệm vụ phối hợp, đột xuất khác
- Các nhiệm vụ liên quan đến công tác Đảng, đoàn thể, họp chuyên môn,
công tác đào tạo, bồi dƣỡng và các nhiệm vụ đột xuất khác…
Trong đó:
- Nhóm công việc lãnh đạo, quản lý: Gồm 04 chức danh: Giám đốc, Phó Giám đốc, Trƣởng phòng và tƣơng đƣơng, Phó Trƣởng phòng và tƣơng đƣơng.
- Nhóm các nhiệm vụ chuyên môn chính: Gồm 62 nhiệm vụ thuộc 10 lĩnh vực công tác: tổ chức biên chế; cải cách hành chính; tổ chức chính quyền; cán bộ, công chức, viên chức; thanh niên; văn thƣ, lƣu trữ; tôn giáo; thi đua - khen thƣởng; thanh tra chuyên ngành; hành chính - văn phòng. Cụ thể xem tại
Phụ lục 01:
- Nhóm các nhiệm vụ hành chính - văn phòng có tính chất chuyên môn: Gồm các công việc: Thông tin, tổng hợp, báo cáo; công tác văn thƣ, lƣu trữ.
- Nhóm các nhiệm vụ phối hợp, đột xuất khác: Gồm các nhiệm vụ liên quan đến công tác Đảng, đoàn thể, công tác họp bàn chỉ đạo chuyên môn, công tác đào tạo, bồi dƣỡng và các nhiệm vụ đột xuất khác.
Trên cơ sở thống kê chức năng, nhiệm vụ tại Sở Nội vụ, đã xác định đƣợc số nhiệm vụ thực hiện qua 04 nhóm công việc chính. Trong đó, có 61 nhiệm vụ thuộc nhóm các nhiệm vụ chuyên môn chính, đa phần, các nhiệm vụ cần thực hiện toàn thời gian làm việc của công chức, viên chức. Tuy nhiên, có một số nhiệm vụ theo thời vụ, ví nhƣ nhiệm vụ: tham mƣu, thực hiện, hƣớng dẫn công tác bầu cử đại biển hội đồng nhân dân các cấp, 5 năm mới diễn ra một lần nhƣng lại cần số lƣợng biên chế lớn để thực hiện nhiệm vụ, từ yêu cầu đó cần trƣng tập thêm công chức thực hiện nhiệm vụ này. Nếu bố trí riêng 1 biên chế để thực hiện nhiệm vụ này, sẽ dẫn đến tình trạng vừa thừa vừa thiếu và cộng thêm cơ chế “chế độ công chức suốt đời” tại Việt Nam sẽ dẫn tới tình trạng ngƣời làm không hết việc, ngƣời lại không có việc để làm. Xuất phát từ thực tế đó, việc xác định rõ vị trí việc làm do một ngƣời đảm nhận hay nhiều ngƣời đảm nhận, đồng thời tạo cơ chế hỗ trợ trong thực hiện nhiệm vụ sẽ giúp Sở Nội vụ định biên và phân bổ biên chế hợp lý để thực hiện tốt nhiệm vụ đƣợc giao.
b) Kết quả xác định các vị trí việc làm
Từ kết quả thống kê chức năng, nhiệm vụ của Sở Nội vụ nhƣ trên, cũng nhƣ tính đến tất cả các yếu tố có thể có ảnh hƣởng đến việc xác định vị trí việc làm cần thiết để đảm bảo thực hiện đúng, đủ chức năng, nhiệm vụ của Sở, do đó, số vị trí việc làm cần thiết đƣợc xác định nhƣ sau:
- Các vị trí thuộc nhóm lãnh đạo, quản lý: Gồm 01 Giám đốc Sở, 03 Phó Giám đốc Sở; mỗi phòng chuyên môn gồm: 01 Trƣởng phòng và tƣơng đƣơng, 02 Phó Trƣởng phòng và tƣơng đƣơng.
- Các vị trí thuộc nhóm thực thi, thừa hành: Đƣợc xác định gồm 07
nhóm vị trí công việc thuộc các lĩnh vực: Tổ chức biên chế; cải cách hành chính; tổ chức chính quyền; cán bộ, công chức, viên chức; tổ chức hội, tổ chức phi Chính phủ; thanh niên, văn thƣ, lƣu trữ nhà nƣớc; tôn giáo; thi đua - khen thƣởng; thanh tra chuyên ngành; hành chính - văn phòng.
- Nhóm các nhiệm vụ hành chính - văn phòng có tính chất chuyên
môn: Thông tin, tổng hợp, báo cáo…
- Nhóm các nhiệm vụ phối hợp, đột xuất khác: Các nhiệm vụ liên quan
đến công tác Đảng, đoàn thể, công tác họp bàn chỉ đạo chuyên môn, công tác đào tạo, bồi dƣỡng và các nhiệm vụ đột xuất khác…
Các nhóm công việc sẽ có các vị trí việc làm cụ thể, xem tại bảng 4.7: Bảng 4.7 Bảng Tổng hợp tên các vị trí việc làm của Sở Nội vụ
Nhóm VTVL VTVL Tên VTVL Nhóm VTVL lãnh đạo, quản lý - Lãnh đạo Sở Số 1 Giám đốc Số 2 Các Phó Giám đốc - Lãnh đạo phòng và tƣơng đƣơng Số 1 Trƣởng phòng và tƣơng đƣơng Số 2 Phó Trƣởng phòng và tƣơng đƣơng Nhóm VTVL chuyên môn - Lĩnh vực Văn phòng Số 1 Tổng hợp - báo cáo
Số 2 Hành chính – quản trị, công nghệ thông tin
Số 3 Tài chính - kế toán
Số 4 Văn thƣ - lƣu trữ, thủ quỹ
- Lĩnh vực Thanh tra
Số 1 Thanh tra, kiểm tra chuyên ngành
Số 3 Tiếp công dân, công tác tham nhũng, pháp chế
- Lĩnh vực Cán bộ Công chức
Số 1 QLNN về cán bộ, công chức
Số 2 QLNN về viên chức
Số 3 QLNN về đào tạo bồi dƣỡng
- Lĩnh vực Cải cách hành chính Số 1 QLNN về CCHC, cải cách chế độ CVCC Số 2 QLNN về tuyên truyền Số 3 QLNN về một cửa - Lĩnh vực Tổ chức biên chế Số 1 QLNN về biên chế Số 2 QLNN về tổ chức bộ máy Số 3 QLNN về tổ chức phi chính phủ - Lĩnh vực Tổ chức chính quyền Số 1 QLNN về cán bộ, công chức xã Số 2 QLNN về địa giới hành chính
Số 3 QLNN về bầu cử và công việc liên quan
- Lĩnh vực Công tác thanh niên Số 1 QLNN về thanh niên Số 2 QLNN về hội, các hội đặc thù - Lĩnh vực Thi đua Khen thƣởng Số 1 QLNN về thi đua Số 2 QLNN về khen thƣởng Số 3 Văn thƣ – tổng hợp Số 4 Tài chính - kế toán - Lĩnh vực Tôn giáo Số 1 QLNN về công giáo Số 2 QLNN về phật giáo Số 3 Văn thƣ – tổng hợp Số 4 Tài chính - kế toán - Lĩnh vực Văn thƣ Lƣu trữ Số 1 QLNN về Văn thƣ Số 2 QLNN về Lƣu trữ
Số 3 Văn thƣ – tổng hợp
Số 4 Tài chính - kế toán
+ Trung tâm Lƣu trữ Lịch sử
Số 1 Chỉnh lý, thu thập tài liệu lƣu trữ Số 2 Khai thác tài liệu lƣu trữ
Số 3 Văn thƣ – tổng hợp
Số 4 Tài chính - kế toán
Nhóm các nhiệm vụ hành chính - văn phòng có tính chất chuyên môn
- Gồm các công việc: Thông tin, tổng hợp, báo cáo…
Nhóm các nhiệm vụ phối hợp, đột xuất khác
- Các nhiệm vụ liên quan đến công tác Đảng, đoàn thể, công tác họp bàn chỉ đạo chuyên môn, công tác đào tạo, bồi dƣỡng và các nhiệm vụ đột xuất khác…
Nguồn: Sở Nội vụ Bắc Ninh
Ngoài các vị trí việc làm nhƣ trên bảng 4.7 còn các vị trí của nhân viên khác nhƣ: Lái xe, bảo vệ...Tuy nhiên, trong phạm vi đề tài tác giả không tiến hành nghiên cứu với các đối tƣợng trên nên chƣa thực hiện xác định các vị trí đó,
Có thể thấy, với các vị trí việc làm đƣợc xác định nhƣ trên bảng 4.7 có những vị trí cần nhiều ngƣời thực hiện, có những vị trí chỉ cần 1 ngƣời làm, nhƣ: Vị trí việc làm “QLNN về cán, bộ, công chức” của phòng Tổ chức cán bộ, “QLNN về cán bộ, công chức xã’ của phòng Tổ chức chính quyền là một trong những vị trí cần nhiều ngƣời thực hiện mới có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao.
Cũng có những vị trí làm thƣờng xuyên liên tục nhƣ: Vị trí việc làm về “Tài chính – kế toán”, “Tổng hợp – báo cáo” “Văn thƣ – lƣu trữ, thủ quỹ”, có những vị trí thời vụ nhƣ “QLNN về bầu cử”, tại thời điểm bầu cử sẽ cần nhiều ngƣời thực hiện và phải trƣng tập thêm ngƣời, nhƣng đã hoàn thành thì lại không còn việc và các biên chế đƣợc trung tập sẽ quay lại với vị trí cũ và ngƣời đảm nhiệm vị trí đó sẽ đƣợc giao thêm nhiệm vụ nhằm đảm bảo sự hỗ trợ, tƣơng tác trong công việc đƣợc tốt nhất.
Nhƣ vậy, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, mức độ phức tạp và yêu cầu của mỗi vị trí có thể cần nhiều ngƣời hay 1 ngƣời thực hiện, vị trí thƣờng xuyên
hay thời vụ sẽ ảnh hƣởng đến việc bố chí số lƣợng biên chế hợp lý để hoàn thành tốt công việc đƣợc giao.
Dƣới đây là bảng tổng hợp số lƣợng vị trí việc làm của Sở qua các năm, cụ thể xem tại bảng 4.8:
Bảng 4.8 Bảng tổng hợp vị trí việc làm của Sở Nội vụ qua các năm
Đơn vị Vị trí việc làm So sánh % 2013 2014 2015 2014/2013 2015/2014 Lãnh đạo Sở 4 4 4 - - Văn phòng Sở 4 4 4 - - Thanh tra Sở 3 3 3 - - Phòng Cán bộ Công chức 3 3 3 - - Phòng Cải cách hành chính 3 3 3 - - Phòng Tổ chức biên chế 3 3 3 - - Phòng Tổ chức chính quyền 3 3 3 - -
Phòng Công tác thanh niên 1 2 2 2,5 -
Ban Thi đua Khen thƣởng 4 4 4 - -
Ban Tôn giáo 4 4 4 - -
Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ 8 8 8 - -
Tổng 40 41 41 2,5 -
Nguồn: Sở Nội vụ Bắc Ninh
Theo bảng 4.8 cho thấy, số lƣợng vị trí việc làm của Sở Nội vụ ổn định qua các năm, tuy nhiên trong năm 2014 có tăng 2,5% tƣơng đƣơng 01 vị trí việc làm so với năm 2013, do chuyển chức năng, nhiệm vụ về công tác quản lý hội, hội đặc thù trên địa bàn tỉnh về phòng Công tác thanh niên quản lý.
c) Kết quả đo lường thời gian, xác định số lượng biên chế
Tổng số ngƣời kê khai phiếu là 80 ngƣời (không thực hiện kê khai phiếu đối với lao động hợp đồng 68). Căn cứ để xác định biên chế là tổng thời gian hao
phí của từng cán bộ, công chức trong thời gian kê khai công việc là 12 tháng (từ 01/01/2014 – 31/12/2014).
Thời gian lao động định mức của từng cán bộ, công chức là 248 ngày/năm (đã trừ các ngày lễ, tết theo quy định), tức 20,63 ngày/tháng, làm việc 8h/ngày.
Theo kết quả kê khai phiếu:
- Phòng Tổ chức biên chế:
Tổng thời gian làm việc trong 12 tháng của Phòng là 10570 giờ, bằng 1322 ngày công; Trong đó:
+ Tổng thời gian làm việc cho công tác Họp, Công tác Đảng, đoàn thể đƣợc giao cho Phòng là 240 giờ (30 ngày).
+ Thời gian đào tạo, bồi dƣỡng là 228,8 giờ bằng 28,6 ngày.
Tổng thời gian thực hiện các nhiệm vụ khác nhƣ công tác đảng, đoàn thể, công tác đào tạo bồi dƣỡng là: 30 + 28,6 = 58,6 ngày. Nhƣ vậy số biên chế đủ để thực hiện chức năng QLNN của phòng là: (1322 – 58,6) /248 = 5,09 biên chế.
- Phòng Tổ chức chính quyền:
Tổng thời gian làm việc trong 8 tháng của Phòng là 8986 giờ, bằng 1123,3 ngày công; Trong đó:
+ Tổng thời gian làm việc cho công tác Họp, Công tác Đảng, đoàn thể đƣợc giao cho Phòng là 201,6 giờ (25,2 ngày).
+ Không có thời gian đào tạo, bồi dƣỡng.
Tổng thời gian thực hiện các nhiệm vụ khác nhƣ công tác đảng, đoàn thể, công tác giáo dục đào tạo là: 25,2 ngày. Nhƣ vậy số biên chế đủ để thực hiện chức năng QLNN của phòng là: (1123,3 – 25,2) /248 = 4,43 biên chế.
- Phòng Cán bộ công chức:
Tổng thời gian làm việc trong 12 tháng của Phòng là 10641 giờ, bằng 1330,1 ngày công; Trong đó:
+ Tổng thời gian làm việc cho công tác Họp, Công tác Đảng, đoàn thể đƣợc giao cho Phòng là 240 giờ (30 ngày).
Tổng thời gian thực hiện các nhiệm vụ khác nhƣ công tác đảng, đoàn thể, công tác đào tạo bồi dƣỡng là: 30 + 33 = 63 ngày. Nhƣ vậy số biên chế đủ để thực hiện chức năng QLNN của phòng là: (1330,1 - 63) /248 = 5,11 biên chế.
- Phòng Cải cách hành chính
Tổng thời gian làm việc trong 12 tháng của Phòng là 9797 giờ, bằng 1224,6 ngày công; Trong đó:
+ Tổng thời gian làm việc cho công tác Họp, Công tác Đảng, đoàn thể đƣợc giao cho Phòng là 228 giờ (28,5 ngày).
+ Thời gian đào tạo bồi dƣỡng là 140,8 giờ bằng (17,6 ngày).
Tổng thời gian thực hiện các nhiệm vụ khác nhƣ công tác đảng, đoàn thể, công tác đào tạo bồi dƣỡng là: 28,5 + 17,6 = 46,1 ngày. Nhƣ vậy số biên chế đủ để thực hiện chức năng QLNN của phòng là: (1224,6 – 46,1) /248 = 4,75 biên chế.
- Phòng Công tác Thanh niên:
Tổng thời gian làm việc trong 12 tháng của Phòng là 3938 giờ, bằng 492,3 ngày công; Trong đó:
+ Tổng thời gian làm việc cho công tác Họp, Công tác Đảng, đoàn thể đƣợc giao cho Phòng là 96 giờ (12 ngày).
+ Không có thời gian đào tạo bồi dƣỡng.
Nhƣ vậy số biên chế đủ để thực hiện chức năng QLNN, và các nhiệm vụ khác của phòng là: (492,3 – 12) /248 = 1,94 biên chế.
- Thanh tra Sở:
Tổng thời gian làm việc trong 12 tháng của Thanh tra Sở là 9523 giờ, bằng 1190,4 ngày công; Trong đó:
+ Tổng thời gian làm việc cho công tác Họp, Công tác Đảng, đoàn thể đƣợc giao cho Phòng là 192 giờ (24 ngày).
+ Thời gian đào tạo bồi dƣỡng là 158,4 giờ bằng (19,8 ngày).
Tổng thời gian thực hiện các nhiệm vụ khác nhƣ công tác đảng, đoàn thể, công tác đào tạo bồi dƣỡng là: 24 + 19,8 = 43,8 ngày. Nhƣ vậy số biên chế đủ để thực hiện chức năng QLNN của Thanh tra Sở là: (1190,4 – 43,8) /248 = 4,62 biên chế.
Tổng thời gian làm việc trong 12 tháng của Văn phòng Sở là 12647 giờ, bằng 1580,9 ngày công; Trong đó:
+ Tổng thời gian làm việc cho công tác Họp, Công tác Đảng, đoàn thể đƣợc giao cho Phòng là 288 giờ (36 ngày).
+ Không có thời gian đào tạo bồi dƣỡng
Nhƣ vậy số biên chế đủ để thực hiện chức năng QLNN và các nhiệm vụ chuyên môn của Văn phòng Sở là: (1580,9 – 36)/248 = 6,34 biên chế.
- Ban Tôn giáo:
Tổng thời gian làm việc trong 12 tháng của Ban Tôn giáo là 21019 giờ, bằng 2627,4 ngày công; Trong đó:
+ Tổng thời gian làm việc cho công tác Họp, Công tác Đảng, đoàn thể đƣợc giao cho Phòng là 360 giờ (45 ngày).
+ Thời gian đào tạo bồi dƣỡng là 35,2 giờ bằng (4,4 ngày)
Tổng thời gian thực hiện các nhiệm vụ khác nhƣ công tác đảng, đoàn thể, công tác đào tạo bồi dƣỡng là: 45 + 4,4 = 49,4 ngày. Nhƣ vậy số biên chế đủ để thực hiện chức năng QLNN của Ban Tôn giáo là: (2627,4 – 49,4)/248 = 10,40 biên chế.
- Ban Thi đua Khen thưởng:
Tổng thời gian làm việc trong 12 tháng của Ban Thi đua Khen thƣởng là 19896 giờ, bằng 2487 ngày công; Trong đó:
+ Tổng thời gian làm việc cho công tác Họp, Công tác Đảng, đoàn thể đƣợc giao cho Phòng là 432 giờ (54 ngày).