Quá trình quản lý công chức, viên chức theo vị trí việc làm chịu tác động của rất nhiều yếu tố (có nhân tố chủ quan, có nhân tố khách quan), do đó trƣớc khi thực hiện cần tính toán cụ thể các yếu tố ảnh hƣởng để có cách khắc phục hợp lý. Các yếu tố này không giống nhau ở mỗi tổ chức do chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, nhân lực và cách thức chỉ đạo cũng nhƣ ý chí lãnh đạo không giống nhau nhƣng thông thƣờng chịu tác động của các yếu tố cơ bản sau:
a) Nhân tố khách quan:
- Quan điểm, chủ trƣơng của Đảng, hệ thống pháp luật về công tác cán bộ, công chức, viên chức: Đây là yếu tố quan trọng hàng đầu vì nƣớc ta Đảng giữ vai trò lãnh đạo. Luật pháp chính là sự thể chế hoá đƣờng lối, chủ trƣơng, quan điểm của Đảng. Nhận thức đúng đắn về công tác xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức và tổ chức hệ thống các cơ quan nhà nƣớc từ trung ƣơng đến địa phƣơng là cơ sở để ban hành chủ trƣơng, chính sách và các văn bản quy phạm pháp luật tạo hành lang pháp lý phù hợp và điều kiện thuận lợi cho sự phát triển về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy cũng nhƣ hiệu tính hiệu lực, hiệu quả của mỗi tổ chức.
- Sự phát triển kinh tế - xã hội: Sự phát triển của kinh tế - xã hội có ảnh hƣởng lớn đến hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nƣớc. Các quan hệ kinh tế - xã hội phát triển đòi hỏi sự thay đổi về tính chất, quy mô tổ chức, hoạt động của Sở để phù hợp với tình hình thực tế và đảm bảo hiệu quả quản lý.
b) Nhân tố chủ quan:
- Quy trình quản lý chuyên môn, nghiệp vụ và xử lý công việc: Hiện nay, hầu hết các cơ quan đều áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO vào xử lý công việc. Tuy nhiên quy trình thực hiện và thời gian quy định cho mỗi loại công việc là khác nhau. Do vậy, khi xác định vị trí việc làm cần tính toán đến tác động của các yếu tố này để xác định các công việc cần và đủ để tổ chức thực hiện tốt nhất, hiệu quả nhất nhiệm vụ đƣợc giao.
- Yêu cầu nâng cao chất lƣợng đội ngũ công chức, viên chức: Do tính chất khó khăn, phức tạp và tổng hợp của công việc trong các cơ quan hành chính nhà nƣớc nên đòi hỏi đội ngũ công chức, viên chức phải vƣơn lên ngang tầm nhiệm vụ, phải luôn tự đổi mới, gƣơng mẫu đi đầu trong việc đổi mới tƣ duy, đổi mới phong cách, lề lối làm việc, không ngừng học tập, nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ, kiến thức thực tiễn để đáp ứng yêu cầu công việc đƣợc giao.
- Mức độ hiện đại hóa công sở, trang thiết bị, phƣơng tiện làm việc và ứng dụng công nghệ thông tin. Nhân tố này ảnh hƣởng đến thời gian, chất lƣợng thực hiện nhiệm vụ của mỗi công chức, viên chức. Một tổ chức có trang thiết bị hiện đại, điều kiện làm việc tốt, năng suất lao động sẽ cao hơn các tổ chức khác (trong điều kiện chế độ đãi ngộ, chất lƣợng nguồn nhân lực, ý thức và kỷ luật làm việc của công chức là tƣơng đƣơng nhau). Nhƣ vậy sẽ rút ngắn thời gian thực hiện nhiệm vụ, giảm đƣợc số lƣợng biên chế, giúp việc quản lý đạt hiệu quả cao hơn.
- Thực trạng quản lý công chức, viên chức của mỗi đơn vị cấu thành cơ quan, tổ chức: Đây là yếu tố quan trọng nhất ảnh hƣởng đến hiệu quả quản lý theo vị trí việc làm. Khi tình trạng quản lý dựa trên thâm niên, kinh nghiệm công tác, tình trạng công chức, viên chức làm trái ngành, trái nghề so với chuyên môn đƣợc đào tạo là phổ biến, thì việc sắp xếp lại đội ngũ công chức, viên chức theo vị trí việc làm để quản lý sẽ gặp khó khăn.
Tóm lại, quản lý theo vị trí việc làm cần bám sát chức năng, nhiệm vụ, để xây dựng, cập nhật, bổ sung các vị trí việc làm hợp lý và tính đến các yếu tố ảnh hƣởng để có kế hoạch tuyển dụng, sử dụng biên chế đạt hiệu quả cao nhất.