Phần 4 Kết quả nghiên cứu và thảo luận
4.2. Thực trạng quản lý trang thiết bị y tế tại bệnh viện đa khoa tỉnh Thái Bình
4.2.3. Quản lý sửa chữa trang thiết bị y tế
Bảng 4.13. Đánh giá về sửa chữa trang thiết bị y tế tại Bệnh viện đa khoa tỉnh Thái Bình
Tiêu chí
Tốt Bình thường Chưa được Tổng Số ý kiến Tỷ lệ (%) Số ý kiến Tỷ lệ (%) Số ý kiến Tỷ lệ (%) Số ý kiến Tỷ lệ (%) Thủ tục đề nghị sửa chữa triển khai dễ dàng 50 66,67 23 30,67 2 2,67 75 100 Tính kịp thời trong sửa chữa 30 40,00 26 34,67 19 25,33 75 100 Thực hiện bảo trì, sửa chữa định kỳ 21 28 37 49,33 17 22,67 75 100 Hiệu quả sau khi
sửa chữa 24 32 28 37,33 23 30,67 75 100 Nguồn: Số liệu điều tra (2019) Quy trình sửa chữa trang thiết bị gồm các bước sau: Bước 1: Lập yêu cầu sửa chữa; Bước 2: Tiếp nhận yêu cầu sửa chữa và kiểm tra; Bước 3: Tổ chức sửa chữa; Bước 4: Nghiệm thu, ghi sổ theo dõi sửa chữa và thu hồi trang thiết bị hư hỏng; Bước 5: Thanh toán. Cụ thể nội dung các bước như sau:
- Lập yêu cầu sửa chữa:
Các Khoa, phịng chức năng của bệnh viện có trang thiết bị cần sửa chữa làm Phiếu đề nghị sửa chữa trang thiết bị được quy định theo mẫu có sẵn gửi phịng VT-KT. Nội dung Phiếu đề nghị gồm tên đơn vị và người đề nghị, tên trang thiết bị cần sửa chữa, địa điểm đặt trang thiết bị và tình trạng hoạt động của trang thiết bị.
Kết quả khảo sát ý kiến của các đối tượng được điều tra cho thấy, công tác lập yêu cầu sửa chữa hiện nay được đánh giá tương đối tốt, với 66,67% ý kiến đánh giá ở mức độ tốt, 30,67% đánh giá ở mức bình thường. Do đây là bước được làm theo mẫu có sẵn nên việc thực hiện rất đơn giản, khơng gây khó khăn lớn cho các khoa, phòng lập yêu cầu sửa chữa. Tuy nhiên, cũng xuất hiện khơng ít các trường hợp nộp yêu cầu sửa chữa về Phòng VT-KT muộn hoặc khơng đúng quy cách. Do đó cũng có một số cán bộ đánh giá rằng khâu này vẫn còn chưa được (2,67%).
- Tiếp nhận yêu cầu sửa chữa và kiểm tra:
Phòng VT- KT tiếp nhận Phiếu đề nghị sửa chữa trang thiết bị và kiểm tra tình trạng của trang thiết bị khi phiếu đề nghị được điền đầy đủ nội dung. Kết quả kiểm tra tình trạng hư hỏng của trang thiết bị phải được ghi trực tiếp vào phiếu đề nghị sửa chữa trang thiết bị hoặc lập thành biên bản (được quy định theo mẫu có sẵn) đối với các trường hợp sau:
+ Việc sửa chữa đòi hỏi thay thế linh kiện, phụ tùng có giá trị trên 5 triệu đồng phải hợp đồng với các đơn vị cung cấp linh kiện;
+ Việc sửa chữa trang thiết bị có độ phức tạp cao và cần nhiều thời gian cần phải lập kế hoạch cụ thể về thời gian, kinh phí sửa chữa.
- Tổ chức sửa chữa:
Phòng VT-KT tiến hành sửa chữa trang thiết bị ngay.
+ Đối với các cơng việc sửa chữa địi hỏi phải thay thế linh kiện, phụ tùng do hư hỏng có giá trị trên 01 triệu đồng, Phịng VT- KT trình Ban giám đốc bệnh viện cho phép thay thế trong thời gian không quá 01 ngày.
+ Đối với các linh kiện, phụ tùng hiếm và đặc thù, thời gian mua sắm theo Hợp đồng với nhà cung cấp.
đồng thuê bên ngoài sửa chữa phải được tiến hành chậm nhất là 01 tuần kể từ khi nhận được yêu cầu.
Phịng VT-KT thơng báo thời hạn cho việc sửa chữa hoàn chỉnh trang thiết bị cho đơn vị, cá nhân yêu cầu sửa chữa ngay sau khi đã thoả thuận với bên nhận hợp đồng. Công đoạn sửa chữa tốn khá nhiều thời gian và phụ thuộc nhiều vào tình trạng hỏng hóc của TTBYT, đặc biệt là những TTBYT công nghệ cao.
Theo đánh giá, có tới 25,33% cán bộ cho rằng đây là công tác chưa được, và 34,67% ý kiến đánh giá ở mức bình thường Theo kết quả khảo sát về thời gian sửa chữa TTBYT tại Bệnh viện đa khoa tỉnh Thái Bình cho thấy, hầu hết các TTBYT của bệnh viện được sửa chữa kịp thời. Có nhiều nguyên nhân dẫn đến thời gian sửa chữa TTBYT kéo dài, một trong những nguyên nhân được các cán bộ đưa ra nhiều nhất đó là do phụ tùng thay thế TTBYT ở Việt Nam hiện nay chưa có. Bởi vậy nhiều thiết bị hỏng, sau khi báo cáo và phải lên kế hoạch để các đơn vị thi công nhập khẩu về. Thời gian chờ đợi việc nhập các phụ tùng chiếm tới 2/3 đến 3/4 thời gian sửa chữa thiết bị.
Tỷ lệ 22,67% chưa đạt ở cơng tác bảo trì sửa chữa định kỳ cho thấy vẫn cịn nhiều bất cập, có những máy móc đã quá tải trong thời gian dài, tuy nhiên khơng được bảo trì kịp thời dẫn đến hỏng, ảnh hưởng đến công tác khám chữa bệnh; có những máy móc ít hoặc để lâu khơng sử dụng mà khơng có biện pháp bảo quản, đến lúc kiểm kê thì đã hỏng gây lãng phí, thất thốt cho bệnh viện.
- Nghiệm thu, ghi sổ theo dõi sửa chữa và thu hồi trang thiết bị hư
hỏng: Các linh kiện, phụ tùng thay thế (nếu có) phải được nghiệm thu chất
lượng trước khi tiến hành thay thế. Biên bản nghiệm thu chất lượng linh kiện, phụ tùng thay thế được quy định theo mẫu có sẵn. Đại diện phòng VT-KT, người sử dụng trang thiết bị và người sửa chữa trang thiết bị tiến hành nghiệm thu chất lượng và xác nhận hoàn thành sửa chữa vào Phiếu đề nghị sửa chữa trang thiết bị. Đối với thiết bị có yêu cầu lập sổ theo dõi sửa chữa, phòng VT- KT ghi sổ theo dõi ngay sau khi việc sửa chữa được nghiệm thu hoàn thành. Các linh kiện, phụ tùng, phụ kiện, trang thiết bị hư hỏng trong quá trình sửa chữa phải được thu hồi và thanh lý theo các quy định hiện hành. Khi thu hồi trang thiết bị hư hỏng phải thực hiện các thủ tục liên quan đến quản lý tài sản của Khoa, phịng ban chun mơn.
Bước Bộ phận Các bước thực hiện Ghi chú 1 Các khoa phòng, phòng VT-KT, phòng TCKT
- Khi thiết bị, máy móc bị hỏng, các khoa phịng báo phòng Vật tư - Kỹ thuật, Tài chính kế tốn cùng nhau xác minh và lập biên bản tình trạng hỏng của máy.
- Phịng Vật tư - Kỹ thuật dựa trên tình trạng hỏng, lập dự trù chi tiết về chủng loại, số lượng, chất lượng, giá cả vật tư, linh kiện thay thế, sửa chữa trình Ban lãnh đạo Bệnh viện và trưởng phịng Tài chính kế tốn duyệt.
2
Ban lãnh đạo BV, TP
TCKT
- Trưởng phịng Tài chính kế tốn và Ban lãnh đạo Bệnh viện xem xét, phê duyệt dự trù, hình thức mua sắm, sửa chữa.
- Phịng Tài chính kế tốn dựa trên dự trù được phê duyệt chuẩn bị kinh phí thanh tốn.
3
Phịng VTKT,
TCKT
- Các phòng chức năng căn cứ vào quyết định phê duyệt của Ban lãnh đạo Bệnh viện, tổ chức đấu thầu mua sắm, sửa chữa theo quy định hiện hành. - Sau khi hồn tất sửa chữa, thay thế, phịng chức năng cùng với khoa lập biên bản nghiệm thu. - Phòng chức năng lập hồ sơ gửi về phịng Tài chính kế tốn làm thủ tục thanh tốn.
4 Kế toán theo dõi
- Kế toán theo dõi tiếp nhận hồ sơ thanh tốn từ các phịng chức năng, kiểm tra chứng từ, đối chiếu với các quy định hiện hành.
- Nếu phát hiện hồ sơ cịn thiếu hoặc sai sót, kế tốn theo dõi trả lại phịng chức năng để hoàn thiện.
- Chuyển hồ sơ thanh tốn đủ thủ tục trình giám đốc và kế tốn trưởng.
5 Phịng TCKT
- Sau khi giám đốc và kế toán trưởng duyệt chi, kế toán theo dõi chuyển hồ sơ sang bộ phận thanh toán, ghi sổ kế toán và chuyển chứng từ về bộ phận tổng hợp để lưu trữ.
Sơ đồ 4.2. Quy trình sửa chữa trang thiết bị y tế tại Bệnh viện đa khoa tỉnh Thái Bình
Hiệu quả sau khi sửa chữa TTBYT ở bệnh viện cũng là một vấn đề cần lưu tâm. Tổng hợp đánh giá của các cán bộ nhân viên cho thấy hiệu quả sửa chữa vẫn còn tỷ lệ chưa đạt khá cao (30,67%), điều này một phần do máy móc có nguồn gốc xuất xứ từ nước ngoài nên nguồn linh kiện, phụ tùng chính hãng khơng đáp ứng kịp, phải sử dụng linh kiện, phụ tùng trong nước, hoặc thậm chí tự cải tạo, khiến cho hiệu suất làm việc, tính ổn định của TTBYT giảm; phần nữa là do trình độ kỹ thuật sửa chữa của nhân viên chưa cao, không đáp ứng được yêu cầu kỹ thuật, khiến việc sửa chữa không đạt được hiệu quả cao nhất, TTBYT sử dụng được một thời gian lại hỏng phải sửa chữa lần nữa.
- Thanh toán: Chậm nhất 01 tuần, Phòng VT-KT gửi đến Phòng TCKT hồ
sơ thanh toán bao gồm: Phiếu đề nghị thanh tốn của phịng VT-KT; Phiếu đề nghị sửa chữa trang thiết bị; Hợp đồng sửa chữa; Biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng sửa chữa; Hóa đơn, chứng từ thay thế linh kiện, phụ tùng… Phịng TCKT thanh tốn chi phí sửa chữa trang thiết bị. Thời gian thực hiện không quá 02 tuần kể từ ngày nhận đủ hồ sơ thanh toán.