4.3.2.1. Hoàn thiện văn bản, quy định quản lý tài chính của trường Đại học Công nghiệp Dệt may Hà Nội
Quy chế chi tiêu nội bộ là căn cứ pháp lý để thực hiện chi các khoản chi trong đơn vị. Do vậy đòi hỏi việc xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ phải trên tinh
thần công khai dân chủ và có tính tập thể. Quy chế chi tiêu nội bộ của Trường đai học Công nghiệp Dệt may Hà Nội được xây dựng năm 2015 trên tinh thần công khai và dân chủ. Tại thời điểm đó các định mức chi tiêu được xây dựng được đánh giá là hợp lý. Song, do có sự biến động về giá cả của thị trường tăng lên thì với mức chi như vậy lại là thấp trong điều kiện hiện nay. Do vậy, để quy chế chi tiêu nội bộ thực sự là công cụ pháp lý trong việc kiểm soát chi tiêu đòi hỏi nhà trường cần phải sửa đổi cho phù hợp với tình hình thực tế và có chiến lược dài hạn theo hướng tăng cường chi cho con người đặc biệt là đội ngũ giảng viên- những người trực tiếp tạo thu nhập của nhà trường.
Mặc dù chịu ảnh hưởng nhiều bởi tốc độ trượt giá hàng năm, giá điện, nước, xăng dầu... đều tăng, nhưng để quản lý có hiệu quả nhóm chi hành chính (bao gồm: các khoản thanh toán dịch vụ, vật tư văn phòng, thông tin liên lạc, hội nghị, công tác phí, chi phí thuê mướn và sửa chữa thường xuyên) này trường nên thực hiện giao khoán hầu hết các khoản chi tiêu có thể giao khoán được cho các phòng, khoa, trung tâm như: giao khoán cước phí điện thoại, văn phòng phẩm, xăng dầu, một phần công tác phí... Mức giao khoán cần được nhà trường xây dựng tỷ mỷ, tính toán trên cơ sở kế hoạch sử dụng của các bộ phận đơn vị công tác có xem xét đến tình hình sử dụng của các năm trước và nhiệm vụ được giao. Nhà trường tăng cường các biện pháp quản lý cước phí điện thoại như: giảm số máy, quản lý các số máy được phép liên lạc đường dài, các cuộc liên lạc đường dài.
4.3.2.2. Nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ trong bộ máy quản lý tài chính của trường Đại học Công nghiệp Dệt may Hà Nội
- Nâng cao năng lực của đội ngũ cán bộ kế toán – tài chính
Đội ngũ cán bộ kế toán là bộ phận quan trọng và không thế thiếu của bộ máy kế toán tài chính nói riêng và công tác quản lý tài chính nói chug. Năng lực làm việc của đội ngũ cán bộ kế toán tài chính sẽ quyết định chất lượng, hiệu quả công tác hạch toán kế toán và công tác quản lý tài chính. Cán bộ làm công tác tài chính phải là những cán bộ trung thực, có phẩm chất chính trị tốt, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ giỏi, có trình độ, hiểu biết sâu rộng về lĩnh vực mình phụ trách, cập nhật thường xuyên các chính sách chế độ của Nhà nước, có tinh thần trách nhiệm trong các bước công việc từ lập kế hoạch, thẩm định, tổng hợp dự toán, tới thanh quyết toán…tham mưu tốt cho chủ tài khoản về việc chi tiêu cho đúng chế độ quy định và tổ chức công tác tài chính của đơn vị một cách chặt chẽ, tiết kiệm, có hiệu quả.
Vì vậy, nâng cao năng lực của đội ngũ cán bộ kế toán tài chính là yêu cầu đối với bất kỳ một đơn vị nào trước yêu cầu của cơ chế tài chính mới. Đây cũng là vấn đề của trường đại học Công nghiệp Dệt may Hà Nội trong quá trình đổi mới và hoàn thiện cơ chế quản lý tài chính, thực hiện tự chủ tài chính. Để thực hiện được mục tiêu nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ kế toán tài chính cần có kế hoạch tổng thể, thực hiện trong một thời gian dài với nhiều phương thức thích hợp để tuyển chọn, sử dụng, đào tạo và bồi dưỡng cán bộ. Theo hướng đó, các giải pháp cần thực hiện là:
+ Xây dựng tiêu chuẩn cán bộ, tiêu chuẩn nghiệp vụ đối với đội ngũ cán bộ kế toán tài chính từ đó làm căn cứ để tuyển dụng cán bộ mới. Tạo điều kiện cho cán bộ trẻ được tuyển dụng nhằm phát huy năng lực cán bộ, nâng cao kinh nghiệm và công tác chuyên môn.
+ Tích cực cho cán bộ trẻ làm công tác tài chính kế toán được đi học tập, bồi dưỡng, nâng cao trình độ ở trong và ngoài nước: chương trình đào tạo chính sách công, chương trình đào tạo cán bộ quản lý dự án, đề án thí điểm phát hiện, đào tạo tài năng lãnh đạo quản lý…
+ Đối với một số cán bộ hiện đang công tác có trình độ nghiệp vụ thấp cần có kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng để nâng cao trình độ. Có chính sách động viên, khuyến khích cán bộ học tập, đáp ứng yêu cầu chuyên môn được giao. Trong đó cần sự kết hợp với nỗ lực của từng cá nhân.
+ Thường xuyên mở các lớp tập huẩn, bồi dưỡng các chế độ, chính sách mới về quản lý tài chính nhất là các văn bản mới liên quan đến cơ chế quản lý tài chính và tự chủ tài chính, giúp cán bộ được cập nhật và nghiên cứu thực hiện đúng, hiệu quả các văn bản quản lý của Nhà nước.
+ Có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ về chính trị, tin học ,ngoại ngữ nhằm trang bị kỹ năng cần thiết phục vụ công việc chuyên môn.
- Sắp xếp hoàn thiện bộ máy kế toán tài chính
Quản lý tài chính không thể tách rời hoạt động của công tác kế toán tài chính. Trong đó hạch toán kế toán là công cụ đắc lực phục vụ quản lý thông qua việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin một cách liên tục, toàn diện cho nhà quản lý. Để thực hiện tốt vai trò và chức năng trên, đòi hỏi bộ máy kế toán tài chính phải được tổ chức một cách khoa học, hợp lý. Với thực trạng hiện nay, trường ĐHCNDMHN cần phải có giải pháp hoàn thiện tổ chứ bộ máy kế toán
góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác kế toán tài chính. Các giải pháp cần thực hiện:
+ Rà soát, đánh giá và kiện toàn lại bộ máy kế toán tài chính theo hướng tinh gọn, chuyên trách và hoạt động có hiệu quả, đáp ứng được những đòi hỏi của cơ chế mới.
+ Đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận tài chính kế toán với các đơn vị, phòng ban có liên quan trong việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán tài chính phục vụ quản lý trong hoạt động của nhà trường. Thiết lập hệ thống thu thập và báo cáo thông tin kịp thời về tình hình thực hiện nhiệm vụ của các bộ phận cho các phòng ban trong nhà trường giám sát lẫn nhau. Xây dựng hệ thống truyền dẫn thông tin nội bộ, nối mạng cho việc thu thập, phân tích, đánh giá, xử lý thông tin tài chính kịp thời phục vụ cho việc quản lý và kiểm soát các khoản thu – chi của nhà trường.
4.3.2.3. Tận dụng và khai thác tốt nhất các nguồn thu
* Nhóm giải pháp phát triển và đa dạng hóa các nguồn thu.
Nguồn thu chủ yếu của nhà trường hiện nay là thu từ học phí. Trong những năm tới nguồn thu này hứa hẹn sẽ tăng lên nếu Nhà nước cho phép các trường tự quy định mức học phí và tự tổ chức tuyển sinh theo nhu cầu của sinh viên, nhu cầu của xã hội và khả năng đáp ứng của nhà trường. Trước khi có những sửa đổi này, với mức thu học phí và chỉ tiêu tuyển sinh hàng năm cho phép như hiện nay, nhà trường cần phải tìm ra các giải pháp để phát triển và đa dạng hóa các nguồn thu như: mở rộng quy mô đào tạo, đa dạng hóa các loại hình đào tạo. Đây là giải pháp mà trường Đại học Điện lực áp dụng rất thành công, nhờ vậy đã tiến tới TCTC hoàn toàn.
Tận dụng và khai thác tốt nhất các nguồn thu
- Khai thác tốt nguồn thu học phí, lệ phí:
Học phí là khoản đóng góp một phần của người học đối với các sự nghiệp đào tạo của các trường. Lệ phí là những khoản thu đối với các dịch vụ đặc biệt như tuyển sinh, thi cử, tốt nghiệp. Thực hiện chế độ thu học phí ở các trường công lập nói chung đã dần xóa bỏ tâm lý ỷ lại vào Nhà nước của người học, từ đó thúc đẩy trách nhiệm của người học và gia đình đối với việc học tập của con em mình. Thu học phí là khoản tiền bù đắp thiếu hụt mà Ngân sách nhà nước không
đủ trang trải cho các trường. Mặt khác, thực hiện phương châm Nhà nước và nhân dân, xã hội và gia đình cùng chăm lo phát triển sự nghiệp giáo dục đào tạo mà Đảng và Nhà nước đã đề ra.
Tăng nguồn thu sản phẩm gia công từ hoạt động đào tạo
Trường ĐHCNDMHN là một trường nghề do vậy hoạt động đào tạo gắn liền với thực hành. Sau khi học hết năm thứ nhất HSSV bắt đầu học chuyên ngành. Đối với HSSV năm thứ hai ngành may, cơ điện các em học lý thuyết kết hợp với thực hành tại xưởng. Nhà trường kết hợp quá trình thực hành, thực tập của HSSV với việc tổ chức sản xuất ngay tại trường bằng các sản phẩm cung ứng cho thị trường trong nước và xuất khẩu, gắn công tác đào tạo của nhà trường với thực tế tại doanh nghiệp đồng thời tạo thêm nguồn thu cho trường.
Qua kết quả nguồn thu từ sản phẩm gia công thực tập cùng với khảo sát thực tế tại xưởng thực tập, tác giả nhận thấy có thể tăng nguồn thu từ sản phẩm gia công thực tập nếu nhà trường thực hiện được những điều sau:
- Nhà trường tăng cường tìm kiếm các đơn hàng phù hợp với đào tạo, tránh tình trạng học lý thuyết một đằng thực hành một nẻo dẫn đến làm sai, lãng phí nguyên liêu, công sức.
- Trích hoa hồng để khuyến khích cán bộ, giáo viên tìm kiếm các đơn hàng phù hợp về cho nhà trường.
- Tăng tỷ lệ phân chia nguồn thu từ sản phẩm gia công thực tập cho giáo viên hướng dẫn thực hành và HSSV để khích lệ họ tăng năng suất lao động.
- Không nên nhận các đơn hàng không phù hợp với điều kiện sản xuất và thực tập của HSSV.
- Các tổ cần rà soát lại các kế hoạch chi tiết học phần để đảm bảo được khi đến giai đoạn học sinh vào sản phẩm có thể cải thiện được chất lượng cũng như thời gian hoàn thành đáp ứng yêu cầu khách hàng.
- Cần nghiên cứu cải tiến phương pháp triển khai thực hiện các loại sản phẩm theo từng giai đoạn phù hợp từng hệ đào tạo.
- Sửa chữa máy móc thiết bị kịp thời khi HSSV, giáo viên báo hỏng, hàng tuần nên có cán bộ kỹ thuật xuống chuyền kiểm tra bảo máy móc định kỳ.
Nếu thực hiện tốt những điều kiện trên, chất lượng đào tạo của trường sẽ được nâng cao và dự kiến nguồn thu từ gia công thực tập các năm sau không
những ổn định mà còn có thể tăng hơn so với năm 2015. Dự kiến nguồn thu từ Trung tâm thực hành may hàng năm đạt từ 4- 6 tỷ đồng
Tăng nguồn thu từ Trung tâm sản xuất dịch vụ của Trường
Trung tâm sản xuất dịch vụ được thành lập vào tháng 10 năm 2012, trực thuộc quản lý của Trường ĐHCNDMHN. Hết quý IV năm 2012 Trung tâm sản xuất dịch vụ ổn định và đi vào sản xuất. Quý II năm 2015 Trung tâm sản xuất dịch vụ ổn định sản xuất và áp dụng công nghệ sản xuất tinh gọn (Lean) vào 11 dây chuyền sản xuất đã đem lại kết quả rất khả quan. Tăng nguồn thu từ Trung tâm sản xuất dịch vụ không phải là quá khó nếu điều hành và quản lý sản xuất theo hướng sau:
- Giữ ổn định và mở rộng quy mô sản xuất của Trung tâm dịch vụ sản xuất lên 12 chuyền
- Áp dụng toàn bộ công nghệ sản xuất tinh gọn vào tất cả các dây chuyền sản xuất tại Trung tâm sản xuất dịch vụ để tăng năng suất lao động.
- Thường xuyên liên tục cải tiến trong công tác triển khai sản xuất: như rải chuyền, cữ gá, phân chuyền, điều chuyền.
- Tìm kiềm lựa chọn khách hàng, đối tác tốt phù hợp với năng lực của Trung tâm. Lựa chọn đơn hàng với đơn giá tốt.
- Chuyển đổi dần mô hình gia công thuần túy sang FOB, ODM để thu được giá trị gia tăng nhiều hơn và là môi trường học tập tốt cho sinh viên của Nhà trường.
- Xây dựng kế hoạch sản xuất dài hạn từ 3 tháng đến 6 tháng cho các đơn hàng đã lựa chọn phù hợp với năng lực của từng chuyền may. Thường xuyên theo dõi, bám sát việc triển khai kế hoạch thực tế để giải quyết các phát sinh nhằm có sự điều chỉnh hợp lý và kịp thời.
- Xây dựng và đào tạo đội ngũ cán bộ quản lý từ cấp tổ trở lên đáp ứng được yêu cầu công việc đặt ra trong tình hình mới. Thay đổi ngay các vị trí không đáp ứng được công việc đặt ra.
4.3.2.4. Tăng cường kiểm soát và quản lý chặt chẽ và có hiệu quả danh mục chi
Việc chi đủ, chi đúng mục đích và kịp thời sẽ mang lại hiệu quả rất lớn trong hoạt động của nhà trường nói chung và góp phần quan trọng vào cân đối thu chi, đảm bảo tự chủ tài chính của nhà trường. Để kiểm soát và quản lý có
hiệu quả công tác chi, đòi hỏi nhà trường phải thực hiện tốt việc hoàn thiện bộ máy quản lý tài chính, thông tin, quy trình quản lý tài chính khoa học, xây dựng tiêu chuẩn để lựa chọn được những người có đủ năng lực, trình độ tham gia vào bộ máy quản lý tài chính, ví dụ: trình độ chuyên môn, tổ chức đào tạo ra người đó, khả năng ứng dụng công nghệ tin học, khả năng xử lý vấn đề,…Vì xuyên suốt nội dung của luận án, tác giả cho rằng quản lý tài chính là nhân tố quan trọng nhất trong các hoạt động khác của đơn vị, nó quyết định tới mọi hoạt động khác trong đơn vị. Công khai hóa thông tin liên quan đến hoạt động tài chính được duy trì là điều kiện tốt để thu đồng đào tạo lớn trong và ngoài nước,…. Khi thực hiện, phải thực hiện thường xuyên tránh tình trạng “đầu voi đuôi chuột” sẽ khó tạo lòng tin đến chủ thể liên quan. Xây dựng quy trình quản lý tài chính chuẩn hóa và công khai quy trình này để các đơn vị phối hợp thực hiện.
4.3.2.5. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài chính
Cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật và công nghệ, đặc biệt là tin học với tốc độ phát triển mạnh mẽ đã có tác động sâu rộng đến tất cả các lĩnh vực và hoạt động của đời sống kinh tế – xã hội. Hoạt động trong các trường đại học, cao đẳng không chỉ còn đơn thuần là đào tạo mà được mở rộng ở nhiều lĩnh vực khác: như nghiên cứu khoa học, sản xuất và kinh doanh dịch vụ, triển khai ứng dụng công nghệ. Do vậy, việc quản lý nói chung và quản lý tài chính ở trường đại học, cao đẳng cũng trở nên phức tạp hơn, đòi hỏi có sự đầu tư lớn hơn cả về chất xám và năng lực của máy móc thiết bị. Quá trình thu nhận, xử lý thông tin và ra quyết định quản lý sẽ thuận tiện, nhanh chóng, chính xác và mang lại hiệu quả cao nếu áp dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật, trong đó công nghệ thông tin có vai trò quan trọng. Với khối lượng thông tin cần xử lý ngày càng lớn, nếu quá trình xử lý tài chính trong nhà trường được tổ chức theo hình thức phân tán thủ công, không có sự hỗ trợ của công nghệ thông tin và tin học hóa sẽ không đáp ứng được yêu cầu của quản lý trong điều kiện hiện nay. Vì vậy, công tác quản lý tài