Hằng năm, đứng trước thực trạng quản trị nguồn nhân lực của công ty và những phân tích nguy cơ và thách thức từ môi trường môi trường bên ngoài. Giám đốc nhân sự đã phân tích cung cầu và dự báo nguồn nhân lực trong thời gian tới. Từ đó, Giám đốc nhân sự đã đề xuất những chính sách, kế hoạch thực hiện dưới sự phê duyệt của Tổng giám đốc hoặc Phó tổng giám đốc.
Nhận xét: Công tác hoạch định nguồn nhân lực qua từng năm đã được công ty chú trọng và thực hiện khá tốt.
b) Phân tích công việc
Bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc đã được công ty xây dựng đầy đủ cho các vị trí và chức danh trong công ty.
Việc phân tích công việc như trên là khá rõ ràng. Mỗi chức danh đều có nêu lên khá cụ thể những công việc phải làm và những kinh nghiệm, kỹ năng cần có để thực hiện công việc cho hiệu quả. Điều này đã giúp cho công ty tuyển được đúng người và nhân viên hiểu được vai trò của mình khi bắt đầu vào công việc.
Ví dụ về việc xây dựng bảng mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc mà công ty thực hiện cho vị trí: Nhân viên bán hàng và nhân viên hỗ trợ kỹ thuật (xem phụ lục 4)
c) Tuyển dụng
* Căn cứ tuyển dụng
Tất cả những yêu cầu tuyển dụng đều phải được phê duyệt bởi Giám đốc,Trưởng ban, Trưởng trung tâm, RSM. Thời gian tuyển dụng được tính từ ngày Phòng Nhân sự nhận được yêu cầu tuyển dụng đã được duyệt từ Giám đốc, Trưởng ban, Trưởng trung tâm, RSM.
Chuyên viên Nhân sự phối hợp với các Giám đốc, Trưởng ban, Trưởng trung tâm, RSM để ưu tiên tiến cử các nhân viên hiện tại có kinh nghiệm và tiêu chuẩn phù hợp với yêu cầu tuyển dụng. Trong trường hợp không có ứng viên phù hợp cho vị trí cần tuyển, việc tuyển dụng nhân viên mới sẽ được triển khai.
Tất cả ứng viên cho vị trí nhân viên, chuyên viên phải từ 18 đến 35 tuổi, ứng viên cho vị trí quản lý là dưới 45 tuổi.
Ứng viên có mối quan hệ (ruột thịt, họ hàng, bạn bè...) với nhân viên công ty cũng phải trải qua đầy đủ các bước tuyển dụng, ứng viên đạt yêu cầu tuyển dụng sẽ được chọn.
Ứng viên chưa đáp ứng được yêu cầu tuyển dụng của công ty vẫn có thể được tuyển dụng dưới hình thức nhân viên tập sự. Sau thời gian tập sự là 6 tháng, nhân viên sẽ được
xem xét để ký hợp đồng dài hạn dựa trên kết quả đánh giá làm việc từ Giám đốc, Trưởng ban, Trưởng trung tâm, RSM.
Mọi nhân viên đều phải được yêu cầu ký cam kết bảo mật và tuân thủ nội quy lao động của công ty.
Giám đốc, Trưởng ban, Trưởng trung tâm, RSM lập mục tiêu làm việc trong thời gian thử việc cho nhân viên.
Sau thời gian thử việc, quản lý trực tiếp sẽ đánh giá thời gian thử việc của nhân viên, thảo luận với nhân viên về kết quả thử việc. Trong trường hợp không đạt yêu cầu của công việc, giám sát trực tiếp cần phải giải thích rõ ràng với nhân viên và những người có trách nhiệm liên quan.
* Trình tự các bước trong quy trình tuyển dụng của Công ty:
Bước 1:Xây dựng kế hoạch và ngân sách nhân sự:
Giám đốc,Trưởng ban, Trưởng trung tâm, RSM thực hiện nộp cho Ban Giám đốc kế hoạch và ngân sách nhân sự Trước ngày 31/12 hàng năm. Xem xét tư vấn nếu cần từ Ban Giám đốc. Có trách nhiệm phê duyệt Tổng giám đốc.
Bước 2: Yêu cầu tuyển dụng
Giám đốc, Trưởng ban, Trưởng trung tâm, RSM hoặc nhân sự được ủy quyền (Trưởng phòng, trưởng bộ phận đối với khối hỗ trợ, ASM đối với khối kinh doanh cửa hàng) tạo yêu cầu tuyển dụng khi có phát sinh nhu cầu tuyển dụng. Sau đó chọn người duyệt 1 là Giám đốc, Trưởng ban, Trưởng trung tâm, RSM, người duyệt 2 là Giám đốc Nhân sự
Bước 3: Xét duyệt
Giám đốc Nhân sự xem xét số lượng tuyển dụng so với kế hoạch được duyệt từ đầu năm để quyết định việc phê duyệt tuyển dụng. Tổng Giám đốc, Phó Tổng giám đốc Điều hành có quyền hạn trong các trường hợp tuyển bổ sung ngoài kế hoạch, việc quyết định tuyển sẽ do Tổng Giám đốc hoặc Phó Tổng giám đốc Điều hành quyết định.
Bước 4: Thông báo tuyển dụng, thu thập và lọc hồ sơ ứng viên
Chuyên viên tuyển dụng bắt đầu công việc tuyển dụng thông qua các kênh thích hợp. Kiểm tra hồ sơ ứng viên dựa trên bảng mô tả công việc, các yêu cầu đã ghi trong bảng yêu cầu tuyển dụng, tiêu chuẩn lựa chọn ứng viên của công ty. Tiếp theo liên hệ với ứng viên đạt yêu cầu tuyển dụng đến dự bài kiểm tra chuyên môn, kỹ năng (nếu cần) hoặc hẹn lịch phỏng vấn với ứng viên
Chuyên viên tuyển dụng tiến hành phỏng vấn ứng viên vòng 1. Ứng viên đạt yêu cầu vòng 1 sẽ được mời phỏng vấn vòng 2 (nếu cần) với Giám đốc, Trưởng ban, Trưởng trung tâm, RSM có liên quan. Tất cả các ứng viên không bắt buộc phải qua 2 lần phỏng vấn trước khi đi đến quyết định tuyển chọn.
Chuyên viên tuyển dụng thực hiện kiểm tra tham chiếu (nếu cần) gửi thư từ chối nếu ứng viên không đạt yêu cầu (đối với ứng viên khối hành chánh - BO)
Ứng viên được tuyển chọn phải có sự phê duyệt của Giám đốc Nhân sự (Hoặc nhân sự được ủy quyền)
Bước 6: Thỏa thuận tuyển dụng
Chuyên viên tuyển dụng đề xuất mức thu nhập cho nhân viên, mức đề xuất phải đảm bảo nằm trong khả năng chi trả của công ty, phòng ban. Giám đốc Nhân sự phê duyệt. Giám đốc Nhân sự gửi hợp đồng tuyển dụng cho ứng viên được tuyển chọn. Sau đó ứng viên xác nhận và gởi về Phòng Nhân sự ít nhất 05 ngày trước ngày nhận việc
Bước 7: Chuẩn bị và tiếp nhận nhân viên
Chuyên viên tuyển dụng thông báo cho những người liên quan về việc tiếp nhận nhân viên mới trước 03 ngày để chuẩn bị, cụ thể như sau: Nhân viên hành chánh: sắp xếp chỗ đậu xe, văn phòng phẩm đồng phục, danh thiếp…(nếu cần) Giám đốc, Trưởng ban , Trưởng trung tâm, RSM: chỗ làm việc, máy tính…(nếu cần). RSM, ASM: tình hình tuyển dụng ứng viên, thời điểm bắt đầu đào tạo ứng viên.
Bước 8: Đào tạo và hội nhập
Chuyên viên Đào tạo: đào tạo hội nhập và chuyên môn cho nhân viên mới.
Bước 9: Đánh giá, thử việc
Quản lý trực tiếp đánh giá thử việc cho nhân viên, chuyển Giám đốc, Trưởng ban. Trưởng trung tâm, RSM hoặc nhân sự được ủy quyền duyệt. Giám đốc Nhân sự Phê duyệt. Chuyên viên lao động tiền lương chuẩn bị hợp đồng lao động cho nhân viên.
Bước 9: Đánh giá, thử việc
Quản lý trực tiếp đánh giá thử việc cho nhân viên, chuyển Giám đốc, Trưởng ban. Trưởng trung tâm, RSM hoặc nhân sự được ủy quyền duyệt. Giám đốc Nhân sự Phê duyệt. Chuyên viên lao động tiền lương chuẩn bị hợp đồng lao động cho nhân viên.
Bước 10: Ký hợp đồng lao động
Chuyên viên lao động tiền lương thực hiện hợp đồng lao động cho nhân viên, hợp đồng này được lập làm 02 bản, nhân viên ký tên và gởi lại cho công ty 01 bản. Hợp đồng lao động được lưu vào hồ sơ nhân viên tại phòng Nhân sự.
Hình 4.3. Quy Trình Tuyển Dụng Của Công ty Cổ Phần Bán Lẻ Kỹ thuật Số FPT
Bảng 4.3. Nguồn Cung Ứng Lao Động Của Công Ty Nguồn tuyển dụng Số lượng (người) Tỷ lệ (%)
Internet 37 61,67
Người quen giới thiệu 13 21,67
Phướn, banner, tờ rơi 3 5
Khác 7 11,67
Tổng cộng 60 100,0
Nguồn: Điều Tra Tổng Hợp
Qua điều tra bảng thăm dò ý kiến ta thấy đa số những người làm việc ở công ty đa số có nguồn thông tin tuyển dụng từ Internet (61,67%) điều này cho thấy chuyên viên tuyển dụng đã làm tốt công việc tạo nguồn thông qua công cụ hỗ trợ đắt lực là Internet, tiếp theo do người quen giới thiệu cũng chiếm tỷ lệ không nhỏ (21,67%) chủ yếu là những người đã làm việc tại công ty biết được thông tin tuyển dụng và giới thiệu qua bạn bè, người thân của mình có nhu cầu làm việc tại Công ty, đây là nguồn tuyển dụng hoàn toàn miễn phí đã phần nào làm giảm chi phí tạo nguồn của doanh nghiêp. Tuy nhiên nguồn tuyển dụng này đôi lúc cũng thiếu khách quan và công bằng trong việc tuyển dụng. Viêc tạo nguồn thông qua đăng phướn và banner thì hiệu quả mong muốn còn rất hạn chế chỉ đạt tỷ lệ (5%). Phía Công ty cần xem xét cách thức thiết kế phướn và banner làm sao bắt mắt, kích cỡ để nhiều người có thể dễ dàng thấy chúng, cũng như vị trí treo banner như thế nào để mọi người có thể tiện quan sát. Thông tin từ nguồn các nguồn khác cũng chiếm tỷ lệ là 11,67%.
* Số lao động tuyển mới của Công ty năm 2010 – 2011
Qua thông tin cung cấp từ Phòng Nhân Sự thể hiện trong Bảng 4.3 số lao động tuyển mới của năm 2011 tăng mạnh 358,25% tương ứng với mức tăng là 369 người so với năm 2010.
Nguyên nhân Công ty đã bổ sung một số vị trí cần thiết cho các phòng ban các phòng ban và Công ty đã mở rộng thêm nhiều cửa hàng tại khu vực Tp.HCM và các tỉnh lân cần đòi hỏi số lượng lao động lớn như nhân viên bán hàng, nhân viên hỗ trợ kỹ thuật họ chủ yếu là những người có trình độ là THPT năm 2010 là 33 người và năm 2011 là 95 người với tỷ lệ tăng là 287,87% và trình độ trung cấp năm 2010 là 28 người tăng lên 81 người vào năm 2011 với tỷ lệ tăng là 189,28%.
Chỉ tiêu 2010 2011 Chênh lệch Số lượng % Số lượng % ± % 1. Theo TCCV LĐ Trực tiếp 82 79,61 438 92,79 356 434,14 LĐ Gián tiếp 21 20,38 34 7,21 13 61,9 2. Theo giới tính Nam 58 56,31 227 48,09 169 291,38 Nữ 45 43,69 245 51,91 200 444,44 3. Theo trình độ MBA 0 0 1 0,21 1 Đại học 25 24,27 154 32,63 129 516 Cao đẳng 17 16,5 108 22,88 91 535,29 Trung cấp 28 27,18 81 17,16 53 189,28 THPT 33 32,03 128 27,12 95 287,87 Tổng 103 100,0 472 100,0 369 358,25
Nguồn: Ban Nhân sự Bên cạnh đó tỷ lệ số lao động tuyển mới có trình độ đại học đã tăng vọt vào năm 2011 với tỷ lệ tăng là 516% so với năm 2010 và tương ứng với mức tăng là 129 người, điều đó cho thấy chính sách nhân sự của công ty đã thu hút được khá đông nguồn lao động có chất lượng cao. Số lượng rất ít ỏi những cán bộ có trình độ là MBA cũng đã tăng lên một người vào năm 2011, đó cũng là một trong những cán bộ lãnh đạo tại các phòng, ban, trung tâm trong công ty. Điều này, chứng tỏ công ty đang chọn lọc xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý bằng đội ngũ lãnh đạo có trình độ và năng lực cao để tạo lợi thế cạnh tranh bền vững cho công ty trong thời buổi nền kinh tế đang khó khăn như hiện nay. Tỷ lệ lao động có trình độ cao đẳng cũng đã tăng lên đáng kể với tỷ lệ tăng là 535,29% vào năm 2011 so với 2010 tương ứng với mức tăng là 91 người.
Ngoài ra, qua bảng 4.4 ta nhận thấy tỷ lệ trong lao động trực tiếp tăng rất mạnh vào năm 2011 với tỷ lệ tăng là 434,14% so với năm 2010 tương ứng với mức tăng là 356 người, như đã được đề cập đến công ty đang nỗ lực đầu tư mạnh vào khối kinh doanh cửa hàng nên tỷ lệ lao động trực tiếp tăng cao như vậy là điều tất yếu. Đối với nhân viên làm việc tại khối văn phòng là những lao động gián tiếp thì tốc độ tăng của đối tượng lao động mới này khiêm tốn hơn so với lao động trực tiếp với tỷ lệ tăng là 61,9% ứng với mức tăng nhẹ là 13 người vào năm 2011. Nếu phân theo giới tính thì ta thấy số lao động mới nam
năm 2011 tăng 169 so với năm 2010 ứng với tỷ lệ tăng là 291,38%, năm 2010 số lao động nữ mới là 45 người và 200 người là số lao động nữ mới tăng thêm vào năm 2011 ứng với tỷ lệ tăng là 444,44%. Điều đó cho thấy tốc độ gia tăng của lao động nữ đang có xu hướng gia tăng cao hơn so với lao động nam. Đây là tín hiệu khả quan vì tỷ lệ gia tăng nữ cao hơn nam điều này phù hợp với tính chất công việc ở chỗ công ty cần khá nhiều nhân viên bán hàng cho một cửa hàng, phần lớn nữ thích công việc bán hàng hơn so với nam.
* Hình thức và chi phí tuyển dụng
Vì đặc điểm của Công ty là Công ty chuyên bán lẻ các sản phẩm Kỹ thuật số đa dạng và chất lượng cao. Công ty có tham vọng là mở rộng phạm vi kinh doanh trên khắp cả nước. Vì vậy hoạt động từ năm 2007 Công ty đã mở rộng các cửa hàng kinh doanh tại nhiều khu vực trên cả nước. Vì vậy công tác tuyển dụng của Công ty cũng rất thử thách là hấp dẫn.
Tuyển dụng ở tại văn phòng Công ty: là việc tuyển dụng dành cho khối văn phòng hoặc các cửa hàng tại thành phố Hồ Chí Minh. Phòng nhân sự đăng tin tuyển dụng trên các trang wedsite có lượng người tìm việc truy cập cao như trang tìm việc nhanh…phát tờ rơi. Các ứng viên có nhu cầu công việc tại công ty thì có thể download mẫu thông tin ứng viên trên wedsite công ty. Có thể đến địa điểm công ty nộp trực tiếp qua Phòng Nhân sự hoặc gửi gián tiếp qua email tuyển dụng của công ty.
Tuyển dụng ở tỉnh: Việc tuyển dụng ở tỉnh gặp rất nhiều khó khăn, bị áp lực cao về số lượng vì một số tỉnh của nước ta có dân số thưa thớt, chuyên viên tuyển dụng phải đảm bảo đủ số lượng và chất lượng được tuyển. Thường thì cùng với việc đăng tin tuyển dụng trên một số trang website có lượng truy cập tìm việc cao thì Công ty cũng liên hệ với những kênh phổ biến ở tỉnh để đăng tin tuyển dụng và phát tờ rơi, đăng phướn và banner tuyển dụng việc tạo nguồn phải bắt đầu trước hai tuần mới đảm bảo số lượng ứng viên nộp hồ sơ vào công ty. Ngoài ra chuyên viên phụ trách còn phải chủ động liên hệ với địa phương để xin hỗ trợ về địa điểm tuyển dụng thường thì công ty phải bỏ ra một chi phí không nhỏ để thuê địa điểm phỏng vấn. Việc phỏng vấn trực tiếp thường diễn ra trong 3 ngày.
Bảng 4.5. Chi Phí Thu Hút Tuyển Dụng Năm 2011
Chỉ tiêu Chi phí Tỷ trọng
Phát tờ rơi 9.200 34,52
Chi phí đăng tin trên Internet 5.000 18,7
Chi phí đăng phướn, banner 12.450 46,72
Tổng 26.650 100,0
Nguồn: Ban Nhân Sự Trong năm 2011, công ty đã chi tổng số tiền là 26.650.000 đồng cho công tác thu hút tuyển dụng. Chí phí đăng phướn và banner chiếm tỷ trọng cao nhất là 46,72% tương ứng với số tiền là 12.450.000đ và tiếp theo là phát tờ rơi chiếm tỷ trọng 34,52%. Tuy nhiên cùng với số liệu thông kê được từ bảng 4.2 thì hiệu quả từ việc đăng phướn chưa cao chỉ rất ít số lượng người biết thông tin tuyển dụng của công ty. Chí phí đăng tuyển trên Internet là thấp nhất chỉ chiếm tỷ trọng là 18,7% chi phí thu hút tuyển dụng vì công ty đã khai thác tối đa các wedsite miễn phí để đăng tin tuyển dụng. Ngày nay khi công nghệ thông tin phát triển rất mạnh thì việc tận dụng Internet để đăng tin tuyển dụng đã giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm một khoảng chi phí rất lớn mà hiệu quả mang lại thì ngoài mong đợi.
Hình 4.4. Biểu Đồ Đánh Giá Tỷ Lệ Đánh Giá Mức Độ Hấp Dẫn Của Công Việc Hiện Tại
Nguồn: Điều Tra Tổng Hợp Qua khảo sát, khi được hỏi về mức độ hấp dẫn công việc hiện tại của những nhân viên trong Công ty thì đa số điều trả lời là nhiều (50%). Có 28,33% cho rằng công việc hiện tại rất hấp dẫn đối với mình. Có 16,67% cho rằng độ hấp dẫn công việc đối với họ là trung bình. Con số này cho thấy công việc không nhàm chán đối với những nhân viêc