a. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán xã
Hệ thống các chứng từ liên quan tới hoạt động thu chi ngân sách mà xã Chi Lăng hiện đang sử dụng phần lớn là bộ chứng từ sử dụng trong kế toán ngân sách và tài chính xã theo Quyết định số 94/2005/QĐ-BTC ngày 12/12/2005 của Bộ trưởng BTC về việc ban hành chế độ kế toán ngân sách và tài chính xã, và sửa đổi, bổ sung theo thông tư số 146/2011/TT-BTC ngày 26/10/2011 của Bộ tài chính, gồm các loại chứng từ sau:
-Dự toán thu ngân sách (DTTN);
-Dự toán chi ngân sách xã (Đầu năm) DTCN; -Dự toán chi ngân sách xã (Bổ sung) DTCNbs; -Phiếu thu;
-Phiếu chi;
-Lệnh chi tiền (LC);
-Thông báo các khoản thu của xã; -Biên lai thu tiền;
-Giấy báo lao động, ngày công lao động đóng góp; -Phiếu kê mua hàng;
-Bảng kê ghi thu ngân sách;
-Giấy nộp tiền vào ngân sách Nhà nước;
- Bảng kê thu ngân sách xã qua Kho bạc Nhà nước;
- Bảng kê chi ngân sách được sử dụng trong trường hợp cấp phát một lần cho nhiều nội dung chi thuộc các chương, loại, khoản, mục khác nhau không ghi hết trên 1 tờ lệnh chi và nó được đi kèm với lệnh chi.
Căn cứ vào hệ thống chứng từ kế toán đã ban hành theo quy định của Bộ tài chính, kế toán xã Chi Lăng dựa vào đặc điểm cụ thể về số lượng và loại nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh để lựa chọn sử dụng chứng từ kế toán cho phù hợp.
* Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán
Tất cả các chứng từ kế toán do xã lập hay do bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung ở bộ phận kế toán xã. Bộ phận kế toán phải kiểm tra những chứng từ đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh đầy đủ tính pháplý của chứng từ thì mới dùng để ghi sổ kế toán. Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán như sau:
- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các nội dung ghi chép trên chứng từ kế toán;
- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán;
- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách chế độ, các qui định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,...) đồng thời báo ngay cho Chủ tịch UBND xã biết để xử lý kịp thời đúng pháp luật hiện hành.
Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.
Hệ thống tài khoản kế toán ngân sách xã Chi Lăng thực hiện theo Quyết định số 94/2005/QĐ-BTC ngày 12/12/2005 của Bộ trưởng Bộ tài chính về việc ban hành chế độ kế toán ngân sách và tài chính xã, và sửa đổi, bổ sung theo thông tư số 146/2011/TT-BTC ngày 26/10/2011 của Bộ tài chính; trên cơ sở đó, kế toán xã Chi Lăng thực hiện mở các loại tài khoản.
b. Các loại sổ sách
Các loại sổ sách kế toán xã Chi Lăng thực hiện theo Quyết định số 94/2005/QĐ-BTC ngày 12/12/2005 của Bộ trưởng Bộ tài chính về việc ban hành chế độ kế toán ngân sách và tài chính xã, và sửa đổi, bổ sung theo thông tư số 146/2011/TT-BTC ngày 26/10/2011 của Bộ tài chính.Gồm các loại sổ sau:
- Sổ quỹ tiền mặt; - Sổ tiền gửi Kho bạc;
- Sổ nhật ký thu, chi quỹ tiền mặt; - Sổ tổng hợp thu ngân sách xã; - Sổ tổng hợp chi ngân sách xã;
- Sổ theo dõi các quỹ công chuyên dùng của xã; - Sổ theo dõi các khoản thu hộ, chi hộ;
- Sổ tài sản cố định;
- Sổ theo dõi lĩnh, thanh toán biên lai và số tiền đã thu.
c. Các loại báo cáo
Báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán của xã Chi Lăng thực hiện theo Quyết định số 94/2005/QĐ-BTC ngày 12/12/2005 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán ngân sách và tài chính xã, và sửa đổi, bổ sung theo thông tư số 146/2011/TT-BTC ngày 26/10/2011 của Bộ tài chính, thông tư 344/2016/TT-BTC ngày 30/12/2016 về việc quy định về quản lý ngân sách và các hoạt động tài chính khác của xã, phường, thị trấn. Cụ thể gôm các loại báo cáo sau:
- Bảng cân đối tài khoản (B01-X);
- Báo cáo tổng hợp thu ngân sách xã theo nội dung kinh tế(B02a-X); - Báo cáo tổng hợp chi ngân sách xã theo nội dung kinh tế(B02b-X); - Báo cáo quyết toán thu ngân sách xã theo mục lục NSNN (B03a-X); - Báo cáo quyết toán chi ngân sách xã theo mục lục NSNN (B03b-X); - Báo cáo tổng hợp quyết toán thu ngân sách xã theo nội dung kinh tế (B03cX);
- Báo cáo tổng hợp quyết toán chi ngân sách xã theo nội dung kinh tế (B03dX);
- Thuyết minh báo cáo tài chính (B04-X);
- Báo cáo quyết toán chi đầu tư xây dựng cơ bản (B05-X); - Báo cáo kết quả hoạt động tài chính khác của xã (B06-X);
- Thực hiện quyết toán ngân sách xã theo thông tư 344/2016/TT-BTC. Kế toán ngân sách có trách nhiệm tổ chức, thực hiện công tác hạch toán kế toán, quyết toán ngân sách xã theo mục lục ngân sách nhà nước và chế độ kế toán ngân sách xã hiện hành; thực hiện chế độ báo cáo kế toán và quyết toán theo quy định. Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch thực hiện công tác kế toán thu, chi quỹ ngân sách xã theo quy định; định kỳ hằng tháng, quý báo cáo tình hình thực hiện thu, chi ngân sách xã, tồn quỹ ngân sách xã gửi Ủy ban nhân dân xã theo quy định và báo cáo đột xuất khác theo yêu cầu của Ủy ban nhân dân xã.
- Thời gian chỉnh lý quyết toán ngân sách xã kết thúc vào ngày 31 tháng 01 năm sau.
- Để thực hiện công tác khóa sổ và quyết toán hằng năm, Ủy ban nhân dân xã Chi Lăng thực hiện các việc sau đây:
+ Ngay trong tháng 12 phải rà soát tất cả các khoản thu, chi theo dự toán, có biện pháp thu đầy đủ các khoản phải thu vào ngân sách và giải quyết kịp thời các nhu cầu chi theo dự toán. Trường hợp có khả năng hụt thu phải chủ động có phương án sắp xếp lại các khoản chi, sử dụng dự phòng và các nguồn tài chính tự có hợp pháp khác để đảm bảo cân đối ngân sách xã;
+ Phối hợp với Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch đối chiếu tất cả các khoản thu, chi ngân sách xã trong năm, bảo đảm hạch toán đầy đủ, chính xác các khoản thu, chi theo mục lục ngân sách nhà nước, kiểm tra lại số thu được phân chia giữa các cấp ngân sách theo tỷ lệ quy định;
+ Đối với các khoản tạm thu, tạm giữ (nếu có) phải xem xét xử lý hoặc hoàn trả; trường hợp chưa xử lý được, thì phải làm thủ tục chuyển sang năm sau;
+ Các khoản thu, chi phát sinh vào thời điểm cuối năm được thực hiện theo nguyên tắc: Các khoản thu phải nộp chậm nhất trước cuối giờ làm việc ngày 31 tháng 12. Nếu nộp sau thời hạn trên, phải hạch toán vào thu ngân sách năm sau. Nhiệm vụ chi được bố trí trong dự toán ngân sách năm chỉ được chi trong niên độ ngân sách năm đó; các khoản chi có trong dự toán đến hết ngày 31 tháng 01 năm sau chưa thực hiện, không được chuyển sang năm sau chi tiếp, trừ một số khoản chi được chuyển nguồn sang năm sau theo quy định tại Khoản 1, 2 Điều 43 Nghị định số 163/2016/NĐ-CP ngày 21 tháng 12 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật ngân sách nhà nước để thực hiện và hạch toán kế toán, quyết toán vào ngân sách năm sau;
+ Số dư tài khoản tiền gửi của ngân sách xã đến hết ngày 31 tháng 12 (nếu có) được chuyển sang ngân sách năm sau sử dụng theo chế độ quy định.
d. Hình thức kế toán xã áp dụng
Tính đến thời điểm hiện tại, Ban tài chính xã Chi Lăng nói chung và cán bộ kế toán ngân sách xã Chi Lăng nói riêng đều có trình độ từ Đại học trở lên. Mọi hoạt động theo dõi thu, chi của xã và công tác hạch toán kế toán đều được thực hiện trên máy tính. Cuối kỳ kế toán đều tiến hành khóa sổ và lập bảng cân đối tài khoản theo quy định.
Các hoạt động lập báo cáo quyết toán năm được kế toán xã Chi Lăng thực hiện đầy đủ và đảm bảo độ chính xác của các số liệu trong báo cáo, các báo cáo được gửi đi các cơ quan chức năng theo đúng thời gian quy định của chế độ kế toán ngân sách và tài chính xã hiện hành. Việc phê chuẩn quyết toán ngân sách xã hàng năm cơ bản được thực hiện theo đúng quy định của Luật ngân sách và các văn bản hướng dẫn hiện hành.