4.2.3.1. Kiểm soỏt chi của huyện Việt yờn
a. Quy trỡnh thực hiện kiểm soỏt chi thường xuyờn:
Bước 1: Lập kế hoạch kiểm soỏt
Căn cứ kế hoạch phỏt triển kinh tế - xó hội trờn địa bàn UBND huyện phờ duyệt theo kỳ kế hoạch (hàng năm, 5 năm và 10 năm), cỏc mục tiờu trọng điểm trong từng thời kỳ. Phũng Tài chớnh - Kế hoạch huyện phõn tớch, đỏnh giỏ, so sỏnh số liệu tổng hợp từ cỏc năm trước để chủ động bố trớ cỏc nguồn thu, lập kế hoạch kiểm soỏt dự toỏn chi, thực hiện chi đỳng quy định. Từ đú KBNN bố trớ nhõn lực đảm bảo tốt cho cụng tỏc thanh toỏn, kiểm soỏt chặt chẽ cỏc khoản chi trờn địa bàn theo đỳng dự toỏn đó lập.
Bước 2. Giao nhiệm vụ kiểm soỏt
Căn cứ dự toỏn đó lập UBND huyện giao nhiệm vụ kiểm soỏt chi cho phũng TC - KH huyện và KBNN. Kho bạc nhà nước giao cho cỏc phũng ban thực hiện nghiờm tỳc cơ chế quản lý chi NSNN. Phũng TC - KH huyện giao cho
nhõn viờn phụ trỏch thường xuyờn thẩm tra việc phõn bổ dự toỏn cho cỏc ĐVSDNS, bố trớ nguồn để đỏp ứng nhu cầu chi.
Bước 3. Thực hiện kiểm soỏt
Cứ vào đầu mỗi năm Ngõn sỏch, cỏc ĐVSDNSNN trỏch nhiệm mang đến kho bạc nhà nước bản dự toỏn chi của cả năm đó được cơ quan cú thẩm quyền phờ duyệt, cỏn bộ dự toỏn KBNN sau khi kiểm tra, kiểm soỏt đảm bảo tớnh hợp lệ thỡ chấp nhận dữ liệu vào hệ thống phần mềm để theo dừi cho cả năm Ngõn sỏch đú. Căn cứ vào nhiệm vụ chi thỏng, quý, ĐVSDNS lập giấy rỳt dự toỏn. Căn cứ vào bỏo cỏo kiểm tra của cỏc bộ phận nghiệp vụ kiểm soỏt chi thủ trưởng KBNN huyện Việt Yờn xem xột, quyết định cấp phỏt, thanh toỏn hoặc từ chối cấp phỏt đồng thời hướng dẫn ĐVSDNS thực hiện đỳng hồ sơ giấy tờ quy định nếu sai sút từ chứng từ, hồ sơ thanh toỏn. Nếu sai sút do chi sai chế độ quy định KBNN sẽ từ chối thanh toỏn. Hàng thỏng, hàng quý KBNN lập bỏo cỏo chi NSNN gửi Phũng TC - KH huyện, trường hợp nếu phỏt hiện cỏc khoản chi vượt nguồn cho phộp, sai chớnh sỏch chế độ hoặc đơn vị khụng chấp hành chế độ bỏo cỏo thỡ cú quyền yờu cầu KBNN tạm dừng thanh toỏn. Nếu việc chấp hành dự toỏn khụng phự hợp, làm ảnh hưởng đến kết quả nhiệm vụ chi, thỡ sẽ trỡnh UBND huyện xem xột, đề nghị đơn vị cấp trờn điều chỉnh. Thực hiện kiểm soỏt chi thường xuyờn thường được thực hiện bằng dự toỏn kinh phớ, kiểm soỏt lệnh ghi thu- ghi chi chủ yếu được thực hiện bởi KBNN
Bước 4. Kiểm tra, đỏnh giỏ kết quả kiểm soỏt
Tất cả cỏc đơn vị sau khi tiến hành kiểm soỏt chi NSNN sẽ tiến hành kiểm tra lại kết quả kiểm soỏt để từ đú đỏnh giỏ, thống kờ và tỡm nguyờn nhõn cho những sai sút để cú hướng khắc phục trong thời gian sau.
b. Trỏch nhiệm, quyền hạn của cỏc cơ quan, đơn vị trong việc kiểm soỏt chi NSNN huyện Việt Yờn:
- Phũng Tài chớnh - Kế hoạch huyện:
+ Thẩm tra việc phõn bổ dự toỏn ngõn sỏch nhà nước cho cỏc đơn vị sử dụng ngõn sỏch nhà nước. Trường hợp việc phõn bổ khụng phự hợp với nội dung trong dự toỏn do cơ quan nhà nước cú thẩm quyền giao, khụng đỳng chớnh sỏch, chế độ thỡ yờu cầu cơ quan phõn bổ ngõn sỏch điều chỉnh lại;
+ Đảm bảo tồn quỹ ngõn sỏch nhà nước cỏc cấp để đỏp ứng cỏc nhu cầu chi của ngõn sỏch nhà nước theo quy định của Luật Ngõn sỏch nhà nước, Nghị
định số 60/2003/NĐ-CP và cỏc văn bản hướng dẫn Luật. Trường hợp tồn quỹ ngõn sỏch cỏc cấp khụng đỏp ứng đủ nhu cầu chi, cơ quan tài chớnh được quyền yờu cầu (bằng văn bản) Kho bạc Nhà nước tạm dừng thanh toỏn một số khoản chi về mua sắm, sửa chữa theo từng nhiệm vụ cụ thể để đảm bảo cõn đối quỹ ngõn sỏch nhà nước huyện, nhưng khụng ảnh hưởng đến việc tổ chức thực hiện nhiệm vụ chớnh được giao của đơn vị;
+ Kiểm tra, giỏm sỏt việc thực hiện chi tiờu và sử dụng ngõn sỏch ở cỏc đơn vị sử dụng ngõn sỏch nhà nước, trường hợp phỏt hiện cỏc khoản chi vượt nguồn cho phộp, khụng đỳng chế độ quy định hoặc đơn vị khụng chấp hành chế độ bỏo cỏo, thỡ cú quyền yờu cầu Kho bạc Nhà nước tạm dừng thanh toỏn.
+ Chịu trỏch nhiệm nhập dự toỏn chi ngõn sỏch vào hệ thống thụng tin quản lý ngõn sỏch và kho bạc (sau đõy gọi tắt là TABMIS) theo quy định về hướng dẫn quản lý điều hành ngõn sỏch nhà nước trong điều kiện ỏp dụng hệ thống TABMIS.
+ Đối với những khoản chi do cơ quan tài chớnh quyết định chi bằng hỡnh thức “lệnh chi tiền”: Phũng Tài chớnh - Kế hoạch huyện chịu trỏch nhiệm kiểm tra, kiểm soỏt nội dung, tớnh chất của từng khoản chi, bảo đảm khoản chi đủ cỏc điều kiện chi ngõn sỏch theo quy định; đồng thời, đảm bảo đỳng đối tượng theo quy định.
* Ủy ban nhõn dõn huyện:
Cú trỏch nhiệm giao dự toỏn cho cỏc đơn vị sử dụng ngõn sỏch trực thuộc đảm bảo đỳng đối tượng, đỳng nội dung thẩm tra của Phũng tài chớnh - Kế hoạch huyện dưới sự chỉ đạo về chuyờn mụn của Sở tài chớnh tỉnh Bắc Giang và đỳng thời gian quy định.
* Đơn vị sử dụng ngõn sỏch:
Đơn vị sử dụng ngõn sỏch và cỏc tổ chức được ngõn sỏch nhà nước hỗ trợ thường xuyờn phải mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước; chịu sự kiểm tra, kiểm soỏt của phũng Tài chớnh - Kế hoạch huyện, Kho bạc Nhà nước trong quỏ trỡnh thực hiện dự toỏn ngõn sỏch được giao và quyết toỏn ngõn sỏch theo đỳng chế độ quy định. Lập chứng từ thanh toỏn theo đỳng mẫu do Bộ Tài chớnh quy định; chịu trỏch nhiệm về tớnh chớnh xỏc của cỏc nội dung chi đó kờ trờn bằng kờ chứng từ thanh toỏn gửi Kho bạc nhà nước.
* Kho bạc nhà nước:
+ Kiểm soỏt cỏc hồ sơ, chứng từ chi và thực hiện thanh toỏn kịp thời cỏc khoản chi ngõn sỏch đủ điều kiện thanh toỏn theo quy định tại Điều 51 của Nghị định số 60/2003/NĐ-CP.
+ Tham gia với phũng Tài chớnh - Kế hoạch huyện, UBND huyện trong việc kiểm tra tỡnh hỡnh sử dụng ngõn sỏch; xỏc nhận số thực chi, số tạm ứng, số dư kinh phớ cuối năm ngõn sỏch của cỏc đơn vị sử dụng ngõn sỏch tại Kho bạc Nhà nước.
+ Kho bạc Nhà nước cú quyền tạm đỡnh chỉ, từ chối thanh toỏn và thụng bỏo bằng văn bản cho đơn vị sử dụng ngõn sỏch biết; đồng thời, chịu trỏch nhiệm về quyết định của mỡnh trong cỏc trường hợp sau:
- Chi khụng đỳng chế độ, tiờu chuẩn, định mức chi do cơ quan nhà nước cú thẩm quyền quy định.
- Khụng đủ cỏc điều kiện chi theo quy định.
+ Kho bạc Nhà nước cú trỏch nhiệm tạm dừng thanh toỏn theo yờu cầu của phũng Tài chớnh - Kờ hoạch huyện (bằng văn bản).
c. Kết quả kiểm soỏt chi NSNN
* Kiểm soỏt đối với chi thường xuyờn
Kiểm soỏt chi thường xuyờn bằng dự toỏn kinh phớ
Hàng thỏng khi cú nhu cầu chi, ngoài cỏc hồ sơ gửi KBNN một lần (dự toỏn chi NSNN, bảng đăng ký biờn chế, lao động, quỹ tiền lương, sinh hoạt phớ được cấp cú thẩm quyền phờ duyệt...) đơn vị thụ hưởng NSNN gửi tới KBNN nơi giao dịch cỏc hồ sơ, tài liệu, chứng từ thanh toỏn sau: Giấy rỳt dự toỏn NSNN kiờm lĩnh tiền mặt, chuyển khoản, bảng kờ chứng từ ... Cỏc hồ sơ khỏc phự hợp với từng khoản chi thường xuyờn khỏc như bảng tăng giảm biờn chế quỹ lương, bảng tăng giảm sinh hoạt phớ, học bổng.... KBNN kiểm tra tớnh hợp lệ, hợp phỏp hồ sơ chứng từ của đơn vị:
- Kiểm tra đối chiếu cỏc khoản chi so với dự toỏn ngõn sỏch, bảo đảm cỏc khoản chi cú trong dự toỏn NSNN được cấp cú thẩm quyền phờ duyệt.
- Kiểm tra tớnh hợp phỏp, hợp lệ của cỏc hồ sơ, chứng từ theo quy định đối với từng khoản chi như: dự toỏn mua sắm, sửa chữa được cấp cú thẩm quyền phờ duyệt; quyết định phờ duyệt kết quả đấu thầu của cấp cú thẩm quyền, quyết định
phờ duyệt kết quả chào hàng cạnh tranh hoặc quyết định chỉ định thầu (tựy theo hỡnh thức chọn thầu); hợp đồng mua bỏn hoặc hợp đồng sửa chữa; húa đơn tài chớnh; biờn bản giao hàng hoặc biờn bản nghiệm thu khối lượng cụng việc hoàn thành; biờn bản thanh lý hợp đồng; giấy rỳt dự toỏn hoặc chuyển khoản...
- Kiểm tra, kiểm soỏt cỏc khoản chi đảm bảo đỳng chế độ tiờu chuẩn, định mức chi NSNN do cơ quan Nhà nước cú thẩm quyền quy định; Kiểm tra, kiểm soỏt cỏc yếu tố hạch toỏn, đảm bảo đỳng mục lục NSNN quy định.
- Kiểm tra mẫu dấu chữ ký của thủ trưởng đơn vị sử dụng NSNN (hoặc người được ủy quyền), kế toỏn trưởng (hoặc người được ủy quyền) bảo đảm khớp đỳng với mẫu dấu chữ ký đó đăng ký tại KBNN.
Sau khi kiểm tra nếu thấy đủ điều kiện chi theo quy định thỡ KBNN cấp thanh toỏn cho đơn vị.
- Kết quả kiểm soỏt cỏc mục chi thuộc nhúm 01: Chi thanh toỏn cỏ nhõn Qua kiểm soỏt chi cỏc đơn vị đó thực hiện đầy đủ về hồ sơ, chứng từ thanh toỏn với cỏc khoản thanh toỏn cho cỏ nhõn theo đỳng quy định qua KBNN Việt Yờn. Hiện nay trờn 100% cỏc đơn vị sử dụng NSNN theo quy định phải thực hiện thanh toỏn khụng dựng tiền mặt đó thực hiện mở tài khoản và chi trả tiền lương, cỏc khoản thanh toỏn cho cỏ nhõn qua thẻ ATM tại cỏc Ngõn hàng trờn địa bàn, gúp phần giảm ỏp lực thanh toỏn bằng tiền mặt qua KBNN Việt Yờn. Tuy nhiờn một số khoản chi như chi thờm giờ, chi khen thưởng, học bổng hay chi cho cỏc khoản phỳc lợi xó hội vẫn chưa thực hiện được một cỏch tuyệt đối. Một số đơn vị thường sử dụng hỡnh thức tạm ứng sau đú kờ thanh toỏn những khoản chi này mà KBNN vẫn chưa hạn chế được.
- Kết quả kiểm soỏt cỏc mục chi thuộc nhúm 02: Chi chuyờn mụn nghiệp vụ
Qua kiểm soỏt cho thấy cỏc khoản chi cho nghiệp vụ chuyờn mụn tăng dần qua cỏc năm, chứng tỏ cỏc đơn vị sử dụng NSNN đó chỳ trọng đầu tư tài chớnh vào cỏc hoạt động chuyờn mụn nhằm tăng chất lượng cung cấp dịch vụ cụng và chất lượng phục vụ cụng tỏc quản lý Nhà nước trờn địa bàn.
Thực hiện theo cơ chế khoỏn chi, cỏc khoản chi thanh toỏn dịch vụ cụng cộng, vật tư văn phũng, thụng tin tuyờn truyền liờn lạc chủ yếu được KBNN Việt Yờn kiểm soỏt dựa trờn cơ sở quy chế chi tiờu nội bộ của đơn vị. Trường hợp quy chế chi tiờu nội bộ của cỏc đơn vị khụng quy định rừ hoặc khụng quy định về những khoản chi này, KBNN Việt Yờn thực hiện kiểm soỏt theo tiờu chuẩn, định
mức của Nhà nước và hồ sơ, chứng từ cú liờn quan của đơn vị sử dụng NSNN. Cỏc khoản chi nghiệp vụ chuyờn mụn đặc thự, cỏc khoản chi hội nghị, cụng tỏc phớ, chi phớ thuờ mướn, chi đoàn ra, đoàn vào, đó thực hiện theo đỳng tiờu chuẩn, định mức của Nhà nước. Bờn cạnh đú một số đơn vị sự nghiệp cụng lập, mặc dự thủ trưởng cỏc đơn vị tự đảm bảo kinh phớ hoạt động được quyết định một số khoản chi quản lý hành chớnh, chi nghiệp vụ chuyờn mụn cao hơn mức chi do cơ quan Nhà nước cú thẩm quyền quy định, song tại Việt Yờn, qua khảo sỏt tại quy chế chi tiờu nội bộ của cỏc đơn vị này, mức chi này chỉ cao nhất là bằng với mức chi của cơ quan Nhà nước cú thẩm quyền quy định.
- Kết quả kiểm soỏt cỏc mục chi thuộc nhúm 03: Chi mua sắm tài sản, trang thiết bị, sửa chữa:
Bảng 4.7. Tỡnh hỡnh cỏc khoản mua sắm TSCĐ khụng được thanh toỏn giai đoạn 2013-2015
Đơn vị tớnh: Triệu đồng
T
T Nội dung
Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
Số tiền Tỷ Lệ (%) Số tiền Tỷ Lệ (%) Số tiền Tỷ Lệ (%) Tổng cộng 13.649,10 100 14.433,79 100 14.921,85 100 1 TS khụng phự hợp với tiờu chuẩn, định mức. 10.567,20 77,42 11.612,34 80,45 12.023,45 80,58 2 TS khụng cú trong chế độ quy định. 1.191,55 8,73 1.590,33 11,02 1.768,56 11,85 3 TS khụng cú hợp đồng, hồ sơ thanh toỏn đỳng qui định
1.890,35 13,85 1.231,12 8,53 1.129,84 7,57
Nguồn: Bỏo cỏo chi NSNN của KBNN
Thực tế cho thấy năm 2015 kết quả kiểm soỏt chi mua sắm tài sản cố định về hồ sơ thanh toỏn ngày càng chặt chẽ hơn do trỡnh độ của nhõn viờn làm tài chớnh ở cỏc đơn vị SDNS ngày càng cao. Năm 2013 cú 1.890,35 triệu đồng liờn quan đến hồ sơ thanh toỏn khụng đỳng qui định bị tạm dừng thanh toỏn thỡ đến năm 2014 là 1.231,12 triệu đồng, 2015 là 1.129,84 triệu đồng. Nhưng bờn cạnh đú tỡnh hỡnh những hồ sơ thanh toỏn tài sản khụng đỳng tiờu chuẩn, định mức, khụng đỳng chế độ ngày càng tăng vỡ cỏc văn bản điều chỉnh thường thay đổi liờn tục mà cỏn bộ tài chớnh tại cỏc đơn vị chưa được cập nhật ngay dẫn đến cũn sai chớnh sỏch chế độ, mặt khỏc nhu cầu thực tế trong cỏc đơn vị cũng tăng theo
sự phỏt triển chung của đất nước mà nguồn kinh phớ cũn hạn hẹp nờn Nhà nước ta phải hạn chế một số khoản chi tiờu chưa thực sự cần thiết.
Nhỡn chung cụng tỏc kiểm soỏt mua sắm, sửa chữa qua KBNN Việt Yờn thực hiện khỏ chặt chẽ. Cụng tỏc triển khai cỏc văn bản mới về kiểm soỏt chi NSNN đến toàn thể cỏn bộ làm cụng tỏc kiểm soỏt chi luụn được thực hiện thường xuyờn, kịp thời. Thờm vào đú là sự tận tõm, tớch cực hướng dẫn của cỏn bộ KBNN Việt Yờn tới cỏc đơn vị sử dụng NSNN về cỏc quy định của Nhà nước trong kiểm soỏt chi NSNN, do vậy cỏc đơn vị đó chủ động hơn về mặt hồ sơ, chứng từ, gúp phần tăng hiệu quả kiểm soỏt chi NSNN qua KBNN Việt Yờn.
Tuy nhiờn trong những năm qua, thụng qua cụng tỏc kiểm tra, kiểm soỏt vẫn tồn tại một số bộ hồ sơ thanh toỏn chưa lụgic về mặt thời gian (Chẳng hạn hồ sơ thanh toỏn chi sửa chữa TSCĐ trong khi TSCĐ chưa đưa vào sử dụng,), cũn thiếu cỏc yếu tố trờn hợp đồng (Chẳng hạn như: Xuất xứ TSCĐ, năm sản xuất, thời gian thanh toỏn...) hay cũn thiếu hồ sơ thủ tục do sơ suất trong quỏ trỡnh thực hiện thanh toỏn cho cỏc đơn vị sử dụng NSNN.
- Kiểm soỏt cỏc mục chi thuộc nhúm 04: Cỏc khoản chi khỏc
Nhúm mục chi khỏc trong dự toỏn được giao của cỏc đơn vị sử dụng NSNN bao gồm cỏc mục chi thường xuyờn cũn lại, khụng phụ thuộc vào cỏc nhúm mục thanh toỏn cho cỏ nhõn, nghiệp vụ chuyờn mụn và mua sắm, sửa chữa. Kết quả kiểm soỏt chi cỏc khoản chi khỏc của cỏc đơn vị sử dụng NSNN cho thấy: tăng với mức độ ổn định, đặc biệt là khoản chi lập cỏc quỹ của cỏc đơn vị sự nghiệp cụng lập. Tuy nhiờn, mức trớch lập cỏc quỹ cũn khỏ khiờm tốn so với kinh phớ của cỏc đơn vị. Phần lớn là do đơn vị sự nghiệp cụng lập tự đảm bảo một phần kinh phớ, chưa tiết kiệm được nhiều kinh phớ hoạt động. Phần khỏc là do đơn vị sự nghiệp cụng lập do NSNN đảm bảo chưa thực hiện trớch lập cỏc quỹ vỡ chưa cú cơ chế bắt buộc cỏc đơn vị phải thực hiện trớch quỹ nếu cú kinh phớ tiết kiệm.
- Kiểm soỏt chi đối với hỡnh thức lệnh chi tiền, ghi thu-ghi chi NSNN
Đõy là lệnh do cơ quan tài chớnh lập yờu cầu cơ quan quản lý quỹ ngõn sỏch (KBNN) thực hiện. Vỡ vậy, KBNN chỉ kiểm soỏt sự chuẩn xỏc của cỏc nội dung trờn lệnh chi tiền với quyết định của UBND huyện đó ban hành, đối với ghi thu - ghi chi thỡ phự hợp với đề nghị của cơ quan tài chớnh.
đó cú một số lần từ chối, đề nghị Phũng Tài chớnh - Kế hoạch lập lại lệnh chi tiền do cấp nhầm chương, loại, khoản, mục, tiểu mục; sai tài khoản, ghi khụng rừ