Phần 2 Cơ sở lý luận và thực tiễn
2.1. Cơ sở lý luận
2.1.2. Nội dung nghiên cứu quản lý dự án đầu tư xây dựng
a) Lập kế hoạch dự án
Lập kế hoạch dự án là hoạt động chi tiết hố, chương trình hố, thực hiện mục tiêu của dự án bằng cách lập tiến độ tổ chức thực hiện dự án theo một trình tự logic, xác định mục tiêu thành phần và các phương pháp để đạt được các mục tiêu thành phần cũng như mục tiêu chung của dự án, dự tính được những cơng việc cần làm, nguồn lực thực hiện và thời gian làm những công việc đó nhằm hồn thành tốt mục tiêu đã xác định của dự án.
Kế hoạch cần phải chỉ ra: Những cơng việc gì cần làm; Khi nào những việc này sẽ xảy ra; Ai thực hiện chúng; Các nguồn lực cần thiết nào để thực hiện những cơng việc đó.
Tác dụng của kế hoạch dự án:
Là cơ sở tuyển dụng, đào tạo, bố trí nhân lực cho dự án
Là căn cứ để dự tốn tổng ngân sách cũng như chi phí cho từng cơng việc của dự án.
Là cơ sở để các nhà quản lý điều phối nguồn lực và quản lý tiến độ các công việc của dự án.
Giúp làm giảm thiểu mức độ rủi ro tiêu cực của dự án, tránh được tình trạng khơng khả thi, lãng phí nguồn lực và những hiện tượng tiêu cực
Là căn cứ để kiểm tra giám sát, đánh giá tiến trình thực hiện của dự án về các mặt: thời gian, chi phí, chất lượng ...
Căn cứ kế hoạch đã lập, nhà quản lý sẽ có cơ sở để đưa ra các quyết định chính xác trong cơng tác tuyển dụng, đào tạo, bố trí, điều phối nhân lực cho cả dự án nói chung và cho từng cơng việc nói riêng. Sử dụng nguồn tài chính hợp lý, phù hợp, tránh tình trạng tiêu cực, lãng phí. Có kế hoạch, nhà quản lý có thể cân nhắc được những thuận lợi, khó khăn trong quá trình thực hiện dự án, nhằm chuẩn bị tốt làm cơ sở cho việc thực hiện dự án sau này. Và kế hoạch là căn cứ để kiểm tra, kiểm sốt, đánh giá việc thực hiện dự án có hiệu quả hay khơng cả về thời gian (tiến độ), chi phí (tiết kiệm hay lãng phí, lỗ hay lãi) và chất lượng.
Nội dung của kế hoạch dự án:
Nội dung của lập kế hoạch dự án bao gồm các công việc:
- Xác định các giai đoạn chính thực hiện dự án, phân tích chúng thành các bộ phận nhỏ hơn và có thể quản lý được.
- Xác định các cơng việc, hình thành danh sách các cơng việc cụ thể đảm bảo đạt mục tiêu của dự án.
- Lập dự tốn, tính tốn giá trị của các nguồn lực cần thiết để hồn thành các cơng việc của dự án.
- Xác định trình tự các cơng việc, xác định mối liên hệ công nghệ giữa chúng và các hạn chế.
- Xác định độ dài thời gian của các công việc, nhu cầu nhân lực và các nhu cầu khác để thực hiện từng việc.
- Tính tốn thời gian biểu, phân tích mối liên hệ cơng nghệ trong thực hiện các công việc và yêu cầu đối với các nguồn lực.
- Lập kế hoạch nguồn lực, xác định những nguồn lực nào (con người, MMTB, nguyên vật liệu ...) cần thiết và cần bao nhiêu để thực hiện các công việc của dự án. Xác định thời hạn cơng việc có thể thực hiện trong sự giới hạn các nguồn lực.
- Lập kế hoạch dự án: Kế hoạch tổng thể của dự án gồm các nội dung sau: + Giới thiệu tổng quan về dự án
+ Mục tiêu dự án + Thời gian và tiến độ
+ Khía cạnh kỹ thuật và quản lý dự án + Kế hoạch phân phối nguồn lực + Ngân sách và dự tốn kinh phí dự án + Nhân sự
+ Hợp đồng dự án
+ Phương pháp kiểm tra và đánh giá dự án + Những khó khăn tiềm tàng.
- Các bước kế hoạch dự án: + Xác lập mục tiêu dự án + Công bố mục tiêu + Phát triển kế hoạch + Xây dựng sơ bộ kế hoạch + Lập lịch trình thực hiện dự án
+ Dự tốn kinh phí và phân bổ nguồn lực cho mỗi cơng việc kế hoạch + Báo cáo kết thúc dự án.
b) Quản lý tổ chức thực hiện dự án:
i/ Quản lý tiến độ thi công xây dựng cơng trình: Cơng trình xây dựng trước khi triển khai phải được lập tiến độ thi công xây dựng. Tiến độ thi cơng xây dựng cơng trình phải phù hợp với tổng tiến độ của dự án đã được phê duyệt. Đối với cơng trình xây dựng có quy mơ lớn và thời gian thi cơng kéo dài thì tiến độ xây dựng cơng trình phải được lập cho từng giai đoạn, tháng, quý, năm (Nghị định số 59/2015/NĐ-CP ngày 18 tháng 6 năm 2015 của Chính Phủ).
ii/ Quản lý khối lượng thi cơng xây dựng cơng trình: Việc thi cơng cơng trình phải được thực hiện theo khối lượng của thiết kế được phê duyệt. Khối lượng thi cơng được tính tốn, xác nhận giữa chủ đầu tư, nhà thầu thi công và tư vấn giám sát theo thời gian hoặc giai đoạn thi công và được đối chiếu với khối lượng thiết kế được phê duyệt để làm cơ sở nghiệm thu, thanh toán theo hợp đồng.
iii/ Quản lý an tồn lao động trên cơng trường xây dựng: Nhà thầu thi công xây dựng phải lập các biện pháp an tồn cho người và cơng trình trên cơng trường xây dựng. Trường hợp các biện pháp an toàn liên quan đến nhiều bên thì phải được các bên thỏa thuận. Các biện pháp an toàn, nội quy vềan tồn phải được thể hiện cơng khai trên công trường xây dựng để mọi người biết và chấp hành. Ở những vị trí nguy hiểm trên cơng trường, phải bố trí người hướng dẫn, cảnh báo đề phòng tai nạn.
iv/ Quản lý môi trường xây dựng:
Nhà thầu thi công xây dựng phải thực hiện các biện pháp đảm bảo về môi trường cho người lao động trên công trường và bảo vệ môi trường xung quanh, bao gồm có biện pháp chống bụi, chống ồn, xử lý phế thải và thu dọn hiện trường. Đối với những cơng trình xây dựng trong khu vực đơ thị thì cịn phải thực hiện các biện pháp bao che, thu dọn phế thải đưa đến nơi quy định. Trong quá trình vận chuyển vật liệu xây dựng, phế thải phải có biện pháp che chắn bảo đảm an tồn, vệ sinh mơi trường. Người để xảy ra các hành vi làm tổn hại đến mơi trường trong q trình thi cơng xây dựng cơng trình phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và bồi thường thiệt hại do lỗi của mình gây ra.
-Tổ chức thực hiện thời gian và phân phối nguồn lực dự án là một nội dung quan trọng của quản lý thực hiện dự án.
Mục đích của quản lý thời gian và phân phối nguồn lực là làm sao để dự án hoàn thành đúng thời hạn trong phạm vi ngân sách và nguồn lực cho phép, đáp ứng những yêu cầu đã định về chất lượng.
Phương pháp quản lý thời gian và phân phối nguồn lực dự án là trên cơ sở kế hoạch thực hiện dự án đã được lập, sử dụng các cơng cụ thích hợp để xác định các cơng việc găng, quan hệ tương tác giữa các công việc, điểm bắt đầu và điểm kết thúc hoàn thành dự án, thời gian dự trữ của các cơng việc, tối ưu hố phân phối nguồn lực, có kế hoạch theo dõi kiểm sốt tiến độ, chi phí, điều hành dự án.
Nguồn lực sử dụng cho dự án bao gồm tiền vốn, lao động máy móc thiết bị, nguyên vật liệu… Trong quản lý dự án, yếu tố thời gian cũng được xem là một loại nguồn lực đặc biệt khi xem xét các mối quan hệ của thời gian với các yếu tố nguồn lực khác.
Có những nguồn lực có thể thu hồi như máy móc thiết bị thi cơng, loại nguồn lực này ít hoặc khơng thay đổi khối lượng của nó trong q trình sử dụng. u cầu sử dụng các nguồn lực này là cường độ sử dụng chúng khơng được vượt q mức hiện có hoặc có thể huy động.
Phần lớn các nguồn lực không thể thu hồi như nguyên vật liệu, bán thành phẩm, tiền vốn… khối lượng của các nguồn lực loại này biến đổi tỷ lệ thuận với với khối lượng sản phẩm cơng việc (sản phẩm) hồn thành. u cầu sử dụng của các nguồn lực này là cường độ sử dụng chúng không vượt quá mức độ cung cấp có xét đến dự trữ.
Trong thực tế quản lý còn phải xét đến các nguồn lực có thể thay thế; nguồn lực có thể thay thế, nguồn lực có thể lưu lại và nguồn lực mất đi nếu đưa vào sử dụng mà không dùng.
Trong các nguồn lực trên thì quan trọng nhất là nguồn lực con người. Chính vì thế trọng tâm của bài toán phân phối nguồn lực là phân phối nguồn nhân lực.
v/ Quản lý chất lượng dự án:
Chất lượng cơng trình xây dựng: Là những yêu cầu tổng hợp đối với đặc tính an tồn bền vững, mỹ quan, kinh tế của cơng trình phù hợp với quy chuẩn xây dựng, tiêu chuẩn xây dựng, cấp hạng cơng trình, phù hợp với hợp đồng kinh tế và pháp luật hiện hành của Nhà nước
Đảm bảo chất lượng cơng trình xây dựng là toàn bộ các hoạt động có kế hoạch và có hệ thống của tất cả các tổ chức cá nhân tham gia vào hoạt động xây dựng được tiến hành trong cả 3 giai đoạn chuẩn bị đầu tư, thực hiện và kết thúc xây dựng đưa dự án vào khai thác, sử dụng, nhằm đặt được chất lượng cơng trình theo quy định.
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ nội dung quản lý chất lượng
Nguồn: Chính phủ (2015) Quản lý chất lượng Lập kế hoạch chất lượng - Mô tả dự án ĐTXD - Các tiêu chuẩn và quy định của dự án - Xác định các chỉ tiêu kỹ thuật
Danh mục nghiệm thu
Đảm bảo chất lượng
- Danh mục nghiệm thu
- Các chỉ tiêu kỹ thuật - Biểu mẫu kiểm tra chất lượng
- Cải tiến chất lượng
Kiểm tra chất lượng
- Danh mục các tiêu chuẩn nghiệm thu - Thanh tra giám sát, kiểm tra
- Cải thiện chất lượng - Hoàn tất bảng nghiệm thu như trong danh mục
Quản lý chất lượng cơng trình là sự tác động có tổ chức và điều chỉnh của các bên hữu quan đến quá trình đầu tư xây dựng nhằm đảm bảo cho cơng trình đáp ứng tốt nhất các yêu cầu và mục tiêu chất lượng phù hợp với những tiêu chuẩn kinh tế - kỹ thuật đã định, thỏa mãn tốt nhất nhu cầu sử dụng của xã hội
Hoạt động đảm bảo và quản lý chất lượng cơng trình phải tn theo các nguyên tắc chung sau đây:
+ Chất lượng cơng trình xây dựng phải đảm bảo và quản lý xuyên suốt quá trình đầu tư xây dựng và cả giai đoạn khai thác cơng trình, thực hiện trong mọi q trình, mọi cơng việc tạo nên thực thể cơng trình. Hoạt động quản lý phải gắn liền với hoạt động đảm bảo chất lượng trong suốt q trình đó.
Theo ngun tắc này quản lý chất lượng cơng trình xây dựng phải thực hiện ở tất cả các giai đoạn tham gia vào việc tạo nên thực thể cơng trình.
+ Tất cả các tổ chức cá nhân các cấp tham gia vào hoạt động đầu tư xây dựng đều có trách nhiệm đảm bảo quản lý chất lượng cơng trình. Các tổ chức, cá nhân đó hoạt động gắn liền với mơi trường luật pháp, cạnh tranh, khách hàng… Sự tác động qua lại giữa các yếu tố này hình thành mơi trường, nội dung, u cầu và các biện pháp quản lý chất lượng cơng trình.
+Quản lý chất lượng phải được thực hiện thông qua một hệ thống các biện pháp kinh tế, cơng nghệ, tổ chức, hành chính và giáo dục, thơng qua một cơ chế nhất định và hệ thống các tiêu chuẩn định mức, hệ thống kiểm sốt các chính sách khuyến khích.
Chuẩn mực để đánh giá chất lượng cơng trình xây dựng phải là các quy chuẩn, tiêu chuẩn xây dựng, dự án, thiết kế được duyệt, hợp đồng kinh tế đã được ký kết và các văn bản pháp quy khác có liên quan.
vi/ Quản lý chi phí dự án:
Quản lý chi phí đầu tư xây dựng cơng trình bao gồm: Tổng mức đầu tư, dự tốn xây dựng cơng trình; định mức và giá xây dựng.
Nguyên tắc quản lý chi phí đầu tư xây dựng cơng trình:
- Quản lý chi phí đầu tư xây dựng cơng trình phải bảo đảm mục tiêu, hiệu quả dự án đầu tư xây dựng cơng trình và phù hợp với cơ chế kinh tế thị trường.
- Quản lý chi phí theo từng cơng trình, phù hợp với các giai đoạn đầu tư xây dựng cơng trình, các bước thiết kế, loại nguồn vốn và quy định của Nhà nước.
- Tổng mức đầu tư, dự tốn xây dựng cơng trình phải được dự tính theo đúng phương pháp, đủ các khoản mục chi phí theo quy định và phù hợp với thời gian xây dựng cơng trình. Tổng mức đầu tư là chi phí tối đa mà chủ đầu tư được phép sử dụng để đầu tư xây dựng cơng trình.
- Nhà nước thực hiện chức năng quản lý chi phí thơng qua việc ban hành, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định về quản lý chi phí.
- Chủ đầu tư xây dựng cơng trình chịu trách nhiệm tồn diện về việc quản lý chi phí từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư đến khi kết thúc xây dựng đưa cơng trình vào khai thác, sử dụng.
Sơ đồ 2.2.Sơ đồ quản lý chi phí
Nguồn: Chính phủ (2015) - Tổng mức đầu tư xây dựng cơng trình là chi phí dự tính của dự án, là cơ sở để lập kết hoạch và quản lý vốn khi thực hiện đầu tư xây dựng cơng trình. Tổng mức đầu tư bao gồm: Chi phí xây dựng; chi phí thiết bị; chi phí bồi thường, giải phóng mặt bằng, hỗ trợ và tái định cư; chi phí quản lý dự án; chi phí tư vấn đầu tư xây dựng; chi phí khác và chi phí dự phịng (Nghị định số 32/2015/NĐ-CP ngày 25/3/2015 của Chính Phủ về quản lý dự án ĐTXD).
Quản lý Chi phí
1. Lập kế hoạch chi phí
- Cấu trúc phân chia công việc
- Thông tin tương tự dự án trước
Các nguồn lực đòi hỏi, số lượng - Đơn giá - Ước tính chi phí 2. Dự thảo ngân sách - Kế hoạch thực hiện dự án - Cơng cụ và kỹ thuật ước tính chi phí - Tình hình ngân sách thực tế
3. Kiểm sốt chi phí
- Chi phí kế hoạch - Các yêu cầu thay đổi
- Kế hoạch quản lý chi phí
- Kiểm sốt hợp lý của chi phí
+ Chi phí xây dựng bao gồm: Chi phí xây dựng các cơng trình, hạng mục cơng trình, chi phí phá dỡ các cơng trình xây dựng, chi phí san lấp mặt bằng xây dựng, chi phí xây dựng cơng trình tạm, cơng trình phụ trợ phục vụ thi cơng, nhà tạm tại hiện trường để ở và điều hành thi cơng.
+ Chi phí thiết bị bao gồm: Chi phí mua sắm thiết bị cơng nghệ, chi phí đào tạo và chuyên giao công nghệ (nếu có), chi phí lắp đặt, thí nghiệm, hiệu chỉnh, chi phí vận chuyển, bảo hiểm, thuế và các loại phí liên quan khác.
+ Chi phí bồi thường, giải phóng mặt bằng, hỗ trợ và tái định cư bao gồm: Chi phí bồi thường nhà, cơng trình trên đất, các tài sản gắn liền với đất theo quy định được bồi thường và chi phí bồi thường khác, các khoản hỗ trợ khi nhà nước thu hồi đất, chi phí tái định cư, chi phí tổ chức bồi thường, hỗ trợ và tái định cư, chi phí sử dụng đất trong thời gian xây dựng (nếu có), chi phí đầu tư xây dựng hạ tầng kỹ thuật (nếu có).
+ Chi phí quản lý dự án bao gồm các chi phí tổ chức thực hiện quản lý dự án từ khi lập dự án đến khi hồn thành, nghiệm thu bàn giao, đưa cơng trình vào khai thác sử dụng và chi phí giám sát, đánh giá dự án đầu tư.