2.1.3.1. Lý luận chung về tổ chức kế toán quản trị chi phí
Tổ chức công tác kế toán là một trong những nội dung quan trọng trong quản lý doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp trong điều kiện cơ chế thị trường, ngoài việc tuân thủ các nguyên tắc chung của khoa học tổ chức, còn phải gắn với đặc thù của hạch toán kế toán vừa là môn khoa học, vừa là nghệ thuật ứng dụng để việc tổ chức đạt tới mục tiêu chung là hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, việc hình thành các bộ phận, các phòng ban chức năng như: phòng Kế toán, phòng Kĩ thuật, phòng Kế hoạch,… về mặt bản chất chính là việc xây dựng tổ chức nhỏ trong tổ chức lớn nhằm thực hiện các mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp. Công tác tổ chức trong bộ phận chức năng bao gồm hai nội dung chính: bố trí nhân sự (con người thực hiện) và tổ chức nội dung công việc thực hiện. Như vậy có thể hiểu: Tổ chức công tác kế toán là sự kết hợp giữa đối tượng,phương pháp sử dụng và con
người nhằm đạt được các thông tin hữu ích phục vụ cho các nhu cầu trong quản
trị doanh nghiệp. Hiện nay chưa có khái niệm chính thức về kế toán quản trị chi
phí và tổ chức kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, kế toán quản trị chi phí là một bộ phận của hệ thống kế toán nói chung, là một phần trong công tác kế toán quản trị ở doanh nghiệp. Do vậy, tổ chức công tác kế toán quản trị chi phí cũng nằm trong tổ chức công tác kế toán nói chung. Bên cạnh đó, xuất phát từ bản chất của kế toán quản trị chi phí đã phân tích ở trên, một số nội dung tổ chức kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp có sự khác biệt so kế toán tài chính. Như vậy, có thể hiểu: Tổ chức kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp chính là hoạt động của doanh nghiệp trong việc sắp xếp, bố trí nhân sự (tổchức bộ máy) và vận dụng các phương pháp khoa học chung kết hợp với các phươngpháp kĩ thuật đặc trưng của kế toán quản trị chi phí nhằm phối hợp xây dựng hệ thốngmức chi phí; thu nhận,xử lý, phân tích và cung cấp các thông tin về chi phí phục vụ cho côngtác quản trị doanh nghiệp.
2.1.3.2 . Nội dung tổ chức kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp * Tổ chức bộ máy kế toán quản trị chi phí
- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán quản trị độc lập với kế toán tài chính
Theo mô hình này, bộ phận kế toán quản trị được tổ chức độc lập với bộ phận kế toán tài chính: hệ thống tài khoản, sổ kế toán phản ánh, đều được mở riêng biệt phục vụ cho kế toán tài chính và kế toán quản trị, bố trí nhân sự cũng như qui định hoạt động độc lập với kế toán tài chính. Do đó, hệ thống tin kế toán tài chính và kế toán quản trị tách biệt với nhau. Hình thức này chỉ thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn như: Tập đoàn kinh tế, Tổng công ty,...
Ưu điểm: -Tính chuyên môn hóa trong công tác kế toán cao.
Nhược điểm: - Khối lượng công việc nhiều, một số nội dung bị trùng lặp
giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị, chi phí phát sinh nhiều.
- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán kết hợp kế toán quản trị và kế toán tài chính.
Theo mô hình này, bộ máy kế toán của doanh nghiệp được tổ chức kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị theo từng phần hành kế toán, nhân viên kế toán đảm nhiệm phần hành kế toán nào thì sẽ thực hiện nội dung kế toán tài chính và kế toán quản trị phần hành đó. Ngoài ra, doanh nghiệp phải bố trí người thực hiện các nội dung kế toán quản trị chung khác như: Thu thập, phân tích các
thông tin phục vụ việc lập dự toán và các thông tin phục vụ cho việc ra quyết định trong quản trị doanh nghiệp.
Ưu điểm: Gọn nhẹ, dễ điều hành.
Nhược điểm: - Khó chuyên môn hóa;
- Đòi hỏi trình độ quản lí, phân công công việc phù hợp năng lực trình độ các kế toán viên;
- Đòi hỏi trình độ chuyên môn của các kế toán viên.
- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tài chính và kế toán quản trị theo kiểu hỗn hợp.
Mô hình này là sự kết hợp nội dung của hai mô hình tổ chức trình bày ở trên. Theo mô hình này một số bộ phận kế toán quản trị được tổ chức kết hợp với kế toán tài chính, một số bộ phận khác được tổ chức độc lập, cụ thể bộ phận kế toán quản trị chi phí được tổ chức độc lập với kế toán tài chính. Mô hình này có thể là bước đệm cho các doanh nghiệp muốn tổ chức theo mô hình kế toán quản trị độc lập với kế toán tài chính, tuy nhiên trình độ quản lí cũng như qui mô chưa đủ để tổ chức ngay bộ phận kế toán quản trị độc lập.
* Tổ chức xây dựng định mức chi phí NLTT, NCTT, CPSXC - Xây dựng định mức chi phí NVLTT
Để tính định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phải tính được mức giá và định mức lượng của NVL. Định mức lượng NVL cho một đơn vị SP = Lượng NVL cần thiết sản xuất 1 đơn vị SP + Mức hao hụt cho phép Định mức giá một đơn vị nguyên vật liệu bằng giá mua cộng với chi phí thu mua. Định mức này do nhân viên kỹ thuật kết hợp với kế toán giá thành xác định.
Định mức chi phí nguyên vật liệu = Định mức lượng nguyên vật liệu x Định mức giá nguyên vật liệu
- Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Dự toán CPNVLTT được lập trên cơ sở dự toán sản xuất và định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp nhằm xác định nhu cầu về nguyên vật liệu đảm bảo cho sản xuất.
Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được xác định theo công thức BM = Q x M x PM
Trong đó:
BM: Chi phí nguyên vật liệu dự toán Q: Số lượng sản phẩm sản xuất kế hoạch
M: Định mức lượng nguyên vật liệu / Sản phẩm PM: Đơn giá nguyên vật liệu
Định mức lượng nguyên vật liệu cần sử dụng được xác định trên cơ sở mối quan hệ đầu ra – đầu vào. Mối quan hệ này thường do bộ phận thiết kế kỹ thuật xác định, hoặc căn cứ vào mức hao phí nguyên vật liệu trực tiếp tính đến trung bình cho một đơn bị sản phẩm của những kỳ trước mà quá trình sản xuất đạt mức hiệu năng bình thường.
Đơn giá nguyên vật liệu không chỉ là giá mua trên hóa đơn mà còn bao gồm các chi phí phát sinh trong quá trình thu mua. Mức giá nguyên vật liệu do bộ phận mua hàng xác định. Bộ phận mua hàng cần lựa chọn những nhà cung cấp nguyên vật liệu có chất lượng cao với mức giá hợp lý nhất. Các nhà quản lý cần đưa ra mức giá dự kiến hợp lý trên cơ cở phân tích quá khứ cũng như xem xét xu hướng biến động giá đối với nguyên vật liệu doanh nghiệp sử dụng.
- Xây dựng định mức chi phí NVLTT
Để tính được định mức chi phí nhân công trực tiếp cần tính được mức giá nhân công trực tiếp và định mức lượng nhân công trực tiếp tham gia sản xuất một đơn vị sản phẩm.
Định mức giá nhân công trực tiếp bao gồm cả lương cơ bản, phụ cấp theo lương và các khoản ngoài lương mà công nhân được hưởng.
Định mức chi phí lao động trực tiếp = Định mức lượng lao động trực tiếp x Định mức giá lao động trực tiếp
- Dự toán chi phí nhân công trực tiếp
Dự toán CPNCTT xác định tổng thời gian lao động trực tiếp cần thiết và các chi phí nhân công liên quan đến mức sản xuất dự kiến. Chi phí nhân công trực tiếp dự toán được xác định theo công thức.
Trong đó:
BL: Chi phí nhân công trực tiếp dự toán Q: Số lượng sản phẩm sản xuất kế hoạch L: Định mức thời gian lao động/ sản phẩm PL: Đơn giá tiền lương/ giờ lao động
Mức độ sử dụng nhân công trực tiếp cũng được quyết định bởi mối quan hệ về mặt kỹ thuận giữa lao động và sản phẩm đầu ra, tức là định phí thời gian lao động/ sản phẩm.
Đối với đơn giá tiền lương, mặc dù đơn giá tiền lương có thể được xác định bởi quyết định của nhà quản lý hoặc hợp đồng lao đông nhưng việc xác định mức đơn giá tiền lương tiêu chuẩn cho một sản phẩm để lập dự toán có thể gặp khó khăn bởi vì có thể có những người làm cùng một công việc trong kỳ nhưng lại được hưởng các mức lương khác nhau (do trình độ lao động hay do thỏa thuận). Để xác định đơn giá tiền lương tiêu chuẩn, có thể tính bình quân mức lương trả cho tất cả các nhân công trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm.
- Xây dựng định mức chi phí sản xuất chung
Định mức chi phí sản xuất chung xác định trên định mức biến phí và định mức định phí sản xuất chung.
Định mức biến phí sản xuất chung: được xây dựng theo định mức giá và định mức lượng thời gian cho phép. Định mức giá phản ánh biến phí của đơn vị giá chi phí sản xuất chung phân bổ. Định mức thời gian phản ánh số giờ hoạt động được chọn làm căn cứ phân bổ chi phí sản xuất chung cho một đơn vị sản phẩm.
Định mức biến phí
sản xuất chung =
Định mức giá biến
phí sản xuất chung x
Định mức lượng thời gian lao động trực tiếp Định mức định phí sản xuất chung: Loại định mức này cũng được xây dựng tương tự như định mức biến phí sản xuất chung
Định mức định phí
sản xuất chung =
Định mức giá định
phí sản xuất chung x
Định mức lượng thời gian lao động trực tiếp
- Dự toán chi phí sản xuất chung
Mục đích của dự toán chi phí sản xuất chung là chỉ ra mức độ dự kiến của tất cả các chi phí sản xuất gián tiếp. Khác với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và
chi phí nhân công trực tiếp, không sẵn có một mối quan hệ đầu ra – đầu vào cho khoản chi phí sản xuất chung. Tuy nhiên chi phí sản xuất chung bao gồm biến phí sản xuất chung và định phí sản xuất chung. Vậy dự toán chi phí sản xuất chung bao gồm dự toán định phí sản xuất chung và dự toán biến phí sản xuất chung. Việc chia nhỏ các khoản mục chi phí và sử dụng các số liệu thống kê trong quá khứ sẽ giúp chúng ta xác định chi phí sản xuất chung sẽ biến động như thế nào theo mức độ hoạt động của DN bằng việc áp dụng các phương pháp ước tính chi phí. Dự toán chi phí sản xuất chung = Dự toán biến phí sản xuất chung + Dự toán định phí sản xuất chung * Tổ chức chứng từ, tài khoản - Tổ chức chứng từ :
Hóa đơn GTGT : là hóa đơn do nhà cung cấp lập và chuyển về cho doanh nghiệp khi công ty cổ phần Hải sản Thái Bình mua NVL để sản xuất. Kế toán căn cứ hóa đơn để tính đơn giá của NVL sợi. Đồng thời Hóa đơn GTGT cũng là căn cứ để ghi nhận chi phí khi hàng mua về không nhập kho mà chuyển ngay tới phân xưởng sản xuất
Phiếu nhập kho: do thủ kho lập khi NVL mua về chuyển tới kho. PNK phản ánh chính xác số lượng NVL nhập kho.
Phiếu xuất kho : do thủ kho lập khi nhận được lệnh xuất được Giám đốc hoặc kế toán trưởng ký duyệt. Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho để xác định số lượng NVL xuất ra cho sản xuất, từ đó ghi nhận chi phí NVL trực tiếp.
Bảng kê chi tiết mua hàng chưa thanh toán : dựa vào hóa đơn GTGT và phiếu chi, ủy nhiệm chi,…kế toán thanh toán sẽ lập bảng kê chi tiết hàng mua chưa thanh toán để theo dõi.
- Tổ chức tài khoản kế toán:
Tài khoản KTQT chi phí nhằm cung cấp thông tin về tình hình chi phí cho các cấp quản trị để đưa ra quyết định điều hành các hoạt động kinh doanh. Do vậy tài khoản kế toán quản trị chi phí có thể mở cho từng bộ phận, từng đối tượng chịu chi phí phụ thuộc vào nhu cầu và sử dụng thông tin cho các cấp.
Trong kế toán quản trị chi phí các tài khoản có thể được mở cho phân xưởng, đội sản xuất, sản phẩm, ngành hàng kinh doanh, thị trường tiêu thụ...Các
tài khoản có thể mở theo từng nội dung và tính chất chi phí (Chi phí khả biến hay chi phí cố định) với từng đối tượng.
Để có được số liệu chi phí một cách chi tiết, tỉ mỉ phục vụ cho quản trị doanh nghiệp, tổ chức kế toán quản trị chi phí dựa trên cơ sở hệ thống tài khoản riêng (mở các tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3, cấp 4…để chi tiết hoá các tài khoản của kế toán tài chính nếu sử dụng chung hệ thống tài khoản) để tổ chức phản ánh ghi chép hạch toán chi phí để thu thập các thông tin cần thiết cho việc kiểm tra, kiểm soát chi phí phục vụ cho việc phân tích dự báo và cho việc ra các quyết định kinh doanh.
* Tổ chức thu nhận thông tin chi phí
Báo cáo tình hình thực hiện chi phí:
+ Báo cáo tình hình sử dụng lao động và năng suất lao động; + Báo cáo chi tiết sản phẩm, công việc hoàn thành;
- Báo cáo cân đối nhập, xuất, tồn kho nguyên liệu, vật liệu, sản phẩm,...
* Tổ chức phân tích biến động chi phí:
+ Phân tích biến động chi phí NVLTT, NCTT, SXC,…
+ Phân tích mối quan hệ giữa chi phí, khối lượng và lợi nhuận;
+ Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, … Ngoài ra, căn cứ vào yêu cầu quản lý, điều hành của từng giai đoạn cụ thể, doanh nghiệp có thể lập các báo cáo kế toán quản trị khác.