4.1.5.1.Tổ chức hệ thống chứng từ hạch toán
Công ty Cổ phần Hải sản Thái Bình đã sử dụng hệ thống chứng từ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ban hành ngày 20 tháng 03 năm 2006 của
Bộ Tài Chính (2006b). Bên cạnh đó, công ty cũng phát hành thêm những chứng từ để dễ dàng kiểm soát các hoạt động phát sinh tại đơn vị, cụ thể:
- Đối với hàng hoá: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng ký gửi, biên bản kiểm kho, biên bản tiêu huỷ hàng hoá hỏng hoặc hết hạn sử dụng.
- Đối với tiền tệ: phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, phiếu thu Card, giấy đề nghị hoàn tạm ứng, biên bản kiểm kê quỹ.
- Đối với tài sản cố định: Biên bản bàn giao tài sản cố định, biên bản thanh lý tài sản cố định, giấy đề nghị cấp tài sản cố định.
- Đối với công nợ: Bảng phân tích tuổi nợ của khách hàng, bảng đánh giá tiến độ thanh toán.
- Đối với lao động: thẻ chấm công, bảng chấm công, bảng tự nhận xét đánh giá của từng cá nhân, bảng danh sách lương, bảng danh sách thưởng, bảng thanh toán lương chi tiết (bảng 4.11), bảng tổng hợp lương , bảng theo dõi BHXH, bảng thông báo lương.
Bảng 4.11. Tổng hợp thanh toán lương công nhân SX, 11/2017
STT Họ và tên Tổ sản xuất Số công Số
tiền(đồng)
Ký nhận
1 Nguyễn Thị Dịu Tổ chế biến 26 4.160.000
2 Đào Thống Nhật Tổ cơ khí 26 3.900.000
3 NgôMinh Phương Tổ chế biến 28 4.480.000
4 Đặng Trần Côn Tổ cơ khí 25 4.500.000
5 Trần Văn Sửu Tổ cơ khí 22 3.300.000
Tổng 20.340.000
Nguồn : Phòng kế toán công ty Bên cạnh các mẫu chứng từ bắt buộc, các chứng từ hướng dẫn của Nhà nước cho hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng phát triển cả về chiều rộng lẫn chiều sâu, số lượng chứng từ phát sinh tại Công ty Cổ phần Hải sản Thái Bình cũng đa dạng và tăng lên theo qui mô phát triển, để phục vụ cho mục đích kế toán quản trị chi phí. Ngoài ra Công ty còn thiết kế các chứng từ chi tiết phù hợp, phản ánh đầy đủ các yếu tố, nội dung để phục vụ cho việc thu nhận, xử lý, hệ thống thông tin chi phí và lập báo cáo kế toán quản trị theo yêu cầu quản lý
của nội bộ doanh nghiệp. Bên cạnh đó còn nhiều các chứng từ mang tính chất tuỳ tiện, viết đơn giản không theo mẫu quy định, nội dung các yếu tố chứng từ còn bị thiếu. Ví dụ như giấy biện nhận tiền, hoá đơn mua lẻ ...
Sau khi chứng từ được cập nhật về phòng kế toán, hầu hết các chứng từ được nhân viên kế toán tiến hành kiểm tra sơ bộ về tính chính xác, tính pháp lý của chứng từ. Sau đó chứng từ được ghi vào các sổ chi tiết, sổ tổng hợp theo yêu cầu thông tin của kế toán tài chính và kế toán quản trị. Cuối cùng chứng từ được sắp xếp một cách khoa học và đưa vào bảo quản.
4.1.5.2 . Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Về tài khoản kế toán quản trị chi phí, Công ty chưa thiết kế riêng mà chủ yếu dựa vào hệ thống tài khoản kế toán tài chính. Các tài khoản cũng đã được mở theo yêu cầu quản trị nhưng ở mức độ khác nhau tuỳ theo yêu cầu thông tin của các cấp quản lý. Hiện nay các tài khoản chi phí thường mở ở doanh nghiệp : TK Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, TK chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, TK chi phí nhân công trực tiếp, TK chi phí sản xuất chung, TK chi phí bán hàng, TK chi phí quản lý doanh nghiệp. Các tài khoản này chủ yếu để tập hợp chi phí theo từng đối tượng chịu chi phí. Trên cơ sở xác định chi phí cho từng đối tượng, đồng thời là căn cứ để xác định chi phí phù hợp để có căn cứ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.
4.1.5.3. Hạch toán chi phí thực hiện
Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm bao gồm chi phí về nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ dùng trực tiếp cho sản xuất, chế tạo sản phẩm. Để làm nên một chai nước mắm cá cơm cần dùng các nguyên liệu khác nhau. Nguyên liệu chính dùng để sản xuất bao gồm: cá cơm, muối, phụ gia, chất tạo độ ngọt,.... Đây là nguyên liệu chính cấu thành nên sản phẩm và quyết định chất lượng của sản phẩm, vì vậy cần đảm bảo về số lượng, quy cách, chất lượng của nguyên vật liệu. Hàng tháng, ban vật tư Công ty căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao nguyên vật liệu của từng phân xưởng để lập phiếu lĩnh vật tư cho từng phân xưởng. Thủ kho căn cứ vào đó để xuất nguyên vật liệu rồi mới chuyển chứng từ cho kế toán. Ngoài nguyên vật liệu chính còn có các loại vật liệu phụ đó là các chi tiết phụ nhỏ như: Chai thủy tinh, hộp nhựa,túi bóng nhỏ, túi bóng to, thùng cactong loại to,.. Cũng như vật liệu chính, vật liệu phụ xuất dùng vào sản xuất có thể theo định mức hoặc nhu cầu thực tế phát sinh.
Khi xuất kho nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm, dù là vật liệu chính hay vật liệu phụ, kế toán tài chính hay kế toán quản trị đều phản ánh vào tài khoản 621 “chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”. Tài khoản này được phản ánh chi tiết cho từng sản phẩm. Khi phát sinh chi phí, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho và các chứng từ có liên quan để phản ánh vào tài khoản 621 chi tiết.
Đối với chi phí nhân công trực tiếp
Bên cạnh chi phí về nguyên vật liệu trực tiếp thì chi phí về nhân công trực tiếp cũng chiếm một phần đáng kể trong tổng chi phí của doanh nghiệp. Công ty rất chú trọng đến việc hạch toán và quản lý chặt chẽ khoản chi phí này vì nó không những ảnh hưởng đến độ chính xác của chi phí mà nó còn ảnh hưởng đến thu nhập của cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp.
Chi phí nhân công trực tiếp là những khoản tiền phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm như: tiền lương chính, lương phụ, các khoản phụ cấp, các khoản trích theo lương. Công ty Cổ phần Hải sản Thái Bình kế toán tập hợp chi phí nhân công trực tiếp sử dụng tài khoản 622. Công ty tập hợp chi phí nhân công trực tiếp riêng cho từng sản phẩm.
Đối với những công nhân là người trực tiếp sản xuất sản phẩm, công ty áp dụng hình thức trả lương theo sản phẩm, nhưng chỉ những sản phẩm đủ tiêu chuẩn chất lượng mới được trả lương. Ngoài ra Công ty còn có các khoản tiền lương khác phải trả cho công nhân sản xuất như lương độc hại, khoản này trả cho công nhân sản xuất trong bộ phận độc hại và được tính riêng để cộng với lương chính để chi trả vào cuối tháng.
Căn cứ vào các chứng từ: bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, bảng phân bổ tiền lương ... kế toán lấy số liệu ghi vào sổ chi tiết theo dõi chi phí nhân công trực tiếp.
Đối với chi phí sản xuất chung
Khoản mục chi phí sản xuất chung là những chi phí phục vụ cho sản xuất mang tính chất chung cho toàn phân xưởng. Đó là những chi phí cần thiết cho quá trình sản xuất sản phẩm ngoài chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp.
Tại Công ty Cổ phần Hải sản Thái Bình chi phí sản xuất chung gồm: -Chi phí nhân viên phân xưởng
-Chi phí nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ cho phân xưởng -Chi phí khấu hao tài sản cố định
-Chi phí dịch vụ mua ngoài -Chi phí bằng tiền khác
Để tập hợp các chi phí này, kế toán sử dụng Tài khoản 627 “Chi phí sản xuất chung” và chi tiết thành các tài khoản cấp 2:
+ TK 6271: Chi phí nhân viên phân xưởng
+ TK6272: Chi phí nguyên vật liệu dùng tại phân xưởng. + TK6273: Chi phí công cụ dụng cụ.
+ TK6274: Chi phí khấu hao tài sản cố định. + TK6277: Chi phí dịch vụ mua ngoài. + TK6278: Chi phí bằng tiền khác.
Đối với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Đối với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, những chi phí này phát sinh chung cho cả kỳ kinh doanh, thông thường đây là những chi phí gián tiếp nên sẽ được phân bổ cho các đối tượng chịu chi phí theo tiêu thức thích hợp. Tuy nhiên, Công ty Cổ phần Hải sản Thái Bình không phân bổ riêng cho từng đối tượng chịu chi phí mà tổng hợp để xác định kết quả kinh doanh cuối cùng. Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí thời kỳ, những chi phí này phát sinh phục vụ cho việc tiêu thụ hàng hóa, sản phẩm và phục vụ cho quản lý doanh nghiệp.
Để tập hợp và kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán sử dụng tài khoản 641 – “chi phí bán hàng” và tài khoản 642 – “chi phí quản lý doanh nghiệp”.
Qua việc tìm hiểu thông tin chi phí của Công ty tại các sổ kế toán, tác giả nhận thấy các tài khoản phản ánh chi phí thực tế của Công ty chưa hướng trọng tâm vào thông tin kế toán quản trị chi phí nhằm góp phần kiểm soát chi phí và phân tích chi phí trong mối quan hệ với doanh thu và lợi nhuận đạt được. Các tài khoản kế toán chi phí chưa mở chi tiết theo biến phí và định phí của từng đối tượng, chưa cập nhật thông tin chi phí để phân tích kết quả chi phí so với các dự toán nhằm điều chỉnh hướng biến động của chi phí.