4.2.2.1. Hoàn thiện về phương pháp phân loại chi phí và xác định chi phí
Kế toán quản trị chi phí có vai trò cung cấp thông tin cho việc ra quyết định của nhà quản trị, nó không chỉ đơn thuần là việc ghi nhận rồi phản ánh thông tin đến nhà quản trị mà còn phải phân tích thông tin dưới nhiều góc độ khác nhau, để làm được điều đó, kế toán quản trị phải phân loại chi phí theo nhiều tiêu thức khác nhau, việc phân loại phải hướng tới nhu cầu thông tin của nhà quản trị, không chỉ đơn thuần phục vụ việc kiểm tra giám sát hoạt động thường ngày ở doanh nghiệp mà còn phải hướng tới việc cung cấp thông tin cho các định hướng phát triển của quản trị.
Trên thực tế, Công ty Cổ phần Hải sản Thái Bình mới chỉ phân loại chi phí theo nội dung kinh tế. Sự phân loại chi phí như vậy phục vụ chủ yếu cho việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo các khoản mục chi phí của kế toán tài chính. Các chi phí phát sinh là các thông tin quá khứ, được xem xét độc lập, không thấy được mối quan hệ giữa chi phí và kết quả mà chi phí đó mang lại. Với đặc thù của ngành sản xuất, ngoài việc phân loại chi phí sản xuất theo chức năng, công dụng của chi phí như hiện nay ở Công ty Cổ phần Hải sản Thái Bình, để tăng cường giá trị của thông tin chi phí; vận dụng được tốt vào công tác lập kế hoạch, dự tính các xu thế trong các tình huống kinh doanh, để có thể quản lý hiệu quả các chi phí phát sinh, phục vụ quá trình phân tích, đánh giá sử dụng thông tin cần thiết cho việc ra quyết định kinh doanh của nhà quản lý, Công ty Cổ phần Hải sản Thái Bình nên áp dụng tiêu thức phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí hay mối quan hệ của chi phí với mức độ hoạt động.
Bảng 4.20. Phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí
Khoản mục chi phí Tài khoản CP khả
biến
CP bất biến
CP hỗn hợp
1. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 621 X
-Chi phí NVL cá,... 621 chi tiết X -Chi phí NVL phụ gia 621 chi tiết X -Chi phí NVL chất tạo ngọt 621 chi tiết X
-……….. 621 chi tiết X
2. Chi phí nhân công trực tiếp 622 X
3. Chi phí sản xuất chung 627
- Chi phí nhân viên phân xưởng 6271 X
- Chi phí vật liệu 6272 X
- Chi phí dụng cụ sản xuất 6273 X
- Chi phí khấu hao TSCĐ 6274 X
- Chi phí dịch vụ mua ngoài 6277 X
- Chi phí bảo hộ lao động 6277 X
- Chi phí bằng tiền khác 6278 X
4. Chi phí bán hàng 641
- Chi phí nhân viên 6411 X
- Chi phí vật liệu, bao bì 6412 X
- Chi phí vận chuyển, bốc dỡ 6412 X
- Chi phí dụng cụ, đồ dùng 6413 X
- Chi phí khấu hao TSCĐ 6414 X
- Chi phí dịch vụ mua ngoài 6417 X
- Chi phí bằng tiền khác 6418 X
5. Chi phí quản lý 642
- Chi phí nhân viên quản lý 6421 X
- Chi phí vật liệu quản lý 6422 X
- Chi phí đồ dùng văn phòng 6423 X
- Chi phí khấu hao TSCĐ 6424 X
- Thuế, phí, lệ phí 6425 X
- Chi phí dịch vụ mua ngoài 6427 X
- Chi phí bằng tiền khác 6428 X
Theo cách phân loại này, chi phí sản xuất bao gồm chi phí khả biến, chi phí bất biến và chi phí hỗn hợp. Trong đó, biến phí sản xuất sản phẩm thủy, hải sản và thường bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp; chi phí nhân công trực tiếp và một số loại chi phí trong khoản mục chi phí sản xuất chung như giá trị công cụ – dụng cụ, nhiên liệu, động lực phục vụ sản xuất tại phân xưởng; … Định phí sản xuất chủ yếu tồn tại trong các khoản mục chi phí sản xuất chung như khấu hao máy móc, thiết bị, nhà xưởng; chi phí trang phục lao động… Chi phí hỗn hợp là loại chi phí mà bản thân nó bao gồm cả các yếu tố của định phí và biến phí. Chi phí hỗn hợp trong sản xuất sản phẩm tại Công ty chủ yếu thuộc chi phí sản xuất chung như chi phí điện, nước, điện thoại, sửa chữa… Để có thể giám sát, quản lý chặt chẽ, hiệu quả chi phí hỗn hợp, doanh nghiệp cần phân tích chi phí hỗn hợp thành các yếu tố biến phí và định phí. Đối với các khoản chi phí hỗn hợp, Công ty có thể sử dụng phương pháp: bình phương bé nhất hay phương pháp cực đại, cực tiểu để tách riêng chi phí khả biến, chi phí bất biến (bảng 4.20).
4.2.2.2. Hoàn thiện về nội dung xây dựng định mức chi phí và dự toán chi phí
Hoàn thiện về nội dung xây dựng định mức chi phí
Việc xây dựng các định mức chi phí là một điều cần thiết vì nó là một phần không thể thiếu được trong các dự toán chi phí của doanh nghiệp, phục vụ cho yêu cầu quản lý chặt chẽ nguồn lực đầu vào, kiểm tra kiểm soát chi phí và ngăn ngừa các hiện tượng tiêu cực, lãng phí các nguồn lực tại Công ty Cổ phần Hải sản Thái Bình Việc xây dựng hệ thống định mức và kiểm tra việc thực hiện định mức là một biện pháp khuyến khích công nhân có gắng thực hiện công việc được giao với định mức đặt ra về chất lượng sản phẩm, tiết kiệm so với định mức nếu đó là chi phí, việc so sánh, phân tích giữa định mức và thực hiện sẽ giúp cho nhà quản trị tìm ra nguyên nhân để đưa ra các quyết định kinh doanh kịp thời, hợp lý.
Việc xây dựng định mức chi phí chính xác đòi hỏi đội ngũ nhân viên kỹ thuật có trình độ am hiểu kỹ thuật kết hợp với bộ phận kế toán chi phí có đủ trình độ thực hiện. Việc tính toán các chuỗi số liệu phục vụ việc xây dựng định mức đòi hỏi phải được xem xét tính toán trong nhiều kỳ sản xuất sản phẩm, trong nhiều điều kiện khác nhau của công ty.
○ Định mức chi phí nguyên vật liệu
Mặc dù công ty Cổ phần Hải sản Thái Bình cũng đã xây dựng được định mức chi phí nguyên vật liệu, tuy nhiên việc xây dựng định mức đó mới chỉ thực
hiện cho một số sản phẩm chủ yếu và việc lập định mức còn mang tính chất chủ quan. Do đó, tác giả đề xuất hoàn thiện việc lập dự toán chi phí nguyên vật liệu để đảm bảo có thể áp dụng cho hầu hết các sản phẩm doanh nghiệp sản xuất.
Để tính được định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phải tính được định mức giá và định mức lượng vật liệu tiêu hao.
Lượng nguyên vật liệu tiêu chuẩn của một sản phẩm thường được cán bộ kỹ thuật viên có kinh nghiệm của doanh nghiệp tính toán dựa trên cơ sở công nghệ, quy trình sản xuất và điều kiện sản xuất có tínhđến hao hụt cho phép và có tính đến định lượng mức hỏng trong giới hạn cho phép.
Định mức lượng NVL cho 1 đơn vị sản phẩm = Lượng NVL cần thiết để sản xuất 1 sản phẩm + Mức hao hụt cho phép + Mức NVL tiêu hao cho sản phẩm hỏng trong định mức Định mức giá một đơn vị nguyên liệu bằng giá mua cộng với chi phí thu mua nguyên vật liệu. Định mức này do nhân viên kỹ thuật kết hợp với nhân viên tính giá thành phòng kế toán xác định. Định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sẽ được tính như sau:
Định mức chi phí
NVL = Định mức lượng NVL X
Định mức giá NVL
Định mức tiêu hao nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm là nước mắm được xác định như sau:
Bảng 4.21. Định mức tiêu hao NVL cho sản phẩm nước mắm cá cơm
STT Khoản mục ĐVT Định mức
I Nguyên vật liệu trực tiếp
1 Cá cơm Kg 0.226 II Nguyên liệu phụ 1 Đường kính Kg 0.0072 2 Muối ăn Kg 0.0027 3 Phụ gia Cái 0.01 4 Nhãn mác Cái 1 5 Thùng Carton Cái 0.042
6 Chai thủy tinh Kg 1
7 Vật tư khác Lô 1
Để xây dựng định mức tiêu hao một cách chính xác nhất đòi hỏi Công ty cần dựa vào đặc điểm cụ thể của chính những sản phẩm cần sản xuất trong một điều kiện cụ thể. Đặc biệt đối với công ty Cổ phần Hải sản Thái Bình, đặc thù sản phẩm sản xuất thay đổi theo thị trường tiêu thụ, theo thị hiếu do đó Công ty không thể tính định mức cố định cho các sản phẩm khác nhau mà Công ty phải kết hợp với khách hàng tính định mức cho từng đơn hàng sản xuất.
Yếu tố ảnh hưởng tới định mức tiêu hao NVL trước hết là đặc tính lý hóa của NVL đó, ngoài ra định mức tiêu hao NVL còn chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố khác như: yếu tố con người, máy móc thiết bị, điều kiện bảo quản...
Như vậy, để xác định định mức tiêu hao NVL Công ty có thể tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Xác định đặc tính lý hóa của NVL cấu thành nên sản phẩm
Bước 2: Căn cứ vào đặc tính của NVL để xác định một tỷ lệ hao hụt cho phép trong định mức hợp lý trong quá trình sản xuất.
Bước 3: Kết hợp với phân xưởng, phòng kế hoạch tính toán lượng NVL cần thiết cho mỗi đơn vị sản phẩm.
Bước 4: Dự tính lượng NVL sử dụng cho sản phẩm hỏng.
Bước 5: Lập bảng đăng ký tiêu hao NVL cho một đơn vị sản phẩm.
Bảng 4.22. Đăng ký định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm
Tên khách hàng: Mã khách hàng:
Hợp đồng xuất khẩu số:
Mã sản phẩm: Tên sản phẩm: Đơn vị tính sản phẩm:
STT Tên NL, VL Mã NL, VL Đơn vị tính Định mức hao hụt Tỷ lệ (%) Lượng NVL tính cho SP hỏng Định mức chuẩn Ngày...tháng...năm... Giám đốc công ty
○ Định mức chi phí nhân công trực tiếp
Để tính được định mức chi phí nhân công trực tiếp cần tính toán được mức giá nhân công trực tiếp và định mức lượng nhân công trực tiếp tham gia sản xuất một đơn vị sản phẩm.
Định mức giá nhân công trực tiếp bao gồm cả lương cơ bản, phụ cấp theo lương và các khoản ngoài lương mà công nhân được hưởng.
Định mức lượng thời gian nhân công trực tiếp sản xuất một đơn vị sản phẩm được xác định dựa trên công nghệ sản xuất sản phẩm và mức độ kỹ thuật của công đoạn sản xuất. Khi xác định được mức giá nhân công trực tiếp và định mức lượng thời gian nhân công trực tiếp sẽ xây dựng được định mức chi phí nhân công trực tiếp. Định mức chi phí lao động trực tiếp 1 đơn vị sản = Định mức lượng lao động trực tiếp 1 đơn vị sản phẩm x Định mức giá giá lao động trực tiếp 1 đơn vị sản phẩm
○ Định mức chi phí sản xuất chung
Định mức chi phí sản xuất chung bao gồm định mức biến phí và định mức định phí.
Định mức biến phí sản xuất chung được xây dựng theo định mức giá và định mức lượng thời gian cho phép. Định mức giá phản ánh biến phí của đơn giá chi phí sản xuất chung phân bổ. Định mức thời gian phản ánh số giờ hoạt động được chọn làm căn cứ phân bổ chi phí sản xuất chung cho một đơn vị sản phẩm.
Sau khi xây dựng được các định mức chi phí thích hợp, tiến hành xây dựng định mức tổng hợp chi phí cho một đơn vị sản phẩm.
Số liệu định mức chi phí cho một đơn vị sản phẩm là cơ sở để lập dự toán chi phí sau này, là căn cứ để kiểm soát, điều hành và phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Hoàn thiện về nội dung xây dựng dự toán chi phí
Lập dự toán là một trong những khâu quan trọng của việc hạch toán và ra quyết định của nhà quản trị doanh nghiệp nói chung và tại Công ty Cổ phần
Hải sản Thái Bình nói riêng. Để xây dựng được kế hoạch phải sử dụng nhiều thông tin, trong đó quan trọng nhất là dự toán. Dự toán là phương tiện phản ánh một cách có hệ thống toàn bộ các mục tiêu của doanh nghiệp và nó là căn cứ để đánh giá việc thực hiện sau này. Dự toán chi phí SXKD là việc làm không thể thiếu cho kế hoạch SXKD của doanh nghiệp. Thông qua việc lập các dự toán chi phí để đưa ra các mục tiêu về sản phẩm, về kế hoạch sản xuất...cần đạt được trong kỳ kế hoạch và các bước cần thực hiện để đạt được các mục tiêu đó.
○Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là yếu tố chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí, căn cứ vào nhu cầu sản xuất trong kỳ cũng như tính chất của từng loại sản phẩm để lập dự toán chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp.
Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bị ảnh hưởng bởi khối lượng nguyên vật liệu trực tiếp sử dụng cho việc hoàn thành các sản phẩm và đơn giá của một đơn vị khối lượng nguyên vật liệu đó. Khối lượng nguyên vật liệu trực tiếp phải thỏa mãn nhu cầu nguyên vật liệu trực tiếp cho sản xuất và nhu cầu nguyên vật liệu trực tiếp dự trữ.
Như vậy nhu cầu nguyên vật liệu được xác định như sau: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp dự kiến = Lượng nguyên vật liệu trực tiếp dự kiến x Định mức giá nguyên vật liệu trực tiếp Trong đó lượng nguyên vật liệu trực tiếp dự kiến được xác định:
Lượng nguyên vật liệu trực tiếp dự kiến = Số lượng sản phẩm cần sản xuất dự kiến x Định mức lượng nguyên vật liệu trực tiếp
Để đáp ứng nhu cầu nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất thì Công ty cần phải có bộ phận thu mua. Công ty có thể lập dự toán nguyên vật liệu trực tiếp qua bảng 4.23.
Bảng 4.23. Dự toán nguyên vật liệu trực tiếp
Chỉ tiêu ĐVT Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Cả
năm 1.Sản lượng sản phẩm cần SX ng. sp 1.200 800 1.100 1.200 4.300 2.Định mức lượng NVLTT kg 3,5 3,5 3,5 3,5 3,5 3.Lượng NVLTT cần cho SX ng. kg 4.200 2.800 3.850 4.200 15.050 4.Lượng NVLTT tồn cuối kỳ ng. kg 210 140 192.5 210 210 5.Lượng NVLTT tồn đầu kỳ ng. kg 180 210 140 192,5 180 6.Lượng NVLTT cần mua ng. kg 4.230 2.730 3.902,5 4.217,5 15.080 7.Định mức giá NVLTT ng. đ 50 50 50 50 50 8.Chi phí NVLTT ng. đ 211.500 136.500 195.125 210.875 754.000 Nguồn: Phòng kế toán công ty
○ Dự toán chi phí nhân công trực tiếp
Chi phí nhân công trực tiếp phản ánh toàn bộ tiền lương, tiền công, các khoản trích theo lương ... của công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm. Dự toán chi phí nhân công trực tiếp là căn cứ quan trọng giúp các nhà quản trị chủ động trong việc bố trí nhân lực cho quá trình sản xuất, tránh tình trạng thừa hoặc thiếu lao động. Đồng thời sử dụng nguồn lực lao động sao cho đạt hiệu quả cao nhất, đảm bảo môi trường làm việc, khuyến khích tăng năng suất lao động.
Dự toán chi phí nhân công trực tiếp giúp các nhà quản trị có kế hoạch trong việc sử dụng lao động một cách khoa học. Tuyển dụng, đào tạo, bố trí lao động trong tổ chức doanh nghiệp một cách khoa học góp phần giảm chi phí phát sinh cho doanh nghiệp và tạo môi trường làm việc thân thiện giữa người lao động và nhà quản trị.
Dự toán chi phí nhân công trực tiếp được xác định như sau: Chi phí nhân công
trực tiếp dự kiến =
Lượng thời gian lao động cần cho
sản xuất
x
Định mức giá thời gian lao động dự kiến
Theo đó, lượng thời gian lao động cần cho sản xuất dự kiến được xác định theo công thức sau: