Việc phân tích công việc tại công ty do các trưởng bộ phận tiến hành khi có sự thay đổi hay mở rộng kinh doanh.
Bảng 4.3. Bảng mô tả công việc một số vị trí tại công ty
Vị trí Mô tả công việc
Nhân viên quản lý trạm xử
lý nước thải Giám sát, vận hành hệ thống xử lý nước thải công nghiệp, sinh hoạt - Bảo đảm hệ thống vận hành đúng quy trình, quy định môi trường.
- Lập kế hoạch bảo trì máy móc thiết bị của hệ thống. - Kiểm soát các nguyên vật liệu, hóa chất và năng lượng dùng cho hệ thống xử lý nước thải theo đúng quy định. - Phân tích, xử lý sự cố, viết báo cáo
- Quản lý hồ sơ liên quan
- Các công việc khác liên quan theo yêu cầu của quản lý Nhân viên xuất nhập khẩu - Quản lý hàng tồn kho dài hạn.
- Xử lý làm tiêu hủy hàng phế liệu.
- Cập nhật các văn bản luật mới liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu.
- Làm các công việc, báo cáo khác theo yêu cầu của cấp trên.
Nhân viên quản lý chất
lượng - Phân bổ và quản lý công việc của các nhân viên. - Thiết lập và giám sát tiêu chuẩn kiểm tra trên từng công đoạn.
- Xem xét các sản phẩm không phù hợp, kiểm tra kết quả xử lý.
- Yêu cầu các biện pháp phòng ngừa và kiểm chứng hiệu quả của từng biện pháp.
- Tiếp nhận và xử lý phản hồi từ khách hàng.
Nhân viên kỹ thuất ản xuất - Lập các bước công việc và xác định thời gian cho các công đoạn trên một sản phẩm của từng mã hàng. - Dự trù trang thiết bị của các mã hàng sắp sản xuất. - Theo dõi từng bước công việc của từng mã hàng để kịp thời điều chỉnh trong sản xuất.
- Lập bảng thống kê cho các mã hàng được thực hiện cho bộ phận trong tháng
- Nhận biết, phân tích lỗi, báo cáo cải tiến trình ban lãnh đạo.
- Chi tiết công việc sẽ trao đổi trong buổi phỏng vấn. Nhân viên nhân sự
Phụ trách mảng bảo hiểm
- Thực hiện báo cáo báo BHXH, BHYT, BHTN hàng tháng với cơ quan bảo hiểm.
- Lập tờ khai cấp sổ bảo hiểm cho người lao động. - Nhận các chứng từ liên quan đến các chế độ BH như: Ốm đau, thai sản, tai nạn…và làm các thủ tục thanh toán với cơ quan bảo hiểm và người lao động
- Chốt sổ và trả sổ cho người lao động đã nghỉ việc. - Báo cáo các thông tin liên quan cho Trưởng phòng Nhân sự và Ban giám đốc Công ty;
Theo kết quả khảo sát: có 46,67% cán bộ quản lý được hỏi cho rằng công tác phân tích công việc tại bộ phận của mình diễn ra ít thường xuyên, chỉ có một số ít cán bộ cho rằng bộ phận của mình thường xuyên và rất thường xuyên thực hiện phân tích công việc tại bộ phận (có 20%).
Hình 4.2. Kết quả khảo sát về mức độ tổ chức công tác phân tích công việc tại công ty
Nguồn: Kết quả khảo sát (2017) Việc phân tích công việc không diễn ra thường xuyên và đơn giản. Phương pháp mà công ty đang áp dụng là quan sát tại nơi làm việc.
Thực tế cho thấy, các trưởng bộ phận sẽ xuống tận nơi làm việc, quan sát nhân viên, sau đó sẽ xem xét về thời gian, mức độ thường xuyên, tính phức tạp của công việc và hiệu quả thực hiện công việc.
Thỉnh thoảng, các trưởng bộ phận sẽ phỏng vấn trực tiếp công nhân viên các câu hỏi về chức năng, nhiệm vụ chính, các yêu cầu và chức năng của công việc, sự quan tâm của nhân viên về công việc mình đang làm và năng lực của họ đối với công việc đó để thể hiện tính khách quan.
Sau khi đã thu thập đầy đủ các số liệu, các trưởng bộ phận sẽ tiến hành phân tích thông qua các số liệu đó để đưa ra các tiêu chuẩn về thực hiện công việc: trình độ chuyên môn, tuổi tác, kinh nghiệm, ngoại hình, giới tính, sức khỏe…
Nhìn chung công ty có lập bảng mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc rõ ràng, hợp lý, giúp cho nhân viên vào nhận việc hiểu nhiệm vụ làm gì, quyền hạn ra sao nhưng chưa nắm cụ thể, sâu sát. Tuy nhiên, việc phân tích công việc không theo một quy trình cụ thể, đầy đủ. Hiện tại, công việc này do các trưởng
bộ phận tự làm, công ty không có bộ phận chuyên trách nắm giữ và thực hiện. Việc phân tích này chưa khách quan do quá trình phân tích, khảo sát chỉ có trưởng bộ phận xem xét. Người thực hiện phân tích chưa giỏi nên dẫn đến việc phân tích công việc chưa hiệu quả.