3.2.1. Phương pháp thu thập số liệu
3.2.1.1. Nguồn số liệu thứ cấp
Những dữ liệu thứ cấp gồm các thông tin về công ty như: sự hình thành và phát triển, cơ cấu tổ chức, tình hình kinh doanh… được sử dụng trong nghiên cứu bao gồm các báo cáo của công ty tại các phòng như: Phòng nhân sự, phòng kế hoạch tổng hợp...Ngoài ra tác giả còn tham khảo các kết quả nghiên cứu đã công bố của các cơ quan nghiên cứu, các nhà khoa học. Những số liệu này được thu thập bằng cách sao chép, đọc, trích dẫn như trích dẫn tài liệu tham khảo.
3.2.1.2. Nguồn số liệu sơ cấp
- Nội dung điều tra: Tác giả thiết lập các câu hỏi liên quan tới vấn đề nghiên cứu, cụ thể ở đây là những câu hỏi liên quan tới hoạt động quản trị nhân lực, bao gồm: Phân công và bố trí công việc; Thu nhập; Chế độ phụ cấp, xã hội, y tế...; Ấp lực môi trường lao động; Quan hệ trong công việc; Đào tạo và thăng tiến; Đánh giá công việc;
- Chọn mẫu điều tra: Tác giả lựa chọn đối tượng điều tra là lực lượng lao động và cán bộ quản lý tại công ty TNHH Youngbo Vina
- Cỡ mẫu: Tổng thể đối tượng điều tra là 3.641 đối tượng, sai số cho phép 8% (e = 8%)
Cỡ mẫu được chọn theo công thức của Slovin: N 3.641
n = --- = --- = 150 1+ N (e2) 1 + 3.641 (0,08)2
Kích thước mẫu tối thiểu theo công thức Slovin là 150 mẫu, trong nghiên cứu này, tác giả chọn 150 mẫu đại diện. Trong 150 mẫu này, có 120 lao động và 30 cán bộ quản lý. Với phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên. Cụ thể:
Bảng 3.5. Số lượng và đối tượng điều tra
Đơn vị đến khảo sát Số lượng (người)
1. Lao động 120
- Lao động khối phòng ban 20
- Lao động tại các phân xưởng 100
2. Cán bộ quản lý 30
- Ban Giám đốc 5
- Trưởng phòng 10
- Quản đốc các phân xưởng 15
Tổng số 150
Nguồn: Số liệu điều tra
3.2.2. Phương pháp xử lý số liệu
3.2.2.1. Xử lý số liệu
- Các chỉ tiêu thu thập được tập hợp lại từ phiếu điều tra - Kiểm tra theo 03 yêu cầu: Đầy đủ, chính xác, logic. - Hiệu chỉnh lại các dữ liệu.
3.2.2.2. Tổng hợp dữ liệu
- Nhập dữ liệu đã được hiệu chỉnh và mã hóa vào máy tính (thông qua phần mềm Excel).
- Phân tổ dữ liệu theo các mối quan hệ: trình độ đội ngũ quản lý chi NS, chấp hành dự toán, quyết toán
- Trình bày kết quả tổng hợp: Bảng, đồ thị, sơ đồ, hình.
3.2.3. Phương pháp phân tích số liệu
- Phương pháp thống kê mô tả: Phương pháp này được dùng để thống kê số tuyệt đối, số tương đối, số bình quân. Các chỉ tiêu thống kê sẽ được tính toán để mô tả thực trạng, đặc điểm kinh tế, xã hội, hệ thống chi NS, trình độ và năng lực quản lý của cán bộ thành phố, cán bộ quản lý tại các phường để phân tích mức độ và biến động NS. Đây là phương pháp sử dụng chủ yếu trong nghiên cứu này.
- Phương pháp so sánh: Phương pháp thống kê so sánh được sử dụng trong đề tài dùng để phân tích, đánh giá thực trạng đội ngũ cán bộ quản lý chi NS của huyện, cán bộ quản lý của xã; đánh giá kết quả thực tế công tác quản lý chi ngân sách cho cấp xã.
- Phương pháp chuyên gia: Thông qua việc gửi và thu thập thông tin phản hồi của các chuyên gia trong lĩnh vực quản lý chi NS trong khu vực để đánh giá những nguyên nhân, yếu tố ảnh hưởng và các giải pháp nhằm tăng cường quản lý chi NSNN trên địa bàn thành phố Bắc Ninh.
3.2.4. Hệ thống các chỉ tiêu nghiên cứu
- Số lượng, trình độ lao động;
- Cơ cấu lao động theo chức năng, giới tình - Số hồ sơ ứng tuyển;
- Số chỉ tiêu tuyển dụng; s - Số hồ sơ đạt yêu cầu;
- Số hồ sơ được lựa chọn, số ứng viên đạt yêu cầu, số lao động được tuyển thêm; - Số lao động được nghỉ việc
- Số lao động tuyển mới; - Số lao động nghỉ việc
- Số lao động được đào tạo: về chuyên môn; về đào tạo an toàn vệ sinh lao động; về đào tạo phòng cháy chữa cháy
- Chi phí đào tạo; chi phí đào tạo /người
- Lương bình quân; Lương bình quân khối văn phòng; lượng bình quân
PHẦN 4. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN
4.1. THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY TNHH YOUNGBO VINA YOUNGBO VINA
4.1.1. Hoạch định nhân lực
Công ty thường lồng ghép thành một nội dung trong tổng thể chiến lược, kế hoạch sản xuất kinh doanh theo năm và theo giai đoạn. Năm 2015 Công ty đã xây dựng Đề án phát triển công ty TNHH Youngbo Vina giai đoạn 2015 - 2020; đã nêu rất rõ các mục tiêu doanh thu, mục tiêu số lượng sản phẩm, mục tiêu cổ tức. Nhưng để trống các mục tiêu NL, quản trị NL và được trình bày ở phần giải pháp nhưng chưa cụ thể, đưa ra giải pháp chung chung nâng cao năng lực quản trị của cán bộ nòng cốt; tăng cường củng cố tổ chức năng, các tổ kinh doanh;
Bảng 4.1. Kế hoạch nhân sự của công ty giai đoạn 2015 - 2017
STT Đơn vị Năm 2015 (người) Năm 2016 (người) Năm 2017 (người) So sánh (%) 16/15 17/16 BQ 1 Phòng Kế toán 20 15 15 75,0 100,0 87,5 2 Phòng kế hoạch 25 25 25 100,0 100,0 100,0 3 Phòng CU - TH 25 25 25 100,0 100,0 100,0 4 Phòng Nhân sự 15 20 15 133,3 75,0 104,2 5 Phòng Marketing 30 25 30 83,3 120,0 101,7 6 Phòng Hậu cần 20 20 25 100,0 125,0 112,5 7 Phòng Kỹ thuật 15 15 20 100,0 133,3 116,7 8 Phòng Phụ trợ 15 15 15 100,0 100,0 100,0 9 Phòng Cơ khí 25 25 30 100,0 120,0 110,0 10 Các xưởng SX 3310 3815 4300 115,3 112,7 114,0 Tổng 3500 4000 4500 114,3 112,5 113,4 Nguồn: Phòng Nhân sự
Bảng 4.2. Kế hoạch nhân sự của Công ty năm 2018
Đơn vị tính: người
STT Đơn vị Năm 2017 Năm 2018 Tuyển thêm Tinh giảm
1 Phòng Kế toán 13 14 1 - 2 Phòng kế hoạch 24 23 - 1 3 Phòng Cung ứng và TH 23 22 - 1 4 Phòng Nhân sự 12 13 - 1 5 Phòng Marketing 28 32 4 - 6 Phòng Hậu cần 22 22 - - 7 Phòng Kỹ thuật 17 21 4 - 8 Phòng Phụ trợ 15 15 - - 9 Phòng Cơ khí 27 30 3 - 10 Các xưởng sản xuất 3460 3860 400 - Tổng 3641 4052 412 3 Nguồn: Phòng Nhân sự
Hình 4.1. Đánh giá của cán bộ quản lý về công tác hoạch định NL của Phòng Nhân sự và P. Tổng giám đốc Công ty
Theo kết quả khảo sát ta thấy: Do khả năng lãnh đạo điều hành của một số nhà quản trị từ cấp cao đến cấp thấp chưa thích ứng dẫn đến: Việc hoạch định NL còn chung chung; Công tác hoạch định NL chưa dự báo được NL theo sự phát triển của Công ty trong dài hạn mà chỉ hạn chế trong việc dự báo ngắn hạn. Do đó, khi thiếu hụt hay khuyết NL ở vị trí công việc này thì điều chuyển NL từ nơi khác đến, hay tuyển mộ nhanh NL mới, điều này mang tính chất xử lý, chạy theo, giải quyết tạm thời, làm NL nơi khác đến và NL mới lúng túng, không có sự kế thừa, chưa đáp ứng được yêu cầu chiều sâu. Công tác hoạch định NL trong chiến lược sản xuất kinh doanh chưa giúp cho Công ty thấy được nhu cầu NL trong tương lai, chưa bảo đảm sắp xếp đúng người. đúng việc, đúng thời điểm.
Trong giai đoạn hiện nay, Công ty có kế hoạch mở rộng thị trường kinh doanh, Ban giám đốc đã có một cuộc họp với các trưởng phòng về chiến lược này. Kế hoạch tuyển dụng thêm nhân sự vào năm 2017; Công ty dự định sẽ đề bạt một nhân sự xuất sắc có khả năng lãnh đạo, có năng lực, phẩm chất tốt để làm trưởng chi nhánh.
Hiện nay, quy trình hoạch định nguồn nhân lực của công ty đơn giản, không chi tiết, quy mô. Trưởng các bộ phận dự báo nhu cầu nguồn nhân lực cần tuyển, xem khối lượng công việc nhiều hay ít từ đó sẽ kế hoạch thêm nhân sự hay cắt giảm. Sau đó gửi cho phòng nhân sự tổng hợp, thống kê. Gửi lên cho Ban Giám Đốc xem xét và duyệt, triển khai. Tuy nhiên, hoạch định nguồn nhân lực tại công ty chi mang tính chất tạm thời, không lâu dài.
4.1.2. Phân tích công việc tại Công ty
Việc phân tích công việc tại công ty do các trưởng bộ phận tiến hành khi có sự thay đổi hay mở rộng kinh doanh.
Bảng 4.3. Bảng mô tả công việc một số vị trí tại công ty
Vị trí Mô tả công việc
Nhân viên quản lý trạm xử
lý nước thải Giám sát, vận hành hệ thống xử lý nước thải công nghiệp, sinh hoạt - Bảo đảm hệ thống vận hành đúng quy trình, quy định môi trường.
- Lập kế hoạch bảo trì máy móc thiết bị của hệ thống. - Kiểm soát các nguyên vật liệu, hóa chất và năng lượng dùng cho hệ thống xử lý nước thải theo đúng quy định. - Phân tích, xử lý sự cố, viết báo cáo
- Quản lý hồ sơ liên quan
- Các công việc khác liên quan theo yêu cầu của quản lý Nhân viên xuất nhập khẩu - Quản lý hàng tồn kho dài hạn.
- Xử lý làm tiêu hủy hàng phế liệu.
- Cập nhật các văn bản luật mới liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu.
- Làm các công việc, báo cáo khác theo yêu cầu của cấp trên.
Nhân viên quản lý chất
lượng - Phân bổ và quản lý công việc của các nhân viên. - Thiết lập và giám sát tiêu chuẩn kiểm tra trên từng công đoạn.
- Xem xét các sản phẩm không phù hợp, kiểm tra kết quả xử lý.
- Yêu cầu các biện pháp phòng ngừa và kiểm chứng hiệu quả của từng biện pháp.
- Tiếp nhận và xử lý phản hồi từ khách hàng.
Nhân viên kỹ thuất ản xuất - Lập các bước công việc và xác định thời gian cho các công đoạn trên một sản phẩm của từng mã hàng. - Dự trù trang thiết bị của các mã hàng sắp sản xuất. - Theo dõi từng bước công việc của từng mã hàng để kịp thời điều chỉnh trong sản xuất.
- Lập bảng thống kê cho các mã hàng được thực hiện cho bộ phận trong tháng
- Nhận biết, phân tích lỗi, báo cáo cải tiến trình ban lãnh đạo.
- Chi tiết công việc sẽ trao đổi trong buổi phỏng vấn. Nhân viên nhân sự
Phụ trách mảng bảo hiểm
- Thực hiện báo cáo báo BHXH, BHYT, BHTN hàng tháng với cơ quan bảo hiểm.
- Lập tờ khai cấp sổ bảo hiểm cho người lao động. - Nhận các chứng từ liên quan đến các chế độ BH như: Ốm đau, thai sản, tai nạn…và làm các thủ tục thanh toán với cơ quan bảo hiểm và người lao động
- Chốt sổ và trả sổ cho người lao động đã nghỉ việc. - Báo cáo các thông tin liên quan cho Trưởng phòng Nhân sự và Ban giám đốc Công ty;
Theo kết quả khảo sát: có 46,67% cán bộ quản lý được hỏi cho rằng công tác phân tích công việc tại bộ phận của mình diễn ra ít thường xuyên, chỉ có một số ít cán bộ cho rằng bộ phận của mình thường xuyên và rất thường xuyên thực hiện phân tích công việc tại bộ phận (có 20%).
Hình 4.2. Kết quả khảo sát về mức độ tổ chức công tác phân tích công việc tại công ty
Nguồn: Kết quả khảo sát (2017) Việc phân tích công việc không diễn ra thường xuyên và đơn giản. Phương pháp mà công ty đang áp dụng là quan sát tại nơi làm việc.
Thực tế cho thấy, các trưởng bộ phận sẽ xuống tận nơi làm việc, quan sát nhân viên, sau đó sẽ xem xét về thời gian, mức độ thường xuyên, tính phức tạp của công việc và hiệu quả thực hiện công việc.
Thỉnh thoảng, các trưởng bộ phận sẽ phỏng vấn trực tiếp công nhân viên các câu hỏi về chức năng, nhiệm vụ chính, các yêu cầu và chức năng của công việc, sự quan tâm của nhân viên về công việc mình đang làm và năng lực của họ đối với công việc đó để thể hiện tính khách quan.
Sau khi đã thu thập đầy đủ các số liệu, các trưởng bộ phận sẽ tiến hành phân tích thông qua các số liệu đó để đưa ra các tiêu chuẩn về thực hiện công việc: trình độ chuyên môn, tuổi tác, kinh nghiệm, ngoại hình, giới tính, sức khỏe…
Nhìn chung công ty có lập bảng mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc rõ ràng, hợp lý, giúp cho nhân viên vào nhận việc hiểu nhiệm vụ làm gì, quyền hạn ra sao nhưng chưa nắm cụ thể, sâu sát. Tuy nhiên, việc phân tích công việc không theo một quy trình cụ thể, đầy đủ. Hiện tại, công việc này do các trưởng
bộ phận tự làm, công ty không có bộ phận chuyên trách nắm giữ và thực hiện. Việc phân tích này chưa khách quan do quá trình phân tích, khảo sát chỉ có trưởng bộ phận xem xét. Người thực hiện phân tích chưa giỏi nên dẫn đến việc phân tích công việc chưa hiệu quả.
4.1.3. Tuyển dụng và bố trí nhân lực tại Công ty
4.1.3.1. Về kế hoạch tuyển dụng
Công ty có kế hoạch tuyển dụng từ đầu năm, tuy nhiên kế hoạch tuyển dụng chỉ mang tính chung chung về số lượng, chưa cụ thể chi tiết. Cụ thể năm 2015, theo kế hoạch sẽ tuyển dụng 350 lao động , trong đó tuyển 340 lao động trực tiếp; năm 2016 tuyển 400 lao động, trong đó lao động trực tiếp là 389 người; năm 2017 là 450 người, lao động trực tiếp là 430 người.
Hình 4.3. Kế hoạch tuyển dụng của Công ty
Nguồn: Kết quả khảo sát (2017) Theo quy định chung của công ty, các bộ phận rà soát trước khi tuyển dụng, phải xây dựng kế hoạch tuyển với việc xác định mục tiêu tuyển dụng, tiêu chuẩn tuyển dụng; thời gian tuyển dụng; số lượng tuyển dụng. Sau đó báo cáo lên ban giám đốc và phòng tổ chức hành chính xin ý kiến chỉ đạo, được sự đồng ý của BGĐ mới tiến hành tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch tuyển dụng NNL. Qua các năm ta thấy số hồ sơ ứng tuyển rất lớn nhưng vẫn thấp hơn số chỉ tiêu cần tuyển theo kế hoạch. Tuy nhiên, số hồ sơ được chọn lại giảm nhiểu, năm 2015 số hồ sơ được chọn là 250/312 hồ sơ, năm 2016 là 332/380, năm 2017 là
395/412. Tuy nhiên, số ứng viên đạt yêu cầu còn có 200 (năm 2015, 300(năm 2016) và 350 (năm 2017). Số lao động được tuyển thêm là 200 người (năm 2015 và 282 người (năm 2016), 251 người (năm 2017).
Bảng 4.4. Tình hình công tác tuyển dụng của Công ty
STT Đơn vị Năm 2015 (người) Năm 2016 (người) Năm 2017 (người) So sánh (%) 16/15 17/16 BQ 1 Số HS ứng tuyển 312 380 412 121,8 108,4 115,1 2 Số chỉ tiêu 350 400 450 114,3 112,5 113,4 3 HS đạt yêu cầu 257 372 395 144,7 106,2 125,5 4 Số HS được lựa chọn 250 332 358 132,8 107,8 120,3 5 Số ứng viên đạt yêu cầu 200 300 350 150,0 116,7 133,3 6 Số LĐ được tuyển thêm 200 282 251 141,0 89,0 115,0
7 LĐ nghỉ việc 39 99 102 253,8 103,0 178,4
Nguồn: Phòng Nhân sự
Hình 4.4. Kết quả khảo sát thực hiện quy định về tuyển dụng của công ty
Nguồn: Kết quả điều tra (2017) Qua kết quả khảo sát các cán bộ quản lý tại các phòng ban về việc thực hiện theo quy định chung về tuyển dụng cho thấy còn nhiều bất cập. Có rất nhiều bộ phận