Với đặc trưng của ngành nghề kinh doanh và quy mô hoạt động của công ty Cổ phần gốm Luy Lâu được quản lý theo mô hình trực tuyến – chức năng, đứng đầu là Hội Đồng Quản Trị và Giám đốc điều hành các bộ phận, chịu trách nhiệm chính đối với mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, là người đại diện cho mọi nghĩa vụ và quyền lợi của công ty trước pháp luật. Mỗi phòng ban hoạt động chuyên môn hóa theo chức năng của mình. Việc ra quyết định mọi vấn đề của Công ty vẫn tập trung ở Giám đốc.
Giám đốc là người ở vị trí trung tâm điều hành cấp dưới trực tiếp. Đồng thời các phòng ban, cũng tham mưu đề xuất giúp Giám đốc giải quyết các vấn đề sản xuất kinh doanh, đầu tư phát triển Công ty.
- Ưu điểm: Giám đốc dễ dàng quản lý và duy trì các tài năng chuyên môn hóa của các phòng ban do bố trí công tác, tổ chức hợp lý.
Bộ máy tổ chức gọn nhẹ. Cán bộ công nhân viên có trình độ chuyên môn phù hợp. Điều này giúp Công ty sử dụng và phát huy hiệu quả năng lực trong các hoạt động.
- Nhược điểm: Mỗi phòng ban chiụ trách nhiệm về các vấn đề khác nhau và đặc điểm nhân viên, tính chất hoạt động mỗi bộ phận khác nhau nên sự hợp tác của các bộ phận còn thiếu sự chặt chẽ.
Sơ đồ 3.1. Cơ cấu tổ chức của công ty Cổ Phần Gốm Luy Lâu.
Tuy nhiên, công ty đã hoạt động gần 7 năm nên việc phối hợp giữa các bộ phận cũng tương đối đồng bộ. Qua nhiều năm hoạt động công ty đã tích lũy được kinh nghiệm trong việc giải quyết các bất đồng giữa các phòng ban, bộ phận nên đây không phải vấn đề đáng lo ngại. Đó là dấu hiệu đáng mừng trong nội bộ công
Giám đốc Phòng kế toán Phòng tổ chức – hành chính Phòng kinh doanh Phân xưởng sản xuất Hội đồng quản trị Tổ lò nung Tổ in men Tổ trộn đất Tổ kiểm tra chất lượng Tổ thiết kế - tạo hình
ty, khả năng nắm bắt và phối hợp hoạt động các công việc trong công ty diễn ra ngày càng hiệu quả hơn.
- Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban:
+ Giám đốc: là người lãnh đạo cao nhất của công ty, chịu trách nhiệm về việc điều hành kinh doanh của toàn công ty.
+ Phòng kinh doanh: Làm tham mưu cho Giám đốc về tổ chức, điều hành kinh doanh, tính giá, nghiên cứu thị trường và trực tiếp tìm nguồn hàng, vận tải, … để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty và nhu cầu thị trường. Lập các hợp đồng mua bán và theo dõi việc thực hiện các hợp đồng; Lập kế hoạch và triển khai, kiểm tra các chương trình Marketing, tổ chức nghiên cứu, phân tích tình hình cạnh tranh, nhà cung cấp, khách hàng, dự đoán và đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách có hiệu quả. Phối hợp với các bộ phận khác triển khai kế hoạch nhằm đạt mục tiêu. Xây dựng các chương trình quảng bá và nâng cao hình ảnh của công ty, xây dựng thương hiệu.
+ Phòng Kế toán: Tổng hợp ghi chép các nghiệp vụ kinh doanh phát sinh hàng ngày, theo dõi các khoản công nợ phải thu, phải trả và các khoản thanh toán khác. Đảm bảo đầy đủ chi phí cho các hoạt động lương, thưởng, mua máy móc, vật liệu, … và ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có, lập chứng từ cho tất cả những chi phí phát sinh. Ban hành các biểu mẫu, sổ sách phục vụ việc quản lý nguyên vật liệu. Có trách nhiệm giúp giám đốc trong việc quản lý tài chính và thực hiện chế độ hạch toán, quản lý tài sản, nguồn vốn và các nguồn lực kinh tế của công ty theo quy định của công ty và Nhà nước. Xây dựng kế hoạch tài chính phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạch đầu tư. Định kỳ lập báo cáo quyết toán thuế cho Chi cục thuế và các bên liên quan.
+ Phòng Tổ chức – Hành chính: Có nhiệm vụ quản lý toàn bộ nhân sự của công ty, lưu trữ hồ sơ của cán bộ công nhân viên, chịu trách nhiệm về văn thư, công văn, văn bản…
+ Phân xưởng sản xuất: có chức năng tiếp nhận, quản lý vận hành các thiết bị Công ty để sản xuất sản phẩm theo kế hoạch được Giám đốc Công ty phê duyệt. Phối hợp với các bộ phận chức năng trong Công ty để sửa chữa, bảo dưỡng lò nung, đảm bảo vận hành an toàn liên tục. Tổ chức, bố trí, sắp xếp lực lượng CBCNV trong Phân xưởng để đảm bảo vận hành an toàn, hiệu quả các thiết bị được giao theo Quy trình của Công ty đã ban hành. Quản lý tài sản,
phương tiện, thiết bị, vật tư do công ty trang bị phục vụ yêu cầu sản xuất. Lập kế hoạch, nội dung đào tạo CBCNV trong Xưởng, trưởng ca, điều hành viên mới. Tổ chức việc học tập, huấn luyện nâng cao tay nghề cho nhân viên vận hành theo Quy định của Công ty.
+ Tổ trộn đất: Lựa chọn đất sét và đất cao lanh loại tốt. Loại bỏ tạp chất, tạo nên đất có độ mịn, dẻo. Sau đó, đất được tinh luyện qua nhiều công đoạn để lấy được đất tốt nhất sử dụng vào làm gốm.
+ Tổ thiết kế - tạo hình: chịu trách nhiệm thiết kế, tạo hình sản phẩm, cắt tỉa những phần đất dư, làm sạch bề mặt, nối các bộ phận của sản phẩm vào nhau, đục lổ, trạm trỗ hoặc đắp nổi các họa tiết cho các sản phẩm. Bảo quản, quản lý, lưu giữ các mẫu thiết kế.
+ Tổ lò nung: Đây là công đoạn quan trọng quyết định sự thành công hay thất bại của một mẻ gốm. Có nhiều loại lò được sử dụng. Nhưng phổ biến là lò cóc và lò bầu, gần đây là lò hộp. Thực hiện việc cập nhật hàng ngày về số lượng sản phẩm sản xuất, theo dõi tình trạng làm việc của lò, cập nhật sơ đồ vận hành và các chế độ báo cáo thống kê theo đúng biểu mẫu đã ban hành. Chủ động trong việc PCCC cho các thiết bị trong phạm vi quản lý.
+ Tổ in men: Khi sản phẩm mộc đã hoàn chỉnh, chịu trách nhiệm mang gốm nung sơ bộ sản phẩm ở nhiệt độ thấp rồi sau đó mới đem tráng men hoặc dùng ngay sản phẩm mộc hoàn chỉnh đó trực tiếp tráng men lên trên rồi mới nung.
+ Tổ kiểm tra chất lượng: Tham gia nghiệm thu các sản phẩm sau khi nung và sửa hàng men, chịu trách nhiệm phân loại các sản phẩm đạt yêu cầu để đem đi đóng gói và loại bỏ nhưng sản phẩm chưa đạt tiêu chuẩn chất lượng.