8. Tổng quan tài liệu
2.2.2. Thực trạng công tác kiểm soát chi các dự án CTMTQG qua
KBNN Thành phố Buôn Ma Thuột
a. Quy trình kiểm soát chi các dự án CTMTQG qua KBNN
Quy trình kiểm soát chi các dự án CTTMTQG qua KBNN cụ thể hóa các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước quy định về quản lý, cấp phát nguồn vốn CTMTQG thuộc NSNN.
Sơ đồ 2.1. Quy trình kiểm soát chi các dự án CTMTQG qua KBNN thành phố Buôn Ma Thuột, tỉnh Đắk Lắk
Bước 1: Chủ dự án gửi hồ sơ, chứng từ đến KBNN thông qua bộ phận một cửa. Bộ phận một cửa vào sổ giao nhận và thực hiện giao nhận tài liệu với chủ dự án thông qua Phiếu giao nhận tài liệu.
Bước 2: Cán bộ kiểm soát chi nhận hồ sơ, tài liệu từ cán bộ một cửa và thực hiện kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, sự lôgic về thời gian các văn bản, tài liệu, số lượng, loại hồ sơ.
Bước 3: Căn cứ hồ sơ đề nghị tạm ứng, thanh toán của chủ dự án, cán bộ kiểm soát chi đối chiếu mức vốn đề nghị tạm ứng, xác định số vốn chấp nhận tạm ứng, thanh toán, tên, tài khoản đơn vị được hưởng, ghi đầy đủ vào các chỉ tiêu và ký vào Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, Giấy rút vốn đầu tư/Giấy rút dự toán, đồng thời lập Tờ trình lãnh đạo.
Chủ
dự án Bộ phậnmột cửa
Bộ phận kiểm soát chi
Lãnh đạo KBNN TP BMT 1 2 3,5 4,6 Tổ KTNN Đơn vị thụ hưởng 7 8
Bước 4: Lãnh đạo xem xét, ký duyệt tờ trình, Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, Giấy rút vốn đầu tư/Giấy rút dự toán sau đó chuyển lại hồ sơ cho cán bộ kiểm soát chi.
Trường hợp phát hiện hồ sơ chưa đầy đủ, chưa phù hợp, chưa đúng theo quy định thì lãnh đạo KBNN trả lại hồ sơ cho cán bộ KSC, để lập thông báo gửi chủ dự án.
Bước 5: Cán bộ KSC nhập dữ liệu trên chương trình máy tính, trình lãnh đạo KBNN ký duyệt.
Bước 6: Lãnh đạo KBNN kiểm tra và ký trên chương trình máy tính. Bước 7: Chuyển Giấy rút vốn đầu tư/Giấy rút dự toán, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (nếu có), kèm 01 giấy đề nghị thanh toán VĐT đã được phê duyệt gửi tổ KTNN.
Bước 8: Tổ KTNN tổ chức tiếp nhận chứng từ do bộ phận KSC gửi, thực hiện hạch toán kế toán và trình ký theo yêu cầu của bộ hồ sơ. Nếu phát hiện sai sót hoặc chứng từ kế toán không hợp lệ, hợp pháp, Tổ KTNN thông báo lý do và chuyển trả chứng từ cho bộ phận Kiểm soát chi. Sau khi chuyển tiền cho đơn vị thụ hưởng, tổ KTNN lưu 01 liên Giấy rút vốn đầu tư/ Giấy rút dự toán, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (nếu có) chứng từ còn lại chuyển trả bộ phận KSC để lưu hồ sơ và trả chủ dự án.
Nhận xét:
Ngoài việc chủ dự án tiến hành kiểm soát hồ sơ trước khi gửi đến cơ quan KBNN để giải ngân thì cơ quan KBNN còn tổ chức kiểm soát chi qua nhiều bước, có sự xem xét của nhiều cấp (cán bộ kiểm soát chi, Tổ trưởng tổ Tổng hợp – Hành chính, lãnh đạo cơ quan, bộ phận kế toán) giúp cho công tác kiểm soát chi hạn chế được sai sót, tuy nhiên công tác kiểm soát chi phải tiến hành qua nhiều bước sẽ khó có thể rút ngắn được thời gian, khó quy trách nhiệm khi có sai sót (vì chưa có quy định rõ ràng đối với nội dung này), ngoài
ra khi một khâu nào đó bị khuyết sẽ ảnh hưởng đến thời gian kiểm soát chi. Phần mềm hỗ trợ cho công tác kiểm soát chi còn hạn chế (nhập liệu mất nhiều thời gian, tuy nhiên việc kết xuất báo cáo, dữ liệu còn hạn chế), ảnh hưởng đến công tác kiểm soát chi.
Do đặc thù của công tác kiểm soát chi vốn CTMTQG nên việc triển khai quy trình giao nhận một cửa vẫn chưa triển khai đúng được theo tinh thần chỉ đạo, vì chưa tách bạch được giữa người giao nhận hồ sơ và người xử lý chứng từ.
b. Thực trạng thực hiện các nội dung kiểm soát chi các dự án CTMTQG qua KBNN thành phố Buôn Ma Thuột
*Đối với CTMTQG giao bằng kế hoạch vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư
- Tiếp nhận hồ sơ, chứng từ
Đối với nội dung công việc này, khi nhận được hồ sơ, chứng từ, KBNN thành phố Buôn Ma Thuột tiến hành kiểm tra sự đầy đủ, tính hợp pháp, hợp lệ theo đúng các nội dung của giai đoạn tiếp nhận hồ sơ, chứng từ trong công tác kiểm soát chi, và trả lời chủ dự án kèm theo phiếu giao nhận tài liệu nếu hồ sơ, chứng từ đảm bảo; trường hợp hồ sơ, chứng từ còn sai sót, không đầy đủ thì yêu cầu một lần để chủ dự án bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, chứng từ.
Hồ sơ, tài liệu gửi đến KBNN gồm:
- Tài liệu chỉ gửi một lần cho cả quá trình thực hiện dự án trừ trường hợp có bổ sung, điều chỉnh:
+ Tài liệu để mở tài khoản: Khi nhận được hồ sơ, chứng từ của dự án từ cán bộ tiếp nhận, cán bộ kiểm soát chi tiến hành kiểm tra các điều kiện chi trên cơ sở các hồ sơ, chứng từ và tài liệu chủ dự án đã gửi, đồng thời chuyển các tài liệu mở tài khoản sang Tổ Kế toán để làm thủ tục mở tài khoản.
chuẩn bị đầu tư được duyệt; Văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu; Hợp đồng giữa chủ đầu tư với đơn vị nhận thầu. Trường hợp chủ đầu tư tự thực hiện phải có văn bản cho phép của cấp có thẩm quyền, dự toán chi phí công tác chuẩn bị đầu tư được duyệt, văn bản giao việc hoặc hợp đồng nội bộ.
+ Hồ sơ thuộc giai đoạn thực hiện đầu tư: Dự án đầu tư xây dựng công trình (hoặc báo cáo kinh tế - kỹ thuật đối với dự án chỉ lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật) và quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền, các quyết định điều chỉnh dự án (nếu có); Văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật đấu thầu; Hợp đồng giữa chủ đầu tư với nhà thầu và các tài liệu đính kèm theo quy định tại Nghị định số 48/2010/NĐ - CP ngày 07/5/2010 của Chính phủ về Hợp đồng trong hoạt động xây dựng. Đối với hợp đồng liên danh các nhà thầu, chủ đầu tư phải gửi đến KBNN thoả thuận liên danh; Dự toán và quyết định phê duyệt dự toán của cấp có thẩm quyền đối với từng công việc, hạng mục công trình, công trình đối với trường hợp chỉ định thầu hoặc tự thực hiện và các công việc thực hiện không thông qua hợp đồng.
- Tài liệu bổ sung hàng năm:
+ Kế hoạch vốn hàng năm do KBNN thông báo (đối với các dự án do Trung ương quản lý).
+ Kế hoạch vốn đầu tư của Uỷ ban nhân dân tỉnh, Uỷ ban nhân dân thành phố thông báo (Đối với các dự án do địa phương quản lý).
+ Dự toán chi ngân sách nhà nước được cấp có thẩm quyền phân bổ.
Nhận xét:
Tiếp nhận hồ sơ, chứng từ là nội dung đầu tiên trong công tác kiểm soát chi đòi hỏi cán bộ tiếp nhận phải kiểm tra thật kỹ về sự đầy đủ, tính hợp pháp, hợp lệ của các loại hồ sơ, chứng từ liên quan đảm bảo cho việc tiến hành kiểm soát chi ở giai đoạn sau, tránh trường hợp trong quá trình kiểm soát lại thiếu
sót hồ sơ, chứng từ, gây chậm trễ và ảnh hưởng đến quá trình thực hiện dự án.
- Tiến hành kiểm soát chi
Công chức được giao nhiệm vụ kiểm soát chi tiến hành kiểm tra các điều kiện chi trên cơ sở các hồ sơ, tài liệu và chứng từ chi của chủ dự án gửi cơ quan KBNN; kiểm tra số dư dự toán, số dư kế hoạch vốn, kiểm tra mẫu dấu chữ ký, các điều kiện thanh toán, chi trả đối với từng nội dung chi. Mỗi dự án CTMTQG phải tuân thủ đầy đủ trình tự đầu tư và xây dựng, bao gồm 03 giai đoạn: Giai đoạn chuẩn bị đầu tư; thực hiện đầu tư và kết thúc đầu tư, dự án hoàn thành đưa vào sử dụng. Tương ứng với các giai đoạn này, Nhà nước giao kế hoạch vốn đầu tư hàng năm có chia ra:
- Kế hoạch vốn chuẩn bị đầu tư, trong đó bố trí đủ vốn cho công tác chuẩn bị đầu tư của dự án.
- Kế hoạch vốn thực hiện đầu tư, trong đó bố trí đủ vốn để thanh toán cho công tác chuẩn bị thực hiện dự án, và vốn cho thực hiện dự án theo tiến độ thi công, bao gồm vốn cho công tác xây lắp (để xây dựng và lắp đặt thiết bị); mua sắm máy móc thiết bị; vốn thanh toán tiền đền bù giải phóng mặt bằng, chi phí hoạt động của Ban quản lý dự án, và một số khoản chi phí khác phục vụ cho quá trình thi công công trình, chi phí cho công tác quyết toán khi công trình hoàn thành đi vào khac thác sử dụng.
Kiểm soát chi vốn chuẩn bị đầu tư
Giai đoạn chuẩn bị đầu tư là giai đoạn chủ dự án có trách nhiệm lập hoặc thuê các tổ chức tư vấn lập Báo cáo đầu tư xây dựng công trình, dự án đầu tư xây dựng công trình hoặc Báo cáo kinh tế - kỹ thuật xây dựng công trình.
Chi phí công tác chuẩn bị đầu tư bao gồm: chi phí khảo sát, điều tra thu thập tài liệu, phân tích, lựa chọn công nghệ, kỹ thuật, lựa chọn phương án xây dựng, địa điểm xây dựng và chi phí thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư xây
dựng công trình.
Khi dự án được Nhà nước giao kế hoạch vốn chuẩn bị đầu tư, chủ dự án gửi đến KBNN thành phố Buôn Ma Thuột những hồ sơ đã quy định ở trên. Cán bộ thanh toán kiểm tra ngay sự đầy đủ, tính pháp lý của hồ sơ, trả lời chủ dự án và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ còn thiếu.
- Tạm ứng vốn chuẩn bị đầu tư:
Đối với tạm ứng vốn: Ngoài các tài liệu quy định trên khi đến tạm ứng vốn, chủ đầu tư phải gửi các tài liệu sau đây:
+ Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư.
+ Giấy rút vốn đầu tư/ Giấy rút dự toán ngân sách (trường hợp giao dự toán).
+ Bảo lãnh khoản tiền tạm ứng của nhà thầu (nếu hợp đồng phải bảo lãnh tiền tạm ứng).
Trước khi làm thủ tục tạm ứng, cán bộ kiểm soát chi kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, đối chiếu mức vốn đề nghị tạm ứng với các điều khoản quy định trong hợp đồng và kế hoạch vốn quy hoạch hàng năm.
Chủ đầu tư được cấp vốn tạm ứng để thực hiện các công việc thuộc đối tượng được cấp vốn tạm ứng theo chế độ quy định hiện hành. Mức vốn tạm ứng tối thiểu là 25% giá trị hợp đồng. Việc tạm ứng trong năm tối đa không vượt kế hoạch vốn hàng năm.
- Thanh toán khối lượng chuẩn bị đầu tư hoàn thành:
Đối với thanh toán khối lượng chuẩn bị đầu tư hoàn thành phải gửi bổ sung các tài liệu:
+ Bảng xác định giá trị khối lượng hoàn thành theo hợp đồng (Quy định tại phụ lục số 03.a - đối với khối lượng XDCB hoàn thành; 03.b - đối với khối lượng đền bù giải phóng mặt bằng đã thực hiện được ban hành kèm theo Thông tư số 86/2011/TT-BTC ngày 17/6/2011 của Bộ Tài chính về quản lý,
thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư thuộc nguồn vốn NSNN hoặc văn bản bổ sung thay thế, nếu có).
+ Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư.
+ Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng VĐT (nếu có thanh toán tạm ứng). + Giấy rút vốn đầu tư/ Giấy rút dự toán ngân sách.
+ Khi có khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng, chủ đầu tư gửi Bảng xác nhận giá trị khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng (Phụ lục số 04 ban hành kèm theo Thông tư số 86/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính hoặc văn bản bổ sung thay thế, nếu có).
Trước khi làm thủ tục thanh toán, cán bộ kiểm soát chi kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, việc lựa chọn nhà thầu theo quy định (thuộc đối tượng chỉ định thầu, đấu thầu hay các hình thức lựa chọn nhà thầu khác), số vốn đề nghị thanh toán trong phạm vi kế hoạch năm được thông báo, hạng mục nội dung công việc thanh toán có trong hợp đồng hoặc dự toán được duyệt (trường hợp chỉ định thầu); xác định số vốn thanh toán, số vốn tạm ứng cần phải thu hồi, tên, tài khoản đơn vị được hưởng.
- Kiểm soát chi vốn thực hiện đầu tư
Khi nhận được các hồ sơ, chứng từ như quy định ở trên, cán bộ kiểm soát chi thực hiện kiểm tra. Nội dung kiểm tra gồm:
- Đối với dự án đầu thầu: Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của tài liệu; nắm chắc các chỉ tiêu như các hạng mục công trình, tiến độ xây dựng, tiến độ cấp vốn, các loại nguồn vốn tham gia đầu tư dự án, cơ cấu vốn đầu tư, nội dung cơ bản của hợp đồng kinh tế.
- Đối với dự án chỉ định thầu: Ngoài các nội dung kiểm tra như dự án đấu thầu, còn phải kiểm tra việc áp dụng định mức, đơn giá trong dự toán theo các quy định hiện hành, phát hiện những lỗi về số học.
chóng, đảm bảo đúng thời gian quy định. Đối với những nội dung chưa có định mức, đơn giá thì phải được Bộ Xây dựng thỏa thuận về định mức đơn giá xây dựng và phê duyệt quyết toán.
- Tạm ứng vốn thực hiện dự án:
Đối với tạm ứng vốn: Ngoài các tài liệu quy định trên khi đến tạm ứng vốn, chủ đầu tư phải gửi các tài liệu sau đây:
+ Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư.
+ Giấy rút vốn đầu tư/ Giấy rút dự toán ngân sách (trường hợp giao dự toán).
+ Bảo lãnh khoản tiền tạm ứng của nhà thầu (nếu hợp đồng phải bảo lãnh tiền tạm ứng).
+ Ngoài ra đối với chi phí quản lý dự án và chi phí khác, chủ dự án phải gửi đến KBNN dự toán chi phí quản lý dự án được duyệt hoặc hợp đồng (nếu thuê tư vấn quản lý dự án); đối với công việc phải thuê tư vấn (trừ tư vấn quản lý dự án) gửi văn bản lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu; hợp đồng.
Tùy theo nội dung công việc mà mức tạm ứng được quy định khác nhau, nhưng không vượt kế hoạch vốn cả năm của gói thầu hoặc cho công việc đó.
Bảng 2.1. Quy định về mức tạm ứng đối với các nội dung thanh toán
Nội dung Mức tạm ứng
1. Gói thầu, dự án thực hiện theo hợp đồng EPC
+ Tạm ứng Thiết bị Theo HĐ
+ Phần còn lại Tối thiểu 15% giá trị HĐ 2. Dự án, Gói thầu thi công xây dựng
+ Giá trị gói thầu < 10 tỷ đồng Tối thiểu 20% giá trị HĐ + Giá trị gói thầu từ 10 - 50 tỷ đồng Tối thiểu 15% giá trị HĐ + Giá trị gói thầu > 50 tỷ đồng Tối thiểu 10% giá trị HĐ
3. Gói thầu mua sắm thiết bị Theo HĐ; Tối thiểu 10% giá trị HĐ
4. Hợp đồng tư vấn Tối thiểu 25% giá trị HĐ
5.Đền bù GPMB và một số việc chi khác Tiến độ T/hiện, theo HĐ 6.Dự án cấp bách: XD& tu bổ đê điều,
chương trình vượt lũ, thoát lũ, chương trình giống, các dự án khắc phục ngay hậu quả lũ lụt thiên tai
50% giá trị HĐ
Trường hợp vốn tạm ứng chưa đủ theo mức quy định do kế hoạch vốn năm bố trí thấp hơn mức vốn được tạm ứng, dự án được tiếp tục tạm ứng trong kế hoạch năm sau cho đến khi đạt mức tỷ lệ tạm ứng theo quy định.
- Thanh toán khối lượng hoàn thành:
Đối với việc thanh toán khối lượng hoàn thành, không phân biệt cơ cấu