6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.3. KIẾN NGHỊ
3.3.3. Kiến nghị đối với các phòng ban
a. Phịng Hành chính nhân sự
Phịng Hành chính nhân sự cần xây dựng chính sách nguồn nhân lực hợp lý để có đội ngũ nhân viên đủ số lƣợng và chất lƣợng tốt. Cần có các chính sách đảm bảo và khyến khích để tạo sự gắn bó giữa nhân viên với Cơng ty: chính sách đào tạo, huấn luyện nâng cao năng lực chuyên môn, chính sách tăng lƣơng, thƣởng hợp lý, chính sách đề bạt cụ thể rõ ràng.
b. Phòng Kế tốn
Phịng Kế tốn với chức năng chính cung cấp là nơi lập và trình bày báo cáo tài chính của đơn vị cung cấp thơng tin cần thiết cho nhà quản lý và các đối tƣợng bên ngồi doanh nghiệp. Chính vì vậy, cần phải thƣờng xuyên cập nhật luật, thông tƣ, nghị định mới ban hành để có thể phản ánh những nghiệp vụ và sự kiện cơ bản về tình hình tài chính và kết quả hoạt động cũng nhƣ dịng tiền trong kỳ kế tốn của đơn vị một cách trung thực và hợp lý nhất.
Phối hợp với các phòng ban liên quan lập kế hoạch đối chiếu kiểm tra, rà soát chứng từ, sổ sách kế toán và thực tế phát sinh nhằm ngăn ngừa và phát hiện kịp thời các sai sót gian lận có thể xảy ra.
Định kỳ hàng tháng, tiến hành sao lƣu số liệu kế toán ra các tập tin giấy để theo dõi và lƣu trữ các số liệu theo từng tháng, đối chiếu để phát hiện kịp thời các khoản chênh lệch.
c. Phòng Kỹ thuật
Nhân viên phòng Kỹ thuật cần tăng cƣờng thƣờng xuyên kiểm tra chất lƣợng cơng trình tạo sự hài lịng cho chủ đầu tƣ. Đội thi cơng cần tính tốn thời gian thi cơng hiệu quả, tránh tình trạng thất thốt vật liệu, ngƣng trệ cơng trình do đội trƣởng đội thi cơng không giám sát chặt chẽ hay thời tiết không thuận lợi. Đội thi công cần phối hợp với bộ phận văn phòng kiểm tra tính chính xác của số liệu tránh những sai sót khơng đáng có.
KẾT THÚC CHƢƠNG 3
Trên cơ sở phân tích đánh giá thực trạng hệ thống KSNB tại Công ty cổ phần tƣ vấn và xây dựng Năng Lƣợng Xanh, ở trong chƣơng 2 tác giả đã đƣa ra các quan điểm cần quan tâm khi hoàn thiên hệ thống KSNB.
Đồng thời tác giả đã đề xuất một số giải pháp hoàn thiện những hạn chế trong hệ thống KSNB của Công ty về: Mơi trƣờng kiểm sốt, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm sốt, Thơng tin truyền thơng, Giám sát.
Mặc dù các giải pháp trên có thể chƣa thể hiện hết các hạn chế cịn tồn tại tại Cơng ty nhƣng tác giả hi vọng rằng những giải pháp trên sẽ giúp Cơng ty giảm thiểu đƣợc những sai sót, rủi ro và khai thác vận hành hiệu quả nhất các nguồn lực của mình trong quá trình sản xuất kinh doanh.
KẾT LUẬN
Trải qua hơn 10 năm hoạt động, Công ty cổ phần tƣ vấn và xây dựng Năng Lƣợng Xanh đã từng bƣớc khẳng định vị thế của mình để trở thành một doanh nghiệp uy tín, lớn mạnh tại tỉnh Quảng Trị. Cùng với sự phát triển đó Cơng ty cũng phải đối mặt với những khó khăn thách thức về tổ chức quản lý điều hành và cơ chế kiểm soát sao cho đáp ứng đƣợc sự phát triển của Công ty, tránh đƣợc những rủi ro bên trong cũng nhƣ bên ngoài doanh nghiệp.
KSNB chính là giải pháp giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển lâu dài. Nó giúp cho doanh nghiệp ngăn chặn gian lận, giảm thiểu rủi ro, sai sót, giám sát việc tuân thủ các chính sách và quy định từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động. Vì thế việc xây dựng cho mình một hệ thống KSNB hữu hiệu là việc làm cần thiết của Công ty cổ phần tƣ vấn và xây dựng Năng Lƣợng Xanh.
Với mục tiêu hoàn thiện hệ thống KSNB tại Công ty cổ phần tƣ vấn và xây dựng Năng Lƣợng Xanh, tác giả đã cố gắng vận dụng khn khổ COSO 2013 để phân tích và đánh giá thực trạng tại Cơng ty, từ đó rút ra đƣợc những mặt mạnh và những hạn chế cịn tồn tại từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả của hệ thống KSNB của Công ty.
Tác giả hi vọng rằng những giải pháp đề xuất trong luận văn có những đóng góp nhất định trong việc nâng cao hệ thống KSNB trong tƣơng lai của Công ty cổ phần tƣ vấn và xây dựng Năng Lƣợng Xanh.
Mặc dù tác giả đã cố gắng hết sức để hoàn thành nhƣng vẫn không tránh khỏi những khiếm khuyết. Kính mong Quý thầy cơ góp ý để bài luận văn đƣợc hoàn thiện hơn.
PHỤ LỤC 1
PHIẾU KHẢO SÁT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƢ VẤN VÀ XÂY DỰNG
NĂNG LƢỢNG XANH
Lời giới thiệu:
Tôi tên: Cáp Lê Hồi Trinh. Hiện nay, tơi đang làm luận văn thạc sĩ tại Trƣờng Đại học Kinh tế Đà Nẵng với đề tài “Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Công ty cổ phần tƣ vấn và xây dựng Năng Lƣợng Xanh”. Để đánh giá đƣợc thực trạng của hệ thống KSNB hiện tại của công ty tôi đã thiết kế bảng hỏi bên dƣới. Kết quả trả lời của Anh(Chị) là tài liệu rất quan trọng cho cơng tác nghiên cứu, đánh giá và phân tích của tơi. Xin Anh(Chị ) dành chút thời gian quý báu để đọc và trả lời các câu hỏi này. Những thông tin Anh (Chị) cung cấp chỉ dành để phục vụ cho việc nghiên cứu nên sẽ hoàn toàn đƣợc giữ bí mật.
Tơi rất mong nhận đƣợc sự hợp tác của quý Anh(Chị) và xin chân thành cám ơn!.
I. Phần thông tin chung
1. Họ tên:
2. Vị trí cơng tác:
3. Chức danh:
4. Số năm công tác:
II. Phần thông tin chi tiết NỘI DUNG TRẢ LỜI Có Khơng Ý kiến khác Số lƣợng Tỷ lệ Số lƣợng Tỷ lệ Số lƣợng Tỷ lệ A. MƠI TRƢỜNG KIỂM SỐT Đặc điểm nhà quản lý 1. Nhà quản lý có sẵn sàng chấp nhận rủi ro để đạt đƣợc mục tiêu lợi nhuận không?
2. Nhà quản lý có thái độ đúng đắn trong việc áp dụng những nguyên tắc kế tốn, khai báo thơng tin trên BCTC, chống gian lận giả mạo chứng từ không? 3. Nhà quản lý có bắt buộc nhân
viên hoàn thành mục tiêu bằng mọi giá không?
4. Khi sai phạm xảy ra nhà quản lý xử lý minh bạch, công bằng và nhất quán không?
Trách nhiệm giám sát của Hội đồng quản trị
5. HĐQT thực hiện chức năng giám sát Ban giám đốc trong việc thiết lập và vận hành hệ thống KSNB của Công ty không?
6. HĐQT có thành lập các tiểu ban trong các bộ phận để hỗ trợ cho chức năng giám sát của mình khơng?
7. Chức năng giám sát của HĐQT có độc lập với Ban quản lý của Công ty không?
NỘI DUNG TRẢ LỜI Có Khơng Ý kiến khác Số lƣợng Tỷ lệ Số lƣợng Tỷ lệ Số lƣợng Tỷ lệ 8. HĐQT có đủ năng lực để thực hiện chức năng giám sát khơng? 9. HĐQT có thiết lập thơng điệp kỳ
vọng khơng?
10. HĐQT có đánh giá việc truyền đạt và trao đổi về thông điệp kỳ vọng trong Công ty không?
Cơ cấu tổ chức, quyền hạn và trách nhiệm
11. Cơ cấu tổ chức có phù hợp với quy mô hoạt động và mức độ phức tạp của công việc không? 12. Cơ cấu tổ chức phân định chức
năng và quyền hạn có bị chồng chéo khơng?
13. Cơng ty có xây dựng chính sách nêu rõ quyền hạn và trách nhiệm của từng nhân viên, từng bộ phận không?
14. Việc phân quyền có phù hợp với từng vị trí khơng?
15. Cơng ty có thiết lập các kiểm tra, giám sát việc sử dụng đối với ngƣời đƣợc phân cấp không?
Cam kết tính chính trực và các giá trị đạo đức
16. Cơng ty có xây dựng đƣợc văn hoá doanh nghiệp nhằm nâng cao tính trung thực và cƣ xử có đạo đức của nhân viên khơng?
NỘI DUNG TRẢ LỜI Có Khơng Ý kiến khác Số lƣợng Tỷ lệ Số lƣợng Tỷ lệ Số lƣợng Tỷ lệ
17. Cơng ty có ban hành những quy tắc quy định về tính trung thực, đạo đức nghề nghiệp và những nguyên tắc làm việc đối với nhân viên không?
18. Cơng ty có ban hành văn bản quy định hành vi nào đƣợc chấp nhận hay không chấp nhận và hình thức xử lý khơng?
19. Khối lƣợng công việc mà anh (chị) đảm nhận có tạo áp lực cho bản thân anh(chị) không?
Cam kết năng lực
20. Công ty có ban hành quy chế tuyển dụng, đào tạo, sử dụng nhân viên khơng?
21. Cơng ty có sử dụng bảng mô tả công việc quy định rõ yêu cầu về kỹ năng và kinh nghiệm, chức năng và nhiệm vụ cho từng vị trí công việc cụ thể không?
22. Công ty có thƣờng xuyên tổ chức những khoá đào tạo để nâng cao trình độ của nhân viên khơng?
23. Cơng ty có tổ chức các cuộc thi đáng giá năng lực và trình độ của nhân viên hàng năm khơng?
NỘI DUNG TRẢ LỜI Có Khơng Ý kiến khác Số lƣợng Tỷ lệ Số lƣợng Tỷ lệ Số lƣợng Tỷ lệ 24. Chính sách lƣơng thƣởng của Cơng ty có phù hợp với năng lực và kinh nghiệm của ngƣời lao động không?
Thúc đẩy sự chịu trách nhiệm
25. Thơng điệp kỳ vọng có phù hợp để thúc đẩy sự chịu trách nhiệm với kiểm soát nội bộ của nhân viên không?
26. Thông điệp kỳ vọng có đƣợc truyền tải đến tất cả các nhân viên không?
27. Cơng ty có xây dựng các biện pháp ràng buộc trách nhiệm về tiến độ và chất lƣợng đối với nhóm hay các cá nhân thực hiện công việc không?
B. ĐÁNH GIÁ RỦI RO Thiết lập mục tiêu
28. Cơng ty có xây dựng mục tiêu chung cho toàn đơn vị không?
- Mục tiêu dài hạn ( kế hoạch 3 năm, 10 năm)
- Mục tiêu ngắn hạn (hàng năm, hàng quý)
29. Cơng ty có xây dựng mục tiêu cụ thể liên quan đến từng phòng ban, bộ phận khơng?
NỘI DUNG TRẢ LỜI Có Không Ý kiến khác Số lƣợng Tỷ lệ Số lƣợng Tỷ lệ Số lƣợng Tỷ lệ
30. Có sự kết nối giữa mục tiêu chung của tồn Cơng ty với mục tiêu riêng của từng bộ phận không?
31. Cơng ty có thiết lập đầy đủ 3 mục tiêu không?
- Mục tiêu hoạt động
- Mục tiêu báo cáo
- Mục tiêu tuân thủ
Nhận diện rủi ro
32. Cơng ty có đánh giá sự ảnh hƣởng của những sự kiện bên ngoài đến mục tiêu của đơn vị khơng?
33. Cơng ty có đánh giá những rủi ro ảnh hƣởng tới quản lý chi phí tại đơn vị khơng?
Đánh giá rủi ro
34. Cơng ty có xây dựng các tiêu chí để đánh giá mức độ nghiêm trọng của các rủi ro không? 35. Cơng ty có sử dụng phƣơng pháp
đánh giá rủi ro nào sau đây?
- Định tính
- Định lƣợng
36. Cơng ty có thành lập đội ngũ chuyên đánh giá và đối phó rủi ro khơng?
37. Cơng ty có khuyến khích nhân viên phát hiện các sai sót và rủi ro hay khơng?
NỘI DUNG TRẢ LỜI Có Khơng Ý kiến khác Số lƣợng Tỷ lệ Số lƣợng Tỷ lệ Số lƣợng Tỷ lệ
C. HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT
Các hoạt động kiểm sốt cơ bản của Cơng ty
Soát xét, rà soát
38. Định kỳ hàng quý, Cơng ty có đánh giá sơ kết mức độ hồn thành cơng việc khơng?
39. Định kỳ, Cơng ty có thực hiện so sánh giữa kết quả thực hiện và số liệu kế hoạch không?
Bất kiêm nhiệm và phân công nhiệm vụ
40. Khi phân công công việc cho nhân viên Cơng ty có tách biệt chức năng xét duyệt và bảo quản tài sản,chức năng kế toán và bảo quản tài sản, chức năng xét duyệt và kế tốn?
Kiểm sốt q trinh xử lý thơng tin
41. Cơng ty có định thời gian luân chuyển chứng từ không?
42. Phần mềm kế tốn có đáp ứng đƣợc mức độ kinh doanh phức tạp của Công ty?
Kiểm soát vật chất
43. Hàng ngày, các nhân viên trong bộ phận kế tốn có tiến hành kiểm kê, đối chiếu tài sản thực tế tại quỹ và số liệu sổ sách khơng?
NỘI DUNG TRẢ LỜI Có Khơng Ý kiến khác Số lƣợng Tỷ lệ Số lƣợng Tỷ lệ Số lƣợng Tỷ lệ
44. Cơng ty có ban hành văn bản quy định cụ thể về quản lý tài sản, vật tƣ, thiết bị tại văn phịng Cơng ty khơng?
Hoạt động kiểm sốt chi phí
45. Cơng ty có quan tâm đến hoạt động kiểm sốt chi phí khơng? 46.Cơng ty có phân công rõ ràng
việc lựa chọn nhà cung cấp và thu mua vật tƣ khơng?
47. Cơng ty có tiến hành kiểm tra, việc bảo quản, dự trữ vật tƣ tại kho không?
48. Cơng ty có tiến hành kiểm tra chất lƣợng vật tƣ trƣớc khi qua kho không?
49. Cơng ty có tiến hành kiểm tra đột xuất số lƣợng nhân công thời vụ không?
50. Quy trình sửa chữa máy thi cơng có đƣợc phân công, phân nhiệm rõ ràng không?
51. Đối với chi phí sản xuất chung, các khoản chi cho cơng trình Cơng ty có u cầu kiểm tra tính hợp lý và đầy đủ của chứng từ không?
NỘI DUNG TRẢ LỜI Có Khơng Ý kiến khác Số lƣợng Tỷ lệ Số lƣợng Tỷ lệ Số lƣợng Tỷ lệ
D. THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG
52. Anh (chị) có đƣợc cung cấp đầy đủ và kịp thời các thông tin liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ của mình khơng?
53. Cơng ty có ứng dụng các phần mềm hỗ trợ xử lý thông tin trong công tác quản lý không?
54. Các thơng tin giữa phịng ban anh (chị) và các phịng ban khác có liên quan đƣợc cung cấp qua lại đầy đủ và kịp thời không? 55. Anh (chị) thấy kết quả cơng
việc của mình có ảnh hƣởng đến cơng việc của ngƣời khác và ngƣợc lại không?
56. Khi phát hiện sai phạm nhân viên có kịp thời báo cáo lên cấp trên khơng?
57. Cơng ty có cập nhật thƣờng xuyên các thơng tin bên ngồi khơng? 58. Cơng ty có xây dựng kênh
thông tin hai chiều giữa nhà quản lý với nhân viên khơng?
59. Anh (chị) có đang sử dụng mail hệ thống riêng của công ty không?
NỘI DUNG TRẢ LỜI Có Khơng Ý kiến khác Số lƣợng Tỷ lệ Số lƣợng Tỷ lệ Số lƣợng Tỷ lệ
60. Các thơng tin về an tồn lao động, cơng ty có đƣợc phổ biến cho anh ( chị) không?
E. HOẠT ĐỘNG GIÁM SÁT
61. Ban giám đốc có thƣờng xuyên kiểm tra thực tế hoạt động của từng bộ phận và kết quả công việc của các cá nhân có trách nhiệm khơng?
62. Ban giám đốc và trƣởng các bộ phận có thƣờng xuyên tổ chức các cuộc họp giao ban khơng? 63. Nhân viên có tiến hành rà soát
lại chứng từ, báo cáo do các bộ phận khác chuyển đến không? 64.Cơng ty có bộ phận kiểm tốn
nội bộ khơng?
65. Ngƣời quản lý từng bộ phận có yêu cầu kiểm tra và xác nhận tính trung thực, hợp lý của các số liệu liên quan trên Báo cáo tài chính liên quan đến bộ phận mà họ điều hành và chịu trách nhiệm về những sai sót nếu có hay không?
66. Việc công khai báo cáo tài chính và những thơng tin trong Công ty có đƣợc thực hiện theo đúng quy định không?
PHỤ LỤC 2 TỔNG HỢP SỐ LIỆU KHẢO SÁT ĐẶC ĐIỂM NHÀ QUẢN LÝ NỘI DUNG TRẢ LỜI Có Khơng Ý kiến khác Số lƣợng Tỷ lệ Số lƣợng Tỷ lệ Số lƣợng Tỷ lệ 1. Nhà quản lý có sẵn sàng chấp nhận rủi ro để đạt đƣợc mục tiêu lợi nhuận không?
35 81,4% 8 18,6% 0 0,0%
2. Nhà quản lý có thái độ đúng đắn trong việc áp dụng những nguyên tắc kế tốn, khai báo thơng tin trên BCTC, chống gian lận giả mạo chứng từ không?
43 100,0% 0 0,0% 0 0,0%
3. Nhà quản lý có bắt buộc nhân viên hoàn thành mục tiêu bằng mọi giá không?
23 53,5% 20 46,5% 0 0,0%
4. Khi sai phạm xảy ra nhà quản lý xử lý minh bạch, công bằng và nhất quán không?
PHỤ LỤC 3
TỔNG HỢP SỐ LIỆU KHẢO SÁT
TRÁCH NHIỆM GIÁM SÁT CỦA HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
NỘI DUNG TRẢ LỜI Có Khơng Ý kiến khác Số lƣợng Tỷ lệ Số lƣợng Tỷ lệ Số lƣợng Tỷ lệ
5. HĐQT thực hiện chức năng giám