6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.4. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ
CỔ PHẦN TƢ VẤN VÀ XÂY DỰNG NĂNG LƢỢNG XANH
2.4.1. Môi trƣờng kiểm soát Đặc điểm nhà quản lý Đặc điểm nhà quản lý
Do đặc thù nghành nghề kinh doanh là tƣ vấn xây dựng và thi công xây dựng nên Công ty gặp khá nhiều rủi ro trong kinh doanh, đặc biệt là áp lực cạnh tranh cùng ngành. Chính vì thế mà các nhà lãnh đạo của Công ty luôn quan tâm đến việc làm sao để đạt đƣợc lợi nhuận cao với mức chi phí thấp hợp lý. Qua kết quả khảo sát về đặc điểm nhà quản lý của Công ty cổ phần tƣ vấn và xây dựng Năng Lƣợng Xanh đƣợc trình bày ở Phụ lục 2, cho thấy:
Để đạt đƣợc mục tiêu trong kinh doanh có 81,4% các nhà quản lý của Công ty thƣờng sẽ đƣa ra những quyết định trong ngƣỡng rủi ro có thể đƣợc chấp nhận.
Kết quả khảo sát 100%, thể hiện nhà quản lý của Công ty đã nghiêm chỉnh chấp hành pháp luật, tuân thủ nguyên tắc kế toán khai báo đầy đủ thông tin trên BCTC, chống gian lận và giả mạo chứng từ.
76,7% ý kiến của các phỏng vấn viên cho rằng, khi có sai phạm xảy ra nhà quản lý luôn xử lý minh bạch, công bằng và nhất quán đã giúp hạn chế tối đa sự lặp lại các sai phạm, điều chỉnh hành vi của nhân viên đúng đắn hơn, phù hợp với mục tiêu phát triển của đơn vị.
Tuy nhiên, do nhà quản lý chƣa nhận thức đúng đắn về các nguyên nhân có thể ảnh hƣởng đến rủi ro. Dẫn đến có 53,5% ý kiến của các nhà quản lý cho rằng họ bắt buộc nhân viên bằng mọi giá phải hoàn thành mục tiêu. Đây chính là nguồn gốc phát sinh các hành vi không đúng đắn, bỏ qua các quy định, các thủ tục kiểm soát có thể xảy ra, đặc biệt khi các chỉ tiêu có khả năng không đạt đƣợc.
Trách nhiệm giám sát của Hội đồng quản trị
Trong Công ty, HĐQT có vai trò vô cùng quan trọng. Đây là cơ quan giải quyết những vấn đề quan trọng trong hoạt động kinh doanh của Công ty, thay mặt Đại hội cổ đông khi không tổ chức họp. Giải quyết những vấn đề cấp bách, định hƣớng và đƣa ra giải pháp phát triển trong Công ty.
Chính vì những lý do trên mà vai trò giám sát của HĐQT đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc điều hành và quản lý công ty. Để từ đó đƣa ra các mục tiêu chiến lƣợc, các hành động đúng đắn nhằm giúp Công ty tồn tại và phát triển bền vững. Qua kết quả Tổng hợp số liệu khảo sát về trách nhiệm giám sát của HĐQT ở Phụ lục 3, cho thấy:
Mặc dù, HĐQT không trực tiếp quản lý và điều hành các hoạt động hằng ngày của Công ty mà uỷ quyền cho Giám đốc trực tiếp quản lý và điều hành. Tuy nhiên, HĐQT luôn giám sát (100%) đối với Giám đốc trong việc thiết lập và vận hành hệ thống KSNB của tổ chức. Công tác giám sát tốt sẽ giúp Công ty đối phó kịp thời với các rủi ro, bảo vệ tài sản, giúp hệ thống đƣợc thiết lập đầy đủ và vận hành hữu hiệu.
Công ty cổ phần tƣ vấn và xây dựng Năng Lƣợng Xanh là công ty có quy mô vừa nên HĐQT giám sát trực tiếp Ban quản lý chứ không thông qua
các tiểu ban, thể hiện ở kết quả khảo sát của các phỏng vấn viên có ý kiến “Không” là 0%.
Chức năng giám sát của HĐQT trong Công ty đã độc lập (100%) với Giám đốc. Điều này đã đem lại sự minh bạch, khách quan trong quá trình quản lý, hạn chế sự lạm dụng quyền hạn.
Để thực hiên tốt chức năng giám sát, đòi hỏi HĐQT phải có đủ năng lực và trình độ chuyên môn. Tuy nhiên, các thành viên trong HĐQT đều là các kỹ sƣ lâu năm, họ có nhiều kinh nghiệm về quản lý xây dựng nhƣng còn bị hạn chế trong chức năng quản lý tài chính. Quản lý tài chính của Công ty đƣợc giao phó hoàn toàn cho phòng Kế toán.
HĐQT đã thiết lập thông điệp kỳ vọng, thực hiện truy vấn về việc lựa chọn, phát triển và áp dụng các hoạt động kiểm soát, đánh giá và xem xét nội dung, phạm vi hoạt động của các hoạt động mà ban quản lý tiến hành. Tuy nhiên, việc trao đổi và truyền đạt thông điệp kỳ vọng trong Công ty vẫn còn hạn chế, chủ yếu chỉ tập trung ở khối văn phòng.
Cơ cấu tổ chức, quyền hạn và trách nhiệm
Cơ cấu tổ chức hợp lý là yếu tố quan trọng giúp nhà quản lý thực hiện tốt chức năng quản lý đơn vị. Để môi trƣờng kiểm soát tốt, doanh nghiệp phải có sơ đồ cơ cấu tổ chức và sự phân quyền hạn trách nhiệm giữa các cấp rõ ràng. Kết quả tổng hợp số liệu khảo sát về cơ cấu tổ chức, quyền hạn và trách nhiệm đƣợc trình bày tại Phụ lục 4, cho thấy:
88,4% ý kiến của các phỏng vấn viên nhận thấy Công ty cổ phần tƣ vấn và xây dựng Năng Lƣợng Xanh đã thiết lập đƣợc cơ cấu tổ chức phù hợp với quy mô doanh nghiệp và đáp ứng đƣợc mức độ phức tạp của công việc. Tất cả các bộ phận trong Công ty đều độc lập về chức năng và quyền hạn.
Song song với việc xây dựng cơ cấu tổ chức, nhà quản lý của Công ty cũng quan tâm đến việc quy định quyền hạn - nhiệm vụ của từng bộ phận (các phòng ban, các đội thi công). Việc quy định rõ quyền hạn – trách nhiệm của
từng bộ phận có ý nghĩa quan trọng trong việc điều hành và xử lý công việc, tránh đƣợc tình trạng đùn đẩy công việc giữa các bộ phận và là cơ sở để đánh giá mức độ hoàn thành công việc, xét thi đua khen thƣởng cuối năm.
Kết quả khảo sát cho biết, 100% ý kiến của các phỏng vấn viên đều khẳng định, Công ty đã áp dụng phân định rõ ràng cho từng cá nhân, từng nhóm trong giải quyết công việc. Sự phân quyền này đã giúp các cá nhân, các nhóm phát huy hết khả năng nội lực của mình, tăng khả năng tự chủ trong công việc. Từ đó giúp công việc đƣợc xử lý nhanh hơn, tránh tình trạng ứ đọng công việc. Điều này thể hiện rõ trong việc lãnh đạo Công ty phân công nhiệm vụ từng hạng mục công trình cho từng nhóm cụ thể.
Dựa trên năng lực và trình độ chuyên môn, nhà quản lý đã phân quyền và trách nhiệm phù hợp với từng nhân viên. Tuy nhiên, từ khảo sát cho biết ý kiến “Không” chiếm 55,8% thể hiện, Công ty chƣa thiết lập các kiểm tra, giám sát về việc sử dụng đối với ngƣời đƣợc phân cấp.
Cam kết về tính chính trực và các giá trị đạo đức
Tính chính trực và các giá trị đạo đức là khái niệm đƣợc COSO nhấn mạnh rằng: Muốn duy trì sự trung thực và các giá trị đạo đức thì phải làm cho nguyên tắc này đƣợc phổ biến và thừa nhận rộng rãi trong tổ chức, nó đƣợc thể hiện rõ nét nhất là ban hành chuẩn mực đạo đức trong doanh nghiệp.
Qua khảo sát về tính chính trực và các giá trị đạo đức của các thành viên trong Công ty cổ phần tƣ vấn và xây dựng Năng Lƣợng Xanh ở Phụ lục 5, cho biết:
Tất cả các nhà quản lý đều cho biết Công ty đã tạo dựng đƣợc môi trƣờng làm việc văn hoá thông qua mọi hoạt động nhằm nâng cao tính trung thực và cƣ xử có đạo đức của nhân viên. Ban lãnh đạo luôn rèn luyện tính trung thực và truyền đạt các giá trị đạo đức đến từng cán bộ công nhân viên qua tác phong và công việc điều hành Công ty hàng ngày. Từ đó, giúp cho các
nhân viên đều thấy đƣợc vấn đề xây dựng văn hoá nhằm nâng cao tính chính trực là rất cần thiết.
Ngoài ra, Công ty thƣờng xuyên tổ chức các buổi văn nghệ tự biên tự diễn chào mừng các ngày kỷ niệm lớn của đất nƣớc, của Công ty, tổ chức các trận bóng đá giao hữu với các đơn vị bạn…, tích cực ủng hộ các phong trào xã hội, làm việc nghĩa nhƣ giúp đỡ ngƣời nghèo, các nạn nhân chất độc da cam, nuôi dƣỡng các bà mẹ anh hùng, đồng bào lũ lụt,... Tất cả những việc đó là để xây dựng nền văn hoá doanh nghiệp, tạo một không khí hồ hởi, phấn đấu tin cậy lẫn nhau trong nội bộ, giữa trên và dƣới, thắt chặt sự đoàn kết trong Công ty.
Công ty ban hành những quy tắc làm việc trong nội quy lao động về thời gian làm việc - thời gian nghỉ ngơi - tuyển dụng - hợp đồng lao động - nghỉ việc, trật tự trong công ty, sử dụng các phƣơng tiện làm việc, an toàn - vệ sinh lao động, bảo vệ tài sản và trách nhiệm của các phòng ban đƣợc thể hiện cụ thể trong Nội quy lao động 2016 của Công ty cổ phần tƣ vấn và xây dựng Năng Lƣợng Xanh.
Qua khảo sát cho thấy, 76,7% ý kiến các nhà quản lý đang chịu áp lực đối với khối lƣợng công việc mà mình đảm nhận. Đây là áp lực mang tính tích cực, nhằm thúc đẩy tinh thần và trách nhiệm của nhà quản lý trong đơn vị.
Dựa vào kết quả khảo sát, 76,7% ý kiến “Không” và 23,3% ý kiến “Khác” cho biết Công ty vẫn chƣa ban hành văn bản nào quy định hành vi nào chấp nhận hay không chấp nhận và hình thức xử lý. Đây là lỗ hỏng lớn trong quá trình kiểm soát các hoạt động của Công ty.
Cam kết năng lực
Sự phát triển của một tổ chức luôn gắn liền với chất lƣợng đội ngũ nhân sự. Ngƣời quản lý phải thể hiện rõ cam kết yêu cầu nâng cao về năng lực đội ngũ nhân viên thì đội ngũ này mới đáp ứng đƣợc yêu cầu về công việc. Kể cả đối với hệ thống KSNB, nếu hệ thống này đƣợc thiết kế rất tốt, quy định chặt chẽ nhƣng thiếu con ngƣời có trình độ năng lực thì không thể vận hành hiệu
quả đƣợc. Kết quả khảo sát cam kết về năng lực của nhân viên đƣợc trình bày tạị Phụ lục 6, cho thấy:
Ban lãnh đạo của Công ty cổ phần tƣ vấn và xây dựng Năng Lƣợng Xanh đã thiết lập các quy chế về tuyển dụng, đào tạo và sử dụng nhân viên. Cụ thể:
Qua khảo sát có 72,1% ý kiến khẳng định rằng, trong công tác tuyển dụng đã sử dụng Bảng mô tả công việc quy định rõ yều cầu về kỹ năng và kinh nghiệm, chức năng và nhiệm vụ của từng vị trí công việc. Điều này giúp cho việc tuyển dụng đƣợc thực hiện công bằng, minh bạch và ngƣời tuyển dụng sẽ đáp ứng đƣợc những yêu cầu công việc, giảm đƣợc chi phí đào tạo. Bên cạnh đó dựa vào tiêu chuẩn công việc của từng chức danh sẽ giúp nhà quản lý chủ động và thuận tiện cho việc chuẩn hoá nhân viên, đặc biệt là các đối tƣợng thuộc diện quy hoạch. Đây là một trong những giải pháp để thực hiện tốt công tác thực hành tiết kiệm, tránh lãng phí do tình trạng đào tạo “một đằng”, bố trí “một nẻo”.
Theo kết quả khảo sát 86% ý kiến của các phỏng vấn viên cho biết, Công ty tạo điều kiện thuận lợi để giúp cho nhân viên trong việc nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ bằng nhiều hình thức nhƣ: hỗ trợ kinh phí, thời gian, sự thăng tiến…Giám đốc thƣờng xuyên cử các kỹ sƣ trong Công ty đi thi chứng chỉ tƣ vấn giám sát, chứng chỉ định giá, chứng nhận quản lý dự án xây dựng công trình, chứng chỉ hành nghề,…nhằm nâng cao chất lƣợng nguồn nhân lực.
Bên cạnh đó, định kỳ hàng năm Công ty sẽ mở các cuộc thi đánh giá năng lực và trình độ của nhân viên.
Kết quả khảo sát 62,8% cho biết, Các nhà quản lý đã có quan tâm đến chế độ khen thƣởng cho nhân viên nhƣng mức khen thƣởng lại chƣa phù hợp với năng lực và kinh nghiệm của ngƣời lao động. Điều này đã tác động đến
động lực làm việc và sự chịu trách nhiệm trong công việc của các nhân viên
trong Công ty. Một số cá nhân chƣa đủ nhiệt huyết với công việc của mình,
họ làm việc với tinh thần “làm cho xong”. Các quy định về kỷ luật còn khá lỏng lẻo và chƣa cụ thể, rõ ràng. Tạo điều kiện thuận lợi cho các hành vi gian lận có thể xảy ra.
Thúc đẩy sự chịu trách nhiệm với kiểm soát nội bộ
Thúc đẩy sự chịu trách nhiệm về hoạt động KSNB trong mỗi thành viên của Công ty là yếu tố then chốt giúp cho một hệ thống KSNB hoạt động hữu hiệu. Kết quả khảo sát về thúc đẩy sự chịu trách nhiệm đối với KSNB đƣợc trình bày cụ thể ở Phụ lục 7, cụ thể nhƣ sau:
Ý kiến “Có” chiếm 86% cho thấy HĐQT của Công ty cổ phần tƣ vấn Năng Lƣợng Xanh đã quan tâm tới vấn đề làm sao để thúc đẩy đƣợc ý thức trách nhiệm trong từng nhân viên của Công ty. HĐQT đã thiết lập thông điệp kỳ vọng và truyền đạt một cách nhất quán từ Ban giám đốc đến các cấp quản lý ở các bộ phận trong Công ty. Thông điệp kỳ vọng do HĐQT đề ra phù hợp với xu hƣớng phát triển hiện tại của Công ty nên đã hỗ tr ợ cho văn hoá kiểm soát nội bộ và ngăn chặn các rủi ro hiệu quả.
Ngoài ra, khảo sát thấy 88,4% ý kiến cho biết, các nhà quản lý của Công ty đã có biện pháp để ràng buộc trách nhiệm về tiến độ và chất lƣợng đối với nhóm công tác hay cá nhân thực hiện công việc. Đó là cơ sở để theo dõi đánh giá nhân viên, điều động luân chuyển, trả lƣơng và lập kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực.
2.4.2. Đánh giá rủi ro
Tổng hợp kết quả khảo sát về đánh giá rủi ro đƣợc trình bày ở Phụ lục 8, cho biết:
a. Thiết lập mục tiêu
Theo kết quả khảo sát, Công ty quan tâm đến việc xây dựng cả các mục tiêu dài hạn và ngắn hạn. Dựa vào sự đánh giá về tiềm năng và xu hƣớng phát
triển của ngành tƣ vấn và xây dựng trên địa bàn tỉnh Quảng Trị. Công ty xác định sẽ tiếp tục phát triển mạnh lĩnh vực kinh doanh cốt lõi là có thế mạnh là xây lắp trên cơ sở năng lực và kinh nghiệm của lĩnh vực quản lý và thi công xây dựng vốn có. Mục tiêu trong 3 năm 2017-2020, Công ty xác định doanh thu và lợi nhuận từ hoạt động xây lắp vẫn chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ cơ cấu doanh thu hàng năm của Công ty. Ngoài ra, ban lãnh đạo Công ty muốn mở rộng phạm vi ngành nghề kinh doanh và thâm nhập đƣợc thị trƣờng nƣớc ngoài.
Qua khảo sát có 100% phỏng vấn đồng ý rằng khi mục tiêu đã đƣợc phê duyệt, Ban giám đốc sẽ xác định mục tiêu cho từng bộ phận có liên quan. Để đạt đƣợc mục tiêu đề ra các bộ phận sẽ xây dựng kế hoạch cho mình và trình Ban giám đốc phê duyệt. Sau khi kế hoạch các phòng ban đƣợc phê duyệt Công ty sẽ lập kế hoạch của toàn bộ Công ty trình HĐQT phê duyệt.
Theo kết quả khảo sát, Công ty luôn hƣớng đến cả 3 mục tiêu của hệ thống KSNB. Về mục tiêu hoạt động (81,4%), Công ty quan tâm đến tài chính, nâng cao năng suất lao động và chất lƣợng công trình. Đối với mục tiêu báo cáo (88,4%), Công ty đặt mục tiêu BCTC và phi tài chính phải phù hợp, minh bạch để cung cấp cho các đối tƣợng bên ngoài nhƣ cơ quan Thuế, các chủ đầu tƣ, tổ chức tín dụng, nhà cung cấp,...Công ty đặc biệt chú trọng các mục tiêu tuân thủ (100%) về quy định ATLĐ, thủ tục kiểm tra công trƣờng, các chƣơng trình đào tạo liên quan.
Với kết quả khảo sát “Có” 93,0% cho biết mục tiêu chung của Công ty đƣợc kết nối tốt với mục tiêu riêng của từng bộ phận. Các phòng ban, nhân viên làm việc theo nhiệm vụ chuyên môn thƣờng xuyên đƣợc phân công để đạt đƣợc mục tiêu chung của đơn vị.
b. Nhận diện rủi ro
Nhận dạng và phân tích các rủi ro phát sinh bên ngoài ảnh hưởng đến