6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.1. QUAN ĐIỂM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Để xây dựng một hệ thống KSNB thực sự hữu hiệu tại Công ty cổ phần tƣ vấn và xây dựng Năng Lƣợng Xanh, việc hoàn thiện hệ thống KSNB cần phải dựa trên các quan điểm cơ bản sau:
3.1.1. Tiếp cận và từng bƣớc tạo nên sự phù hợp COSO 2013
Để đáp ứng với tốc độ phát triển hiện tại của thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng, việc xây dựng và đánh giá hệ thống KSNB là hết sức cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp. Dựa vào sự đầy đủ, có khả năng đáp ứng, phù hợp với hầu hết tất cả các doanh nghiệp nên khuôn khổ COSO đang đƣợc ứng dụng rộng rãi và phổ biến nhất. Nền tảng lý thuyết COSO 2013 đã trở thành khuôn mẫu để đánh giá và hoàn thiện hệ thống KSNB trong doanh nghiệp. Tổ chức hệ thống KSNB theo quan điểm COSO sẽ giúp cho Công ty trong việc hoàn thành các quy trình kiểm tra, giám sát các hoạt động nhằm đạt đƣợc mục tiêu đề ra.
Những giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB cho Công ty cổ phần tƣ vấn và xây dựng Năng Lƣợng Xanh dựa trên quy định của COSO 2013, trong đó tập trung đến các bộ phận cấu thành nên hệ thống KSNB gồm: Môi trƣờng kiểm soát, đánh giá rủi ro, thông tin truyền thông và giám sát.
Trong môi trƣờng kiểm soát nhà quản lý cần đánh giá những rủi ro ảnh hƣởng đến mục tiêu của đơn vị. Dựa vào những rủi ro đã đƣợc xác định sẽ thiết lập những hoạt động kiểm soát nhằm đối phó và hạn chế tác động tiêu
cực của những rủi ro. Những thông tin liên quan đến việc xác định rủi ro đƣợc trau dồi thông qua các kênh khác nhau trong toàn bộ doanh nghiệp. Thông tin thích hợp cần đƣợc thu thập và quá trình trao đổi thông tin cần diễn ra trong toàn tổ chức, quá trình sẽ đƣợc giám sát và điều chỉnh lại khi cần thiết.
KSNB bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở tất cả các bộ phận và chúng đƣợc kết nối với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình KSNB ko chỉ chịu sự chi phối của ban quản lý mà chịu sự ảnh hƣởng của tất cả các thành viên trong đơn vị, cung cấp sự bảo đảm hợp lý nhằm giúp Công ty đạt đƣợc các mục tiêu bao trùm lên mọi mặt của hoạt động.
3.1.2. Phù hợp với hoạt động xây dựng
Hoạt động xây dựng có ảnh hƣởng rất lớn đến bộ mặt diện mạo của xã hội. Việc tạo ra những sản phẩm xây dựng chất lƣợng là mục tiêu chủ chốt trong công tác quản lý theo xu hƣớng phát triển bền vững. Các quy định chặt chẽ của nhà nƣớc đƣợc ban hành để kiểm soát hoạt động xây dựng nhằm đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của các doanh nghiệp xây dựng và chủ đầu tƣ.
Công ty cổ phần tƣ vấn và xây dựng Năng Lƣợng Xanh hoạt động theo mô hình công ty cổ phần. Do vậy việc đề xuất các mục tiêu phát triển của doanh nghiệp phải dựa trên cơ sở đảm bảo cân bằng giữa lợi ích và chi phí. Công ty cần phải đặt ra các mục tiêu trƣớc mắt và lâu dài đúng đắn để phấn đấu và phát triển bền vững. Để đạt đƣợc điều đó, Công ty cổ phần tƣ vấn và xây dựng Năng Lƣợng Xanh cần khắc phục những yếu kém trong quản lý, sửa chữa những sai lầm trong hoạt động và có cơ chế kiểm soát hợp lý nhằm ngăn chặn và phát hiện kịp thời các rủi ro ảnh hƣởng đến mục tiêu của đơn vị.
Hoàn thiện hệ thống KSNB của Công ty cổ phần tƣ vấn và xây dựng Năng Lƣợng Xanh nhằm giúp Công ty kiểm soát tốt các rủi ro, giảm thiểu các tổn thất tối đa để đạt đƣợc các mục tiêu đề ra. Thiết lập hệ thống KSNB hữu hiệu sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, tuân thủ quy định hoạt động
của ngành xây dựng và cung cấp đƣợc các BCTC minh bạch, đáng tin cậy cho đối tƣợng sử dụng.
3.1.3. Phù hợp với trình độ và yêu cầu quản lý tại Công ty cổ phần tƣ vấn và xây dựng Năng Lƣợng Xanh tƣ vấn và xây dựng Năng Lƣợng Xanh
Công ty cổ phần tƣ vấn và xây dựng Năng Lƣợng Xanh là doanh nghiệp tƣ nhân với ngành nghề kinh doanh chính là tƣ vấn xây dựng và thi công công trình trên địa bàn các tỉnh Quảng Trị, Huế và Quảng Bình. Với cơ cấu tổ chức tập trung kết hợp với phân tán đòi hỏi hệ thống KSNB phải bao quát mọi hoạt động của doanh nghiệp, thay đổi theo cơ cấu quản lý và không ngừng hoàn thiện để đáp ứng yêu cầu quản lý phù hợp với quy mô của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp đạt đƣợc các mục tiêu chung của mình về doanh thu, lợi nhuận, thị phần.
3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KSNB TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN VÀ XÂY DỰNG NĂNG LƯỢNG XANH
3.2.1. Môi trƣờng kiểm soát
- Đặc điểm nhà quản lý: Việc đặt mục tiêu phải phù hợp đúng năng lực với ngƣời đƣợc phân công thực hiện. Đồng thời, cần thực hiện đánh giá định kỳ và điều chỉnh những áp lực về mục tiêu ở mức độ phù hợp để tạo động lực cho ngƣời đƣợc phân công cũng nhƣ hƣớng dẫn để có những hành vi đúng đắn.
- Trách nhiệm giám sát của Hội đồng quản trị: HĐQT cần thuê ngoài hoặc lập một phòng chuyên gia nghiên cứu, theo dõi môi trƣờng bên ngoài về: Các chính sách, quy định xây dựng của nhà nƣớc, các kỹ thuật công nghệ mới trong xây dựng cơ bản, đối thủ cạnh tranh, các nhà cung cấp...để nhận diện toàn diện ảnh hƣởng của những thay đổi các yếu tố đến hệ thống kiểm soát nội bộ từ đó có hƣớng điều chỉnh thích hợp để bảo đảm sự phù hợp và hiệu quả hệ thống KSNB trong việc thực hiện các mục tiêu đã đƣợc thiết lập.
- Cơ cấu tổ chức và quyền hạn: Thiết lập quy trình đánh giá để xác định lại cho phù hợp trách nhiệm của từng nhân viên qua Bảng mô tả công việc.
- Cam kết về tính chính trực và các giá trị đạo đức: Thiết lập các quy định văn bản quy tắc ứng xử và đạo đức trong kinh doanh cũng nhƣ các biện pháp xử lý các sai phạm tạo cơ sở để giám sát hành vi của các nhân viên tổ chức, trong đó các nhân viên công ty có thể giám sát lẫn nhau. Điều này có tác dụng tích cực trong việ giảm rủi ro phải đối phó, khuyến khích sự chịu trách nhiệm và ý thức kiểm soát của toàn thể công ty.
- Cam kết về năng lực: Thiết lập chính sách lƣơng thƣởng dựa trên năng lực và đánh giá định kì về chỉ tiêu, thành tích của nhân viên để có đƣợc một chính sách công bằng, thõa đáng đến toàn thể nhân viên, tạo động lực, khích lệ tinh thần và trách nhiệm của nhân viên đối với mục tiêu kiểm soát nội bộ Công ty.
3.2.2. Đánh giá rủi ro
Ban lãnh đạo cần trao dồi kiến thức trong việc đánh giá rủi ro bằng định lƣợng nhằm đƣa ra những nhận định chính xác hơn về các rủi ro ảnh hƣởng đến mục tiêu của tổ chức.
Với đặc thù hoạt động của công ty xây dựng, các hoạt động của tổ chức sẽ chịu sự tác động lớn từ các yếu bên trong lẫn bên ngoài. Vì vậy, Công ty nên cử ra một bộ phận chuyên biệt để nhận diện, đánh giá và phân tích tất cả những rủi ro có thể xảy ra với đơn vị, gây ảnh hƣởng trực tiếp đến sự hữu hiệu của hệ thống KSNB.
3.2.3. Hoạt động kiểm soát
Các hoạt động kiểm soát cơ bản của Công ty
lý chất lƣợng công trình. Nhà quản lý cần đƣa ra những ràng buộc trách nhiệm đối với nhân viên trong quá trình thực hiện công việc.
Công ty nên ban hành văn bản quy định về việc uỷ quyền cho cá nhân, hay nhóm cần thiết để họ có thể thực hiện quá trình đạt mục tiêu đƣợc hiệu quả hơn.
Phòng Hành chính nhân sự cần ban hành văn bản quy định việc tổ chức luân chuyển chứng từ cũng nhƣ thời gian luân chuyển tránh tình trạng các nghiệp vụ sau khi phát sinh không đƣợc xử lý kịp thời.
Tất cả các nghiệp vụ khi phát sinh cần có chứng từ đầy đủ. Chứng từ khi sử dụng cần phải đƣợc đánh số liên tục. Chứng từ cần đƣợc ký tên và xét duyệt của nhà quản lý có liên quan. Về hệ thống sổ sách cần tuân thủ theo quy định của chế độ kế toán hiện hành, quy định rõ cách ghi sổ, thực hiện đóng giáp lai giữa các trang sổ, sổ sách cần phải đƣợc ký duyệt đầy đủ.
Định kỳ, nhân viên kế toán cần tiến hành sao chép và lƣu trữ dữ liệu phần mềm trên các thiết bị khác với hệ thống máy chủ để phòng có sự cố mất dữ liệu xảy ra.
Cần tăng cƣờng chƣơng trình ngăn chặn virus tự động đến từng máy cho nhân viên. Tránh virus xâm nhập vào các máy tính phá huỷ dữ liệu làm thiệt hại đến Công ty.
Hoạt động kiểm soát chi phí
Công việc lập dự toán chi phí do phòng Kỹ thuật lập trong Bảng tổng hợp dự toán thông qua việc phân tích mẫu thiết kế cũng nhƣ khảo sát tình hình thực tế và ở Bảng phân tích đơn giá.
Căn cứ vào Bảng tổng hợp dự toán thông qua việc phân tích mẫu thiết kế cũng nhƣ tình hình thực tế, phòng Kế toán phải so sánh, phân tích đƣa ra nguyên nhân của các nhân tố ảnh hƣởng đế chi phí xây lắp, từ đó tìm các biện pháp để cải thiện cho các công trình thi công tiếp theo.
Ban quản lý cần kiểm tra việc bảo quản, dự trữ vật tƣ tại các kho để phát hiện tình trạng thừa, thiếu, vật tƣ nào cần bảo dƣỡng, vật tƣ nào cần thanh lý. Thông thƣờng định kỳ sáu tháng, Công ty sẽ lập ban kiểm kê đột xuất nhằm kiểm tra, đánh giá vật tƣ, so sánh. Nếu phát hiện số lƣợng vật tƣ trong kho chênh lệch so với số lƣợng vật tƣ ghi trong sổ sách kế toán. Công ty sẽ tìm nguyên nhân và quy trách nhiệm cho những đối tƣợng liên quan.
Quá trình mua vật tƣ phải tách bạch rõ các nghiệp vụ và phân công quyền hạn, trách nhiệm rõ ràng đảm bảo bất kiêm nhiệm để đối phó với sự móc nối giữa nhà cung ứng với ngƣời mua hàng, ngƣời mua hàng với thủ kho...
Quá trình bảo quản cần xác định điều kiện, thời gian bảo quản, đặc tính của từng loại vật liệu, nhất là những thứ dễ bắt lửa (dầu xăng, diesel, dầu hỏa …) và những điều kiện khách quan (mƣa, nắng, nóng, lạnh, độ ẩm thấp) để quyết định vị trí và phƣơng pháp bảo quản.
Ngƣời thủ kho khi nhận nhập vật liệu vào kho phải cân, đo, đi đôi với trách nhiệm phát hiện những chỗ không hợp lý ở đơn từ và thực tế cho cán bộ đặt hàng.
Cần tiến hành kiểm tra kho thƣờng xuyên, để kiểm soát về số lƣợng, chất lƣợng vật tƣ và có những biện pháp khắc phục kịp thời, tránh thiệt hại về lâu dài.
Khi xuất kho vật liệu, cán bộ và nhân viên phụ trách mặt hàng có nhiệm vụ phổ biến và hƣớng dẫn cho ngƣời nhận hàng đặc tính, tình trạng và phƣơng pháp bảo quản vật liệu đó.
- Chi phí nhân công trực tiếp
Công ty thƣờng xuyên kiểm tra đột xuất số nhân công thực tế thi công trên công trƣờng để xem xét việc chấm công của các đội trƣởng có trung thực không, so sánh số nhân viên thực tế với số nhân viên theo hợp đồng ở Phòng Hành chính nhân sự cũng nhƣ tiến độ công trình thực tế so với tiến độ của chủ đầu tƣ đƣa ra.
Đầu tƣ máy chấm công bằng vân tay và giao công việc kiểm công cho bảo vệ ngoài cổng Công ty kiêm luôn công việc giám sát nhân viên ra vào công trình.
Kiểm soát chặt chẽ định mức chi phí nhân công với khối lƣợng công việc thực tế thực hiện để đánh giá hiệu quả công việc của đội thi công. Nếu không đạt đƣợc định mức, tiến độ của công trình cần tìm hiểu rõ nguyên nhân từ đâu.
- Chi phí máy thi công
Đƣa ra định mức nhiên liệu cho ca máy làm tiêu chuẩn định phí nhiên liệu, đánh giá hiệu quả máy thi công.
Lắp camera hành trình, máy định vị GPS, cảm biến nhiên liệu để theo dõi và kiểm tra.
Giám sát chất lƣợng quá trình, bảo dƣỡng máy móc thi công. Thiết lập các theo dõi đến tình trạng kỹ thuật của máy thi công nhằm kịp thời sửa chữa để đảm bảo các yêu cầu kiểm định và vận hành của chủ đầu tƣ, cũng nhƣ hiệu năng hoạt động.
- Chi phí sản xuất chung
Căn cứ vào Bảng tổng hợp dự toán phòng Kế toán phải so sánh, phân tích tìm nguyên nhân của các nhân tố ảnh hƣởng đế chi phí xây lắp, từ đó tìm các biện pháp để cải thiện cho các công trình thi công tiếp theo.
Thực hiện giao khoán cho từng bộ phận, có chƣơng trình lƣơng thƣởng, thăng chức cho các cá nhân cũng nhƣ bộ phận hoàn thành công việc trƣớc thời gian quy định. Nhằm thúc đẩy bản năng cầu tiến của mỗi cá nhân cũng nhƣ tập thể.
Công ty cần quy định số lần, số tiền có thể sử dụng cho những khoản liên quan đến chi phí tiếp khách, phí công tác để hạn chế đƣợc định mức thanh toán của nhân viên.
3.2.4. Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát của Công ty. Chính vì vậy, việc xây dựng một hệ thống thông tin đảm bảo các yêu cầu về chất lƣợng của thông tin là thích hợp, kịp thời, cập nhập, chính xác và truy cập thuận tiện là điều mà các nhà quản lý của Công ty phải quan tâm.
Đánh giá và thiết kế lại hệ thống thông tin. Phân công quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng các bƣớc nghiệp vụ thu thập xử lý, sự luân chuyển thông tin xuyên suốt, nhất quán trong Công ty. Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu thập thông tin đầy đủ và kịp thời cho hệ thống kiểm soát Công ty cũng nhƣ ra các quyết định kinh doanh.
Công ty cần thiết lập và quản lý một hệ thống mạng nội bộ riêng mà nhân viên Công ty có thể kiểm soát các thông tin. Ví dụ: Bộ phận IT sẽ thiết lập một phần mềm đăng nhập mail hệ thống riêng, khi đó chỉ có các nhân viên của Công ty đƣợc cài đặt phần mềm để đăng nhập mail nội bộ đó. Từ đó, các thông tin quan trọng và mang tính bảo mật sẽ dễ dàng đƣợc kiểm soát, tránh tình trạng phát tán ra bên ngoài.
Công ty cần tổ chức tuyên truyền nội dung về ATLĐ cho các tổ đội thi công, đồng thời phải treo các băng rôn khẩu hiệu về an toàn lao động. Bên cạnh đó, Công ty nên đƣa ra những chính sách về thƣởng phạt đối với các tổ đội thi công về vấn đề thực hiện tốt và không tốt về an toàn lao động trong một năm. Từ đó, chúng ta sẽ hạn chế đƣợc các tai nạn lao động xảy ra trong quá trình thi công.
3.2.5. Giám sát
Hoạt động giám sát tốt sẽ luôn đảm bảo hệ thống KSNB hoạt động hữu hiệu. Để hệ thống KSNB của Công ty hoạt động hữu hiệu cần có những giải pháp sau:
Công ty phải xây dựng và từng bƣớc hoàn thiện thêm các công cụ giám sát. Công cụ giám sát với hình thức hoạt động của Công ty, từng thời điểm. Vì thế, doanh nghiệp phải thƣờng xuyên cập nhật và điều chỉnh công cụ giám sát.
Các nhà quản lý cần phải tăng cƣờng những cuộc kiểm tra đột xuất nhằm tìm ra những sai phạm để có những biện pháp chấn chỉnh, đề phòng những rủi ro do gian lận.
Hàng tháng, trƣởng các bộ phận phải yêu cầu nhân viên lập kế hoạch công việc và báo cáo tiến độ hoàn thành công việc. Đây là cơ sở để đánh giá hiệu