6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.3.MÔ TẢ QUÁ TRÌNH TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
2.3.1. Mục đích khảo sát
Nhằm tìm hiểu, phân tích và đánh giá hệ thống KSNB của Công ty cổ phần tƣ vấn và xây dựng Năng Lƣợng Xanh đƣợc khảo sát theo tiêu chuẩn COSO năm 2013. Từ đó, đƣa ra giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn cho hệ thống KSNB của Công ty.
Việc khảo sát thực trạng đƣợc thực hiện thông qua sử dụng công cụ đánh giá của COSO 2013.
COSO 2013 là bản chỉnh sửa hoàn chỉnh của COSO 1992. COSO 2013 cung cấp một hệ thống lý luận đầy đủ nhất về KSNB cho đến thời điểm này, việc đánh giá Công ty cổ phần tƣ vấn và xây dựng Năng Lƣợng Xanh theo tiêu chuẩn này sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quát về sự ảnh hƣởng của hoạt động xây dựng đến hệ thống KSNB của Công ty.
2.3.2. Đối tƣợng và phạm vi khảo sát
Đối tƣợng khảo sát: Bảng khảo sát đƣợc gửi đến tất cả những ngƣời có chức vụ quan trọng trong Công ty: gồm 43 thành viên trong Hội đồng quản trị, Giám đốc, các trƣởng; phó phòng ban, các đội trƣởng; phó đội thi công.
Phạm vi khảo sát: Nghiên cứu đƣợc thực hiện tại Công ty cổ phần tƣ vấn và xây dựng Năng Lƣợng Xanh từ tháng 08 đến tháng 11 năm 2017.
2.3.3. Mô hình nghiên cứu
Luận văn sử dụng năm thành phần của KSNB và công cụ đánh giá
theo báo cáo COSO làm tiêu chí để đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống KSNB tại Công ty cổ phần tƣ vấn và xây dựng Năng Lƣợng Xanh. Lý do để sử dụng mô hình này: Báo cáo COSO đƣợc áp dụng rộng rãi tại phần lớn các quốc gia trên thế giới, trong các tài liệu học thuật, trong các chuẩn mực của các nghề nghiệp liên quan nhƣ kiểm toán.
Hệ thống 17 nguyên tắc của khuôn khổ báo cáo COSO 2013 chính là
bộ xƣơng của một hệ thống KSNB, không chỉ dành cho các nhà quản lý mà còn cho các đối tƣợng khác bên ngoài doanh nghiệp.
Sơ đồ 2.4: Mô hình nghiên cứu
(Nguồn: Nghiên cứu của tác giả)
2.3.4. Phƣơng pháp khảo sát
Trong luận văn nghiên cứu, tác giả sẽ sử dụng những câu hỏi thiết kế với lƣu ý áp dụng riêng cho doanh nghiệp theo bản gốc COSO 1992 và dựa theo 17 nguyên tắc trong COSO 2013 để xây dựng bảng hỏi. Tuy nhiên, báo cáo COSO đƣợc thiết kế chủ yếu dành cho các doanh nghiệp Hoa Kỳ mà các doanh nghiệp xây dựng Việt Nam nói chung và Công ty cổ phần tƣ vấn và xây dựng Năng Lƣợng Xanh nói riêng lại có nhiều khác biệt. Nên việc nghiên cứu khảo sát thực hiện, tác giả sẽ sử dụng công cụ đánh giá là Bảng câu hỏi gồm 66 câu hỏi đƣợc thiết kế lại để phù hợp với Công ty cổ phần tƣ vấn và xây dựng Năng Lƣợng Xanh và đánh giá phân tích theo 5 nhân tố cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ: Môi trƣờng kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, Giám sát.
MÔI TRƢỜNG KIỂM SOÁT HỆ THỐNG KSNB CỦA CÔNG TY CP TV & XD NĂNG LƢỢNG XANH ĐÁNH GIÁ RỦI RO HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT GIÁM SÁT THÔNG TIN TRUYỀN THÔNG
Trong quá trình tiến hành khảo sát, trực tiếp hỏi và giải thích những vấn đề trong bảng khảo sát ở Phụ lục 1 đến từng đối tƣợng để tránh những sai sót ảnh hƣởng đến kết quả và quá trình xử lý số liệu. Bên cạnh đó, tham khảo thêm ý kiến và nhận xét của các đối tƣợng.
Sau khi khảo sát đối tƣợng, tất cả các số liệu, thông tin thu thập đƣợc sẽ đƣợc xử lý bởi phần mềm Excel. Kết quả của quá trình khảo sát đƣợc tập hợp ở các bảng Phụ lục từ 2 -14.
Dựa vào số liệu tổng hợp ở các bảng Phụ lục từ 2-14 để tác giả đánh giá thực trạng của hệ thống KSNB tại Công ty cổ phần tƣ vấn và xây dựng Năng Lƣợng Xanh. Từ đó làm cơ sở để chỉ ra những ƣu điểm, hạn chế còn tồn tại và chỉ ra nguyên nhân của những hạn chế, sau đó đề xuất các giải pháp cụ thể.
2.4. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƢ VẤN VÀ XÂY DỰNG NĂNG LƢỢNG XANH CỔ PHẦN TƢ VẤN VÀ XÂY DỰNG NĂNG LƢỢNG XANH
2.4.1. Môi trƣờng kiểm soát Đặc điểm nhà quản lý Đặc điểm nhà quản lý
Do đặc thù nghành nghề kinh doanh là tƣ vấn xây dựng và thi công xây dựng nên Công ty gặp khá nhiều rủi ro trong kinh doanh, đặc biệt là áp lực cạnh tranh cùng ngành. Chính vì thế mà các nhà lãnh đạo của Công ty luôn quan tâm đến việc làm sao để đạt đƣợc lợi nhuận cao với mức chi phí thấp hợp lý. Qua kết quả khảo sát về đặc điểm nhà quản lý của Công ty cổ phần tƣ vấn và xây dựng Năng Lƣợng Xanh đƣợc trình bày ở Phụ lục 2, cho thấy:
Để đạt đƣợc mục tiêu trong kinh doanh có 81,4% các nhà quản lý của Công ty thƣờng sẽ đƣa ra những quyết định trong ngƣỡng rủi ro có thể đƣợc chấp nhận.
Kết quả khảo sát 100%, thể hiện nhà quản lý của Công ty đã nghiêm chỉnh chấp hành pháp luật, tuân thủ nguyên tắc kế toán khai báo đầy đủ thông tin trên BCTC, chống gian lận và giả mạo chứng từ.
76,7% ý kiến của các phỏng vấn viên cho rằng, khi có sai phạm xảy ra nhà quản lý luôn xử lý minh bạch, công bằng và nhất quán đã giúp hạn chế tối đa sự lặp lại các sai phạm, điều chỉnh hành vi của nhân viên đúng đắn hơn, phù hợp với mục tiêu phát triển của đơn vị.
Tuy nhiên, do nhà quản lý chƣa nhận thức đúng đắn về các nguyên nhân có thể ảnh hƣởng đến rủi ro. Dẫn đến có 53,5% ý kiến của các nhà quản lý cho rằng họ bắt buộc nhân viên bằng mọi giá phải hoàn thành mục tiêu. Đây chính là nguồn gốc phát sinh các hành vi không đúng đắn, bỏ qua các quy định, các thủ tục kiểm soát có thể xảy ra, đặc biệt khi các chỉ tiêu có khả năng không đạt đƣợc.
Trách nhiệm giám sát của Hội đồng quản trị
Trong Công ty, HĐQT có vai trò vô cùng quan trọng. Đây là cơ quan giải quyết những vấn đề quan trọng trong hoạt động kinh doanh của Công ty, thay mặt Đại hội cổ đông khi không tổ chức họp. Giải quyết những vấn đề cấp bách, định hƣớng và đƣa ra giải pháp phát triển trong Công ty.
Chính vì những lý do trên mà vai trò giám sát của HĐQT đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc điều hành và quản lý công ty. Để từ đó đƣa ra các mục tiêu chiến lƣợc, các hành động đúng đắn nhằm giúp Công ty tồn tại và phát triển bền vững. Qua kết quả Tổng hợp số liệu khảo sát về trách nhiệm giám sát của HĐQT ở Phụ lục 3, cho thấy:
Mặc dù, HĐQT không trực tiếp quản lý và điều hành các hoạt động hằng ngày của Công ty mà uỷ quyền cho Giám đốc trực tiếp quản lý và điều hành. Tuy nhiên, HĐQT luôn giám sát (100%) đối với Giám đốc trong việc thiết lập và vận hành hệ thống KSNB của tổ chức. Công tác giám sát tốt sẽ giúp Công ty đối phó kịp thời với các rủi ro, bảo vệ tài sản, giúp hệ thống đƣợc thiết lập đầy đủ và vận hành hữu hiệu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Công ty cổ phần tƣ vấn và xây dựng Năng Lƣợng Xanh là công ty có quy mô vừa nên HĐQT giám sát trực tiếp Ban quản lý chứ không thông qua
các tiểu ban, thể hiện ở kết quả khảo sát của các phỏng vấn viên có ý kiến “Không” là 0%.
Chức năng giám sát của HĐQT trong Công ty đã độc lập (100%) với Giám đốc. Điều này đã đem lại sự minh bạch, khách quan trong quá trình quản lý, hạn chế sự lạm dụng quyền hạn.
Để thực hiên tốt chức năng giám sát, đòi hỏi HĐQT phải có đủ năng lực và trình độ chuyên môn. Tuy nhiên, các thành viên trong HĐQT đều là các kỹ sƣ lâu năm, họ có nhiều kinh nghiệm về quản lý xây dựng nhƣng còn bị hạn chế trong chức năng quản lý tài chính. Quản lý tài chính của Công ty đƣợc giao phó hoàn toàn cho phòng Kế toán.
HĐQT đã thiết lập thông điệp kỳ vọng, thực hiện truy vấn về việc lựa chọn, phát triển và áp dụng các hoạt động kiểm soát, đánh giá và xem xét nội dung, phạm vi hoạt động của các hoạt động mà ban quản lý tiến hành. Tuy nhiên, việc trao đổi và truyền đạt thông điệp kỳ vọng trong Công ty vẫn còn hạn chế, chủ yếu chỉ tập trung ở khối văn phòng.
Cơ cấu tổ chức, quyền hạn và trách nhiệm
Cơ cấu tổ chức hợp lý là yếu tố quan trọng giúp nhà quản lý thực hiện tốt chức năng quản lý đơn vị. Để môi trƣờng kiểm soát tốt, doanh nghiệp phải có sơ đồ cơ cấu tổ chức và sự phân quyền hạn trách nhiệm giữa các cấp rõ ràng. Kết quả tổng hợp số liệu khảo sát về cơ cấu tổ chức, quyền hạn và trách nhiệm đƣợc trình bày tại Phụ lục 4, cho thấy:
88,4% ý kiến của các phỏng vấn viên nhận thấy Công ty cổ phần tƣ vấn và xây dựng Năng Lƣợng Xanh đã thiết lập đƣợc cơ cấu tổ chức phù hợp với quy mô doanh nghiệp và đáp ứng đƣợc mức độ phức tạp của công việc. Tất cả các bộ phận trong Công ty đều độc lập về chức năng và quyền hạn.
Song song với việc xây dựng cơ cấu tổ chức, nhà quản lý của Công ty cũng quan tâm đến việc quy định quyền hạn - nhiệm vụ của từng bộ phận (các phòng ban, các đội thi công). Việc quy định rõ quyền hạn – trách nhiệm của
từng bộ phận có ý nghĩa quan trọng trong việc điều hành và xử lý công việc, tránh đƣợc tình trạng đùn đẩy công việc giữa các bộ phận và là cơ sở để đánh giá mức độ hoàn thành công việc, xét thi đua khen thƣởng cuối năm.
Kết quả khảo sát cho biết, 100% ý kiến của các phỏng vấn viên đều khẳng định, Công ty đã áp dụng phân định rõ ràng cho từng cá nhân, từng nhóm trong giải quyết công việc. Sự phân quyền này đã giúp các cá nhân, các nhóm phát huy hết khả năng nội lực của mình, tăng khả năng tự chủ trong công việc. Từ đó giúp công việc đƣợc xử lý nhanh hơn, tránh tình trạng ứ đọng công việc. Điều này thể hiện rõ trong việc lãnh đạo Công ty phân công nhiệm vụ từng hạng mục công trình cho từng nhóm cụ thể.
Dựa trên năng lực và trình độ chuyên môn, nhà quản lý đã phân quyền và trách nhiệm phù hợp với từng nhân viên. Tuy nhiên, từ khảo sát cho biết ý kiến “Không” chiếm 55,8% thể hiện, Công ty chƣa thiết lập các kiểm tra, giám sát về việc sử dụng đối với ngƣời đƣợc phân cấp.
Cam kết về tính chính trực và các giá trị đạo đức
Tính chính trực và các giá trị đạo đức là khái niệm đƣợc COSO nhấn mạnh rằng: Muốn duy trì sự trung thực và các giá trị đạo đức thì phải làm cho nguyên tắc này đƣợc phổ biến và thừa nhận rộng rãi trong tổ chức, nó đƣợc thể hiện rõ nét nhất là ban hành chuẩn mực đạo đức trong doanh nghiệp.
Qua khảo sát về tính chính trực và các giá trị đạo đức của các thành viên trong Công ty cổ phần tƣ vấn và xây dựng Năng Lƣợng Xanh ở Phụ lục 5, cho biết:
Tất cả các nhà quản lý đều cho biết Công ty đã tạo dựng đƣợc môi trƣờng làm việc văn hoá thông qua mọi hoạt động nhằm nâng cao tính trung thực và cƣ xử có đạo đức của nhân viên. Ban lãnh đạo luôn rèn luyện tính trung thực và truyền đạt các giá trị đạo đức đến từng cán bộ công nhân viên qua tác phong và công việc điều hành Công ty hàng ngày. Từ đó, giúp cho các
nhân viên đều thấy đƣợc vấn đề xây dựng văn hoá nhằm nâng cao tính chính trực là rất cần thiết.
Ngoài ra, Công ty thƣờng xuyên tổ chức các buổi văn nghệ tự biên tự diễn chào mừng các ngày kỷ niệm lớn của đất nƣớc, của Công ty, tổ chức các trận bóng đá giao hữu với các đơn vị bạn…, tích cực ủng hộ các phong trào xã hội, làm việc nghĩa nhƣ giúp đỡ ngƣời nghèo, các nạn nhân chất độc da cam, nuôi dƣỡng các bà mẹ anh hùng, đồng bào lũ lụt,... Tất cả những việc đó là để xây dựng nền văn hoá doanh nghiệp, tạo một không khí hồ hởi, phấn đấu tin cậy lẫn nhau trong nội bộ, giữa trên và dƣới, thắt chặt sự đoàn kết trong Công ty.
Công ty ban hành những quy tắc làm việc trong nội quy lao động về thời gian làm việc - thời gian nghỉ ngơi - tuyển dụng - hợp đồng lao động - nghỉ việc, trật tự trong công ty, sử dụng các phƣơng tiện làm việc, an toàn - vệ sinh lao động, bảo vệ tài sản và trách nhiệm của các phòng ban đƣợc thể hiện cụ thể trong Nội quy lao động 2016 của Công ty cổ phần tƣ vấn và xây dựng Năng Lƣợng Xanh.
Qua khảo sát cho thấy, 76,7% ý kiến các nhà quản lý đang chịu áp lực đối với khối lƣợng công việc mà mình đảm nhận. Đây là áp lực mang tính tích cực, nhằm thúc đẩy tinh thần và trách nhiệm của nhà quản lý trong đơn vị.
Dựa vào kết quả khảo sát, 76,7% ý kiến “Không” và 23,3% ý kiến “Khác” cho biết Công ty vẫn chƣa ban hành văn bản nào quy định hành vi nào chấp nhận hay không chấp nhận và hình thức xử lý. Đây là lỗ hỏng lớn trong quá trình kiểm soát các hoạt động của Công ty.
Cam kết năng lực
Sự phát triển của một tổ chức luôn gắn liền với chất lƣợng đội ngũ nhân sự. Ngƣời quản lý phải thể hiện rõ cam kết yêu cầu nâng cao về năng lực đội ngũ nhân viên thì đội ngũ này mới đáp ứng đƣợc yêu cầu về công việc. Kể cả đối với hệ thống KSNB, nếu hệ thống này đƣợc thiết kế rất tốt, quy định chặt chẽ nhƣng thiếu con ngƣời có trình độ năng lực thì không thể vận hành hiệu
quả đƣợc. Kết quả khảo sát cam kết về năng lực của nhân viên đƣợc trình bày tạị Phụ lục 6, cho thấy:
Ban lãnh đạo của Công ty cổ phần tƣ vấn và xây dựng Năng Lƣợng Xanh đã thiết lập các quy chế về tuyển dụng, đào tạo và sử dụng nhân viên. Cụ thể:
Qua khảo sát có 72,1% ý kiến khẳng định rằng, trong công tác tuyển dụng đã sử dụng Bảng mô tả công việc quy định rõ yều cầu về kỹ năng và kinh nghiệm, chức năng và nhiệm vụ của từng vị trí công việc. Điều này giúp cho việc tuyển dụng đƣợc thực hiện công bằng, minh bạch và ngƣời tuyển dụng sẽ đáp ứng đƣợc những yêu cầu công việc, giảm đƣợc chi phí đào tạo. Bên cạnh đó dựa vào tiêu chuẩn công việc của từng chức danh sẽ giúp nhà quản lý chủ động và thuận tiện cho việc chuẩn hoá nhân viên, đặc biệt là các đối tƣợng thuộc diện quy hoạch. Đây là một trong những giải pháp để thực hiện tốt công tác thực hành tiết kiệm, tránh lãng phí do tình trạng đào tạo “một đằng”, bố trí “một nẻo”.
Theo kết quả khảo sát 86% ý kiến của các phỏng vấn viên cho biết, Công ty tạo điều kiện thuận lợi để giúp cho nhân viên trong việc nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ bằng nhiều hình thức nhƣ: hỗ trợ kinh phí, thời gian, sự thăng tiến…Giám đốc thƣờng xuyên cử các kỹ sƣ trong Công ty đi thi chứng chỉ tƣ vấn giám sát, chứng chỉ định giá, chứng nhận quản lý dự án xây dựng công trình, chứng chỉ hành nghề,…nhằm nâng cao chất lƣợng nguồn nhân lực.
Bên cạnh đó, định kỳ hàng năm Công ty sẽ mở các cuộc thi đánh giá năng lực và trình độ của nhân viên.
Kết quả khảo sát 62,8% cho biết, Các nhà quản lý đã có quan tâm đến chế độ khen thƣởng cho nhân viên nhƣng mức khen thƣởng lại chƣa phù hợp với năng lực và kinh nghiệm của ngƣời lao động. Điều này đã tác động đến
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});