6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.2.2. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ
Dƣới góc độ quản lý, quá trình nhận thức và nghiên cứu kiểm soát nội bộ đã dẫn đến sự hình thành nhiều định nghĩa khác nhau:
Tại Mỹ, tổ chức AICPA đã đƣa ra đƣợc khái niệm đầu tiên về KSBN trên cơ sở đánh giá cao tầm nhìn của mối quan hệ giữa hệ thống KSNB ảnh hƣởng đến công việc của các kiểm toán viên (CPA – Certified Public Accountants).
Trong khái niệm này, hệ thống KSNB đƣợc định nghĩa là: “Hệ thống các kế
hoạch tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp được thừa nhận dùng trong kinh doanh để bảo vệ tài sản của tổ chức kiểm tra sự chính xác và độ tin cậy của thông tin kế toán, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khích lệ, bám sát chủ trương quản lý đã đề ra”.
Theo Hội kế toán Anh quốc (Englanld Association of Accountants –
EAA) định nghĩa về hệ thống KSNB đƣợc đƣa ra nhƣ sau: “Một hệ thống
kiểm soát toàn diện có kinh nghiệm tài chính và các lĩnh vực khác được thành lập bởi Ban quản lý nhằm tiến hành hoạt động kinh doanh của đơn vị trong
trật tự có hiệu quả, đảm bảo tuân thủ tuyệt đối đường lối kinh doanh của Ban quan trị, giữ gìn an toàn tài sản, đảm bảo tính toàn diện và chính xác của số liệu hạch toán”.
Tại Việt Nam trên quan điểm của kiểm toán viên, theo mục 10 chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 – Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ (VSA
400), hệ thống KSNB đƣợc định nghĩa nhƣ sau:“Hệ thống kiểm soát nội bộ là
các quy định và các thủ tục kiểm soát đơn vị của kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót, để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý, nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm toán”.
Theo giáo trình Kiểm soát nội bộ, Đƣờng Nguyễn Hƣng (2016), định
nghĩa: “Một hệ thống kiểm soát nội bộ là một tập hợp các thành phần khác
nhau, có chức năng khác nhau, liên kết chặt chẽ với nhau, cùng thực hiện mục tiêu đối phó với các rủi ro đối với việc đạt được các mục tiêu của tổ chức nhằm hỗ trợ các tổ chức đạt được mục tiêu của mình” (Đƣờng Nguyễn Hƣng, 2016).
Theo COSO 2013, một hệ thống KSNB sẽ đƣợc xây dựng dựa trên 17 nguyên tắc theo mô hình kết cấu bởi 5 thành phần cấu thành kiểm soát nội bộ theo COSO 1992, cụ thể nhƣ sau:
Môi trường kiểm soát
Nguyên tắc 1: Đơn vị thể hiện đƣợc tính chính trực và các giá trị đạo đức. Nguyên tắc 2: HĐQT chứng minh đƣợc sự độc lập với nhà quản lý và đảm nhiệm chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB.
Nguyên tắc 3: Nhà quản lý dƣới sự giám sát của HĐQT cần thiết lập cơ cấu tổ chức, các loại báo cáo, phân định trách nhiệm và quyền hạn nhằm đạt đƣợc mục tiêu của đơn vị.
Nguyên tắc 4: Đơn vị phải chứng tỏ sự cam kết về việc sử dụng nhân viên có năng lực thông qua tuyển dụng, duy trì và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị.
Nguyên tắc 5: Đơn vị cần phải yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo về trách nhiệm của họ trong việc đáp ứng mục tiêu của tổ chức.
Đánh giá rủi ro
Nguyên tắc 6: Đơn vị phải thiết lập mục tiêu rõ ràng và đầy đủ để nhận diện và đánh giá rủi ro phát sinh trong việc đạt đƣợc mục tiêu của đơn vị.
Nguyên tắc 7: Đơn vị phải nhận diện rủi ro trong việc đạt đƣợc mục tiêu của đơn vị, tiến hành phân tích để xác định rủi ro cần đƣợc quản trị.
Nguyên tắc 8: Đơn vị cần xem xét các loại gian lận tiềm tàng khi đánh giá rủi ro đối với mục tiêu của đơn vị.
Nguyên tắc 9: Đơn vị cần xác định những thay đổi của môi trƣờng ảnh hƣởng đến KSNB.
Hoạt động kiểm soát
Nguyên tắc 10: Đơn vị phải lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát để góp phần hạn chế các rủi ro giúp đạt đƣợc mục tiêu trong giới hạn.
Nguyên tắc 11: Đơn vị lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát chung với công nghệ hiện đại để hỗ trợ cho việc đạt đƣợc các mục tiêu.
Nguyên tắc 12: Đơn vị tổ chức triển khai hoạt động kiểm soát thông qua các nội dung chính sách đã đƣợc thiết lập và triển khai chính sách thành các hành động cụ thể.
Thông tin và trao đổi thông tin
Nguyên tắc 13: Đơn vị thu thập, truyền đạt, và sử dụng thông tin thích hợp, có chất lƣợng để hỗ trợ những bộ phận khác nhau của KSNB.
Nguyên tắc 14: Đơn vị cần truyền đạt trong nội bộ, những thông tin cần thiết, bao gồm cả mục tiêu và trách nhiệm đối với KSNB nhằm hỗ trợ chức năng kiểm soát.
Nguyên tắc 15: Đơn vị cần truyền đạt những thông tin bên ngoài về các vấn đề ảnh hƣởng đến KSNB.
Hoạt động giám sát
Nguyên tắc 16: Đơn vị phải lựa chọn, triển khai và thực hiện việc đánh giá liên tục hoặc định kỳ để biết chắc rằng liệu những bộ phận của hệ thống KSNB có hiện hữu và đang vận hành đúng.
Nguyên tắc 17: Đơn vị phải đánh giá và thông báo những yếu kém của hệ thống KSNB kịp thời cho các đối tƣợng có trách nhiệm bao gồm nhà quản lý và HĐQT để có những biện pháp khắc phục kịp thời.